學(xué)校檔案管理工作探研

摘要：學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)之一，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標志，是維護學(xué)校歷史真實面貌的重要途徑。文章結(jié)合實際，分析學(xué)校檔案管理工作的重要性，探討學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀，并提出了加強學(xué)校檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;管理工作;效率;策略

中圖分類號：G472.4文獻標志碼：A文章編號：1008-3561（2019）06-0033-01

學(xué)校檔案是學(xué)校各項工作活動的歷史記錄，是學(xué)校教學(xué)教研、教師業(yè)績、基建、設(shè)備、會計等所有在學(xué)校各項工作、活動中形成的可供之后查證和參考的資料的整合，對于當前和今后工作查考具有重要的作用，是學(xué)校寶貴的文化財富。而在眾多類型的檔案中，學(xué)校檔案對于學(xué)校自身發(fā)展、師生發(fā)展、社會發(fā)展都是非常重要的。

一、學(xué)校檔案管理工作的重要性

（1）檔案管理是否高效恰當會影響到學(xué)校工作的方方面面。學(xué)校的管理與發(fā)展離不開科學(xué)的決策，科學(xué)的決策更加需要真實可靠的第一手材料。學(xué)校檔案除了會記錄校園精神文明建設(shè)情況、師生生活與學(xué)習情況、教學(xué)實踐、教學(xué)研究等資料之外，也記載了學(xué)校的優(yōu)秀歷史、豐功偉績、優(yōu)良傳統(tǒng)和寶貴經(jīng)驗。學(xué)校的管理者可以以此為基礎(chǔ)，汲取其中的精華，綜合分析，科學(xué)決策，從而形成正確的發(fā)展思路。因此，做好學(xué)校檔案的管理工作對于一個學(xué)校的發(fā)展是非常重要的，甚至學(xué)校檔案管理的好壞還會影響一個學(xué)校的前途和命運。（2）檔案管理能極大地調(diào)動教職員工工作的積極性。管理的核心是人的管理，從實際情況看，一所學(xué)校要想得到長遠發(fā)展，就必須充分調(diào)動全體教職員工的積極性。在學(xué)校檔案中，記載著每一位教職員工曾經(jīng)為學(xué)校所做的貢獻，以及他們在過往的教學(xué)生涯中所積累的點點滴滴的經(jīng)驗，包括他們的教學(xué)筆記、教學(xué)資料、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)反思等?？吹竭@些記錄完整的檔案，會在很大程度上增強廣大教師的榮譽感和自豪感，激發(fā)廣大教師的工作熱情。同時，對每個教師和學(xué)生的成長也會起到鞭策和激勵作用，使學(xué)校管理工作更高效。

二、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，很多學(xué)校已經(jīng)意識到檔案管理工作的重要性，并且在努力采取多種措施保證檔案管理的高效化。但是，從目前的情況來看，一些學(xué)校在檔案管理方面仍然存在不少的問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。（1）檔案管理工作意識薄弱。長期以來，一些學(xué)校的部分教職員工對檔案工作存在一些誤區(qū)，認為只要把資料保存著，應(yīng)付好查檔就行，沒有充分認識到檔案工作在學(xué)校發(fā)展中的重要性和必要性。（2）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些學(xué)校檔案管理員大部分由中途轉(zhuǎn)崗、兼職負責或年齡較大等情況的人員擔任，雖然他們具有豐富的教學(xué)能力，但是缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，僅僅能滿足檔案的保存、看護等基本功能。這樣，會嚴重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。（3）管理方式落后，在檔案室環(huán)境設(shè)施、檔案儲存形式等方面亟待升級。一是大部分單位都有單獨的檔案室，但是有的檔案室狹窄、潮濕，“六防”設(shè)備不配套，從而導(dǎo)致相關(guān)的檔案很容易遭到破壞;二是一些學(xué)校的檔案保管設(shè)備不先進，不能跟上時代的需求;三是檔案絕大多數(shù)還是紙質(zhì)形式，影像載體的檔案占比較小，文件立卷后還需相關(guān)人員進行規(guī)整，勞動量大、效率低。

三、加強學(xué)校檔案管理工作的策略

（1）健全完善檔案管理制度，為檔案管理工作提供強力支撐。學(xué)校必須強化檔案管理的意識，健全并努力完善檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。在嚴格貫徹各級檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的同時，學(xué)校要根據(jù)實際情況，制定出適合本校的相關(guān)規(guī)章制度。在制定檔案管理制度時，學(xué)校一定要注意做好相關(guān)制度的細化工作，保證檔案工作的每一個細節(jié)都有章可循。（2）配齊配好工作人員，為檔案管理工作做好人力保障。一要強化學(xué)校的用人意識，注意提升檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)。二要提高從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)，尤其是高效地運用網(wǎng)絡(luò)和計算機進行檔案管理的素質(zhì)。只有這樣，才能滿足現(xiàn)代社會對檔案管理人員所提出的要求。（3）加強硬件支撐，保證檔案管理工作質(zhì)量。目前，學(xué)校在確保檔案材料安全的基礎(chǔ)上，要意識到檔案管理的現(xiàn)代化、信息化是新時代檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。與傳統(tǒng)的人工管理方式相比，現(xiàn)代化技術(shù)不但能大大提高檔案工作效率，而且能將儲存的信息及時進行整合分析，提高利用率，真正體現(xiàn)出檔案信息的價值。（4）依靠活動支撐，擴大檔案管理工作影響力。學(xué)校只有與時俱進，拓展新思路，才能不斷適應(yīng)新形勢，推動檔案管理工作的快速發(fā)展。因此，學(xué)校檔案工作應(yīng)與校園各項工作相結(jié)合，作為展示學(xué)校自身形象和發(fā)展成果等的重要載體，體現(xiàn)出學(xué)校的魅力、文化、思路、價值觀等。（5）改進服務(wù)方式，促進檔案管理工作更加高效。檔案管理工作不能僅限于看守檔案、應(yīng)付查閱等最基本的功能，應(yīng)該不斷更新思路，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式。同時，檔案管理人員要不斷強化自己的信息運用能力，提高自己運用現(xiàn)代化技術(shù)的水平，進而提高檔案管理效率。

總之，檔案管理是學(xué)校管理中的一部分，也是重要的部分。學(xué)校只有更新管理方式，提高管理人員職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)，不斷提高檔案利用率，充分挖掘檔案存在的價值和內(nèi)涵，才能找到檔案管理發(fā)展的最佳途徑。

參考文獻：

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