淺談新時期縣級檔案館信息化建設(shè)問題及應(yīng)對措施

馮秀琴

摘要：隨著社會科技的快速發(fā)展，使得信息技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，有效的提高了工作的效率和質(zhì)量。檔案館作為檔案收集和保管的機構(gòu)，是我國檔案事業(yè)的主體，直接影響著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在當(dāng)前信息化時代背景下，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)不再適應(yīng)時代發(fā)展的需求，亟需檔案館在開展工作時加強檔案管理的信息化建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理模式，從而提高工作的有效性，促進(jìn)檔案館的可持續(xù)發(fā)展?；诖?，本文就新時期縣級檔案館信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，并提出一些解決對策，希望能提供一些有價值的參考。

關(guān)鍵詞：新時期;縣級檔案館;信息化建設(shè);存在問題;應(yīng)對策略

引言：

檔案管理工作是一項具有保密性和專業(yè)性的系統(tǒng)工作，近年來，全國各級檔案館都加強了檔案信息資源的開發(fā)力度，旨在為社會發(fā)展提供優(yōu)秀的檔案服務(wù)工作。但在實際的檔案工作中仍存在諸多的問題，如檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力不強，檔案管理模式單一、陳舊、缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)的有效應(yīng)用等等，嚴(yán)重的影響了檔案館檔案管理工作的質(zhì)量和效率。因此，在新時期下對縣級檔案館工作進(jìn)行變革十分重要，縣級檔案館需要加強信息化的建設(shè)，提高檔案信息的收集、歸納、整理和運用的效率，使檔案工作朝著現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。

一、檔案館信息化建設(shè)的意義

1、提高了檔案管理的工作效率

檔案管理工作是對檔案信息的收集、分類、整理、歸納和保管，具有很大的工作量，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中需要投入大量的人力和物力，并且工作效率較為低下。而檔案管理的信息化建設(shè)，使得檔案管理工作實現(xiàn)了數(shù)字化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化。工作人員通過計算機進(jìn)行檔案信息的錄入，可借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，有效的提高了工作的效率。同時，信息化檔案管理還便捷了對數(shù)據(jù)信息的分類和保管，使工作人員能快速的對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計和打印，進(jìn)而有效的提高了檔案管理工作的有效性。

2、便于信息的檢索查詢

傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理模式不利于檔案的保存、檢索和查閱，檔案管理人員在進(jìn)行檔案信息檢索時，需要花費大量的時間進(jìn)行查找，嚴(yán)重的影響了工作的效率。通過信息化建設(shè)，在進(jìn)行檔案的檢索和查詢時，可以借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)即時查詢，豐富了檔案管理人員對信息查詢的方式，有效的節(jié)省了檔案檢索查詢工作的時間，提高了工作的效率[1]。

3、提高了檔案工作的可控性

傳統(tǒng)的檔案管理工作大都是人力手工進(jìn)行的，既費時費力，又容易出現(xiàn)各種錯誤。而通過信息化管理模式的應(yīng)用，使得檔案管理通過計算機進(jìn)行操作，有效的提高了檔案工作的可控性，減少了錯誤出現(xiàn)的幾率，加強了檔案信息管理的效率。此外，信息化檔案管理能夠進(jìn)一步拓展檔案館社會職能的發(fā)揮，更加完善的管理黨和國家以及地方、行業(yè)有長久保存需求的檔案和史料，更加好的保存社會記憶、維護(hù)歷史真實面貌。

二、縣級檔案館信息化建設(shè)中存在的問題

1、檔案館信息化建設(shè)缺乏科學(xué)的指導(dǎo)

當(dāng)前，我國檔案館信息化建設(shè)工作仍處于不斷探索的過程，國家及有關(guān)部門暫時還缺乏對檔案館信息化建設(shè)的科學(xué)指導(dǎo)，這就使得縣級檔案館雖然認(rèn)識到了信息化建設(shè)的重要性，可在具體實施過程中卻由于缺乏科學(xué)的指導(dǎo)，導(dǎo)致信息化建設(shè)中存在各種問題，埋下了安全隱患，并沒有形成系統(tǒng)化的建設(shè)體系，只是死板的按照上級的要求執(zhí)行，從而影響了檔案信息化建設(shè)的效果[2]。同時，由于地域之間存在的差異性，不少縣級檔案館都沒有針對本地區(qū)的實際情況進(jìn)行信息化建設(shè)，從而導(dǎo)致信息化建設(shè)脫離實際，沒有滿足本地區(qū)發(fā)展的需求。

2、檔案館信息化建設(shè)資金投入不足

資金問題是影響檔案館信息化建設(shè)的重要因素，檔案館作為非營利性機構(gòu)，其資金的主要來源為政府的撥款。但由于檔案館信息化建設(shè)的周期較長，并且需要購進(jìn)大量的基礎(chǔ)設(shè)施，搭建內(nèi)外部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，同時，還需要定期的進(jìn)行維護(hù)，這就需要大量資金的投入。但在實際工作中，政府部門的資金投入有限，檔案館缺乏資金來源的渠道，從而在信息化建設(shè)過程中捉襟見肘，導(dǎo)致各種問題頻發(fā)。

3、檔案館信息化建設(shè)人才嚴(yán)重缺乏

人才是實施科教興國的關(guān)鍵，但在檔案館信息化建設(shè)中卻存在人才嚴(yán)重缺乏的問題。產(chǎn)生這一問題的原因有很多種，其主要為：首先，檔案館工作人員編制較少，而且流動性較小。其次，檔案館被人們認(rèn)為是“清水衙門”，薪資待遇相比其他單位存在一定的差異，導(dǎo)致很少有人才愿意來到檔案館工作。最后，大部分人都認(rèn)為檔案館屬于養(yǎng)老單位，使得檔案館人員老齡化嚴(yán)重，工作人員的工作意識存在偏差，缺乏工作的積極主動性，從而無法有效的吸引更多的人才，并且也留不住人才。

4、檔案館信息化建設(shè)地域差異明顯

我國國土幅員遼闊，這就使得不同區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展也不盡相同，一些發(fā)達(dá)地區(qū)在進(jìn)行檔案館信息化建設(shè)時具有良好的條件，財政支持力度也較大，使得信息化建設(shè)的水平和進(jìn)程都較高。而一些相對經(jīng)濟(jì)不是很發(fā)達(dá)的地區(qū)，則不具備良好的信息化建設(shè)條件，使得檔案館信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，限制了本地區(qū)檔案館的可持續(xù)發(fā)展[3]。

三、縣級檔案館信息化建設(shè)中問題的應(yīng)對策略

1、完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

完善的基礎(chǔ)設(shè)施和管理設(shè)備是檔案管理工作高效率和高質(zhì)量的前提性保障，也是信息化背景下檔案管理工作創(chuàng)新的必要措施。當(dāng)前檔案信息資料數(shù)量的不斷增加，需要全新的設(shè)備給予支持，因此，檔案館要充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，積極的引入先進(jìn)的設(shè)備和設(shè)施，例如溫度和濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，紫外線消毒設(shè)施以及檔案查閱設(shè)備等，防治檔案受到潮濕和溫度的破壞，保證檔案保存的質(zhì)量，為今后的檔案信息查詢提供良好的基礎(chǔ)[4]。同時，加強信息化、數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作管理模式轉(zhuǎn)化為信息化的管理模式，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性，建立起檔案數(shù)據(jù)庫以及各個部門和檔案數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系，將工作數(shù)據(jù)和檔案信息及時的上傳至數(shù)據(jù)庫，保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2、加強檔案管理人才的培養(yǎng)

人才是檔案管理中的主力軍，在當(dāng)前新時期背景下，檔案館要樹立以人為本的工作理念，加大對檔案管理人員能力的培養(yǎng)，采取有效的措施吸引更多的人才投身到檔案管理工作之中，進(jìn)而推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程。首先，檔案館要改善當(dāng)前的工作環(huán)境，積極的改進(jìn)工作人員的福利待遇，從而有效的吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才。其次，加強檔案管理隊伍年輕化建設(shè)，解決當(dāng)前老齡化的問題，鼓勵更多的年輕人參與到工作之中，提高檔案管理信息化建設(shè)的有效性。最后，加強對在職人員的培訓(xùn)，一方面加強對檔案管理人員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)，定期的組織檔案管理人員參加培訓(xùn)活動和座談會，使其能與時俱進(jìn)的學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的檔案管理理念和手段，能熟練地掌握各種信息技術(shù)以及軟硬件設(shè)備的使用，從而提高檔案管理人員的信息化水平[5]。另一方面要加強對檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，提高工作人員的責(zé)任感，進(jìn)而在信息化建設(shè)過程中能做好認(rèn)真負(fù)責(zé)。另外檔案管理人員自身要樹立正確的工作觀念，要意識到檔案的管理工作對于檔案館的發(fā)展和員工的利益都是重要的保障手段。

3、整合檔案信息資源

在新時期背景下，檔案館信息化建設(shè)的重點在于建立檔案信息的共享平臺，從而借助信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案信息開發(fā)和利用的效率。對此，縣級檔案館要加強檔案信息數(shù)字化的建設(shè)，使原本紙質(zhì)的檔案信息實現(xiàn)信息化，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息的分類、檢索以及保管工作的效率，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性。同時，加強符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件的應(yīng)用，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的技術(shù)整合，并且加強網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，向公眾提供檔案信息查詢平臺，實現(xiàn)檔案資源的共享。

4、加強檔案信息安全保障體系建設(shè)

安全性是檔案管理工作的基本原則，因此，縣級檔案館在信息化建設(shè)中要加強安全體系的建設(shè)，從而保障檔案管理的安全性。首先，做好內(nèi)部局域網(wǎng)與公眾網(wǎng)之間的隔離，保障檔案信息傳輸?shù)陌踩浴Ｆ浯?，加強對計算機設(shè)備的安全管理，做到專人專管，防止檔案數(shù)據(jù)信息的泄露。再次，做好檔案數(shù)據(jù)的備份，建立恢復(fù)系統(tǒng)，從而在出現(xiàn)意外或人為事故，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的破損和丟失時，能通過備份恢復(fù)系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的恢復(fù)，保障檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最后，加強檔案信息安全防范技術(shù)的應(yīng)用，要在安裝監(jiān)測系統(tǒng)和報警系統(tǒng)，防止外界的入侵，保障檔案數(shù)據(jù)及設(shè)備的安全。

結(jié)語：

總而言之，在當(dāng)前新時期背景下，縣級檔案館要及時的轉(zhuǎn)變工作理念，加強檔案管理信息化建設(shè)，加強對人才的培養(yǎng)，加強檔案安全系統(tǒng)的建立，從而有效的提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理的工作效率。

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