淺析圖書(shū)資料的信息化管理特點(diǎn)

盛正莉

【摘要】圖書(shū)資料作為企事業(yè)單位知識(shí)庫(kù)的重要組成部分，長(zhǎng)期以來(lái)一直為企事業(yè)單位的發(fā)展起到指點(diǎn)迷津的作用。本文將通過(guò)對(duì)我國(guó)企事業(yè)單位圖書(shū)資料保存現(xiàn)狀的分析，闡述現(xiàn)行的圖書(shū)資料管理方式，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代所帶來(lái)的信息化管理模式，探討圖書(shū)資料管理過(guò)程中涉及到的信息化管理特點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】圖書(shū)資料? 信息化? 管理特點(diǎn)

圖書(shū)資料的信息化管理對(duì)于一些企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，還是一種需要不斷學(xué)習(xí)的管理方法。這就需要企事業(yè)單位結(jié)合實(shí)際，掌握?qǐng)D書(shū)資料的保存情況，才能弄清信息化管理在圖書(shū)資料保存及使用過(guò)程中的作用。如何使信息化管理融入圖書(shū)資料保存及使用等各個(gè)環(huán)節(jié)，更好地為企事業(yè)單位服務(wù)，是本文著重關(guān)注的焦點(diǎn)。

一、企事業(yè)單位圖書(shū)資料的保存現(xiàn)狀

（一）圖書(shū)資料通常由圖書(shū)室進(jìn)行管理

眾所周知，對(duì)于我國(guó)相當(dāng)數(shù)量的企事業(yè)單位而言，圖書(shū)資料的管理方式仍然比較原始。如很多縣城的城區(qū)規(guī)模較小，因而事業(yè)單位規(guī)模也較小。受到縣城本身的條件限制，圖書(shū)資料的管理方式和省會(huì)城市甚至一線城市相比，存在著較大差距。如一些縣城的衛(wèi)生健康委員會(huì)由于在疾病防控及城市、農(nóng)村衛(wèi)生清理等方面的工作不夠細(xì)致，導(dǎo)致衛(wèi)生健康方面的圖書(shū)資料更新不及時(shí)，同時(shí)缺少和其它衛(wèi)生健康機(jī)構(gòu)的聯(lián)網(wǎng)需要，使得現(xiàn)有圖書(shū)資料很少有機(jī)會(huì)和其它衛(wèi)生健康機(jī)構(gòu)進(jìn)行共享。

（二）因知識(shí)更新，新舊書(shū)籍經(jīng)?；旆?/p>

圖書(shū)資料的更新速度雖然不及網(wǎng)絡(luò)上的信息發(fā)布速度，但隨著企事業(yè)單位的工作需要和發(fā)展需要，對(duì)于一些知識(shí)陳舊、不合時(shí)宜的圖書(shū)，根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)會(huì)進(jìn)行清除，并及時(shí)替換為更新版本的圖書(shū)，同時(shí)將含有重點(diǎn)知識(shí)和企事業(yè)單位密切相關(guān)知識(shí)的圖書(shū)作為優(yōu)先購(gòu)買(mǎi)對(duì)象，優(yōu)先安排，這樣就經(jīng)常出現(xiàn)新舊書(shū)籍混放的現(xiàn)象。具體地說(shuō)，在新種類(lèi)書(shū)籍更換頻率較慢的情況下，新舊書(shū)籍混放對(duì)于圖書(shū)管理的影響還不是很大，只需要圖書(shū)管理員經(jīng)常檢查新書(shū)籍放置的位置，并及時(shí)根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行整理，必要時(shí)可單獨(dú)存放在一起。如果企事業(yè)單位在一定時(shí)期內(nèi)快速發(fā)展，形成了對(duì)新知識(shí)更大數(shù)量的需求時(shí)，這種情況下新書(shū)籍大量替換舊書(shū)籍就成為必然要求。如果圖書(shū)管理員不能及時(shí)對(duì)現(xiàn)存書(shū)籍進(jìn)行整理，尤其是在大量新書(shū)籍不斷插入舊書(shū)籍保存位置時(shí)，就不可避免地會(huì)存在大面積的新舊書(shū)籍混放的現(xiàn)象，這樣也給書(shū)籍的管理工作帶來(lái)了較大的難度。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下圖書(shū)資料的信息化管理特點(diǎn)

（一）相較于傳統(tǒng)保存方法，信息化管理優(yōu)勢(shì)突出

信息化管理的最大優(yōu)勢(shì)在于，它能夠在很大程度上替換人工的圖書(shū)資料管理環(huán)節(jié)。具體地說(shuō)，在圖書(shū)資料的篩選環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)辦法是通過(guò)人工方式統(tǒng)計(jì)現(xiàn)存圖書(shū)資料情況，并將其中陳舊或者不需要繼續(xù)使用的圖書(shū)資料篩選出來(lái)，然后手工編成列表，作為采購(gòu)新品種圖書(shū)資料的依據(jù)。這個(gè)過(guò)程雖然看上去不算復(fù)雜，但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易出錯(cuò)。而通過(guò)信息化管理方式，就實(shí)現(xiàn)了電腦對(duì)圖書(shū)資料篩選的自動(dòng)化和高效率。在電腦上可以通過(guò)相應(yīng)的圖書(shū)管理系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)存書(shū)籍的情況進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，經(jīng)過(guò)一定的程序算法自動(dòng)篩選出不需要的圖書(shū)資料，并快速地列出參考名單，從而在購(gòu)買(mǎi)新種類(lèi)圖書(shū)之前提供重要依據(jù)。同時(shí)相較于傳統(tǒng)管理方式，在信息化管理環(huán)境下，往往可以通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)的方式對(duì)現(xiàn)存圖書(shū)資料進(jìn)行有效管理。一方面可以借助互聯(lián)網(wǎng)和其他企事業(yè)單位建立數(shù)字連接，對(duì)共性的圖書(shū)資料進(jìn)行共享，另一方面可以為讀者借閱圖書(shū)資料提供更大的便利，即讀者可以脫離傳統(tǒng)的在圖書(shū)室內(nèi)查閱資料的限制，而是通過(guò)電腦甚至手機(jī)對(duì)圖書(shū)室現(xiàn)存書(shū)籍進(jìn)行查找以及在線試讀，無(wú)形之中提高了圖書(shū)資料的利用率。

（二）圖書(shū)資料檢索方式更加快捷高效

在圖書(shū)的檢索環(huán)節(jié)，由于信息化管理的融入，檢索方式發(fā)生了質(zhì)的飛躍。傳統(tǒng)圖書(shū)檢索的方式類(lèi)似于查閱工具書(shū)，即按照中圖分類(lèi)法對(duì)圖書(shū)分成社科及自然科學(xué)等幾大類(lèi)，然后在每大類(lèi)之下細(xì)分成幾小類(lèi)，以列表的方式標(biāo)記對(duì)應(yīng)圖書(shū)的位置。而使用電腦的圖書(shū)管理系統(tǒng)后，圖書(shū)檢索完全高效化，無(wú)論是圖書(shū)管理員還是用戶，只需要在檢索界面的對(duì)話框輸入所要查找的書(shū)籍名稱，電腦就會(huì)自動(dòng)列出現(xiàn)有的圖書(shū)名單，完全減少了人工方式的繁瑣和易出錯(cuò)的問(wèn)題。如對(duì)于衛(wèi)生健康方面書(shū)籍，針對(duì)衛(wèi)生健康機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)，電腦上的圖書(shū)管理系統(tǒng)能夠事先分析衛(wèi)生健康工作者的職業(yè)內(nèi)容，包括對(duì)疾病預(yù)防以及衛(wèi)生保健方面的管理監(jiān)督等，結(jié)合國(guó)家最新的衛(wèi)生健康方面的政策，和各級(jí)衛(wèi)生健康委員會(huì)對(duì)下屬衛(wèi)生健康機(jī)構(gòu)的具體要求，優(yōu)先推送衛(wèi)生健康方面書(shū)籍，為衛(wèi)生健康機(jī)構(gòu)有效使用針對(duì)性強(qiáng)的衛(wèi)生健康書(shū)籍提供便利，促進(jìn)當(dāng)?shù)匦l(wèi)生健康工作落實(shí)到位。

（三）實(shí)現(xiàn)了高度整合圖書(shū)資料

信息化管理對(duì)于整合圖書(shū)資料而言，具有天然的優(yōu)勢(shì)。典型例子便是在各大圖書(shū)館應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，對(duì)于不少公共圖書(shū)館而言，圖書(shū)館特色數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)目前已經(jīng)比較成熟。和傳統(tǒng)的典藏資源相比，特色數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)通過(guò)數(shù)字化和自動(dòng)化的系統(tǒng)搭建方式，能夠?qū)崿F(xiàn)圖書(shū)資料和讀者的基本個(gè)人信息的完美整合，借助相關(guān)圖書(shū)信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析及處理能力，能夠在數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)加工等方面實(shí)現(xiàn)多種類(lèi)型的圖書(shū)資料服務(wù)。而對(duì)于目前的讀者而言，個(gè)性化需求已經(jīng)是越來(lái)越普遍的現(xiàn)象，這也很大程度上反映在圖書(shū)資料的借閱當(dāng)中。信息化管理在滿足讀者個(gè)性化需求這一點(diǎn)上，能夠起到極大的促進(jìn)作用。它可以根據(jù)不同年齡以及不同愛(ài)好的讀者，優(yōu)先篩選適合對(duì)應(yīng)種類(lèi)的圖書(shū)，并直接在檢索終端展現(xiàn)在讀者面前，這樣就為讀者提供了很大的便利。

（四）降低了圖書(shū)資料管理成本

信息化管理在圖書(shū)資料管理成本有效控制上也是有目共睹的，信息化管理需要相應(yīng)的設(shè)備作為圖書(shū)資料管理的硬件支撐，如實(shí)力較強(qiáng)的圖書(shū)館每次在進(jìn)行信息化管理水平提升之前，需要考慮一些具體準(zhǔn)備工作。包括購(gòu)買(mǎi)穩(wěn)定的通信線路，確保圖書(shū)信息的交換更加順暢;升級(jí)計(jì)算機(jī)設(shè)備，通過(guò)更高配置的計(jì)算機(jī)及服務(wù)器等大容量的存儲(chǔ)設(shè)備的有力支持，保障對(duì)應(yīng)的圖書(shū)管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行。圖書(shū)資料實(shí)現(xiàn)高度數(shù)字化之后，對(duì)于電子媒體的保存整理，尤其是特色視頻及音頻資料，以及電子書(shū)等等，都會(huì)成為現(xiàn)存紙質(zhì)圖書(shū)資料的有力補(bǔ)充，從而降低傳統(tǒng)圖書(shū)資料的購(gòu)買(mǎi)及保存成本。

三、結(jié)束語(yǔ)

圖書(shū)資料的信息化管理目前還是一個(gè)比較新的課題，它很大程度上脫胎于互聯(lián)網(wǎng)，因此發(fā)展時(shí)間比較短促，仍然有著較大的發(fā)展空間。它能夠解決傳統(tǒng)圖書(shū)資料管理下圖書(shū)室管理不充分以及新舊書(shū)籍經(jīng)常混放的問(wèn)題，同時(shí)也表現(xiàn)出了獨(dú)有的突出優(yōu)勢(shì)，它使資料檢索方式更加高效，能夠高度整合資料，降低管理成本，因而隨著互聯(lián)網(wǎng)深入發(fā)展，圖書(shū)資料信息化管理將發(fā)揮更突出的作用。