醫(yī)院文化視角下醫(yī)院綜合檔案管理工作研究

王 淼

（唐山市工人醫(yī)院，河北唐山 063000）

時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步給檔案工作創(chuàng)造了新的機(jī)遇和條件，對(duì)于醫(yī)院來講，檔案管理工作可以給其他方面的工作提供支持，為其他工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在建設(shè)醫(yī)院文化的宏觀視角下，檔案管理也是醫(yī)院文化建設(shè)的其中一環(huán)。如果檔案管理工作做得不好，那么就會(huì)影響到醫(yī)院文化建設(shè)的整體有效性。因此，對(duì)于檔案管理人員而言，就需要切實(shí)理解醫(yī)院文化建設(shè)視角下，檔案管理工作是否達(dá)到了預(yù)期的效果，是否還存在管理上的問題。通過深入的分析，了解檔案管理中的問題，這樣才能對(duì)癥下藥，優(yōu)化檔案管理的具體工作，使檔案管理在新時(shí)期取得良好的效果，在提高管理水平的同時(shí)，促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)取得更好的效果。

1 醫(yī)院文化建設(shè)的內(nèi)涵解讀

醫(yī)院文化建設(shè)，一般來說就是泛指醫(yī)院主體和客體在長時(shí)間的工作實(shí)踐中所創(chuàng)造出來的物質(zhì)與精神財(cái)富總和，包含了硬文化與軟文化兩個(gè)方面。硬文化，一般是指醫(yī)院的建筑、環(huán)境、醫(yī)療技術(shù)等等有形的事物。而軟文化，主要包含了思想、意識(shí)理念以及行為模式等無形的事物。總的來說，硬文化的主體是物，而軟文化的主體是人，二者有機(jī)結(jié)合相互統(tǒng)一，就形成了醫(yī)院文化的整體。在醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的情況下，醫(yī)院不再僅僅是關(guān)注提供醫(yī)療服務(wù)，同時(shí)也更加關(guān)注文化建設(shè)，依托于醫(yī)院文化，加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的凝聚力，向患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)。醫(yī)院文化的建設(shè)，可以發(fā)揮多方面的作用。首先可以優(yōu)化醫(yī)院工作氛圍，營造一種積極向上的環(huán)境，讓醫(yī)護(hù)人員都可以在崗位上全情投入，最大程度做出貢獻(xiàn)。其次可以增強(qiáng)醫(yī)院凝聚力，不同崗位之間的人員可以相互配合與協(xié)調(diào)，共同努力完成工作。最后可以提高醫(yī)療服務(wù)水平，讓患者滿意，切實(shí)減少醫(yī)患糾紛，營造和諧健康的醫(yī)療環(huán)境。

2 醫(yī)院文化視角下醫(yī)院檔案管理的缺陷

2.1 檔案資料的搜集不及時(shí)、不全面

在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，檔案資料的搜集整理是首要的工作環(huán)節(jié)。但是目前檔案資料搜集存在不及時(shí)、不全面的問題。首先，對(duì)于檔案資料的搜集不及時(shí)。在一些工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，對(duì)于產(chǎn)生的相關(guān)信息資料，并未在第一時(shí)間整體歸入檔案，而是過了一段時(shí)間后才來整理檔案信息。這不僅影響檔案的利用，也會(huì)拖慢管理的進(jìn)度。其次，檔案資料的搜集不全面。一份檔案包含多個(gè)方面的信息，只有將信息全面整合匯總，檔案才會(huì)有完整的價(jià)值，不會(huì)出現(xiàn)遺漏。而就目前的實(shí)際情況來講，部分管理人員在搜集檔案的過程中，對(duì)于相關(guān)信息的整理不全面，導(dǎo)致檔案信息不完整，影響到以后檔案的使用和醫(yī)院文化的建設(shè)工作。

2.2 檔案管理的信息化程度仍需提高

信息化管理，是檔案管理的一個(gè)主流趨勢(shì)，目前已經(jīng)有越來越多的醫(yī)院開始構(gòu)建信息化的管理系統(tǒng)。比如一些醫(yī)院在病歷檔案管理方面，就已經(jīng)完全實(shí)現(xiàn)了信息化，患者直接通過自助機(jī)掛號(hào)，就診環(huán)節(jié)會(huì)將相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，存入電子病歷當(dāng)中。一個(gè)治療流程下來，就會(huì)形成一份信息化的電子病歷。不過，醫(yī)院的信息化覆蓋面不夠廣，而且不同檔案之間未能形成對(duì)接，這導(dǎo)致檔案信息未能實(shí)現(xiàn)互通，造成了工作上的麻煩。尤其是不同醫(yī)院之間，檔案信息交互缺乏，導(dǎo)致醫(yī)療服務(wù)受到影響。目前，很多醫(yī)院檔案管理在這些方面都還存在不足，導(dǎo)致檔案管理水平不高，影響到了醫(yī)院文化的建設(shè)。

2.3 對(duì)于檔案的開發(fā)利用程度不深

在檔案管理中，檔案的開發(fā)利用也是一個(gè)需要關(guān)注的問題。檔案記錄了過去的資料，要對(duì)醫(yī)院工作進(jìn)行管理，那么各類檔案就是非常重要的資源，經(jīng)過對(duì)檔案的分析挖掘，從中找出相關(guān)的信息，就能為工作決策提供支持。比如要對(duì)醫(yī)院成本進(jìn)行控制，那么就可以從人事檔案的薪酬福利、設(shè)備檔案的采購維修以及一些其他檔案中的成本信息出發(fā)展開綜合分析，這樣就能得出醫(yī)院成本的具體情況。對(duì)這些信息進(jìn)行分析之后，就能發(fā)現(xiàn)哪些方面的成本偏高，哪些方面的成本合理，這樣就能針對(duì)性地進(jìn)行成本的控制。在其他方面的工作中，檔案同樣可以起到支持作用。不過，從目前醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況看，對(duì)于檔案的開發(fā)利用程度不深，很多時(shí)候就局限于表面化的管理當(dāng)中，導(dǎo)致相關(guān)工作并未得到有效的優(yōu)化。

2.4 缺乏綜合性人才，影響管理效果

目前，檔案管理的綜合性越來越強(qiáng)。以前，檔案管理是對(duì)紙質(zhì)化檔案進(jìn)行的收藏和保管，核心在檔案的保護(hù)上。而現(xiàn)在，檔案管理不僅僅是保護(hù)檔案信息，還涉及到了檔案的處理、分析和利用，要將檔案本身的價(jià)值充分發(fā)揮出來，而不是讓其成為一堆放在檔案室的文件。不僅如此，現(xiàn)在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)，都開始在檔案管理中進(jìn)行應(yīng)用。而從實(shí)踐來講，不少管理人員都缺乏這方面的專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于這些信息技術(shù)并未形成有效的掌握，這樣便會(huì)影響到檔案管理的有效性。所以，在當(dāng)前新時(shí)期，尤其是在建設(shè)醫(yī)院文化的宏觀背景下，就需要加強(qiáng)綜合性人才的培養(yǎng)，為檔案管理在新時(shí)期的發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

3 醫(yī)院文化建設(shè)視角下檔案管理的有效策略

3.1 對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)、全面地搜集

搜集檔案資料，是檔案管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，針對(duì)目前存在的相關(guān)問題，管理人員就需要改革工作方式，實(shí)現(xiàn)檔案資料的及時(shí)與全面搜集，為檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。具體來講，首先，需要及時(shí)搜集各項(xiàng)資料。在具體的工作中，各項(xiàng)資料信息的產(chǎn)生都是很快的。因此，檔案管理人員要有側(cè)重，依照一定的先后順序，對(duì)相關(guān)的信息資料進(jìn)行搜集，并且要將這些信息資料，依照一定的邏輯關(guān)系串聯(lián)整合起來，使其成為一個(gè)整體。其次，要全面搜集相關(guān)信息。對(duì)于一份檔案，其中包含多個(gè)方面的信息，主要把相關(guān)的信息全部搜集起來，這樣才能確保檔案發(fā)揮出切實(shí)的作用。因此，一方面，管理人員需要結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)出現(xiàn)的各種信息盡力搜集，避免出現(xiàn)遺漏。另一方面，要對(duì)檔案信息加強(qiáng)檢查，看一看是否出現(xiàn)了信息遺漏，確保檔案的完整性。最后，還需要驗(yàn)證檔案信息的真實(shí)性和正確性，要對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行排查檢驗(yàn)。

3.2 提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平

作為檔案管理人員，需要對(duì)信息技術(shù)加強(qiáng)利用，進(jìn)一步提高檔案管理的信息化水平，使其可以與當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)相符合。首先，擴(kuò)大信息技術(shù)的覆蓋面。在醫(yī)院檔案管理工作中，包含了很多方面的工作，在構(gòu)建信息化管理模式的過程中，就要盡可能擴(kuò)大信息管理的覆蓋面，將各個(gè)方面的檔案都納入到信息化管理模式當(dāng)中，不論是人事檔案還是行政檔案，亦或是醫(yī)藥檔案等等，都需要通過信息技術(shù)來進(jìn)行管理。其次，要加強(qiáng)檔案對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息互通。對(duì)于醫(yī)院而言，很多不同環(huán)節(jié)的工作，其具有一定的相關(guān)性。因此，在檔案管理中，要將不同環(huán)節(jié)、不同方面的檔案對(duì)接起來，實(shí)現(xiàn)信息互通，這樣能夠消除一些重復(fù)的信息，同時(shí)補(bǔ)充遺漏的信息，讓檔案更加完整。最后，醫(yī)院之間聯(lián)合協(xié)作建立病患檔案共享機(jī)制，對(duì)病患的個(gè)人病歷、就診記錄以及用藥信息等實(shí)現(xiàn)共享，這樣可以提高檔案管理的水平，同時(shí)提高醫(yī)療服務(wù)水平。

3.3 加強(qiáng)檔案開發(fā)利用，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值

檔案包含了豐富的信息，而這些信息都具有積極的價(jià)值作用，能夠?yàn)楦鞣矫婀ぷ魈峁﹨⒖己徒梃b，也是相關(guān)工作決策的重要資源載體。具體來講，首先需要建立信息化的檔案數(shù)據(jù)庫。這就可以利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，按照不同的分類，即人事、醫(yī)藥、患者等，分別建立檔案數(shù)據(jù)庫，將各個(gè)方面的檔案分門別類對(duì)應(yīng)匯總到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。其次，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案分析。在構(gòu)建了檔案數(shù)據(jù)庫之后，便可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行分析。比如在流感等季節(jié)性疾病來臨時(shí)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分析，可以為流行性感冒的防治打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4 培養(yǎng)綜合性人才，提高管理水平

在醫(yī)院檔案管理中，要實(shí)現(xiàn)綜合管理，那么就需要綜合性的人才，不僅要了解檔案管理的基本知識(shí)，還需要了解醫(yī)藥、信息技術(shù)等方面的知識(shí)和技術(shù)，這樣才能切實(shí)深化檔案管理。具體來講，首先，醫(yī)院需要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員展開培訓(xùn)，根據(jù)綜合化檔案管理的具體需求，對(duì)管理人員進(jìn)行醫(yī)藥知識(shí)、信息技術(shù)等方面的培訓(xùn)，讓他們不僅具備檔案管理的理論知識(shí)，還擁有一定的醫(yī)藥知識(shí)和信息技術(shù)水平，這樣在進(jìn)行檔案的開發(fā)和信息挖掘時(shí)，才能取得切實(shí)的效果。其次，可以從外部引進(jìn)人才。綜合性檔案管理人才的培養(yǎng)，并不是一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)的。尤其是對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員來講，要讓他們掌握醫(yī)藥知識(shí)，難度很大。因此，就可以從外部招聘綜合性的管理人才，讓他們投入檔案管理工作?；蛘吲c高校構(gòu)建訂單式人才培養(yǎng)機(jī)制，委托高校培養(yǎng)適合醫(yī)院的綜合性檔案管理人才。

總之，檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院而言非常重要，這是很多工作的基礎(chǔ)所在，也是醫(yī)院決策和戰(zhàn)略規(guī)劃的重要支撐。在醫(yī)院文化建設(shè)視角下，醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)了一些問題，如信息化程度不高、檔案開發(fā)利用不足等等。這些問題的存在制約了檔案管理的發(fā)展。因此，就需要從這些問題出發(fā)，針對(duì)性予以改善，優(yōu)化檔案管理，讓醫(yī)院檔案管理可以在新時(shí)期取得新發(fā)展，為醫(yī)院文化建設(shè)注入動(dòng)力。