論新形勢(shì)下企業(yè)檔案編研工作的困境與突破

劉俊

摘 要：新形勢(shì)下，企業(yè)檔案編研工作呈現(xiàn)編研主體擴(kuò)大化、編研客體廣泛化、編研行為智能化、編研成果形式多樣化等特點(diǎn)。然而在現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)編研工作尚未跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，面臨著“重藏輕用”，對(duì)檔案編研工作缺乏正確的認(rèn)識(shí);信息技術(shù)運(yùn)用不充分，編研手段較為落后;編研力量不足，檔案編研工作受阻;編研思路狹隘，編研成效不大等困境，與企業(yè)日益增長的檔案信息利用需求脫節(jié)。為此，企業(yè)應(yīng)圍繞中心工作，從思想上、手段上、模式上、思路上突圍，實(shí)現(xiàn)檔案編研工作跨越式發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案編研;檔案工作

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已滲透到社會(huì)生活的各個(gè)角落，大數(shù)據(jù)時(shí)代、知識(shí)管理時(shí)代已經(jīng)到來，深刻改變著人們的工作生活方式，以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等為代表的新一代信息技術(shù)及其應(yīng)用更是將這種改變推向了極致。與此相適應(yīng)，檔案工作的觀念、對(duì)象、方法和職能也在發(fā)生重大的變化 [1]。可喜的是，面對(duì)新形勢(shì)，我國檔案工作并沒有墨守成規(guī)，而是全面提速檔案信息化建設(shè)，如建立數(shù)字化檔案信息資源庫、研究電子文件歸檔和電子檔案管理、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享利用等。從筆者近年來參加檔案行業(yè)學(xué)術(shù)交流活動(dòng)來看，社會(huì)檔案意識(shí)在不斷增強(qiáng)，檔案工作日益受到各行各業(yè)的重視，檔案工作的側(cè)重點(diǎn)也從規(guī)范檔案管理階段逐步向深度挖掘檔案信息資源、提供深層次檔案信息利用的更高階段邁進(jìn)，一些先進(jìn)單位在檔案信息資源服務(wù)主營業(yè)務(wù)、支持公司發(fā)展方面也切實(shí)取得了成效，得到了單位內(nèi)外部的普遍認(rèn)可。就整體而言，近年來我國檔案工作確實(shí)有了一定提升。但是，由于工作思想、思路、模式等限制，我們也應(yīng)看到檔案編研工作，尤其是企業(yè)檔案編研工作還未跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，尚存在一些問題。在本文中，筆者試圖分析新形勢(shì)下企業(yè)檔案編研工作的特點(diǎn)，探究目前面臨的困境，并力求尋找出檔案編研工作能夠取得突破發(fā)展的有效措施，進(jìn)而為企業(yè)檔案編研工作提供新思路。

一、新形勢(shì)下企業(yè)檔案編研工作的特點(diǎn)

新形勢(shì)下，信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部各部門之間、內(nèi)部與外部之間的緊密分工與合作等影響了企業(yè)檔案編研工作思路，為編研工作提供了新的工作方式與手段，使企業(yè)檔案編研工作的主體、客體、行為、成果都具有了新的特點(diǎn)。

1、編研主體擴(kuò)大化

新形勢(shì)下，檔案編研主體不再是傳統(tǒng)的單一性，而是呈現(xiàn)合作化、擴(kuò)大化的特點(diǎn)。首先，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，檔案部門與信息技術(shù)部門之間的合作逐步深入。加強(qiáng)與信息技術(shù)部門的合作，可有利于擴(kuò)充編研素材、提升編研成果展示效果等。其次，圍繞企業(yè)中心工作、為企業(yè)主營業(yè)務(wù)提供前瞻性服務(wù)的編研才具有生命力，因而編研工作應(yīng)與業(yè)務(wù)部門建立順暢的溝通渠道，在編研選題等方面與業(yè)務(wù)部門保持合作，讓業(yè)務(wù)部門融入其中。最后，檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)的規(guī)范化發(fā)展，以及企業(yè)自身從管理效益方面的考慮，越來越多的企業(yè)選擇借助服務(wù)機(jī)構(gòu)開展檔案工作，使企業(yè)檔案工作社會(huì)化成為一種趨勢(shì)，這也讓檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)參與編研工作成為一種可能。

2、編研客體廣泛化

新形勢(shì)下，檔案工作“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略逐步落實(shí)，企業(yè)檔案資源建設(shè)不斷取得新成果，檔案信息檢索效能也不斷得到提升，為檔案編研提供了豐富的素材基礎(chǔ)和高效的編研效率。同時(shí)，信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案編研素材的來源也不再局限于本單位的室藏資源，互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、微博、公眾號(hào)等都有可能成為其來源，這些外部信息只要在檔案編研中被有效運(yùn)用，則都是重要的補(bǔ)充，甚至具有不可或缺的“檔案”意義。檔案編研可以跨越本單位，多方位、多角度地收集素材資源，實(shí)現(xiàn)“全面查找、寧多勿漏”。而檔案編研素材的豐富與廣泛，也使得編研素材的類型實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)載體資料為主向文檔、圖像、音頻、視頻等多樣化擴(kuò)展。

3、編研行為智能化

在檔案信息化浪潮下，檔案編研工作也充分運(yùn)用信息技術(shù)從而實(shí)現(xiàn)檔案編研行為、手段的智能化。如通過檔案管理系統(tǒng)或?qū)ｉT的編研工具實(shí)現(xiàn)編研選題、素材檢索、加工整合和考訂出版等工作的技術(shù)化轉(zhuǎn)變[2]，相較于人工收集檔案信息資源，手工挑選、加工、轉(zhuǎn)錄、點(diǎn)校、編排、撰寫信息的傳統(tǒng)方式，編研效率更高。又如，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的用戶日志與用戶查借閱利用行為進(jìn)行分析與挖掘，了解哪些檔案經(jīng)常被哪些用戶利用，獲得用戶隱形利用需求。這對(duì)編研人員確立合適的編研選題，并針對(duì)用戶群體推出精準(zhǔn)的且利用價(jià)值高的編研成果具有積極作用。

4、編研成果形式多樣化

傳統(tǒng)檔案編研成果主要是書籍、畫冊(cè)、文獻(xiàn)匯編等紙質(zhì)形式，展示效果平面化，關(guān)注度與吸引力不強(qiáng)。新形勢(shì)下，檔案編研成果形式表現(xiàn)出豐富多樣的特點(diǎn)，能夠集圖、文、聲、像等為一體，展示效果也向多維化轉(zhuǎn)變，能夠多層次、多角度、全方位展示編研成果。多樣化的成果形式大大增強(qiáng)了編研成果的可讀性與可視性，增加了受眾群體的吸引力和感染力，使受眾群體得到更深刻的感官體驗(yàn)。

二、 新形勢(shì)下企業(yè)檔案編研工作的困境

檔案編研是整合與開發(fā)檔案信息資源的重要舉措，也是檔案工作創(chuàng)造價(jià)值、服務(wù)企業(yè)發(fā)展的一種較高層次、較高效能的方式，但新形勢(shì)下，企業(yè)檔案編研工作卻陷入了困境，與企業(yè)對(duì)檔案所存儲(chǔ)的信息、所蘊(yùn)含的知識(shí)日益增長的需求嚴(yán)重脫節(jié)。

1、“重藏輕用”，對(duì)檔案編研工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)

“重藏輕用”一直以來都是企業(yè)檔案工作的通病。檔案人員往往注重檔案的收集、整理、保管等業(yè)務(wù)，但對(duì)檔案工作如何為企業(yè)的現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)、如何讓企業(yè)從檔案工作中獲益卻思考較少。檔案編研工作亦是如此。有些企業(yè)編研工作僅停留在編寫大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等初級(jí)階段上，缺乏編研主動(dòng)性與積極性，具有企業(yè)特色的、貼近企業(yè)工作實(shí)際的編研成果少。另外，編研工作在檔案歸檔整理節(jié)點(diǎn)后的一段時(shí)間開展，檔案信息收集、整理、加工工作周期較長，使得編研成果滯后于事情發(fā)展，適時(shí)性較差，缺乏實(shí)用價(jià)值。此外，編研工作也存在“重編輕研”現(xiàn)象，編研內(nèi)容比較單薄，深度、廣度和高度不夠。

2、信息技術(shù)運(yùn)用不充分，編研手段普遍落后

現(xiàn)階段，社會(huì)各業(yè)都在積極運(yùn)用信息技術(shù)為業(yè)務(wù)發(fā)展助力，不斷拓展信息技術(shù)應(yīng)用場(chǎng)景。另一方面，新一代信息技術(shù)也在政策、資本以及大規(guī)模實(shí)踐的共同作用下日趨成熟。然而企業(yè)利用多媒體技術(shù)、數(shù)碼影像技術(shù)等信息化技術(shù)開展檔案編研工作，整體上仍局限于較淺層次的應(yīng)用，編研的產(chǎn)品呈現(xiàn)出層次偏低的現(xiàn)象[3]。檔案編研工作基本還是沿用傳統(tǒng)做法，通過原始檔案材料的積累和匯聚等手段，進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、摘錄、匯總，或按照專題對(duì)檔案資料進(jìn)行初步分析再完成一定的排列組合，形成一定編研成果。

3、編研力量不足，編研工作受阻

檔案編研工作是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)性的工程，從確定選題到最終出版，時(shí)間周期一般較長，需要編研人員付出大量的時(shí)間和精力。然而，當(dāng)下企業(yè)檔案工作人員普遍配備不足，即便在一些大型國有企業(yè)，專職檔案人員也捉襟見肘，許多民營企業(yè)甚至幾乎不設(shè)檔案崗位[4]，檔案編研人員普遍匱乏。檔案編研隊(duì)伍建設(shè)和資源投入的不足，而檔案工作又瑣碎繁重，這種矛盾現(xiàn)象的存在直接影響編研工作的效率，導(dǎo)致編研工作進(jìn)展緩慢，甚至根本沒有力量開展編研，不能有效發(fā)揮檔案編研工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)的作用。

4、編研思路狹隘，編研成效不大

長期以來，檔案編研選題、內(nèi)容形式單一，僅局限大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編、畫冊(cè)等傳統(tǒng)編研形式上，編研成效有限，難以迎合現(xiàn)實(shí)利用需求。另外，對(duì)信息技術(shù)運(yùn)用不充分，編研力量不足等因素，也加深了編研思路的狹隘與保守。筆者曾就編研工作與多家大中型國企、央企檔案人員交流，大家對(duì)“編研是檔案工作的重要組成部分，也是提升檔案工作價(jià)值與地位的重要途徑”這一事實(shí)深為其然，但同時(shí)也表示，“除了大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等傳統(tǒng)的編研成果外，也想不出其他更好的形式”，編研工作突破難度大。

三、新形勢(shì)下企業(yè)檔案編研工作的突破

1、思想“解困”——轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)圍繞企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造服務(wù)

企業(yè)的根本目標(biāo)是創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)利潤最大化。作為企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案工作也應(yīng)以“為企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)服務(wù)、為企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤最大化服務(wù)”為根本動(dòng)力，滿足企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作的需求。正如加拿大檔案學(xué)者高德·拉伯楚克（ Gord Rabchuk）所言：“企業(yè)檔案管理的成功主要依靠兩個(gè)基本因素：（1）所提供的服務(wù)或產(chǎn)品確實(shí)有需求;（2）保證必須的靈活性以滿足利用者不斷變化的需要。”[5]企業(yè)檔案工作不應(yīng)該僅限于做好檔案的收集、整理、保管，被動(dòng)提供檔案利用，其高級(jí)形態(tài)應(yīng)該是以檔案信息資源為武器，發(fā)揮出檔案資源價(jià)值，主動(dòng)參與，主動(dòng)融入，為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供切實(shí)有效的幫助。故而，檔案人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案編研的文化價(jià)值、教化功能、服務(wù)功能，重視編研工作，樹立超期服務(wù)意識(shí)，圍繞企業(yè)中心工作，確立選題，對(duì)浩如煙海的檔案信息進(jìn)行梳理，將雜亂的檔案信息變得清晰、條理、有序，主動(dòng)服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造，提升檔案的認(rèn)知度。

2、手段“解困”——積極運(yùn)用新興技術(shù)，提升編研工作智能化

新興技術(shù)加速了新形勢(shì)的發(fā)展，同時(shí)也是新形勢(shì)的紅利，檔案編研工作應(yīng)全方位運(yùn)用各種新興技術(shù)，為高效、靈活以及多元化開展檔案編研工作提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持和保障。對(duì)此，吳志杰提出構(gòu)建涵蓋編研模板設(shè)計(jì)、編研選題推薦、智能抽取與檢索、可視化等技術(shù)與功能的一體化檔案編研平臺(tái)，使編研手段實(shí)現(xiàn)由“人工為主”向“以機(jī)器為主、人工為輔”的轉(zhuǎn)變[6]。實(shí)踐層面，有些技術(shù)已經(jīng)得到成功運(yùn)用，如編研素材的智能檢索。為解決聲像檔案因著錄、文字說明等不完整造成照片、錄像數(shù)據(jù)檢索難度大的問題，解放軍檔案館、國泰君安證券股份有限公司分別運(yùn)用人臉檢測(cè)、識(shí)別技術(shù)對(duì)照片、錄像中的人臉臉部特征值進(jìn)行提取、關(guān)聯(lián)[7][8]，實(shí)現(xiàn)了聲像檔案的精準(zhǔn)高效檢索，從而為人物專題編研提供了有效輔助作用。

3、模式“解困”——擴(kuò)大編研主體，實(shí)現(xiàn)編研工作合作化

擴(kuò)大編研主體，改變由檔案人員單獨(dú)完成編研工作的情況，是破解編研力量不足難題的一種有效方法。一方面，從企業(yè)內(nèi)部尋求合作，通過與編研選題涉及的相關(guān)部門之間的合作實(shí)現(xiàn)不同部門之間優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，以提升編研成果的深度。如，編寫業(yè)務(wù)選題時(shí)應(yīng)多與相關(guān)業(yè)務(wù)部門合作;編寫黨組織工作選題時(shí)應(yīng)多與黨委部門合作。需要說明的是，與內(nèi)部部門合作，契機(jī)很重要，檔案人員應(yīng)抓住企業(yè)重大活動(dòng)、重要工作等契機(jī)推進(jìn)合作。另一方面，從企業(yè)外部尋求合作，通過與檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)合作，讓符合資質(zhì)要求的第三方機(jī)構(gòu)參與其中，實(shí)現(xiàn)社會(huì)化“大編研”，以提升編研成果的廣度。如，利用第三方力量協(xié)助搜尋編研素材、提議編研選題、參與編寫等。不過，在與外部機(jī)構(gòu)合作編研過程中，需要格外注意企業(yè)信息保密與編研成果知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬問題。

4、思路“解困”——拓展編研成果邊界，加強(qiáng)檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)

新形勢(shì)下，檔案編研成果形式多樣化、類型多元化，編研成果邊界不斷拓寬，建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫已成為檔案信息資源開發(fā)利用的一項(xiàng)創(chuàng)新手段和重要途徑。與傳統(tǒng)的編研成果相比，以數(shù)字化為展現(xiàn)形式的檔案專題數(shù)據(jù)庫集合了某一專題不同全宗、不同類別的檔案數(shù)據(jù)，具有系統(tǒng)性、復(fù)合性、針對(duì)性、便捷性等特征[9]，既可以滿足利用者對(duì)檔案信息資源“全面”的需求，也能滿足對(duì)“準(zhǔn)確”、“快速”的需求，尤其是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作用下，其利用方式、利用效果更具有利用優(yōu)勢(shì)，因而日益成為各級(jí)各類檔案部門大力開展的重要工作。編制檔案專題數(shù)據(jù)庫，遵循分析主題、確定主題、采集數(shù)據(jù)、加工整合、編排整理等步驟[10]，其中確定主題決定著檔案專題數(shù)據(jù)庫的價(jià)值和作用，直接關(guān)系建庫成敗，是整個(gè)編制過程中極其重要的一步，應(yīng)力求科學(xué)論證、嚴(yán)格審查。另外，檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，應(yīng)從實(shí)際建設(shè)結(jié)果和利用效率兩個(gè)方面檢驗(yàn)，避免只是對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫簡(jiǎn)單抽取或僅是單一的檢索工具，重建設(shè)輕維護(hù)，缺少技術(shù)支持等問題，切實(shí)為企業(yè)創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

檔案編研是檔案信息資源開發(fā)利用的重要舉措，不僅是衡量企業(yè)檔案館（室）基礎(chǔ)工作和業(yè)務(wù)水平的重要尺度，也是企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要標(biāo)志[11]。新形勢(shì)下，企業(yè)檔案編研工作應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，圍繞中心工作，轉(zhuǎn)變編研工作模式，掌握與運(yùn)用新興技術(shù)，尋求合作，不斷探索、拓展編研成果邊界，促進(jìn)檔案編研工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，使檔案信息資源為企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造提供更大作用。

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