高校專題檔案管理初探

梅業(yè)新

摘? 要：文章分析了高校在專題檔案管理過程中存在的問題以及常見的整理方法，并以巡視整改專題檔案為例詳細(xì)分析了高校應(yīng)該設(shè)立專題檔案一級類目進(jìn)行歸檔保存的合理性，同時提出了整理過程的三點(diǎn)建議，以期為規(guī)范管理專題檔案提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;專題檔案;巡視整改;管理

Abstract： This essay states the problems existing in the process of the thematic Archives management and the common methods of collation and arrangement. And the rationality of establishing the primary category for the thematic Archives to preserve the thematic Archives is analyzed by taking the Archives of disciplinary inspection and rectification as an example. Meanwhile， three suggestions are presented in the process of Archives arrangement in order to provide references for normalizing the management of the thematic Archives.

Keywords： Colleges and universities; The thematic Archives; Inspection and rectification; Management

2016年7月18日至8月18日，安徽省委第三巡視組對我校黨委進(jìn)行了專項(xiàng)巡視，提出3個方面11項(xiàng)問題的專項(xiàng)巡視意見，學(xué)校黨委制定了詳細(xì)的整改方案，明確了68項(xiàng)整改任務(wù)，形成了大量巡視整改專題檔案材料。如何規(guī)范整理保管這些重要事件中形成的專題檔案是各高校急需解決的問題。

1 高校專題檔案的內(nèi)涵

關(guān)于專題檔案的概念，雖然有不少學(xué)者對其進(jìn)行過定義，但目前學(xué)術(shù)界還沒有一個共識，筆者比較認(rèn)同的概念是王上銘、蔡亞萍、吳建華在《專題檔案概念辨析與界定》一文中從“本質(zhì)來源”角度提出的“專題檔案是圍繞一個專門研究或討論的具有重要?dú)v史價值的社會實(shí)踐過程而收集形成的具有密切有機(jī)聯(lián)系的檔案整體”。[1]

從專題檔案的定義可知，專題檔案是社會實(shí)踐過程中形成的原始記錄，而社會實(shí)踐活動往往有多個參與主體，并跨越一定的時空，因此，專題檔案具有多個形成主體、形成周期長、地域分布廣泛和形成類型多樣性等特點(diǎn)[2]。

2 專題檔案管理存在的問題

2.1 分類方式缺乏標(biāo)準(zhǔn)可依。專題檔案材料涉及多個門類，產(chǎn)生于多個單位，如何分類沒有文件規(guī)定，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則-2015》，歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級分類。其中機(jī)構(gòu)（問題）分類，采用機(jī)構(gòu)分類的應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。[3]

就專題檔案而言，采用機(jī)構(gòu)分類法還是問題分類法沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)可依，由于《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》所確定的十個一級類目中不包括“專題檔案”，如果嚴(yán)格按照機(jī)構(gòu)分類法或者問題分類法，就會將文件歸類到不同門類或者不同機(jī)構(gòu)中進(jìn)行保存，破壞專題檔案材料的完整性和統(tǒng)一性，因此，專題檔案分類方式的選擇還有待研究。

2.2 整理方式難以統(tǒng)一。專題材料內(nèi)容多而繁雜，很多材料具有交叉性，以巡視整改檔案為例，巡視整改檔案分為個性問題和共性問題兩大塊，個性問題相對獨(dú)立，適合按件整理，共性問題涉及多個單位，適合按卷整理，因此在整理過程中采用以件為單位還是以卷為單位沒有明確要求，難以統(tǒng)一。

2.3 歸檔年度有待確定。文件歸檔一般以辦結(jié)年度為歸檔年度，但專題檔案材料形成時間跨度較長，往往是一個長期的過程，沒有具體的辦結(jié)時間點(diǎn)，很多材料分屬不同年度，如果等全部辦結(jié)再歸檔整理會造成文件材料的大量積累。

以巡視整改專題檔案為例，整個專題檔案包括巡視過程材料、問題反饋材料、整改上報材料、回頭看材料等，時間跨度可能長達(dá)三至四年，甚至更久。因此，專題檔案的歸檔年度按專題開始的時間還是結(jié)束的時間還有待商定。

3 專題檔案管理常見的幾種方法

3.1 沒有專題檔案概念，所有材料納入所屬的檔案門類中。這種管理形式將專題活動中形成的檔案不作為一個整體保存，每份文件材料根據(jù)高校檔案實(shí)體分類法列出的門類進(jìn)行歸類。

以巡視整改檔案為例，黨建方面的問題及整改材料歸入黨群，學(xué)校資產(chǎn)管理方面的問題及整改材料歸入行政，財(cái)務(wù)方面的問題及整改材料歸入財(cái)會綜合等。

3.2 不編檔號作為資料單獨(dú)保存。這種管理形式將專題活動中形成的材料作為一個整體，并按照時間順序或者按照事件內(nèi)部的各個指標(biāo)進(jìn)行整理、裝訂、裝盒，最終作為資料單獨(dú)存放保管，一般情況不編制檔號和錄入檔案管理系統(tǒng)。

3.3 設(shè)立專題檔案一級類目進(jìn)行歸檔保存。這種管理形式是在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》列出的十個一級類目中增設(shè)一個“專題檔案”一級類目，代號由“專題”兩個字的首字母組成。

3.4 根據(jù)事件承辦部門（牽頭部門）的性質(zhì)劃分類別，歸檔到該類別的二級目錄下。這種管理形式是將專題檔案材料作為一個整體，根據(jù)承辦部門（牽頭部門）的性質(zhì)歸類到《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》列出的十個一級類目中，在所屬的一級類目下設(shè)立一個專題檔案名稱的二級類目。

4 巡視整改專題檔案管理方法的選擇及原因分析

隨著學(xué)校檔案工作的發(fā)展，檔案管理方式也更加規(guī)范化和精細(xì)化，各種專項(xiàng)活動中產(chǎn)生的專題檔案也越來越多，以巡視整改專題檔案為例，巡視組通過對學(xué)校的專項(xiàng)巡視活動來檢查學(xué)校工作的開展情況，將巡視中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行反饋，學(xué)校對巡視組反饋的問題要認(rèn)真研究并落實(shí)整改，整個過程涉及學(xué)校黨委、行政、科研、經(jīng)濟(jì)等各個方面。

其中，包含學(xué)校多個部門都存在的共性問題和個別部門存在的個性問題，通過對問題的落實(shí)整改形成了大量的檔案材料。如何規(guī)范管理巡視整改專題檔案以便于今后的查閱利用，就涉及整理方法選擇問題。

通過對比以上四種專題檔案的管理方式，根據(jù)專題檔案的重要性、多樣性和高利用率特點(diǎn)，筆者認(rèn)為設(shè)立專題檔案一級類目的管理方法更加合理。

巡視整改專題檔案即是省委對高校巡視活動中產(chǎn)生的檔案材料，對學(xué)校落實(shí)省委政策要求，保持學(xué)校健康發(fā)展具有重要作用，因此，從檔案重要性來看，應(yīng)該將專題檔案作為一個單獨(dú)門類設(shè)立，這樣既能體現(xiàn)專題檔案的重要性，又能保持專題檔案這一檔案類別的集中管理。

巡視活動有巡視整改專題檔案，教學(xué)評估有教學(xué)評估專題檔案，學(xué)校更名活動有更名專題檔案，重要人物事跡有人物專題檔案等。這些專題檔案如果按照實(shí)體分類法屬于不同的檔案類別，將專題檔案作為一個單獨(dú)門類歸檔便于專題檔案集中統(tǒng)一管理。

巡視整改檔案是對巡視活動中發(fā)現(xiàn)問題的整改形成的材料，問題整改是一個長期堅(jiān)持的過程，后期問題整改往往要查閱前期的相關(guān)材料，以及巡視回頭看時要檢查整個過程檔案材料。

同時，回頭看活動過程中又會產(chǎn)生新的檔案材料，將專題檔案作為一個單獨(dú)門類便于查閱利用，同時又能保證檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分發(fā)揮專題檔案的利用價值。

5 巡視整改專題檔案歸檔整理的幾點(diǎn)建議

巡視活動涉及學(xué)校黨委、行政、基建、科研等學(xué)校的各個方面，形成的檔案材料涉及面廣，跨度時間長，載體形式多樣，給檔案的整理帶來不小的難度。因此，為規(guī)范整理巡視整改專題檔案，筆者建議檔案整理應(yīng)注意三個方面的問題。

5.1 共性問題和個性問題分開整理歸檔。省委對學(xué)校巡視反饋的問題涉及各個方面，總的來說可以分為共性問題和個性問題兩類，共性問題指在學(xué)校多個學(xué)院或職能部門中都普遍存在的問題。

例如，學(xué)校在黨的領(lǐng)導(dǎo)、黨的建設(shè)和全面從嚴(yán)治黨方面存在弱化現(xiàn)象，對師生管理、教育疏導(dǎo)、人文關(guān)懷重視不夠等問題是各學(xué)院普遍存在的問題。

個性問題指只在學(xué)校某個學(xué)院或職能部門存在的問題，問題本身不具有普遍性，例如科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)報銷不規(guī)范問題等。筆者建議將共性問題和個性問題分開整理歸檔，理由包括兩個方面。

第一，由于共性問題涉及學(xué)院（部門）多，落實(shí)整改的材料由各個學(xué)院（部門）報送，材料比較多，應(yīng)以卷為單位整理，每個問題作為一卷，卷內(nèi)再按各個學(xué)院（部門）報送的材料劃分件。而個性問題的落實(shí)整改材料由單個學(xué)院（部門）報送，材料來源單一，每個問題作為一卷，卷內(nèi)再按材料內(nèi)容劃分件。

第二，共性問題和個性問題分開整理歸檔有利于今后的查閱利用。

5.2 以專題開始年度作為歸檔年度。巡視整改專題檔案包括巡視過程材料、問題反饋材料，整改上報材料、回頭看材料等，整個材料形成周期長，空間跨度大，很多材料分屬不同年度，并且沒有具體的辦結(jié)年度，經(jīng)常出現(xiàn)材料不定時增加情況。

因此，筆者建議整理時以專題開始年度作為歸檔年度，這樣既方便專題檔案材料的及時歸檔整理，又方便后期繼續(xù)形成的跨年度材料的插卷工作。

5.3 特殊載體的存放。巡視整改檔案除了紙質(zhì)載體外，往往還有照片、視頻等非紙質(zhì)載體的檔案，因此在整理時一般將電子照片進(jìn)行沖洗后按照片檔案規(guī)范保存，或者將電子照片或視頻刻錄成光盤按聲像檔案規(guī)范保存，但檔號統(tǒng)一按專題檔案一級類目編制和系統(tǒng)著錄，實(shí)體存入相應(yīng)的專門保管設(shè)備中，如光盤需存入防磁柜，做好檔號標(biāo)注便于查找。

本文系安徽省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會基金研究項(xiàng)目“高校巡視整改專題檔案管理研究”（編號：2018yb14）研究成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]王上銘，蔡亞萍，吳建華.《專題檔案概念辨析與界定》[J].檔案學(xué)通訊，2015（5）：36-41.

[2]蔡亞萍.建立專題檔案資源庫協(xié)同保障機(jī)制研究[D].江蘇：南京大學(xué)，2015：14.

[3]DA/T 22-2015，歸檔文件整理規(guī)則[S].北京：國家檔案局，2015.

（作者單位：安徽工程大學(xué)綜合檔案室? ?來稿日期：2019-10-20）