中小企業(yè)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的問題與對策

李壘

摘要：中小企業(yè)數(shù)量眾多，在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和促進(jìn)就業(yè)等方面有著重要作用，特別是最近幾年，國家在保護(hù)和發(fā)展民營經(jīng)濟(jì)方面給了更多的關(guān)注。固定資產(chǎn)是企業(yè)重要生產(chǎn)要素，在企業(yè)擁有的資產(chǎn)中占比最大，合理管理好固定資產(chǎn)，不僅可以節(jié)約企業(yè)的成本還可以為企業(yè)帶來更多的收入。目前，中小企業(yè)在固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中還存在一些問題，文章主要通過對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中的問題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的解決措施，使固定資產(chǎn)能為企業(yè)帶來更多利益。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);固定資產(chǎn);內(nèi)部控制

一、固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的概念和目標(biāo)

（一）固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的概念

固定資產(chǎn)，主要是企業(yè)用于經(jīng)營管理需要而持有的，金額比較大，使用期限超過一年的資產(chǎn)。區(qū)別于企業(yè)的存貨，持有固定資產(chǎn)的目的不是為了出售。也區(qū)別與無形資產(chǎn)，固定資產(chǎn)有實物形態(tài)。通常企業(yè)的固定資產(chǎn)可以劃分為：房屋建筑物、機器設(shè)備、運輸工具以及其他電子設(shè)備和器具等。

內(nèi)部控制，是指企業(yè)為了實現(xiàn)一定的控制目標(biāo)而制定的一系列活動，主要是為了使企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，財務(wù)報告更加真實和相關(guān)，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營的效率和效果。從而防止企業(yè)資產(chǎn)受到損失，企業(yè)經(jīng)營失敗，對企業(yè)的風(fēng)險及時進(jìn)行控制。

固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制，主要是與固定資產(chǎn)有關(guān)的為了實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理目標(biāo)的過程。內(nèi)部控制的要素包括內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督，那么固定資產(chǎn)內(nèi)部控制也主要是通過分析這五個方面，來實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的目標(biāo)。

（二）固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的目標(biāo)

根據(jù)內(nèi)部控制的目標(biāo)，可以把固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的目標(biāo)概括為：保證企業(yè)固定資產(chǎn)取得合法性和合理性，保證固定資產(chǎn)實物的安全性和完整性，保證固定資產(chǎn)計量的準(zhǔn)確性，保證固定資產(chǎn)周轉(zhuǎn)效率的有效性，來促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)營效果和效率。

二、固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中存在的問題

（一）缺少固定資產(chǎn)管理的職能部門

內(nèi)部環(huán)境在大的方面影響企業(yè)各項具體的內(nèi)部控制活動，內(nèi)部環(huán)境不好更容易發(fā)生內(nèi)控失敗的事情，但也不是說只有內(nèi)部環(huán)境不好一定會發(fā)生內(nèi)控失敗的事情。與固定資產(chǎn)有關(guān)內(nèi)部控制環(huán)境問題主要是指中小企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中往往缺少相應(yīng)的資產(chǎn)管理部門，大多數(shù)中小企業(yè)沒有設(shè)置資產(chǎn)管理部門，企業(yè)的機器設(shè)備是由生產(chǎn)主管負(fù)責(zé)管理或者工人進(jìn)行管理，企業(yè)生活類的固定資產(chǎn)往往是由行政管理部門負(fù)責(zé)，另外企業(yè)也很少有施工管理部門，因此，企業(yè)不能對固定資產(chǎn)和在建工程進(jìn)行有效管理。

（二）沒有建立與固定資產(chǎn)有關(guān)的風(fēng)險評估活動

風(fēng)險評估包括風(fēng)險識別，風(fēng)險評價和風(fēng)險應(yīng)對。固定資產(chǎn)作為企業(yè)的一項重要資產(chǎn)，中小企業(yè)往往缺少相應(yīng)的風(fēng)險評估活動。在采購固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)未經(jīng)審批，驗收過程流于形式，導(dǎo)致采購的質(zhì)量低下價款高的資產(chǎn)，造成企業(yè)資產(chǎn)損失。在使用固定資產(chǎn)中，由于操作員工不熟悉，或者超負(fù)荷生產(chǎn)，導(dǎo)致維修費用不斷增加，資產(chǎn)使用效率下降。在固定資產(chǎn)會計處理中，由于企業(yè)對會計和稅收政策的理解不到位，導(dǎo)致企業(yè)多交稅的風(fēng)險。由于缺少識別風(fēng)險，風(fēng)險評價和風(fēng)險防范也就自然不到位。

（三）缺少必要的固定資產(chǎn)控制活動

1. 不相容崗位未做到分離

不相容職務(wù)未做到分離，主要體現(xiàn)在固定資產(chǎn)的采購、驗收與付款活動未做到分離，中小企業(yè)為了提高經(jīng)營活動的效率，企業(yè)固定資產(chǎn)的購置往往是集中于一人完成，也就是采購主管向財務(wù)借支后，同時負(fù)責(zé)采購審批和執(zhí)行采購活動，采購來的固定資產(chǎn)驗收工作也是由自己驗收后直接交給資產(chǎn)使用人，同時在采購過程中采購主管通過與供應(yīng)商談判價格，最后支付貨款。這樣采購主管的權(quán)力很大，由其直接負(fù)責(zé)采購固定資產(chǎn)全部活動，很容易發(fā)生腐敗舞弊風(fēng)險。

2. 固定資產(chǎn)授權(quán)審批制度不健全

中小企業(yè)缺少一定授權(quán)審批制度，往往都是口頭上的授權(quán)審批，未形成紙質(zhì)的規(guī)章制度。主要體現(xiàn)在：第一、缺少固定資產(chǎn)的采購計劃。固定資產(chǎn)的采購缺少計劃，往往是等到設(shè)備完全壞掉才提出采購計劃，影響到企業(yè)資金的安排。第二、固定資產(chǎn)的購置缺少申請審批程序。對于金額較大的固定資產(chǎn)或特殊的設(shè)備由一人決定風(fēng)險較大，購置合同應(yīng)會同相關(guān)部門共同決定資產(chǎn)的技術(shù)和質(zhì)量。第三、固定資產(chǎn)維修申請缺少審批程序。固定資產(chǎn)維修申請缺少授權(quán)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)不能及時維修，影響企業(yè)生產(chǎn)活動。另外，如果固定資產(chǎn)維修集中由一人決定，也會導(dǎo)致企業(yè)對大額的維修不能控制。第四、固定資產(chǎn)的報廢缺少審批程序。對于報廢的資產(chǎn)未及時上報，或者私自處置，導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失。

3. 會計控制系統(tǒng)不完善

對于企業(yè)采購過程取得固定資產(chǎn)的核算，僅以發(fā)票和付款單據(jù)入賬，沒有驗收單，導(dǎo)致財務(wù)人員不清楚企業(yè)資產(chǎn)的存放位置，不能了解業(yè)務(wù)。取得的驗收單應(yīng)該由采購部門、驗收部門、財務(wù)部門、使用部門共同簽字入賬，仍有相關(guān)部門沒有簽字的情況下入賬。財務(wù)人員未對固定資產(chǎn)進(jìn)行合理的分類，有的企業(yè)直接在固定資產(chǎn)下面增加二級科目資產(chǎn)的名稱，企業(yè)沒有單獨的固定資產(chǎn)賬務(wù)處理模塊，這樣缺少對固定資產(chǎn)信息的管理。對固定資產(chǎn)卡片的內(nèi)容填寫不規(guī)范，沒有填寫固定資產(chǎn)的存放和使用部門，導(dǎo)致固定資產(chǎn)信息不完整。另外，對折舊的計算和分配也存在不準(zhǔn)確的情況。

4. 缺乏相應(yīng)的固定資產(chǎn)管理制度

中小企業(yè)往往缺少對固定資產(chǎn)的一些管理制度，比如：固定資產(chǎn)的采購制度，固定資產(chǎn)的保管制度，固定資產(chǎn)的使用和維護(hù)制度，固定資產(chǎn)盤點制度，固定資產(chǎn)處置的一些規(guī)定。沒有具體的規(guī)定，一般都是口頭的直接安排，導(dǎo)致企業(yè)對固定資產(chǎn)管理流于形式，存在的問題不能及時處理，部門之間存在扯皮的現(xiàn)象。

（四）信息與溝通制不及時

在固定資產(chǎn)管理中，信息與溝通不及時，車間的一些固定資產(chǎn)早已毀損或者報廢，由于沒有審批導(dǎo)致報廢不及時，財務(wù)人員的賬上固定資產(chǎn)仍在使用中計提折舊，對于購進(jìn)的固定資產(chǎn)由于驗收程序過于緩慢導(dǎo)致財務(wù)部門入賬不及時。 部門之間缺乏有效的溝通，信息不能夠及時處理。

三、完善固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的對策

（一）建立健全企業(yè)組織機構(gòu)

中小企業(yè)應(yīng)單獨建立資產(chǎn)管理機構(gòu)，對企業(yè)的固定資產(chǎn)進(jìn)行管理。資產(chǎn)管理部門人員，應(yīng)具備一定的資產(chǎn)管理和維護(hù)方面的知識，主要負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的臺賬管理工作，以及資產(chǎn)管理制度制定，加強固定資產(chǎn)驗收工作，對使用部門提出的日常維修和需要處置的固定資產(chǎn)進(jìn)行審批，沒有權(quán)限的，報上級部門處理。

（二）加強對固定資產(chǎn)的風(fēng)險管理

中小企業(yè)資產(chǎn)管理部門應(yīng)會同采購部門、財務(wù)部門和使用部門，對固定資產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵活動進(jìn)行分析，識別固定資產(chǎn)在企業(yè)中存在的風(fēng)險，包括購置環(huán)節(jié)和使用處置環(huán)節(jié)，對風(fēng)險進(jìn)行評價，然后控制風(fēng)險。盡量減少風(fēng)險的產(chǎn)生，避免企業(yè)資產(chǎn)損失。

（三）制定固定資產(chǎn)具體的控制活動

中小企業(yè)應(yīng)該通過具體的控制活動來保證資產(chǎn)安全，通過合理安排固定資產(chǎn)的不相容職務(wù)互相分離，采購計劃，執(zhí)行采購，采購驗收，資產(chǎn)保管等不相容職務(wù)互相分離，做到相互牽制。通過建立授權(quán)審批制度，優(yōu)化固定資產(chǎn)管理的各個環(huán)節(jié)的流程，制定固定資產(chǎn)采購過程，維護(hù)過程和處置過程中的審批程序，做到管理有序。通過會計系統(tǒng)的控制，保證企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，做到賬實相符。加強對企業(yè)固定資產(chǎn)的日常控制，通過建立使用維護(hù)制度，資產(chǎn)保管制度，資產(chǎn)清查制度，經(jīng)營分析控制制度來管理固定資產(chǎn)。

（四）充分利用信息技術(shù)對固定資產(chǎn)進(jìn)行管理

中小企業(yè)應(yīng)充分利用信息技術(shù)對固定資產(chǎn)進(jìn)行管理。主要是資產(chǎn)管理部門通過Excel建立固定資產(chǎn)管理臺賬，對固定資產(chǎn)采購、入庫、存放、處置進(jìn)行及時進(jìn)行管理，做到熟悉企業(yè)各項固定資產(chǎn)的數(shù)量和存放位置。另外財務(wù)部門利用信息系統(tǒng)的固定資產(chǎn)模塊，對固定資產(chǎn)進(jìn)行日常管理，做到賬務(wù)處理及時、固定資產(chǎn)價值準(zhǔn)確、折舊計提準(zhǔn)確、成本費用分配準(zhǔn)確、做到財務(wù)系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)的固定資產(chǎn)數(shù)量金額一致。

（五）提高人員的業(yè)務(wù)水平

好的內(nèi)部控制建立，更需要好的人員。內(nèi)部控制過程也是通過人來建立的，要想更好的執(zhí)行內(nèi)部控制制度，必須提高企業(yè)全部人員的業(yè)務(wù)水平，加強安全意識教育，業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員通過加強學(xué)習(xí)提高自己的業(yè)務(wù)水平，也可以相互交叉學(xué)習(xí)，更全面的掌握企業(yè)的資產(chǎn)信息，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全完整。

四、結(jié)語

固定資產(chǎn)在企業(yè)資產(chǎn)中占的比例最大，中小企業(yè)防范風(fēng)險能力較弱，中小企業(yè)伴隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的快速增長，內(nèi)部控制建設(shè)越來越重要。因此建立有效的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制，對企業(yè)經(jīng)營管理和提高企業(yè)效益有著重要作用。

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（作者單位：廣東財經(jīng)大學(xué)華商學(xué)院）