智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用

摘 要：隨著智能化技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域越發(fā)廣泛，其與檔案信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合是時(shí)代的大勢(shì)所趨。文章對(duì)智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用展開(kāi)分析和探討，結(jié)合智能化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，分別從人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和FRID處理等現(xiàn)代智能化技術(shù)的應(yīng)用層面以及定位、認(rèn)識(shí)、研究和行動(dòng)等方面，有效推進(jìn)智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用效果，希望為檔案建設(shè)管理工作提供更多的便捷性。

關(guān)鍵詞：智能化技術(shù)；檔案信息化；人工智能；大數(shù)據(jù)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，智能化技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域逐漸增加，在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用智能化技術(shù)，一方面，可以充分加快信息化建設(shè)的總體頻率與速度，使其可以在短時(shí)間內(nèi)完成目標(biāo)的數(shù)據(jù)建設(shè)任務(wù)；另一方面，還能通過(guò)各種不同的智能化技術(shù)，盡可能縮減檔案信息化建設(shè)的總體消耗時(shí)間，帶動(dòng)工作效率和質(zhì)量的綜合提升。在智能化技術(shù)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，有效推動(dòng)并實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

一、在檔案信息化建設(shè)中智能化技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

在人工智能技術(shù)的支持和作用下，可以為檔案信息化建設(shè)與管理提供更高效的服務(wù)保障，使其能夠充分滿足用戶的需求，帶動(dòng)工作效率的全面提升，有效滿足用戶隨用隨存取的個(gè)性化要求，真正帶動(dòng)檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。另外，借助人工智能技術(shù)，可以在一定程度上提高檔案的綜合利用價(jià)值，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理造成沖擊和影響，為信息化建設(shè)的發(fā)展提供強(qiáng)效驅(qū)動(dòng)力，拉動(dòng)人才需求層次的提升，進(jìn)而為檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)和社會(huì)的全面進(jìn)步產(chǎn)生強(qiáng)大的助力。

1.智能化收集電子檔案

作為檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)硬盤等現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息，使其與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)，能夠有效緩解部分地區(qū)公共檔案管理場(chǎng)所的數(shù)據(jù)壓力。利用智能Agent技術(shù)可以在一定程度上提高數(shù)據(jù)信息的收集效率，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案的智能化收集，這項(xiàng)技術(shù)本身?yè)碛休^強(qiáng)的自主性，會(huì)根據(jù)工作人員制定的需求來(lái)智能抓取電子文檔。另外，考慮到檔案信息化建設(shè)并不單純只由網(wǎng)絡(luò)中抓取信息，還需要確保其真實(shí)性、可靠性、完整性以及可用性。部分信息化檔案是以音視頻、圖像等形式存儲(chǔ)，需要靈活應(yīng)用語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)，將音視頻的檔案精準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為文本信息，并能分析其中的各類語(yǔ)種，為后續(xù)的分類與內(nèi)容分析創(chuàng)造有利的前提條件。而針對(duì)部分因光線或者分辨率、氣候條件等相關(guān)因素導(dǎo)致信息模糊的檔案，可以借助信號(hào)處理和圖形處理等技術(shù)，在經(jīng)過(guò)綜合處理后，使其恢復(fù)高清晰度。

2.檔案數(shù)據(jù)信息的高效共享

在新的社會(huì)背景下，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化等，是賦予檔案管理的全新要求，檔案使用者能夠更加清楚、高效地完成信息檢索和資料搜尋。結(jié)合《中國(guó)檔案分類法》的相關(guān)要求，檔案檢索分類具有復(fù)雜性，大多數(shù)使用人員無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)檔案類別的精準(zhǔn)掌控，因此，在人工智能技術(shù)的作用下，可以將不同檔案之間的重要程度以及相關(guān)性等給予同步考慮，并采用加權(quán)混合索引的方式，幫助使用人員快速搜查目標(biāo)資料，從而帶動(dòng)檢索精準(zhǔn)度和效率的全面提升。另外，還可以應(yīng)用自然語(yǔ)言加工系統(tǒng)，使用人員可以通過(guò)提問(wèn)的方式，在人工智能技術(shù)反復(fù)推理的過(guò)程中，從已有的信息庫(kù)中查找到相應(yīng)的答案，加上可以感知用戶數(shù)據(jù)信息搜集類型的偏好，并適當(dāng)增加該方面的信息推送，促進(jìn)檔案信息的實(shí)時(shí)共享。

3.減少檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)成本

對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作而言，通過(guò)建設(shè)具有服務(wù)、宣傳和交流等功能的網(wǎng)站平臺(tái)，能夠?qū)n案信息化直接面向社會(huì)大眾，使其能夠在有限的時(shí)間和精力下，完成遠(yuǎn)程獲取和搜集文件數(shù)據(jù)信息，使檔案信息可以真正實(shí)現(xiàn)觸手可及。在檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)用人工智能技術(shù)，可以有效理解和響應(yīng)訪問(wèn)人員的個(gè)性化需求，并結(jié)合其實(shí)際情況給予適當(dāng)?shù)膸椭椭С?。在人工智能技術(shù)的輔助下，能夠針對(duì)網(wǎng)站的相關(guān)核心參數(shù)自動(dòng)調(diào)整，并結(jié)合實(shí)際情況創(chuàng)建網(wǎng)頁(yè)的基礎(chǔ)布局，針對(duì)實(shí)際內(nèi)容和相關(guān)品牌實(shí)施綜合優(yōu)化和完善，使其不再完全依賴于設(shè)計(jì)工作人員的同時(shí)，給予游覽和訪問(wèn)用戶更加舒適的感受和服務(wù)體驗(yàn)，進(jìn)而吸引更多受眾的關(guān)注和認(rèn)可。

4.大數(shù)據(jù)處理技術(shù)

（1）實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的集中化管理

為了全面推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層需要優(yōu)化創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案信息載體，并實(shí)現(xiàn)檔案的集中化管理。從以前檔案管理工作模式中可以看出，基本上充分踐行了分片分區(qū)管理的綜合理念，彼此之間并無(wú)明顯的交集，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)始終處于獨(dú)立且分散的狀態(tài)，交流程度低，共享效率落后。而在大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的支持和作用下，可以有機(jī)整合分散的檔案數(shù)據(jù)，讓訪問(wèn)者可以精準(zhǔn)搜尋所需的檔案數(shù)據(jù)信息，不僅可以提高檔案搜集和信息化建設(shè)的工作效率，還能深化檔案管理的相關(guān)工作內(nèi)涵，讓大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的核心優(yōu)勢(shì)與作用得到全面充分的呈現(xiàn)和發(fā)揮，構(gòu)建以全國(guó)為基礎(chǔ)的檔案信息化資源建設(shè)平臺(tái)，能夠有效避免重復(fù)錄入等情況的出現(xiàn)。

（2）深入挖掘檔案信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)內(nèi)涵

通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，能夠全面深入地挖掘相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)信息，幫助管理者在海量的數(shù)據(jù)中，更加精準(zhǔn)地了解用戶的實(shí)際需求，從而為其提供更加一致的服務(wù)和保障。在分析型數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，可以和MYSQL協(xié)議相關(guān)語(yǔ)法的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生綜合兼容，使其能夠在面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)信息時(shí)，在最短時(shí)間內(nèi)完成響應(yīng)反饋，再經(jīng)過(guò)多維分析透視的方式，將檔案信息化建設(shè)的相關(guān)需求綜合全面地呈現(xiàn)給管理工作人員。在大數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，可以有效提高檔案信息化建設(shè)管理的精準(zhǔn)度，避免遺漏和丟失關(guān)鍵性數(shù)據(jù)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

（3）拓展檔案信息化建設(shè)的服務(wù)管理能力

目前，我國(guó)部分地區(qū)的檔案管理部門，在管理方式和服務(wù)模式等方面嚴(yán)重缺乏創(chuàng)新和優(yōu)化，不僅無(wú)法適應(yīng)和滿足當(dāng)前的社會(huì)需求，還限制和阻礙了檔案信息化建設(shè)的全面發(fā)展。而通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和落實(shí)，以網(wǎng)絡(luò)智能化數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為基礎(chǔ)，創(chuàng)建一條龍式的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)多個(gè)地區(qū)檔案管理部門的高效聯(lián)動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)高效的一體化管理。在了解訪問(wèn)者的實(shí)際需求之后，檔案管理人員可以借助相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，通過(guò)檢索和咨詢的方式，精準(zhǔn)查找對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，不僅充分貼合來(lái)訪者的需求，還能減少時(shí)間和精力的消耗，并在檔案信息化的采集、整合、挖掘以及檢索等環(huán)節(jié)產(chǎn)生重要的動(dòng)力和支持，形成完整的服務(wù)鏈條，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用，為檔案信息化建設(shè)的總體進(jìn)度和效果提供良好的支持與保障。

5.云計(jì)算核心技術(shù)

首先，因各區(qū)域經(jīng)濟(jì)水平不同，對(duì)檔案信息化建設(shè)的總體投入資源往往也具有差異。部分財(cái)政經(jīng)費(fèi)相對(duì)緊張的區(qū)域，甚至無(wú)法實(shí)現(xiàn)和滿足基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的需求，而經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的區(qū)域，在建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施之后還會(huì)出現(xiàn)資源閑置的情況。因此，檔案管理相關(guān)部門，可以靈活應(yīng)用云計(jì)算的“基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)”方式，對(duì)檔案信息化的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施等，在“云”平臺(tái)的基礎(chǔ)上，給各級(jí)別的檔案部門提供高效的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)服務(wù)。一方面，能夠避免和減少資源的浪費(fèi)；另一方面，還能縮減基礎(chǔ)能力薄弱區(qū)域?qū)ο到y(tǒng)運(yùn)維的成本開(kāi)銷，為全國(guó)檔案信息化事業(yè)的綜合發(fā)展提供助力。

其次，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，綜合應(yīng)用管理系統(tǒng)的研發(fā)和運(yùn)行，通常需要投入大量的資金和人工成本，且無(wú)法有效保障該系統(tǒng)的綜合質(zhì)量。而通過(guò)云計(jì)算核心技術(shù)的應(yīng)用，可以將各區(qū)域或檔案部門的優(yōu)秀技術(shù)型人才與資金有機(jī)統(tǒng)一起來(lái)，進(jìn)而研發(fā)和推廣高品質(zhì)的檔案管理軟件或系統(tǒng)。一方面，能夠有效避免重復(fù)資金的投入和專業(yè)化人才缺失；另一方面，可以借助軟件的廣泛推廣和應(yīng)用，積極改變和扭轉(zhuǎn)因復(fù)建造成的異構(gòu)問(wèn)題，為檔案信息化平臺(tái)提供更加可靠的安全保障。

最后，結(jié)合云計(jì)算核心技術(shù)，能夠構(gòu)建檔案資源管理的綜合體系，更加清楚、便捷地獲取數(shù)字檔案資源，并開(kāi)展各個(gè)專題的研發(fā)編制，利用運(yùn)算處理系統(tǒng)，用一站式檢索的功能系統(tǒng)，完成跨專業(yè)、跨地區(qū)檔案信息的收集和檢索。

6.FRID處理技術(shù)

簡(jiǎn)單來(lái)講，F(xiàn)RID技術(shù)本身是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，能夠通過(guò)射頻信號(hào)的方式對(duì)相應(yīng)的物品和對(duì)象自動(dòng)識(shí)別，并獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，和傳統(tǒng)的條形碼相比，F(xiàn)EID技術(shù)具有更加卓越的防水、防磁性能優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，還可以抵御高溫的炙烤，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)和盤點(diǎn)查找等方面有著直接的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)。通過(guò)應(yīng)用FRID技術(shù)能夠真正讓檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了智能化的戰(zhàn)略目標(biāo)，方便管理人員實(shí)時(shí)查詢和管理相應(yīng)的具體業(yè)務(wù)。在FRID技術(shù)的作用下，各區(qū)域檔案綜合管理與信息化建設(shè)中工作人員的任務(wù)強(qiáng)度明顯減少，通過(guò)掃描可以將文字版本的數(shù)據(jù)信息精準(zhǔn)錄入相應(yīng)的智能化系統(tǒng)平臺(tái)，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的智能化發(fā)展，并帶動(dòng)相關(guān)工作效率和質(zhì)量的全面提升，為我國(guó)檔案管理工作提供強(qiáng)大支持。

二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中智能化技術(shù)應(yīng)用的措施

1.定位層面

為了充分發(fā)揮智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的實(shí)際應(yīng)用效果，需要精準(zhǔn)確定智能化技術(shù)在完成智慧檔案館這一未來(lái)發(fā)展目標(biāo)的戰(zhàn)略性定位。鑒于檔案信息化建設(shè)屬于漫長(zhǎng)且悠遠(yuǎn)的實(shí)踐過(guò)程，在該過(guò)程中，每個(gè)不同時(shí)期和階段都會(huì)伴隨著相應(yīng)的任務(wù)和形勢(shì)要求，為充分發(fā)揮智能化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，需要始終將其作為完成相關(guān)核心任務(wù)的關(guān)鍵階段。確保每個(gè)時(shí)期都能夠開(kāi)展正確的操作，從而用更少的投入，換取更多的收獲。在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，需要明確將智慧檔案館列為重要的任務(wù)前提，使其能充分發(fā)揮導(dǎo)向作用，有效呈現(xiàn)智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)以及智慧檔案館建設(shè)中的引導(dǎo)價(jià)值，推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化完善，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)奠定更加穩(wěn)健的基礎(chǔ)保障。

2.認(rèn)識(shí)層面

為了能夠真正推動(dòng)智慧檔案館的高效建成，必須從意識(shí)形態(tài)方面著手，讓相關(guān)工作人員都能夠充分意識(shí)到智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的實(shí)際應(yīng)用效果，提高對(duì)智能化技術(shù)的關(guān)注和重視，充分?jǐn)U展智能化技術(shù)在未來(lái)檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用想象空間，主動(dòng)提出其中存在的顯著問(wèn)題，并以此為依據(jù)展開(kāi)對(duì)解決方式的探討與分析，發(fā)現(xiàn)更加合適的應(yīng)用場(chǎng)景。例如，傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是通過(guò)等待的方式來(lái)獲取相應(yīng)的檔案信息和相關(guān)服務(wù)，而通過(guò)轉(zhuǎn)型升級(jí)，強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，將坐店等待轉(zhuǎn)變成上門服務(wù)等方式，為相關(guān)需求者給予更優(yōu)質(zhì)的智能化檔案信息服務(wù)。同時(shí)，還能在對(duì)外的交流合作中，持續(xù)提供更舒適、高效的服務(wù)，有效提升智能化技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用效果。

3.研究層面

結(jié)合目前國(guó)內(nèi)外已有的研究成果來(lái)看，對(duì)智慧檔案館的總體研究相對(duì)偏少，說(shuō)明目前國(guó)際上還沒(méi)有形成針對(duì)其展開(kāi)的專業(yè)化探討與分析。結(jié)合我國(guó)近幾年的記錄分析，發(fā)現(xiàn)通過(guò)應(yīng)用智能化技術(shù)的方式，能夠?yàn)橥苿?dòng)檔案信息化建設(shè)形成強(qiáng)大的助推力，使其在短時(shí)間內(nèi)高效完成檔案信息的查閱和檢索等，提供來(lái)訪者和工作人員的工作效率。

4.行動(dòng)層面

（1）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)調(diào)檔案信息化建設(shè)的資源共享

檔案信息化建設(shè)的工作量是巨大的，間接說(shuō)明管理工作人員具有較高的工作壓力，若不降低工作壓力，長(zhǎng)此以往可能導(dǎo)致后續(xù)檔案管理發(fā)生問(wèn)題。面對(duì)這種情況，管理工作人員可以借助現(xiàn)代技術(shù)緩解工作壓力，通過(guò)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)調(diào)檔案信息化建設(shè)的資源共享，并不斷創(chuàng)新管理模式，尋找檔案信息化建設(shè)工作的新思路。

（2）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的安全性

一方面，可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建智能化、現(xiàn)代化檔案監(jiān)控系統(tǒng)，時(shí)刻關(guān)注相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息的流動(dòng)情況；另一方面，為了強(qiáng)化工作人員對(duì)檔案資料的重視程度，明確檔案信息被泄露可能造成的危害和影響，激發(fā)工作人員的責(zé)任意識(shí)。真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的全面安全管理，不僅可以有效避免重要數(shù)據(jù)的流失和錯(cuò)亂，還能提高檔案信息化建設(shè)的總體效果。

（3）打造專業(yè)的人才隊(duì)伍，提升檔案信息化建設(shè)管理水平

在全新的社會(huì)背景下，為了順應(yīng)檔案信息化建設(shè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，不僅要求相關(guān)管理工作人員掌握一定水平的檔案管理知識(shí)，能夠熟練應(yīng)用相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，還要求相關(guān)工作人員掌握基本的現(xiàn)代數(shù)字化信息技術(shù)知識(shí)理論，能夠獨(dú)自完成檔案信息化管理的基本技術(shù)操作，打造專業(yè)的人才管理隊(duì)伍，將人才隊(duì)伍的核心優(yōu)勢(shì)順利轉(zhuǎn)化為檔案信息化建設(shè)的助力，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)未來(lái)持續(xù)、高質(zhì)量發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)聯(lián)合智能化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，能夠在一定程度上對(duì)檔案信息化建設(shè)的效率產(chǎn)生直接的促進(jìn)作用。所以，在此基礎(chǔ)上，需要明確檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)和執(zhí)行方式，并逐漸將各類智能化技術(shù)應(yīng)用到檔案信息化建設(shè)的收集與建設(shè)中，為后續(xù)智慧化檔案館的宏遠(yuǎn)建設(shè)目標(biāo)創(chuàng)造可靠且穩(wěn)定的前提條件，為我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展戰(zhàn)略提供支持與保障。

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（作者單位：煙臺(tái)市高新區(qū)公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中心）

作者簡(jiǎn)介：張旭芳（1971—），女，漢族，山東煙臺(tái)人，本科，副研究館員，研究方向：特色檔案征集利用。