科研機(jī)構(gòu)如何做好檔案管理中的保密工作

劉昊星

(天津國際生物醫(yī)藥聯(lián)合研究院 天津300457)

1 科研機(jī)構(gòu)做好檔案管理中保密工作的現(xiàn)實意義

檔案管理包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等。對于科研機(jī)構(gòu)來說，最重要的檔案類別為科技檔案，科技檔案是科研機(jī)構(gòu)科學(xué)技術(shù)成果的集中體現(xiàn)，反映著科研機(jī)構(gòu)的研發(fā)技術(shù)水平，具有極大的開發(fā)利用價值和指導(dǎo)決策價值，是科研機(jī)構(gòu)具有核心競爭力的寶貴資源。因此，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中加強(qiáng)保密工作，是科研機(jī)構(gòu)維護(hù)自主知識產(chǎn)權(quán)，保證機(jī)構(gòu)可持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵舉措，具有十分重要而深遠(yuǎn)的意義。

2 科研機(jī)構(gòu)檔案管理中保密工作存在的問題

2.1 保密意識有待提高

當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的快速迭代升級，許多科研機(jī)構(gòu)將工作的著眼點(diǎn)完全聚焦于科技研發(fā)，力爭領(lǐng)跑行業(yè)，因此出現(xiàn)了部分科研機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)只重視研發(fā)創(chuàng)新，忽視日常行政管理工作的情況，特別是對檔案管理中的保密工作知之甚少，甚至不聞不問，僅由內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人全權(quán)代理。另有部分科研人員缺乏保密意識，沒有學(xué)習(xí)過《保密法》，不懂得如何界定國家秘密與工作秘密，認(rèn)為自己沒有接觸到涉密文件，就“無密可?！保蛘哒J(rèn)為信息網(wǎng)絡(luò)四通八達(dá)，“有密難?！薄＿€有一些科研機(jī)構(gòu)的檔案管理人員，僅僅掌握國家秘密的保密措施，對于工作秘密、科學(xué)技術(shù)秘密如何辨析、如何保護(hù)含混不清，導(dǎo)致界限不明，標(biāo)準(zhǔn)不清，工作難以有效開展。

2.2 檔案保密制度不健全

在制度體系建設(shè)方面，許多科研機(jī)構(gòu)雖能制定并執(zhí)行檔案管理相關(guān)規(guī)范，但對檔案的保密工作沒有切實可行的措施，甚至完全空白；或者僅有國家秘密檔案資料的管理規(guī)定，但對工作秘密、科學(xué)技術(shù)秘密卻沒有詳細(xì)的制度約束。在檔案的分類管理上，沒有從密級和類別上進(jìn)行細(xì)化，檔案的使用權(quán)限沒有劃分，對管檔人員的保密職責(zé)也沒有明確規(guī)定，導(dǎo)致在實際操作過程中，無從監(jiān)督檔案使用的保密情況，工作秘密、科學(xué)技術(shù)秘密檔案也與一般檔案一樣，使用申請程序簡單，極易造成檔案收回不及時、不完整，或者隨意復(fù)制、隨意傳播的情況。

2.3 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高

科研機(jī)構(gòu)的檔案資料種類繁多，涉及到學(xué)科交叉融合的情況也十分普遍。隨著科研機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)交流日益國際化、全球化，外文文獻(xiàn)和檔案資料大量涌入科研機(jī)構(gòu)，逐漸占據(jù)了科研機(jī)構(gòu)館藏的很大比例。由于許多科研機(jī)構(gòu)在檔案管理人員的選拔聘用上都呈現(xiàn)出“年齡偏大、學(xué)歷偏低”的特點(diǎn)，這類人員僅具備最基本的檔案整理技能，無論學(xué)術(shù)背景還是保密意識，都無法適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化科研機(jī)構(gòu)檔案管理的需要，特別是在保密工作層面上，無法精準(zhǔn)辨晰秘密檔案和一般檔案的區(qū)別。對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不了解，使得這類管檔人員無法對秘密檔案采取有力的保密防范措施，對網(wǎng)絡(luò)泄密更是束手無措。

2.4 信息化背景下防范檔案網(wǎng)絡(luò)泄密能力不強(qiáng)

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，電子檔案在科研機(jī)構(gòu)檔案中的比例快速上升，通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)開展檔案管理已成為必然，為科研機(jī)構(gòu)檔案的開發(fā)利用提供了極大便利。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛運(yùn)用的同時也帶來了泄密隱患，網(wǎng)絡(luò)可以說是科研機(jī)構(gòu)保密防線的最薄弱環(huán)節(jié)，無論是移動存儲介質(zhì)的即插即用，還是辦公自動化設(shè)備的互聯(lián)共享，都有可能成為秘密信息泄露的渠道，甚至是別有用心者實施秘密竊取的突破點(diǎn)。檔案管理人員的管理不力和檔案使用人員的疏忽，都對檔案信息的秘密安全形成極大威脅，特別是工作信息在網(wǎng)上發(fā)布時，如未能嚴(yán)格審批和采取訪問限制措施，則極易造成工作秘密、科學(xué)技術(shù)秘密的不脛而走，這些情況給科研機(jī)構(gòu)帶來的經(jīng)濟(jì)損失都是難以估量的。

3 科研機(jī)構(gòu)加強(qiáng)檔案管理中保密工作的措施

3.1 加強(qiáng)對科研機(jī)構(gòu)人員的保密宣傳教育

為提高科研機(jī)構(gòu)工作人員的保密意識，最有力的措施就是將保密宣傳教育落實落細(xì)，使科研機(jī)構(gòu)人員認(rèn)識到做好保密工作是保護(hù)檔案資源安全的重要法寶。一是要深入了解科研機(jī)構(gòu)人員對保密措施的掌握情況，有針對性的組織開展《保密法》《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》等保密法律法規(guī)的宣講解讀，將保密工作與檔案管理結(jié)合起來，從普法角度為科研機(jī)構(gòu)人員指明保密“紅線”；二是要充分利用保密法治宣傳周、保密工作自查自評等時機(jī)，對科研機(jī)構(gòu)檔案管理情況進(jìn)行自我評價，自我改進(jìn)，查找保密工作漏洞，及時加以整改；三是在科研機(jī)構(gòu)人員中間開展保密知識講座，運(yùn)用正反面案例進(jìn)行典型教育，為科研機(jī)構(gòu)人員敲響警鐘，使其時時刻刻繃緊保密之弦。

3.2 進(jìn)一步建立健全檔案保密制度

為使檔案管理的保密工作更加規(guī)范化，科研機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案保密制度建設(shè)，按照《保密法》《中共中央關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)保密工作的意見》等制度和文件精神，結(jié)合科研機(jī)構(gòu)自身實際情況，制定《國家秘密載體管理辦法》《科技檔案使用規(guī)定》《檔案管理工作人員職責(zé)規(guī)范》等規(guī)章制度，對國家秘密載體、工作秘密、科學(xué)技術(shù)秘密等檔案資料，既有歸總又有區(qū)分地實施管理，明確檔案管理人員職責(zé)要求。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的保密管理方面，應(yīng)對涉密計算機(jī)、涉密移動存儲介質(zhì)和非涉密計算機(jī)、非涉密存儲介質(zhì)分別制定保密規(guī)定，使檔案資料的存儲和傳遞更加安全規(guī)范，做到保密工作有章可循、有據(jù)可查。此外，更為重要的是，對于科研機(jī)構(gòu)這一從事科學(xué)技術(shù)活動的特定機(jī)構(gòu)來說，還應(yīng)制定本機(jī)構(gòu)的《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》，要求學(xué)科帶頭人、課題組負(fù)責(zé)人承擔(dān)起科技檔案的保密責(zé)任，并在所有課題參與人員中執(zhí)行保密承諾制，簽訂保密協(xié)議，防止發(fā)生科學(xué)技術(shù)成果失密泄密情況。

3.3 推進(jìn)職能合并提高檔案管理人員保密素質(zhì)

無論制度如何完善，歸根結(jié)底需要人來執(zhí)行方可取得成效。當(dāng)前，部分科研機(jī)構(gòu)分別設(shè)立了檔案管理部門與保密安全部門，人員上則由檔案管理部門承擔(dān)檔案保管和利用職能，保密安全部門承擔(dān)機(jī)構(gòu)的保密工作和安全防范職能。兩個部門雖各有明確職責(zé)，但在實際管理過程中，兩部門往往職能交叉較多，業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密，可以考慮將保密安全部門的保密職能分離出來，與檔案管理部門合并，共同承擔(dān)管檔保密職責(zé)，并至少配備二人以上，可起到相互監(jiān)督、便于改進(jìn)的作用。在此基礎(chǔ)上，要不斷提高檔案保密人員的素質(zhì)和水平，一方面要具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和保密意識，另一方面要熟練掌握檔案管理和保密工作的新知識、新技術(shù)，同時還要深刻了解自身機(jī)構(gòu)的科學(xué)技術(shù)工作特點(diǎn)，有側(cè)重地學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)的主要研發(fā)方向及其科研前沿信息。在綜合掌握多種技能、多領(lǐng)域知識的情況下，才能游刃有余地承擔(dān)起檔案管理和保密工作的雙重責(zé)任。

3.4 提高檔案網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)保密水平

科研機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運(yùn)用，不僅體現(xiàn)在檔案資料存儲數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用上，還體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的逐步推行上。在此情況下，一是要增加保密專用檢查監(jiān)控設(shè)備的投入，定期對機(jī)構(gòu)內(nèi)各終端設(shè)備進(jìn)行保密檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時堵塞漏洞；二是要在機(jī)構(gòu)內(nèi)鋪設(shè)局域網(wǎng)，通過分級管理、訪問限制等手段保護(hù)日常資料信息的傳輸安全，使用規(guī)范；三是要加強(qiáng)對保密要害部門、崗位的保護(hù)，對涉密網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離，防止以任何媒介、任何形式泄露秘密信息。

總之，檔案是科研機(jī)構(gòu)的珍貴資源，做好檔案管理的保密工作是檔案管理人員的首要職責(zé)。因此，科研機(jī)構(gòu)的檔案管理人員要在我國科學(xué)技術(shù)工作的新形勢、新要求下，不斷強(qiáng)化保密意識，提高檔案管理和保密工作水平，以檔案保密工作為科學(xué)技術(shù)工作保駕護(hù)航、做好服務(wù)，推動科研機(jī)構(gòu)持續(xù)又好又快發(fā)展。