搭建高校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)，全面助力“雙一流”

渠 暉，李國榕，許宏山，楊化濱

（南開大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處，天津 300071）

隨著我國“科教興國”和“雙一流”戰(zhàn)略的逐步深入發(fā)展，目前高校從事教學(xué)科研工作的用戶，在儀器采購方面擁有了更高的自主選擇性。進(jìn)口儀器因其具有高精度、高重復(fù)性、高穩(wěn)定性、高可靠性以及耐用性等特點(diǎn)，使得越來越多的高校用戶傾向于采購進(jìn)口儀器，以提升教學(xué)質(zhì)量和科研水平，取得原創(chuàng)性和有影響力的教學(xué)科研成果[1]。

1 高校外貿(mào)采購管理工作的現(xiàn)狀與分析

1.1 高校外貿(mào)管理工作的成因與現(xiàn)狀

我國現(xiàn)行外貿(mào)體制為外貿(mào)代理制度。所謂外貿(mào)代理，就是由國內(nèi)的外貿(mào)公司充當(dāng)最終用戶的代理人，代其簽訂外貿(mào)合同，收取一定金額代理手續(xù)費(fèi)的做法。《中華人民共和國對外貿(mào)易法》第十二條明確規(guī)定：“對外貿(mào)易經(jīng)營者可以接受他人的委托，在經(jīng)營范圍內(nèi)代為辦理對外貿(mào)易業(yè)務(wù)”。外貿(mào)代理制度符合我國國情和國際通行做法，實(shí)行外貿(mào)代理制度可以充分發(fā)揮優(yōu)勢，提高我國經(jīng)濟(jì)的整體效益和國際競爭力，促進(jìn)我國進(jìn)出口業(yè)務(wù)的逐步發(fā)展與壯大[2]。

根據(jù)我國國情與現(xiàn)狀，國內(nèi)高校雖然具備海關(guān)減免稅資質(zhì)，可以享受國家減免稅政策，但一般不具備獨(dú)立進(jìn)出口權(quán)，沒有海關(guān)經(jīng)營代碼?；诖耍咝２少忂M(jìn)口儀器，無法直接與境外供貨商簽訂外貿(mào)合同，需要委托具有進(jìn)出口資質(zhì)的外貿(mào)公司代表高校與境外供貨商簽訂外貿(mào)合同、與銀行聯(lián)系申請開立信用證或付匯、辦理海關(guān)減免稅、報(bào)關(guān)清關(guān)等進(jìn)口手續(xù)和流程[3]。

相比國產(chǎn)儀器的采購，進(jìn)口儀器的采購周期相對較長。而免稅采購進(jìn)口儀器，由于存在更多的中間環(huán)節(jié)與不確定性，采購周期比完稅采購進(jìn)口儀器更長。高校教師作為擔(dān)負(fù)著重要教學(xué)科研任務(wù)的特殊群體，免稅采購進(jìn)口儀器的比例很高。因此，在為教學(xué)科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的過程中，如何優(yōu)化高校外貿(mào)管理流程，縮短外貿(mào)項(xiàng)目執(zhí)行周期，顯得尤為重要[4]。

1.2 高校外貿(mào)采購管理工作的思考與分析

通常的高校外貿(mào)采購流程如圖1 所示。在整個(gè)流程中，主要涉及高校采購管理人員、校內(nèi)用戶、外貿(mào)公司與境外供貨商這幾方人員的協(xié)調(diào)與配合。校內(nèi)用戶能否盡早收到進(jìn)口儀器并及時(shí)開展教學(xué)科研工作，在一定程度上取決于這幾方人員之間是否能及時(shí)有效地進(jìn)行溝通與配合，及時(shí)完成外貿(mào)采購流程中的每一個(gè)階段。

圖1 高校外貿(mào)采購流程示意圖

作為高校外貿(mào)采購管理工作的核心，外貿(mào)采購流程管理與優(yōu)化是高校與外貿(mào)公司共同關(guān)注的焦點(diǎn)。針對外貿(mào)采購流程管理，各家外貿(mào)公司會進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)，以此來體現(xiàn)公司的專業(yè)性與服務(wù)水平。近些年來，高校根據(jù)其不同的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)和工作流程，也分別搭建了各自的信息化管理系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)可分為單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)，也可分為面向?qū)ο蟮暮兔嫦蜻^程的管理系統(tǒng)[5]。外貿(mào)公司的管理系統(tǒng)，一般為基于網(wǎng)絡(luò)面向過程的內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)信息化管理系統(tǒng)，只在公司內(nèi)部運(yùn)行，極少開放權(quán)限給最終用戶。高校搭建的管理系統(tǒng)，絕大部分為基于局域網(wǎng)面向?qū)ο蟮母咝?nèi)部管理系統(tǒng)，只允許高校采購管理人員和校內(nèi)用戶使用，一般不開放第三方端口供校外人員進(jìn)行查詢使用。

基于以上因素，在高校外貿(mào)采購流程中，外貿(mào)公司的管理系統(tǒng)與高校的管理系統(tǒng)之間很難產(chǎn)生數(shù)據(jù)與信息的聯(lián)動，聯(lián)系高校采購管理人員、校內(nèi)用戶、外貿(mào)公司與境外供貨商這幾方的信息紐帶被割裂，產(chǎn)生了大量的信息孤島，導(dǎo)致這幾方人員之間獲得的信息不對等，進(jìn)而需要花費(fèi)額外的時(shí)間進(jìn)行溝通，拖長了外貿(mào)采購項(xiàng)目的執(zhí)行時(shí)間，延長了進(jìn)口儀器的采購周期，甚至?xí)嬖诹L(fēng)險(xiǎn)[6]。

為了對高校外貿(mào)采購管理工作進(jìn)行優(yōu)化，開展高校外貿(mào)采購全流程管理是一項(xiàng)必不可少的工作，也是高校采購管理人員最關(guān)心的內(nèi)容之一。利用網(wǎng)絡(luò)辦公自動化優(yōu)勢，搭建高校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)，引入校內(nèi)用戶與外貿(mào)公司，甚至境外供貨商的在線參與和監(jiān)督，優(yōu)化高校外貿(mào)采購流程中各階段，進(jìn)而縮短外貿(mào)采購項(xiàng)目執(zhí)行周期，對高校開展教學(xué)科研工作具有重要且深遠(yuǎn)的意義。

2 高校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)的搭建

2.1 高校外貿(mào)采購管理模式的變化

近20 年來，我國外貿(mào)行業(yè)發(fā)展突飛猛進(jìn)，國內(nèi)高校的外貿(mào)采購管理模式變化如圖2 所示，也發(fā)生了顯著的變化，從 20 世紀(jì)的純手工記錄到電腦單機(jī)版EXCEL 表格的記賬式管理，從基于局域網(wǎng)的管理系統(tǒng)到全流程全生命周期管理系統(tǒng)，高校外貿(mào)采購管理模式與手段日新月異[7-8]。我校外貿(mào)采購的管理模式也基于此，一步步發(fā)展變化。

圖2 高校外貿(mào)采購管理模式變化示意圖

2.2 外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)的探索與開發(fā)

1998 年前，我校一直采用紙質(zhì)文件記錄外貿(mào)采購管理工作的信息。由于當(dāng)時(shí)外貿(mào)采購項(xiàng)目少，且辦公電腦沒有普及，紙質(zhì)文件是當(dāng)時(shí)唯一可以采用的信息記錄方式。

從1998 年開始，隨著辦公電腦的普及，我校開始用EXCEL 電子表格對外貿(mào)合同執(zhí)行情況進(jìn)行電子化管理，便于采購管理人員及時(shí)掌握各個(gè)外貿(mào)合同的情況。但是，由于電子表格是單機(jī)版，存在很多弊病，不但不適用于公開透明的管理，而且其數(shù)據(jù)的安全性也很低，一旦被修改或者刪除，數(shù)據(jù)就會滅失。此外，采購管理人員、校內(nèi)用戶、外貿(mào)公司和境外供貨商之間的聯(lián)系，主要通過電話與傳真的方式，很難形成工作中的痕跡管理，同時(shí)校內(nèi)用戶需要頻繁“跑腿”，工作效率低。

為了提高信息化管理水平，從2010 年開始，我校積極籌建“外貿(mào)采購管理系統(tǒng)”，用以替代原有的EXCEL 電子表格，真正意義上實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化模式管理。2013 年11 月，基于Java 技術(shù)B/S 架構(gòu)的“外貿(mào)采購管理系統(tǒng)”正式上線，并與之前上線不久的“實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處綜合管理系統(tǒng)”進(jìn)行了數(shù)據(jù)對接。

在“實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處綜合管理系統(tǒng)”中，校內(nèi)用戶提交的采購申請由采購管理人員按照相關(guān)管理規(guī)定流轉(zhuǎn)給校內(nèi)各職能部門并經(jīng)審批通過后，外貿(mào)采購相關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)入“外貿(mào)采購管理系統(tǒng)”。通過利用與電信運(yùn)營商之間的接口，采購管理人員可以通過系統(tǒng)發(fā)送手機(jī)短信，通知校內(nèi)用戶及時(shí)辦理外貿(mào)采購流程中必要的手續(xù)。同時(shí)，該系統(tǒng)提供了外貿(mào)采購流程中的部分時(shí)間節(jié)點(diǎn)信息，校內(nèi)用戶可以自主登錄進(jìn)行查詢。相對于單機(jī)版EXCEL 電子表格，“外貿(mào)采購管理系統(tǒng)”的上線，顯著提升了我校外貿(mào)采購管理工作的效率[9]。

截至2017 年底，“外貿(mào)采購管理系統(tǒng)”共計(jì)辦理完成外貿(mào)采購項(xiàng)目1600 余個(gè)，總金額逾5.07 億人民幣。但是該系統(tǒng)在實(shí)際工作中，也存在幾個(gè)難于解決的問題：①系統(tǒng)兼容性較差，對于瀏覽器限制較為苛刻；②頁面只能顯示外貿(mào)采購流程中的部分時(shí)間信息，無法實(shí)現(xiàn)具體流程的展示；③附件功能相對薄弱，對附件限制較多；④系統(tǒng)內(nèi)需要填寫的各項(xiàng)外貿(mào)采購相關(guān)信息只能由采購管理人員錄入，增添了大量工作，且系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)無法導(dǎo)出至后續(xù)流程中；⑤系統(tǒng)只限校內(nèi)人員使用，無法為校外第三方開放端口。

為了進(jìn)一步優(yōu)化管理模式，解決原有系統(tǒng)出現(xiàn)的問題，給校內(nèi)用戶更舒適的體驗(yàn)。2016 年，我校開始著手設(shè)計(jì)新的管理系統(tǒng)。2018 年初，基于WEB 技術(shù)的B/S 架構(gòu)以及SOA 模塊化思想設(shè)計(jì)的“外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)”開始正式運(yùn)行，并與同期上線不久的我校“設(shè)備家具管理系統(tǒng)”完成了數(shù)據(jù)交互對接。在“設(shè)備家具管理系統(tǒng)”中，校內(nèi)用戶提交的采購申請按照不同要求自動流經(jīng)校內(nèi)各職能部門逐級審批并通過后，外貿(mào)采購相關(guān)數(shù)據(jù)自動導(dǎo)入“外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)”；當(dāng)外貿(mào)采購流程結(jié)束后，調(diào)整過的外貿(mào)采購相關(guān)數(shù)據(jù)重新回流到“設(shè)備家具管理系統(tǒng)”中供校內(nèi)用戶進(jìn)行固定資產(chǎn)入賬工作，真正意義上完成了系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交互。該系統(tǒng)不僅具備原有系統(tǒng)的全部功能，提升了界面的可操作性，而且改變了原有系統(tǒng)的單純校內(nèi)運(yùn)行模式。通過引入“云端”，提供了第三方接口，外貿(mào)公司可以登入該系統(tǒng)，完成外貿(mào)采購項(xiàng)目中各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的調(diào)整[10]。

我校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)是一個(gè)真正意義上的可視化全流程管理系統(tǒng)，不僅兼容了當(dāng)前主流瀏覽器，而且附件功能也較原有系統(tǒng)有了明顯的提升。每個(gè)外貿(mào)采購流程中涉及的配置單、外貿(mào)合同、代理協(xié)議、發(fā)票等文件的電子版，也可以在系統(tǒng)中方便地上傳與下載，實(shí)現(xiàn)了管理的透明化。采購管理人員、校內(nèi)用戶和外貿(mào)公司工作人員可以分別登入系統(tǒng)，詳細(xì)查看與自己相關(guān)的各外貿(mào)采購項(xiàng)目的執(zhí)行階段與執(zhí)行情況，我校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)見圖3。系統(tǒng)提供的幾個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，分別為進(jìn)口委托、代理接單、外貿(mào)協(xié)議簽訂、外貿(mào)合同、免稅辦理、報(bào)關(guān)清關(guān)、開箱驗(yàn)收、費(fèi)用結(jié)算和辦結(jié)這幾個(gè)階段，它們分別通過外貿(mào)代理機(jī)構(gòu)、外貿(mào)合同號、免稅日期、到貨日期、驗(yàn)收時(shí)間和是否完成結(jié)算等幾個(gè)具體數(shù)據(jù)信息嚴(yán)格控制。這些時(shí)間節(jié)點(diǎn)的設(shè)置，整合了外貿(mào)采購流程中涉及的各方需求，不僅可以使校內(nèi)用戶對外貿(mào)采購項(xiàng)目所處階段有直觀的認(rèn)知，而且有助于外貿(mào)公司和境外供貨商之間進(jìn)行有效溝通，縮短外貿(mào)采購項(xiàng)目的執(zhí)行周期。此外，系統(tǒng)內(nèi)部所涉及外貿(mào)采購項(xiàng)目不同階段的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，可以全權(quán)委托給負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的外貿(mào)公司填寫。如遇特殊時(shí)期學(xué)校關(guān)閉外網(wǎng)，外貿(mào)公司無法錄入數(shù)據(jù)信息時(shí)，也可以由采購管理人員填寫，保證數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)更新。我校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)不僅可以利用與電信運(yùn)營商的接口發(fā)送短信提醒用戶，還可以讀取用戶電子郵箱地址，給用戶發(fā)送電子郵件提醒。此外，對于關(guān)注了該系統(tǒng)微信公眾號并在相關(guān)平臺綁定個(gè)人信息的用戶，還可以得到系統(tǒng)微信公眾號和相關(guān)平臺的提醒消息，保證用戶能夠及時(shí)提交或者領(lǐng)取外貿(mào)項(xiàng)目執(zhí)行過程中所需的文件和材料。截至2020 年8 月，我校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)已經(jīng)累計(jì)開展進(jìn)口業(yè)務(wù)610 余單，合同總金額逾3.2 億人民幣。

圖3 外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)示意圖

3 搭建高校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)的意義與成效

在外貿(mào)采購項(xiàng)目執(zhí)行過程的各階段中，高校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)為高校采購管理人員、校內(nèi)用戶、外貿(mào)公司與境外供貨商提供了信息的紐帶，各角色之間的關(guān)系如圖4 所示。系統(tǒng)整合并涵蓋了外貿(mào)采購管理流程中各方人員所需要的各種重要信息，比如高校采購管理人員關(guān)注的用戶采購經(jīng)費(fèi)是否到位，用戶關(guān)注的何時(shí)付款、何時(shí)到貨以及何時(shí)領(lǐng)取發(fā)票入賬，海關(guān)工作人員關(guān)注的進(jìn)口儀器最終存放地點(diǎn)和詳細(xì)用途，外貿(mào)公司關(guān)注的合同與雙方聯(lián)系人基本信息等。高校采購管理人員和外貿(mào)公司可以分別在系統(tǒng)中創(chuàng)建數(shù)據(jù)信息，也可以互相查詢對方提供的數(shù)據(jù)信息，還可以通過系統(tǒng)直接生成海關(guān)審批所需的電子版《科研教學(xué)單位進(jìn)口物品說明》文件，方便了海關(guān)減免稅手續(xù)的辦理；校內(nèi)用戶可以通過系統(tǒng)查詢高校采購管理人員和外貿(mào)公司提供的數(shù)據(jù)信息，還可以通過系統(tǒng)直接生成外貿(mào)合同付款通知，方便及時(shí)準(zhǔn)確地付款；境外供貨商可以通過外貿(mào)公司查詢系統(tǒng)中的各項(xiàng)時(shí)間節(jié)點(diǎn)信息，便于及時(shí)調(diào)整進(jìn)口儀器生產(chǎn)周期與發(fā)貨周期，降低出現(xiàn)冗長“等貨期”的概率。

圖4 高校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)與 外貿(mào)采購項(xiàng)目中各角色之間的關(guān)系圖

外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了外貿(mào)采購信息的全流程信息化，極大提高了我校采購進(jìn)口儀器的效率，并取得了一定成效。

（1）系統(tǒng)中相應(yīng)環(huán)節(jié)的信息推送，可以使校內(nèi)用戶及時(shí)知曉進(jìn)口儀器的采購進(jìn)度，保證了信息的通暢。

（2）高校采購管理人員通過使用該系統(tǒng)，可有效進(jìn)行外貿(mào)采購流程全程監(jiān)管，各環(huán)節(jié)可實(shí)現(xiàn)回溯，保證了工作效能，使采購工作更加規(guī)范化。

（3）外貿(mào)公司在系統(tǒng)中補(bǔ)充相關(guān)外貿(mào)采購信息的完整程度，也可以作為對其服務(wù)質(zhì)量評估的一個(gè)內(nèi)容，并可作為外貿(mào)公司考核的一項(xiàng)依據(jù)。對外貿(mào)公司進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的要求，有利于提高進(jìn)口儀器采購效率。

（4）該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化網(wǎng)絡(luò)化管理，相關(guān)采購資料在系統(tǒng)中都可隨時(shí)查閱，在做到公開透明的同時(shí)便于進(jìn)行監(jiān)管。

（5）該系統(tǒng)的應(yīng)用將校內(nèi)用戶、高校采購管理人員、外貿(mào)公司工作人員有機(jī)結(jié)合起來，真正意義上實(shí)現(xiàn)了我們的服務(wù)理念“讓信息多跑路，讓師生少跑路”，加強(qiáng)了三方交流和理解，切實(shí)提高了管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

高校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)的建立，不僅有助于高校采購管理人員對進(jìn)口流程進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控與管理，協(xié)助海關(guān)完成減免稅設(shè)備在海關(guān)監(jiān)管期內(nèi)的有效監(jiān)管，還有助于校內(nèi)用戶及時(shí)掌握進(jìn)口儀器采購進(jìn)程，隨時(shí)了解外貿(mào)采購流程目前所處的階段，便于安排開展科研教學(xué)工作。此外，由于系統(tǒng)中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的公開化透明化，也有利于高校內(nèi)部對外貿(mào)采購管理過程進(jìn)行有效的廉政風(fēng)險(xiǎn)防控[11-12]。

4 結(jié)語

隨著國家“科教興國”與高?！半p一流”建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)與實(shí)施，高校將會獲得空前力度的資金支持。進(jìn)口儀器采購數(shù)量的顯著上升，使得高校進(jìn)口儀器的采購管理工作愈發(fā)重要。進(jìn)一步優(yōu)化高校外貿(mào)采購全流程管理系統(tǒng)，使之更加適合高校運(yùn)行管理模式，全面助力高校教學(xué)科研穩(wěn)步發(fā)展，是未來高校外貿(mào)采購管理工作中的重點(diǎn)，也有助于推進(jìn)高校教學(xué)科研水平與質(zhì)量的提升。