淺談農(nóng)業(yè)科研單位科研物資管理

陳世海

隨著國家對(duì)科研工作的日益重視，科研單位科研經(jīng)費(fèi)逐年增加，規(guī)范使用科研經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)科研物資管理，受到前所未有的關(guān)注。2013年，時(shí)任中紀(jì)委書記王岐山在中紀(jì)委二次全會(huì)上重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，指出科研院所要著力解決科研經(jīng)費(fèi)使用管理方面存在的突出問題。

科研項(xiàng)目物資管理是科研項(xiàng)目管理及科研經(jīng)費(fèi)規(guī)范使用的重要組成部分?？蒲形镔Y是指因科研活動(dòng)需要而采購的，未達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)而不屬于固定資產(chǎn)管理范疇的物資。通常包括大宗物資和低值易耗品，如材料、產(chǎn)品、包裝物和低值易耗品等，以及未達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的用具、裝具、動(dòng)植物等，例如試驗(yàn)過程中購置的綠化苗木、種子、種苗、低值儀器、儀表、工具、量具、科研器具、玻璃器皿、元件、零配件、化學(xué)試劑、農(nóng)用物資、燃料等。因此可見，科研物資存在種類繁雜、規(guī)格多變、用量少、質(zhì)量高、變化大等特點(diǎn)，如何加強(qiáng)科研物資的管理，達(dá)到提高科研經(jīng)費(fèi)使用效益、減少財(cái)務(wù)監(jiān)管漏洞及降低內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的目的，是每一位管理人員迫切的心愿。本文結(jié)合作者工作實(shí)際，就如何加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位科研物資的管理進(jìn)行了一些思考和探索。

一、科研物資管理現(xiàn)狀及存在問題

農(nóng)業(yè)科研單位主要承擔(dān)著國家、部委及地方的科研任務(wù)，在進(jìn)行科研實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)的過程中，需要購置大量的科研物資。從單位內(nèi)部控制層面來看，每一筆科研物資的流轉(zhuǎn)都涉及到經(jīng)辦人采購、研究室（課題組）負(fù)責(zé)人核查、資產(chǎn)管理部門監(jiān)控及財(cái)務(wù)報(bào)銷等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)彼此監(jiān)督、相互控制。但在實(shí)務(wù)中往往存在一系列問題，從而導(dǎo)致科研物資管理混亂、數(shù)量不清，有的甚至成為了“小金庫”。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）管理職責(zé)不清晰

研究室（課題組）負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理部門及財(cái)務(wù)部門三者作為科研物資流轉(zhuǎn)過程的監(jiān)管方在農(nóng)業(yè)科研單位科研物資管理中應(yīng)該各司其職、各盡其責(zé)，但是在實(shí)際操作過程中存在職責(zé)不清、責(zé)任不明、甚至互相推諉的現(xiàn)象。研究室（課題組）負(fù)責(zé)人參與了整個(gè)科研物資流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，單位管理者往往將其作為科研物資管理的責(zé)任主體，一手包辦科研物資采購、驗(yàn)收、登記、保管、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)，而資產(chǎn)管理部門從未實(shí)質(zhì)性參與其中。財(cái)務(wù)部門在財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)，為了達(dá)到形式合規(guī)，通常要求提供材料驗(yàn)收單和領(lǐng)用出庫單，單據(jù)只流于形式，形成“同進(jìn)同出”，更有甚者“驗(yàn)收”“領(lǐng)用”均為同一人，缺乏對(duì)實(shí)物的有效監(jiān)管。

（二）管理意識(shí)不到位

1.項(xiàng)目執(zhí)行過程缺乏管理意識(shí)。部分研究室（課題組）負(fù)責(zé)人錯(cuò)誤的認(rèn)為科研物資采購回來，順利通過財(cái)務(wù)報(bào)銷，與供貨商結(jié)清貨款后，科研物資就不需要管理了，管理意識(shí)缺乏，抵制庫存賬簿登記工作，導(dǎo)致了庫存物資數(shù)量不詳，從而重復(fù)、多次購買，形成浪費(fèi)。尤其是可以多次重復(fù)使用的量具用具，由于沒有做好領(lǐng)用、歸還登記手續(xù)，極易導(dǎo)致人為性丟失。

2.項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收后缺乏總結(jié)意識(shí)。目前大部分的農(nóng)業(yè)科研單位科研物資都是由研究室（課題組）提出購料需求、采購并使用，項(xiàng)目或者課題任務(wù)完成后，只注重對(duì)研究結(jié)果、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況的總結(jié)及驗(yàn)收，對(duì)科研物資的管理和消耗、剩余等情況，缺乏相應(yīng)的總結(jié)和分析，這極其不利于科研物資的綜合利用和下段科研工作的開展。

（三）賬簿登記不規(guī)范

賬簿登記是科研物資的數(shù)字化體現(xiàn)，是庫存管理的重要工具。在農(nóng)業(yè)科研單位中，由于科研人員專業(yè)性限制，缺乏統(tǒng)一、正規(guī)的財(cái)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致賬簿登記五花八門、千奇百怪。主要表現(xiàn)為賬簿信息不全；賬簿登記不及時(shí)；庫存數(shù)量不實(shí)；無物資領(lǐng)用記錄等。例如：部分記錄人員只是簡單將到貨物資按送貨單順序抄錄在“進(jìn)銷存”臺(tái)賬中，錯(cuò)誤的將“進(jìn)銷存”臺(tái)賬當(dāng)做流水賬記錄本；由于缺乏有效的、及時(shí)的監(jiān)管，部分記錄人員通常都是一段時(shí)間或者月末統(tǒng)一次性記錄物資入庫情況；在物資領(lǐng)用過程中存在不登記，或者另行設(shè)立出庫臺(tái)賬，導(dǎo)致無法結(jié)出準(zhǔn)確的庫存數(shù)量；可以多次、重復(fù)利用的量具用具通常采用一次性出庫，缺乏領(lǐng)用記錄，導(dǎo)致無法進(jìn)行后續(xù)跟蹤管理。

（四）制度制定不實(shí)際

近年來，財(cái)政部陸續(xù)發(fā)布了加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)的一系列文件要求，各單位也陸續(xù)出臺(tái)了科研物資相關(guān)的采購、管理、領(lǐng)用等管理制度。但由于農(nóng)業(yè)科研單位科研物資的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)限制，同一單位不同的研究團(tuán)隊(duì)或者課題組之間的物資特點(diǎn)各不相同，導(dǎo)致物資管理方式方法大相徑庭。然而內(nèi)控制度主要是由各管理職能部門起草制定并監(jiān)督執(zhí)行，缺少必要的調(diào)研和了解，雖按時(shí)完成了上級(jí)交代的內(nèi)控建設(shè)任務(wù)，但是在制度執(zhí)行時(shí)卻變成了一紙空文，使得制度無法落地。

（五）實(shí)物管理不重視

部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人認(rèn)為只要做好賬簿登記，在單位內(nèi)部審計(jì)或者科研項(xiàng)目審計(jì)的時(shí)候能夠給出賬簿記錄就可以了，缺乏對(duì)實(shí)物的管理，從而將管理的目的變成了為了規(guī)范而規(guī)范，應(yīng)付單位檢查或?qū)徲?jì)。在研究室（課題組）內(nèi)部實(shí)物物資管理混亂，無法做到賬實(shí)相符。由于科研物資的特殊性，資產(chǎn)管理部門無法計(jì)入固定資產(chǎn)也未進(jìn)行庫存臺(tái)賬記錄，從而導(dǎo)致大量科研物資游離在單位有效監(jiān)管范圍之外，極易形成“小金庫”。

（六）監(jiān)管手段缺乏

由于科研任務(wù)實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)需求，部分科研物資使用量少、使用地點(diǎn)偏僻、但單價(jià)波動(dòng)大，通常由研究室（課題組）根據(jù)實(shí)際需求即買即用，在財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)同樣名稱的科研物資但價(jià)格卻大相徑庭，主要原因?yàn)椴糠止?yīng)商坐地起價(jià)，同時(shí)也存在虛開發(fā)票報(bào)銷一些科研項(xiàng)目資金管理辦法明確不能列支的費(fèi)用支出。在財(cái)務(wù)報(bào)銷監(jiān)管中，由于監(jiān)管手段缺乏，只能對(duì)報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)，而對(duì)于單價(jià)的合理性、數(shù)量的真實(shí)性無法進(jìn)行核實(shí)，從而形成貪腐風(fēng)險(xiǎn)。

鑒于農(nóng)業(yè)科研單位科研物資管理中存在的情況，筆者提出以下改進(jìn)對(duì)策，以供參考。

二、科研物資管理改進(jìn)措施

（一）明確職責(zé)分工，加強(qiáng)內(nèi)部控制

農(nóng)業(yè)科研單位可以明確研究室（課題組）為科研物資的采購、使用主體，主要負(fù)責(zé)物資采購和領(lǐng)用；資產(chǎn)管理部門為科研物資的實(shí)物保管主體，主要負(fù)責(zé)物資驗(yàn)收及庫存賬務(wù)登記；財(cái)務(wù)部門為科研物資的監(jiān)管主體，主要負(fù)責(zé)物資盤點(diǎn)和賬務(wù)核對(duì)。各主體至少明確一名責(zé)任人承擔(dān)主體責(zé)任，做好過程“痕跡”管理，落實(shí)追責(zé)懲罰制度?？蒲形镔Y流程見圖1：

（二）加強(qiáng)政策宣講，提高管理意識(shí)

農(nóng)業(yè)科研單位每年專用材料支出占比較大，而且項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)通常由國家或地方財(cái)政撥款無償資助，但所有通過單位平臺(tái)立項(xiàng)的科研項(xiàng)目所購買或形成的科研物資，均屬于國有資產(chǎn)，而非研究室（課題組）或個(gè)人私產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門或財(cái)務(wù)部門需加強(qiáng)政策宣講，讓所有經(jīng)手人員需充分正確認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)。采用多種行之有效的形式，充分發(fā)揮內(nèi)部培訓(xùn)、案例分析、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等的作用，增強(qiáng)大家的法制觀念和制度意識(shí)，從而牢固樹立嚴(yán)格按制度辦事的觀念，提高管理意識(shí)。

（三）增加財(cái)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范賬簿登記

增加財(cái)務(wù)培訓(xùn)，購買或制定統(tǒng)一的“庫存物資進(jìn)銷存”臺(tái)賬記錄本?！皫齑嫖镔Y進(jìn)銷存”臺(tái)賬是一種物資保管明細(xì)賬，需根據(jù)某種物資的出入明細(xì)進(jìn)行登記，其中“進(jìn)”根據(jù)物資的購買入庫數(shù)量及金額登記；“銷”指物資的發(fā)出，根據(jù)領(lǐng)用出庫數(shù)量及金額采用“先進(jìn)先出”或“后進(jìn)先出”等統(tǒng)一的會(huì)計(jì)原則進(jìn)行登記；“存”指物資在保管地的結(jié)存情況，根據(jù)“期初結(jié)存”加“當(dāng)期入庫”減“當(dāng)期出庫”進(jìn)行登記。要求記錄人員務(wù)必做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。月度或年度終了，根據(jù)“庫存物資進(jìn)銷存”臺(tái)賬中“期末結(jié)存”和財(cái)務(wù)部門等進(jìn)行賬賬核對(duì)。

（四）細(xì)化管理制度，督導(dǎo)制度落實(shí)

1.細(xì)化管理制度，制定切實(shí)可行的內(nèi)控管理辦法。出臺(tái)制度前，需要深入基層認(rèn)真調(diào)研，集思廣益仔細(xì)論證，要準(zhǔn)確的分析每個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。尤其應(yīng)明確科研物資采購、記錄與保管的分工，確定研究室（課題組）、資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門之間的相互制約關(guān)系，保護(hù)科研物資的安全完整。經(jīng)辦人員因故離開工作崗位或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，需要指定專人代理或接替，并監(jiān)督辦理必要的交接手續(xù)或移交清單。建立科研物資清查盤點(diǎn)制度。按年度或季度進(jìn)行局部清查和全面清查，以保證賬賬相符、賬實(shí)相符相符，及時(shí)上報(bào)并處理發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)。針對(duì)制度制定和執(zhí)行過程中存在的問題，要不斷改革創(chuàng)新，不斷完善，科學(xué)制定制度，提高制度建設(shè)質(zhì)量。

2.強(qiáng)化追究問責(zé)，確保制度每一項(xiàng)都落到實(shí)處。任何一項(xiàng)制度都需要落實(shí)到實(shí)處才能發(fā)揮它應(yīng)有的職能，農(nóng)業(yè)科研單位可以在制度出臺(tái)后，采取定期與不定期督導(dǎo)檢查相結(jié)合的模式進(jìn)行制度落實(shí)督導(dǎo)，通過“查記錄”、“看狀況”、“隨機(jī)詢問”等方式重點(diǎn)查看制度要求的、規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)環(huán)節(jié)是否落實(shí)到位。正確引導(dǎo)和鼓勵(lì)經(jīng)辦人員按制度辦事，對(duì)責(zé)任履行不到位的進(jìn)行追究問責(zé)。

圖1 科研物資管理流程圖

（五）加強(qiáng)實(shí)物管理，確保賬實(shí)相符

建立實(shí)物類資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，及時(shí)收集、更新物資庫存變動(dòng)情況；加強(qiáng)倉庫環(huán)境監(jiān)控，防治因管理不善導(dǎo)致的物資損失；實(shí)物管理部門應(yīng)于月度或年度終了對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存物資數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好；財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期或不定期的對(duì)庫存物資進(jìn)行抽盤或全盤，以達(dá)到賬實(shí)相符，應(yīng)于月度或年度終了對(duì)實(shí)物管理部門臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，實(shí)現(xiàn)賬賬相符。

（六）利用信息平臺(tái)，做到采購公開透明

隨著我國“大數(shù)據(jù)”、信息工程不斷發(fā)展壯大，在科研物資管理中，也可以充分利用信息系統(tǒng)建立“物資采購信息平臺(tái)”，通過對(duì)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位以往年度采購的科研物資情況進(jìn)行整體分析，可以得出常用的科研物資種類、規(guī)格、數(shù)量等，也可以匯總出經(jīng)常性發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)商名錄。再由單位統(tǒng)一跟供應(yīng)商進(jìn)行洽談，形成穩(wěn)定的供需關(guān)系。供應(yīng)商可以通過“物資采購信息平臺(tái)”充分展示各自可以供應(yīng)的商品名錄；單位采購人員可以通過“物資采購信息平臺(tái)”進(jìn)行簡單的比價(jià)、下單、物流、收貨等全流程跟蹤；還可以形成年度或月度采購情況報(bào)表，充分顯示各研究室（課題組）的科研物資采購情況，以便相關(guān)監(jiān)管職能部門形成高效監(jiān)控。通過“物資采購信息平臺(tái)”，單位可以在科研物資采購中最大限度的做到公開、透明，盡可能的減少了貪腐事件的發(fā)生。

三、結(jié)語

科研物資在農(nóng)業(yè)科研單位中發(fā)揮著重要的作用，同時(shí)也是農(nóng)業(yè)科研單位資產(chǎn)的重要組成部分，只有通過提高管理意識(shí)、規(guī)范賬簿登記、明確責(zé)任分工、加強(qiáng)實(shí)物管理才能真正管好科研物資，才能避免單位資產(chǎn)流失，減少浪費(fèi)，防范違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生。