大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校校史檔案資源利用平臺(tái)構(gòu)建研究

崔淑芳

摘? 要：本文立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，探討利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，并提出利用數(shù)據(jù)平臺(tái)開(kāi)發(fā)利用校史檔案資源的路徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);校史檔案;數(shù)據(jù)庫(kù);資源利用

整理校史不僅是對(duì)學(xué)校發(fā)展過(guò)程的梳理，同時(shí)也是對(duì)高校悠久的歷史文化和精神的傳承、發(fā)揚(yáng)。因此，校史整理是一項(xiàng)十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎仨毷窃诓殚喆罅渴妨系幕A(chǔ)之上才可以撰寫，而且入選校史的資料都經(jīng)過(guò)精挑細(xì)選的。[1]許多高校對(duì)于校史檔案的歸檔范圍作了明確的規(guī)定，很多高校都要求必須具有現(xiàn)實(shí)查證作用的資料才能歸檔為校史檔案。

對(duì)入選校史檔案的人物、事件都是經(jīng)過(guò)篩選和梳理的，并不是所有的高校檔案都能夠歸為校史檔案，這二者之間并不能畫等號(hào)。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，高校檔案工作在高校整體工作中處于邊緣位置，而且檔案工作基本都是停留在管理階段。校史檔案作為高校寶貴的檔案資源，并沒(méi)有被充分利用，自身優(yōu)勢(shì)沒(méi)有被充分發(fā)揮出來(lái)。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校校史檔案越來(lái)越豐富，所以高校檔案部門應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)平臺(tái)，從而加強(qiáng)對(duì)校史檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，推動(dòng)校史檔案工作更好地發(fā)展。

1 傳統(tǒng)校史檔案的整理和利用情況

從當(dāng)前眾多高校校史整理情況來(lái)看，校史檔案資源主要源于高校檔案館館藏資料、校友捐贈(zèng)、對(duì)散落在社會(huì)上的資料收集和考證后所形成的資料這三類形式。

一是高校檔案館的館藏資源。高校檔案可以看作是學(xué)校發(fā)展歷史和文化傳播的載體，而校史檔案是經(jīng)過(guò)精心篩選之后形成的，所以是高校檔案的內(nèi)涵所在。檔案的本質(zhì)特征要求必須是對(duì)學(xué)校發(fā)生的事情的客觀的記載，學(xué)校檔案館館藏資料是最真實(shí)的記錄，所以校史檔案必然要以學(xué)校館藏資源為依據(jù)。

二是退休教師、校友捐贈(zèng)。一所高校經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，培養(yǎng)了一屆屆畢業(yè)生，也有大批教師退休。這些教師和學(xué)生手上也掌握了大量關(guān)于學(xué)校歷史的資料，通過(guò)向他們征集可以獲得重要的聲像、文字材料，這些都是重要的實(shí)物檔案。

三是對(duì)散落在社會(huì)上的資料考證后形成的資料。一所學(xué)校歷經(jīng)幾十年甚至上百年的發(fā)展，因?yàn)楹芏鄽v史原因，可能導(dǎo)致某些珍貴的檔案遺失。尤其是那些百年名校，在新中國(guó)成立之前因?yàn)槭艿綉?zhàn)爭(zhēng)的影響而導(dǎo)致檔案遺失，新中國(guó)成立后因?yàn)槭旰平僖部赡苓z失大量資料在民間，所以向社會(huì)征集校史資料也是常用的做法。但是，這些資料征集之后還需要進(jìn)行鑒定，只有經(jīng)過(guò)鑒定確保無(wú)誤的資料才能夠用到校史檔案的編研中。

高校校史檔案是非常重要的檔案資源，加強(qiáng)對(duì)校史檔案的開(kāi)發(fā)和利用，有利于發(fā)揮檔案的價(jià)值。從當(dāng)前很多高校的做法來(lái)看，校史檔案的利用途徑主要包括三個(gè)方面。

一是用于服務(wù)用戶多元化的需求。對(duì)于從事高校校史撰寫工作者來(lái)說(shuō)，可以根據(jù)服務(wù)對(duì)象撰寫出不同主題的校史檔案。譬如可以根據(jù)學(xué)校歷史上發(fā)生的某一重大事件而重點(diǎn)描寫、細(xì)化，由此形成專題檔案;亦或者就學(xué)校的舊聞、趣事、回憶而撰寫成校史檔案，以此來(lái)吸引更多的師生對(duì)學(xué)校過(guò)往歷史的關(guān)注，將學(xué)校生動(dòng)的形象再次呈現(xiàn)在人們面前。[2]隨著社會(huì)的發(fā)展，高校校史檔案服務(wù)對(duì)象會(huì)更加多元化，這就需要高校檔案館加強(qiáng)和社會(huì)的互動(dòng)，在互動(dòng)的過(guò)程中挖掘更有價(jià)值的素材來(lái)進(jìn)行研究，這也是高校檔案館提升管理水平的一種路徑。

二是采用多種方式來(lái)開(kāi)發(fā)校史檔案。首先是將校史檔案中與展覽主題最為接近的部分，或者是校史檔案中最精華的部分展出來(lái)，開(kāi)展一種富有特色的展覽活動(dòng);其次就是借助于各種渠道傳播校史檔案中的信息。在新媒體社會(huì)，借助新媒體技術(shù)，能夠最快將校史檔案中的成果、事跡等內(nèi)容推送到社會(huì)中去;再就是將有相當(dāng)價(jià)值的文獻(xiàn)檔案匯集成冊(cè)進(jìn)行專題出版。通過(guò)多種形式開(kāi)發(fā)校史檔案，有利于學(xué)校和社會(huì)之間的溝通，產(chǎn)生良好的社會(huì)反響。

三是利用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)校史檔案。校史檔案一般不涉及到保密內(nèi)容，可以最大限度地向社會(huì)公開(kāi)。譬如學(xué)?？梢栽诰W(wǎng)站上展示校史檔案其中的重要部分，或者校史編撰的動(dòng)態(tài)，這樣可以讓更多的人關(guān)注學(xué)校的動(dòng)態(tài)。而這個(gè)過(guò)程則需要對(duì)校史檔案相關(guān)信息的著錄、標(biāo)引等方面進(jìn)行加工，還要編制相應(yīng)的檢索工具，從而實(shí)現(xiàn)校史檔案的信息化，便于用戶查閱和瀏覽，發(fā)揮校史檔案的價(jià)值。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案利用產(chǎn)生的重要影響

大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)社會(huì)眾多領(lǐng)域都產(chǎn)生了影響，對(duì)檔案工作更是產(chǎn)生了非常重要的影響，帶來(lái)了更多的變革和挑戰(zhàn)。

一是縮短了檔案和用戶之間的距離。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)資源共享。[3]對(duì)于傳統(tǒng)的實(shí)體檔案來(lái)說(shuō)，無(wú)論是鑒定還是管理都相對(duì)比較復(fù)雜，但將實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工之后，鑒定就只需要把握方向，而管理更多是依靠計(jì)算機(jī)。[4]因此，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以簡(jiǎn)化大量檔案資源的保存方式，便于查詢和使用，還大大增加了檔案資源的開(kāi)發(fā)力度。

二是為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)。用戶在查閱和使用檔案之后會(huì)留下查詢記錄，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以將這些軌跡整合起來(lái)，便于為用戶下次查詢提供特定的服務(wù)。還可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)獲知用戶查閱檔案的目的、訪問(wèn)平臺(tái)的數(shù)據(jù)等方面內(nèi)容，并由此預(yù)測(cè)用戶的興趣愛(ài)好，從而實(shí)現(xiàn)及時(shí)跟蹤和定制服務(wù)的目標(biāo)。[5]

三是有利于檔案編研活動(dòng)的開(kāi)展。有了大數(shù)據(jù)的支持，檔案編研系統(tǒng)進(jìn)一步升級(jí)，廣大用戶不僅可以突破時(shí)間和空間的限制，還能夠借助大數(shù)據(jù)詳細(xì)了解檔案發(fā)展及檔案館的館藏情況，相比較過(guò)去檔案管理的方式，用戶可以獲得更多自己想要的資源和信息。

3 高校校史檔案資源利用平臺(tái)構(gòu)建路徑

校史檔案屬于檔案的重要組成部分，要加強(qiáng)校史檔案資源的利用，則必須要設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)，打造平臺(tái)，從而為用戶提供更多的服務(wù)。

從很多學(xué)校的校史檔案資源來(lái)看，基本都是非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，比如一些文檔、文本，或者是照片、視頻、音頻等。描述校史檔案資源的更多是元數(shù)據(jù)和結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，這可以借助二維表結(jié)構(gòu)的邏輯來(lái)表達(dá)實(shí)現(xiàn)，這就是平時(shí)所說(shuō)的目錄數(shù)據(jù)。要打造檔案資源利用平臺(tái)，基于節(jié)約成本的需求，即便是非結(jié)構(gòu)化的檔案也同樣能夠直接通過(guò)文件的形式來(lái)存儲(chǔ)。

基于以上分析，校史檔案資源庫(kù)主要包括了文檔數(shù)據(jù)庫(kù)和二維數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中建立關(guān)系表之后，則可以把二者REC_id、REC_add建立長(zhǎng)期聯(lián)系。[6]

首先是要分析元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)主要是描述文件形成的背景、具體內(nèi)容以及文件的結(jié)構(gòu)和管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。換句話說(shuō)，元數(shù)據(jù)也就是和數(shù)據(jù)相關(guān)的數(shù)據(jù)，或者說(shuō)是和數(shù)據(jù)相關(guān)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。以校史檔案資源為例來(lái)說(shuō)，譬如征集信息的過(guò)程中采訪到一篇口述的稿件，而描寫這篇稿件的背景及內(nèi)容的信息就是元數(shù)據(jù)，其中包括稿件涉及的人物、事情等多個(gè)要素。從上文分析的校史檔案來(lái)源就能夠得出不同的元數(shù)據(jù)，這樣有利于平臺(tái)的建設(shè)和管理，可以利用同一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行描述。

其次是數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)。這里所說(shuō)的數(shù)據(jù)庫(kù)指的是校史檔案資源庫(kù)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其中主要包括系統(tǒng)表、元數(shù)據(jù)信息表、用戶表以及文檔關(guān)系表等等，而利用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)則可以實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)及相關(guān)信息。根據(jù)實(shí)踐需要設(shè)計(jì)相關(guān)的字段。

最后是確定電子文檔的存儲(chǔ)。校史檔案資源涉及到的數(shù)據(jù)都是電子文件，必須是以文件的形式存儲(chǔ)到服務(wù)器中，實(shí)現(xiàn)的過(guò)程主要包括以下幾個(gè)步驟：

第一步，建立FTP服務(wù)器，提前設(shè)置好賬號(hào)和電子文件存儲(chǔ)的路徑;第二步，在平臺(tái)的系統(tǒng)中建立校史檔案資源的數(shù)據(jù)表;第三步，在著錄文件信息時(shí)會(huì)在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中生成記錄，同時(shí)也會(huì)生成唯一的ID號(hào);第四步，利用平臺(tái)上傳文件時(shí)，電子文件則借助于FTP服務(wù)器上傳到已經(jīng)設(shè)定好的存儲(chǔ)目錄中，系統(tǒng)并且會(huì)記錄文件目錄的ID號(hào)，還可以記錄文件的名稱、大小等相關(guān)信息;第五步，平臺(tái)系統(tǒng)借助原文關(guān)系表中的Rec_id和門類表實(shí)現(xiàn)信息的關(guān)聯(lián)，通過(guò)目錄直接檢索所需信息。

4 結(jié)語(yǔ)

校史檔案作為一種特殊的檔案類型，記錄了高校發(fā)展的歷程和重要時(shí)刻，是高校檔案工作的重要組成部分。同時(shí)，校史檔案資源內(nèi)容非常豐富，其中很多資源具備開(kāi)發(fā)和利用的價(jià)值。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，人們查閱校史檔案需要到檔案館，通過(guò)繁瑣的檢索程序才能夠獲得有效的信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建校史檔案資源開(kāi)發(fā)利用的平臺(tái)，廣大用戶借助平臺(tái)可以查閱大量的校史信息。

構(gòu)建校史檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的主要目的是為了開(kāi)發(fā)校史檔案資源。通過(guò)平臺(tái)開(kāi)發(fā)利用校史檔案資源就像是將原本散落的珍珠串聯(lián)起來(lái)的過(guò)程，將學(xué)校校史信息主動(dòng)呈現(xiàn)在廣大用戶面前，方便其查閱和瀏覽，以此達(dá)到發(fā)揮校史檔案資源價(jià)值的目的。因此，前期校史檔案的資料的收集、撰寫都只是量變的過(guò)程，而建立校史檔案資源數(shù)據(jù)平臺(tái)、充分開(kāi)發(fā)利用校史檔案資源則是一個(gè)質(zhì)變過(guò)程，這對(duì)高校的發(fā)展也能起到很好的宣傳作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]王燕.試論高校校史檔案管理的作用及其開(kāi)發(fā)利用方略[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（3）：87.

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[5]趙之詠，張照余，黃青.檔案文化資源商業(yè)化開(kāi)發(fā)路徑探索[J].檔案學(xué)研究，2017（1）：32.

[6]尹艷梅.校史檔案資源庫(kù)建設(shè)與資源開(kāi)發(fā)[J].電子技術(shù)與軟件工程，2017（12）：179.

（作者單位：河南護(hù)理職業(yè)學(xué)院 來(lái)稿日期：2019-12-12）