探討高校檔案收集的幾點看法和建議

摘 要：檔案收集是檔案工作的起點，但是“收集難”一直困擾很多檔案工作人員的難題。本文通過分析檔案收集工作難以開展的原因進行探討和提出幾點建議。

關鍵詞：高校檔案;檔案收集;看法;建議

檔案工作之所以能不斷發(fā)展和進步，與學校檔案收集的高效率是分不開的。檔案收集是檔案部門積累檔案的一種手段，是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)。收集是檔案工作的起點，也是難點，因此，做好檔案的收集工作是關鍵。

1 檔案的收集應遵循以下原則

1）保證檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)。凡在教育教學、管理、科研等活動過程中形成的對國家和學校具有保存利用價值的文件材料都應盡可能收集歸檔，尤其是學校在各項工作活動中形成的重要文件以及相關材料必須收集齊全，以反映出學校各項活動的基本面貌。

2）收集需體現(xiàn)學校檔案室藏及特色。學校檔案室藏特色，即學校收集歸檔的檔案中最能反映本校教育教學活動的專有內(nèi)容和檔案形式工。特色檔案的重點應在本校的教學檔案方面，例如：本校的辦學經(jīng)驗，主體專業(yè)建設、精品課程、教育教學改革材料，優(yōu)秀老師及名人檔案、優(yōu)秀學生論文、優(yōu)秀畢業(yè)生材料等等。建立一個成分和結構合理的室藏體系。

2 學校檔案的收集方法

檔案收集工作是廣角度、多層次的。要重視現(xiàn)行文件材料的歸檔，學校檔案收集的方式主要有以下幾種：

1）及時收集。在部署工作時，同時安排對文件資料的歸檔要求，逐步形成良好的工作習慣，對于基建檔案、照片檔案、榮譽檔案等帽在項目完成后應隨時收集。

2）制度歸檔。歸檔制度是使文件材料流向檔案管理部門的規(guī)程，是為文件材料的收集所作的制度保證。根據(jù)學校文件材料的形成規(guī)律，在開展各項工作是，同時關注文件材料的及時收集歸檔。

3）主動征集、上門收集。檔案部門一是發(fā)揮工作的主動性，多說服動員，努力把該歸檔的文件材料收集齊全。二是采取主動上門征求的辦法進行收集，彌補某些重要材料的空白。

4）接受捐贈。校內(nèi)校外的校友所作的捐贈。

3 收集的重點環(huán)節(jié)

1）重視做好日常歸檔工作。（1）收發(fā)文件及時登記，不管是其他機關、單位通過何種渠道給學校的外來收文，還是學校自身印制的文件，都應分別進行收文、發(fā)文登記。收、發(fā)文登記是文件出入的必經(jīng)關口，做好收、發(fā)文的登記，是清楚地把握文件的流向，保證文件材料歸檔的重要措施之一。（2）文件用鑒后歸檔關。由于絕大多數(shù)上傳下達的文件材料最后都是要經(jīng)過文書處理的印鑒環(huán)節(jié)。把好用鑒歸檔關，就是在文件用印后，隨即留下歸檔的文件。這樣，在很大程度上就避免了文件材料的散失，比起事后收集，能收到事半功倍的效果。由于各校的管理體制不同，所以工作分工也不同。很多學校的檔案部門是隸屬學校行政辦公室的，與文書處理部門的關系就密切性，上述有的環(huán)節(jié)甚至是檔案部門的工作任務之一，就容易把握或控制。

2）明確重點收集項目。要使文件材料收集齊全完整，收集工作中，需要重點把關。在收集或劃分保管期限時，對下列文件資料要重點收集和特別強調(diào)：（1）關系到學校的長遠利益或經(jīng)濟利益的文件資料。（2）涉及學校的征地、擴建、規(guī)劃、搬遷，地籍紅線、房屋產(chǎn)權，水、電、網(wǎng)絡等管線方面設計及建設圖，相關的合同、協(xié)議。（3）有關學校組織機構資質、章程、編制批復。（4）學校利益及教職員工個人利益方面的憑證性文件材料，比如：人事任免、獎懲，人事錄用、轉正、聘任、調(diào)資、定級、考核以及停薪留職、辭職、離退休、死亡民、撫恤，職工租賃事項的合同、協(xié)議和手續(xù)等。（5）重點項目、重要事件、重要人物的檔案。

4 檔案收集難的主要原因

1）檔案意識薄弱。一些部門責任專不強，檔案意識薄弱，沒有及時把該歸檔的資料收集、保存，沒有意識要將資料移交給檔案局歸檔，以至于遺失，直接影響了檔案收集的齊全性、完整性;有些兼職檔案員工作拖沓，往往不整理，或不按時移交檔案和資料，延誤全校檔案統(tǒng)一收集、整理歸檔的時間，導致檔案收集工作時間拉長，效率降低。

2）檔案資料繁雜。檔案是學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄。我校有黨群、行政、教學、科研、基建、出版、財會等類別的檔案。所以，在收集檔案時，檔案人員既要收集反映學校黨政活動的文書檔案，也要收集科技檔案等專門檔案;既要收集紙質文件，也要收集包括照片、光盤等特殊載體的檔案。這些資料分散在學校各個職能部門，業(yè)務的調(diào)整，機構的變動，檔案收集對象和范圍都要隨之調(diào)整，收集難度大。

3）收集方式過于傳統(tǒng)。檔案收集方式一般是檔案管理部門制定歸檔計劃，下達收集通知后坐等各部門將檔案送上門或是到了時間到部門去收。但這種方式，不能及時得到各部門的響應，在最后期限草草交上幾件應付了事，因此，傳統(tǒng)的檔案收集方式不但不能及時收集齊全，而且檔案的質量也難以保障。

4）歸檔質量存在問題。（1）檔案的殘缺不全。歸檔的文件材料缺頁少附件;發(fā)文沒底稿，成文年月日不完整;會議講話材料沒標明講話人的姓名、職務及時間、在什么會議主講等。（2）檔案材料破損，比較陳舊。檔案得不到科學的管理、保護，造成檔案紙張生霉菌、發(fā)潮、泛黃、容易破損，不利檔案的長期、永久保存。（3）檔案打印、書寫不符合歸檔要求，涂改嚴重，歸檔的材料數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，不完整。這些因素都會直接地影響收集工作，同時也給以后檔案的利用帶來極大的麻煩。

5 解決檔案收集難的對策

1）領導重視，加強檔案意識。（1）領導重視是做好檔案工作的關鍵。做好檔案的收集和歸檔工作，學校領導重視是關鍵。領導重視和強調(diào)檔案工作的重要性，能夠使得大家從思想上提高認識，更好地履行學校有關的檔案規(guī)章制度，促進檔案收集工作的開展。（2）加強教職工的檔案意識。通過各種渠道和多種形式向教職工宣傳檔案和檔案工作，使大家充分認識到檔案對學校建設與發(fā)展的作用，積極爭取他們對檔案工作的理解和支持。尤其重視對部門兼職檔案員的培訓和溝通。（3）積極提供檔案利用服務以促進檔案收集工作。收集和提供利用是相輔相成的兩個業(yè)務環(huán)節(jié)，檔案人員一方面圍繞學校的中心工作，編輯各種編研材料，為領導決策提供服務，另一方面，將有關檔案信息及時甚至超前提供給業(yè)務部門，使他們親身體驗到檔案信息的價值，加深他們對檔案的認識和理解。

2）制定檔案收集的規(guī)章制度和目標計劃。（1）嚴格執(zhí)行檔案規(guī)章制度，保障收集質量。結合本校實際工作的需要和特點，建立一套比較完善的收集歸檔制度，其中包括：歸檔制度、歸檔范圍，收文、發(fā)文、傳閱文件登記制度、獎懲考核制度等等。（2）制定收集計劃，明確收集重點。根據(jù)學校的工作規(guī)劃、計劃、總結，檔案部門制定常規(guī)的收集工作的方案和重點收集工作的目標，明確具體歸檔材料，提前介入，主動參與，有計劃、有層次地收集和整理相關的檔案。

3）適當引入督查催辦制度。督查催辦制度就是為了進一步增強學校各部門的全局觀念，規(guī)范管理，有效地提高工作效率而制定的監(jiān)督約束機制。對于學校檔案部門而言，就是通過督查催辦制度，促進檔案法規(guī)的實施，督促不能按時移交的檔案能順利收集。

總之，加強和提高檔案的收集質量，是做好檔案工作的基礎。檔案管理人員要樹立科學的發(fā)展觀，對檔案收集工作予以高度重視，不斷改進管理方法，采取靈活多樣的方式，為整個檔案工作打好基礎，使高校的檔案收集工作早日實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學化，為廣大的檔案利用者服務，為學校的改革發(fā)展服務。

參考文獻

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作者簡介

潘曉梅（1972-），女，漢，湖南邵陽人，本科，館員，研究方向：檔案學。