高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)模式研究

李春燦

摘? 要：建設(shè)專業(yè)、統(tǒng)一的高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)，已經(jīng)成為高校檔案工作的共識(shí)、趨勢(shì)和重點(diǎn)，但限于檔案工作側(cè)重、檔案構(gòu)成、檔案數(shù)量、軟硬件投入等多方面因素，各高校進(jìn)行檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)時(shí)，應(yīng)該充分考慮實(shí)際情況和未來(lái)需求，選擇合適的建設(shè)模式。論文在對(duì)部分高校檔案數(shù)字資源建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研的基礎(chǔ)上，以實(shí)效和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)程度為考核標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合高校檔案工作未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，提出綜合性的高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)模式，并給出模式調(diào)整與建設(shè)策略，便于各高校根據(jù)自身的情況，動(dòng)態(tài)優(yōu)化，形成合適的建設(shè)模式，提高建設(shè)成效。

關(guān)鍵詞：高校檔案;數(shù)字平臺(tái);建設(shè)模式;模式調(diào)整;動(dòng)態(tài)優(yōu)化

Abstract： The construction of professional and unified Archives digital resources platform in Colleges and universities has become the consensus， trend and focus of Archives work in Colleges and universities. However， due to the emphasis of Archives work， Archives composition， Archives quantity， software and hardware input and other factors， the construction of Archives digital resources platform in Colleges and universities should take full account of the actual situation and the investment of Archives digital resources platform. In the future， we should choose the appropriate construction mode. On the basis of investigating the current situation of Archives digital resources construction in some colleges and universities， taking the actual effect and the degree of realization of the goals as the assessment criteria， and combining with the future development trend of Archives work in Colleges and universities， this paper puts forward a comprehensive construction mode of Archives digital resources platform in Colleges and universities， and gives the adjustment and construction strategies of the mode， so as to facilitate the roots of colleges and universities. According to their own situation， dynamic optimization， the formation of a suitable construction model， improve the effectiveness of construction.

Keywords： Archives of Universities; Digital Platform; Construction Mode; Mode Adjustment; Dynamic Optimization

隨著國(guó)家對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)進(jìn)一步加深和單位自身對(duì)檔案需求的日益重視，建設(shè)專業(yè)、統(tǒng)一的檔案數(shù)字資源平臺(tái)，規(guī)范檔案管理流程，提供更全面的和個(gè)性化的檔案服務(wù)，對(duì)原始檔案進(jìn)行充分的保護(hù)，已經(jīng)成為檔案工作的共識(shí)、主流和工作重點(diǎn)。

高校不但是培養(yǎng)人才的高級(jí)場(chǎng)所，也是國(guó)家科研力量的重要組成，日常的工作形成大量的檔案。所以，高校檔案的數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)，不但是各高校檔案工作的重點(diǎn)，更可以成為其他單位檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)的標(biāo)桿，起到引領(lǐng)和指導(dǎo)作用。

1 高校檔案構(gòu)成

充分了解高校檔案的構(gòu)成、特點(diǎn)和形成規(guī)律，了解高校檔案數(shù)字資源的建設(shè)現(xiàn)狀，是形成高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)模式的基礎(chǔ)。

根據(jù)2008年9月1日施行的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合對(duì)鄭州大學(xué)、河南大學(xué)、華北水利水電大學(xué)、鄭州輕工業(yè)大學(xué)、黃河科技學(xué)院、三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院等二十余所學(xué)校檔案工作的調(diào)研，了解到高校檔案的構(gòu)成和所占比例如表1所示。

不同的高校，不同的檔案占比會(huì)有較大的區(qū)別，比如重點(diǎn)高校的科研檔案占比要比普通高校的占比高得多，但在高校中，科研檔案、教學(xué)檔案、財(cái)會(huì)檔案肯定比其他檔案占據(jù)了更多的比例。

從產(chǎn)生特點(diǎn)來(lái)看，有的檔案是伴隨著工作的開(kāi)展即時(shí)性出現(xiàn)的，比如黨群檔案、行政檔案等，因?yàn)榕e行了某次會(huì)議而產(chǎn)生了相關(guān)的檔案，而這些檔案以紙質(zhì)的文件為主，有的甚至全部都是數(shù)字文件，這就形成了良性的數(shù)字資源基礎(chǔ)。而有的是階段性的，比如學(xué)生檔案，在迎接新生之后，大量產(chǎn)生新生檔案，幾乎全部是紙質(zhì)檔案，要對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化，需要大量的人力、物力和時(shí)間，在畢業(yè)前夕，又增加不少紙質(zhì)檔案，比如體檢檔案、學(xué)籍檔案和成績(jī)檔案，在學(xué)習(xí)過(guò)程中，某些受到一定級(jí)別獎(jiǎng)勵(lì)或處分的同學(xué)，還要增加檔案，這都導(dǎo)致了檔案管理的復(fù)雜[1]?？蒲袡n案具有不規(guī)律性;生產(chǎn)檔案則有很多實(shí)物檔案;外事檔案中，圖像檔案和視頻檔案占了很高的比例;財(cái)會(huì)檔案內(nèi)容多樣，數(shù)量繁多;基建檔案中的大量圖紙，為檔案數(shù)字化產(chǎn)生了一定的難度。

另外，隨著社會(huì)的發(fā)展、技術(shù)的發(fā)展和高校工作的需求，很多之前沒(méi)有的檔案，也不斷地涌現(xiàn)。比如大學(xué)生的誠(chéng)信檔案、榮譽(yù)檔案，是隨著幾年來(lái)大學(xué)生的誠(chéng)信問(wèn)題日益嚴(yán)重，從而出現(xiàn)的，部分高校已經(jīng)將其列為學(xué)生檔案中的重要組成部分。在檔案形成主體中，以往教師是檔案的主力，在雙創(chuàng)的大環(huán)境下，學(xué)生因?yàn)閿?shù)量眾多，在有的學(xué)校中，反而超過(guò)了教師，成為檔案的主要形成者。

其實(shí)，在高校檔案的歸屬和分類上，很多檔案已經(jīng)很難劃分得清清楚楚。例如學(xué)生參與了教師的科研，甚至很多學(xué)生自己都主持了不少科研項(xiàng)目。出版檔案，大多數(shù)是教師科研的成果，或者是學(xué)術(shù)活動(dòng)的成果。所以，可以在檔案的分類上，考慮更大的范圍，論文采用教學(xué)檔案、科研檔案、黨政檔案、財(cái)會(huì)檔案和其他檔案五個(gè)一級(jí)分類。作為高校，教學(xué)和科研自然需要，財(cái)會(huì)檔案則因其鮮明的特點(diǎn)，所以單獨(dú)設(shè)計(jì)，其余所有的檔案，可以認(rèn)定是各職能部門的工作檔案，一些新產(chǎn)生的或不知道如何歸類的，暫并于其他檔案。

2 高校檔案數(shù)字資源建設(shè)現(xiàn)狀

從調(diào)研情況來(lái)看，檔案數(shù)字資源建設(shè)呈現(xiàn)三種情況，即原生數(shù)字檔案資源、數(shù)字化檔案數(shù)字資源和檔案數(shù)字資源平臺(tái)資源。

經(jīng)調(diào)研，大多數(shù)院校，原生數(shù)字檔案僅僅占了所有檔案資源的四分之一還不到，很多還是近幾年數(shù)字化或無(wú)紙化辦公推進(jìn)的結(jié)果。

不少高校的科研成果檔案，基本上沒(méi)有經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工，很多保存在部門級(jí)或院系級(jí)，甚至還有不少的數(shù)字檔案，采用的是手機(jī)拍照的方式數(shù)字化而成的。另外，部分?jǐn)?shù)字檔案資源，是利用了其他機(jī)構(gòu)的數(shù)字資源，比如購(gòu)買的文獻(xiàn)資源等。這些資源，可以經(jīng)允許、有限制地轉(zhuǎn)換成高校檔案數(shù)字資源的組成部分。

高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)的建設(shè)，進(jìn)展還是非常緩慢。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索和實(shí)地考察，高校擁有專業(yè)的檔案數(shù)字資源平臺(tái)的單位還是非常的少，而河南省的高校，擁有檔案數(shù)字資源平臺(tái)的，更是鳳毛麟角。

鄭州大學(xué)檔案館分兩部分，一個(gè)是基于內(nèi)網(wǎng)的“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”，另外是面向互聯(lián)網(wǎng)的“檔案利用預(yù)約平臺(tái)”。鄭州輕工業(yè)大學(xué)的數(shù)字檔案平臺(tái)目前功能有6個(gè)方面：檔案系統(tǒng)、檔案遠(yuǎn)程預(yù)約、檔案征集、成績(jī)翻譯、翻譯系統(tǒng)管理和檔案查詢。河南大學(xué)數(shù)字化檔案綜合管理平臺(tái)2019年7月才開(kāi)始招標(biāo)。其他高校大多數(shù)只有一個(gè)網(wǎng)站，除了少量的文件查詢，并沒(méi)有提供任何的數(shù)字資源，有的高校甚至連網(wǎng)站也沒(méi)有。

3 高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)需求

通過(guò)實(shí)地考察和網(wǎng)絡(luò)問(wèn)卷調(diào)研的方式，對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)、檔案館室負(fù)責(zé)人、職能部門檔案相關(guān)人員、教職工、學(xué)生和與高校有關(guān)的政府部門、就業(yè)單位進(jìn)行了調(diào)研，了解高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)需求，主要包括決策支持、提升形象、提高服務(wù)效率和增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)四個(gè)方面。

傳統(tǒng)的高校檔案，大多是用來(lái)體現(xiàn)證明意義，借閱的最大價(jià)值在于“有”而已。實(shí)際上，不管是院系部門的決定，還是學(xué)校的發(fā)展決策，都應(yīng)該充分挖掘檔案的價(jià)值，對(duì)其進(jìn)行分析，為方法設(shè)計(jì)、方案確定、決策制定提供支持。[2]

開(kāi)展高校檔案數(shù)字資源對(duì)外服務(wù)，或者接收社會(huì)各界提供的檔案，比如，校友可以經(jīng)授權(quán)，查詢借閱某些檔案，也可以通過(guò)該平臺(tái)，提供與學(xué)校有關(guān)的數(shù)字檔案，包括校友的發(fā)展、曾經(jīng)的歷史照片，等等，從而豐富高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)的來(lái)源，加強(qiáng)校友間的互動(dòng)、高校與社會(huì)之間的互動(dòng)[3]，提升學(xué)校形象。

據(jù)調(diào)研，目前高校有非常多的業(yè)務(wù)，還需要查找實(shí)體檔案。通過(guò)構(gòu)建高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)，將經(jīng)常需要查詢的檔案，通過(guò)瀏覽器或移動(dòng)平臺(tái)提供瀏覽服務(wù)[4]。這不僅可以提高檔案服務(wù)的效率，也降低了服務(wù)的成本，尤其是人力成本和時(shí)間成本，更能實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的服務(wù)。

4 檔案業(yè)務(wù)服務(wù)意識(shí)和個(gè)性化服務(wù)方式

對(duì)于高校教職工和學(xué)生來(lái)說(shuō)，希望高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)提供與教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)相關(guān)的服務(wù)，服務(wù)需求更具有針對(duì)性。

比如有的高校檔案館為學(xué)生創(chuàng)業(yè)主動(dòng)提供服務(wù)技術(shù)檔案，記錄創(chuàng)業(yè)過(guò)程;建立學(xué)生成長(zhǎng)檔案，豐富學(xué)生的檔案形象。鄭州輕工業(yè)大學(xué)的檔案館，提供了成績(jī)翻譯功能，為出國(guó)留學(xué)的同學(xué)，提供成績(jī)檔案的翻譯工作。

部分高校的檔案館，面向校友，提供校友志檔案，不但將校友在校的檔案進(jìn)行了數(shù)字化整理，而且還允許校友上傳個(gè)人發(fā)展檔案，并在校友和檔案館的雙重允許下，對(duì)部分校友和學(xué)生開(kāi)放，從而讓大家領(lǐng)略校友的風(fēng)采[5]。教師也可以獲得歷年的教學(xué)、科研文件，成果目錄等，從而借鑒、發(fā)展和提高，也可以記錄教師的發(fā)展軌跡，保留科研痕跡，提高科研成就。

5 高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)模式

根據(jù)現(xiàn)有高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)狀，結(jié)合不同層次的建設(shè)需求，提出了幾種高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)模式，可供高校根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行模式選擇。

5.1 分布綜合式。分布綜合式指的是主要的檔案數(shù)字資源分布在原來(lái)的職能單位，少量的檔案數(shù)字資源保存在高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)，對(duì)外以一個(gè)整體的形象展示在用戶面前。

這種高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)的建設(shè)模式，適合大多數(shù)高校。因?yàn)楦咝５牟糠仲Y源，在職能上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，或者由職能部門開(kāi)展數(shù)字化，因?yàn)閷?duì)內(nèi)容比較熟悉，所以更加的專業(yè)，但可能增加了職能部門人員的工作壓力[6]。因此，可以采用教職工和職能部門專業(yè)人員聯(lián)合數(shù)字化的模式。

在這種模式中，很多檔案數(shù)字的利用是跨平臺(tái)的，從表面上看，是一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)，但實(shí)際上，利用中間件和集成技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行了多次調(diào)用，可能會(huì)降低查找的效率。

5.2 內(nèi)容整合式。內(nèi)容整合式指的是盡可能地將所有的檔案數(shù)字資源都集中在平臺(tái)中，并已經(jīng)進(jìn)行了內(nèi)容整合，這種模式也是高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)的目標(biāo)模式，在這種模式中，所需的檔案數(shù)字資源可以最快、最準(zhǔn)且最安全地提供各種綜合服務(wù)、專業(yè)服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)。

因?yàn)椋械臋n案數(shù)字資源都通過(guò)了統(tǒng)一的加工，既可以瀏覽，更可以挖掘、分析。除了基礎(chǔ)性服務(wù)之外，更可以進(jìn)行專業(yè)服務(wù)、個(gè)性服務(wù)，甚至開(kāi)展面向社會(huì)的服務(wù)[7]。

6 高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)優(yōu)化策略

6.1 全員參與、注重審核。充分發(fā)揮教職工、學(xué)生和其他用戶的作用，對(duì)其掌握的個(gè)人檔案，可以采用全員參與的方式，讓用戶自行數(shù)字化，采用用戶管理部門、職能部門和高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)管理員多重審核的方式，確保內(nèi)容不出錯(cuò)。

這樣，可快速且及時(shí)地增加平臺(tái)的資源數(shù)量，快速完成平臺(tái)建設(shè)。

6.2 平臺(tái)建設(shè)，規(guī)范先行。目前，不少高校限于條件，還沒(méi)有進(jìn)行高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)的建設(shè)，甚至部分業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字資源平臺(tái)也沒(méi)有。

數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為辦公和服務(wù)的主流，因此，在進(jìn)行現(xiàn)階段業(yè)務(wù)工作的時(shí)候，要充分考慮未來(lái)的需要，即使是紙質(zhì)檔案，也制定適合未來(lái)數(shù)字化的規(guī)范。屆時(shí)，減輕數(shù)字化的工作量，提高準(zhǔn)確度。

6.3 充分考慮與其他系統(tǒng)的交互。很多高校，已經(jīng)開(kāi)發(fā)或購(gòu)買了大量的數(shù)字平臺(tái)，如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、泛雅教學(xué)平臺(tái)、圖書管理系統(tǒng)等。

這些系統(tǒng)有的是業(yè)務(wù)系統(tǒng)，有的是學(xué)習(xí)系統(tǒng)，都將產(chǎn)生與業(yè)務(wù)、教職工和學(xué)生相關(guān)的檔案。因此，當(dāng)引入這些系統(tǒng)的時(shí)候，要充分考慮未來(lái)與檔案管理平臺(tái)的結(jié)合。

6.4 適用為主，兼顧長(zhǎng)遠(yuǎn)。信息技術(shù)的發(fā)展速度飛快，兼容性和跨平臺(tái)性，成為新系統(tǒng)的重要衡量指標(biāo)。因此，在進(jìn)行高校檔案數(shù)字資源建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)以滿足現(xiàn)有的需求為主?，F(xiàn)有的模塊化開(kāi)發(fā)技術(shù)，也使得未來(lái)系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)，不需要全盤推翻插件和中間件技術(shù)。因此，在建設(shè)模式的優(yōu)化方案中，要以適用為主。

高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)的建設(shè)，是教育數(shù)字化建設(shè)的重要構(gòu)成，更充分體現(xiàn)了檔案的價(jià)值，選擇合適的高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)建設(shè)模式，優(yōu)化建設(shè)方案，將起到事半功倍的作用。

要制定科學(xué)系統(tǒng)的檔案規(guī)范，便于高校檔案數(shù)字資源平臺(tái)的建設(shè)。另外，可以充分利用用戶的使用過(guò)程，評(píng)價(jià)使用效果，甚至采用情感交互技術(shù)[8]，為用戶提供更貼近實(shí)際需要的檔案服務(wù)，將會(huì)起到更好的效果。

*本文系2015年度國(guó)家新聞出版廣電總局國(guó)家新聞出版改革發(fā)展項(xiàng)目庫(kù)入庫(kù)項(xiàng)目“河南省科技期刊數(shù)字協(xié)同出版與服務(wù)創(chuàng)新工程”（項(xiàng)目編號(hào)：新廣出辦函【2015】105號(hào)）、河南省重點(diǎn)科技攻關(guān)計(jì)劃項(xiàng)目“河南省科技期刊知識(shí)服務(wù)數(shù)字出版發(fā)布系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與示范”（項(xiàng)目編號(hào)：152102210157）、科技部、財(cái)政部中央補(bǔ)助地方科技創(chuàng)新專項(xiàng)資金項(xiàng)目“河南省科技創(chuàng)新云服務(wù)平臺(tái)”（項(xiàng)目編號(hào)：豫財(cái)科【2016】149號(hào)）、2015年度河南省產(chǎn)學(xué)研合作項(xiàng)目“全媒體數(shù)字資源庫(kù)研究與開(kāi)發(fā)（項(xiàng)目編號(hào)：152107000069）”階段成果。

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（作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院圖書館 來(lái)稿日期：2019-10-20）