事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑研究

李曉紅

摘 要：數(shù)字化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理的必由之路，能夠提升檔案管理效率，促進(jìn)檔案科學(xué)利用，之于事業(yè)單位管理能力的增強(qiáng)有著十分積極的意義。本文將探討事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義所在，并針對(duì)當(dāng)前實(shí)踐工作中存在的主要問題制定相應(yīng)的解決對(duì)策，希望能夠給事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供切實(shí)可行的思路，促進(jìn)相關(guān)工作的穩(wěn)步有序落實(shí)，從而為事業(yè)單位獲取更多經(jīng)濟(jì)效益以及保持良好發(fā)展態(tài)勢(shì)提供有力的保障。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;數(shù)字化建設(shè);路徑

0 引言

通過分析可以發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)普遍存在著資金和設(shè)備不足、管理制度不健全、相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)較低等諸多問題，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)遇到了諸多的阻礙，嚴(yán)重影響到了檔案管理工作效果，事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展效果也會(huì)呈現(xiàn)不佳狀態(tài)。希望本文的研究可以給事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供參考和借鑒，從而推進(jìn)相關(guān)工作的穩(wěn)定高效開展，確保檔案資料得到最大程度的開發(fā)和利用，促使事業(yè)單位檔案信息化管理得以早日實(shí)現(xiàn)。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 是社會(huì)發(fā)展的客觀要求

事業(yè)單位需要履行特定的社會(huì)職能，其發(fā)展與當(dāng)?shù)厣鐣?huì)和經(jīng)濟(jì)環(huán)境密切相關(guān)，一般來說，事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平越高，履行社會(huì)職責(zé)的能力就會(huì)越強(qiáng)，其獲得的經(jīng)濟(jì)效益也會(huì)越多，這會(huì)極大的推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)程，人們的生活條件也會(huì)得到明顯的改善。因此加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理效率，促使事業(yè)單位的服務(wù)變得更加便捷化、高效化，能夠贏得社會(huì)公眾的滿意和支持，員工的工作負(fù)擔(dān)也會(huì)有所減輕，事業(yè)單位在社會(huì)上的形象更加光明、偉岸，其獲得的社會(huì)效益也會(huì)更為可觀。

1.2 有利于提高事業(yè)單位管理水平

先進(jìn)的、現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用是事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的必然需求，會(huì)讓事業(yè)單位檔案管理工作模式發(fā)生巨大變革，事業(yè)單位的管理能力更強(qiáng)，發(fā)展態(tài)勢(shì)也會(huì)更加穩(wěn)定、良好。當(dāng)務(wù)之急是要建立信息管理服務(wù)平臺(tái)，一方面服務(wù)于廣大社會(huì)公眾，另一方面為事業(yè)單位各個(gè)部門之間的溝通和交流提供便利，促進(jìn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)傳遞和共享。在此過程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息，通過對(duì)信息的整合與分析可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前事業(yè)單位管理的不足，之于事業(yè)單位管理體制和方法的改革有著非常積極的作用。

1.3 有利于提高檔案管理效率

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)最為根本的目的就是保證檔案管理工作的高效開展，將檔案管理人員從繁重的工作中解救出來，讓他們可以更加輕松的完成崗位工作。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的運(yùn)算和信息處理功能是手工作業(yè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法比擬的，會(huì)將主觀因素帶來的失誤風(fēng)險(xiǎn)降到最低，使得檔案資料的查閱和使用變得極為便利，檔案管理成本也會(huì)被控制在最小范圍內(nèi)，進(jìn)一步擴(kuò)大了事業(yè)單位的綜合效益，給事業(yè)單位創(chuàng)建了廣闊和光明的發(fā)展前景。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)存在的主要問題

所謂檔案的數(shù)字化指的是將紙質(zhì)檔案通過掃描的形式錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，使之成為電子文檔，只需要輸入關(guān)鍵詞就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的檢索、查閱和使用，這會(huì)讓檔案效用得以充分發(fā)揮，給事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理帶來有益的轉(zhuǎn)變。然而從事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)際情況來看暴露出的問題是比較多的，使得檔案信息化管理還有著較長(zhǎng)的一段路要走，具體表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

2.1 資金和設(shè)備不足

要想保證事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行，必須要有充足的資金和完善的設(shè)備設(shè)施作為有力支撐，否則很多工作都會(huì)因資金的匱乏或者是設(shè)備的短缺而無法開展。目前部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案的數(shù)字化建設(shè)是沒有必要的，不能投入充足的資金用于購買硬件設(shè)備和功能軟件，給相關(guān)工作人員發(fā)放的薪酬也不多，致使設(shè)備型號(hào)落后，性能不佳，人員工作積極性較差等問題屢見不鮮，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。再加上缺少專業(yè)技術(shù)人員對(duì)平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)的故障率相當(dāng)之高，給檔案管理工作的開展帶來了一系列的負(fù)面效應(yīng)，數(shù)據(jù)安全問題更是極為突出，事業(yè)單位檔案的利用率很難得到有效的提高。

2.2 管理制度不健全

這是制約事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展的關(guān)鍵因素，容易造成檔案管理職責(zé)混亂，人員分工不明，事業(yè)單位檔案將不能得到科學(xué)合理的開發(fā)和利用，此類問題在我國(guó)事業(yè)單位中是較為常見的。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，制定的制度通常不夠健全、完善，在檔案數(shù)字化建設(shè)中發(fā)揮的作用不大，人員違規(guī)行為得不到制止，他們的責(zé)任心不強(qiáng)，工作熱情不高，檔案數(shù)字化建設(shè)就會(huì)陷入停滯。還有一些檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)匱乏，對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)及檔案管理所需的新知識(shí)、新技術(shù)不甚明了，使得事業(yè)單位檔案資料的真實(shí)性和完整性飽受威脅，檔案的開發(fā)和利用現(xiàn)狀不容樂觀，事業(yè)單位的發(fā)展也會(huì)或多或少的受到影響。

2.3 人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)過低，責(zé)任心不強(qiáng)，創(chuàng)新意識(shí)淡薄，事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)有待提高。作為檔案數(shù)字化建設(shè)的主要實(shí)施者，檔案管理人員身上肩負(fù)著重大的職責(zé)和使命，倘若他們的工作態(tài)度敷衍，罔顧事業(yè)單位的規(guī)章制度而出現(xiàn)違規(guī)操作，就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位蒙受了不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。在信息時(shí)代下檔案數(shù)字化建設(shè)需要檔案管理人員可以靈活使用計(jì)算機(jī)設(shè)備來采集、分析和處理信息，而這一點(diǎn)只有很少一部分檔案管理人員能夠做好工作效果大受影響。事業(yè)單位不能忽視對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，否則就會(huì)自嘗苦果，致使檔案數(shù)字化建設(shè)難以落實(shí)，檔案信息化建設(shè)遲遲無法實(shí)現(xiàn)。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

在新的時(shí)代背景之下，事業(yè)單位不能墨守成規(guī)，一味的沿用傳統(tǒng)工作模式開展檔案管理工作，這會(huì)讓檔案的開發(fā)和利用成效不佳，為了打破這一現(xiàn)狀，運(yùn)用信息化管理模式儼然勢(shì)在必行。而實(shí)現(xiàn)這一理念的必要前提就是加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)，需要有完善的制度、先進(jìn)的技術(shù)和優(yōu)秀的人才，這些要素缺一不可。

3.1 加強(qiáng)制度的完善

要想保證事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)得以落到實(shí)處，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須要適時(shí)地轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，對(duì)相關(guān)工作報(bào)以足夠的關(guān)注，尤其是在資金和資源上要保持充足供應(yīng)，還要將檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)工作交由專業(yè)技術(shù)人員來完成，加強(qiáng)對(duì)他們工作的監(jiān)督，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的落實(shí)，以強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)的性能，提高檔案管理工作質(zhì)量。健全的制度可以給事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案管理工作的科學(xué)化、高效化開展提供有力保證，需要密切結(jié)合我國(guó)法律法規(guī)，充分考慮到事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況，指導(dǎo)相關(guān)工作的規(guī)范化開展。對(duì)于違規(guī)操作的檔案管理人員絕不姑息，予以嚴(yán)懲，此舉能夠讓檔案管理人員發(fā)自內(nèi)心的重視崗位工作，自覺遵守檔案管理制度，不做危害事業(yè)單位利益的行為。在制度的保障之下事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)步伐將更加穩(wěn)健，檔案管理工作質(zhì)量也會(huì)邁上一個(gè)嶄新的臺(tái)階。

3.2 積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)可以歸結(jié)為數(shù)字化總體規(guī)劃設(shè)計(jì)、數(shù)字化設(shè)備選型、軟件開發(fā)、查詢管理、安全保障等多項(xiàng)工作。任何一項(xiàng)工作都不是無的放矢的，而是需要與事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)情況及檔案管理工作需求緊密結(jié)合起來，建立檔案管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)具有較強(qiáng)的可擴(kuò)展性和可在線擴(kuò)容，以滿足事業(yè)單位的職能變化需求。系統(tǒng)還應(yīng)具有較高的可靠性，例如，采用磁盤陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全冗余設(shè)計(jì)，確保不會(huì)出現(xiàn)單點(diǎn)故障，從而保證檔案管理信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行;采用光纖磁盤陣列產(chǎn)品，使檔案軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線實(shí)時(shí)升級(jí)，采用基于Web Browser圖形管理界面，讓維護(hù)簡(jiǎn)便化。

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，不但要保證檔案信息的安全性，而且要注重提高工作效率。事業(yè)單位的檔案信息需要共享，在檔案管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)建之初，應(yīng)使用多個(gè)服務(wù)器進(jìn)行管理，對(duì)查詢等級(jí)進(jìn)行權(quán)限的限制，不具備權(quán)限的人員無權(quán)瀏覽檔案信息，防止機(jī)密信息的外泄。除此之外，加強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值的鑒定和審核，將重要程度和價(jià)值較高的檔案資料先輸入到系統(tǒng)中，那些相對(duì)不重要的可以放在后面，還要在檔案信息輸入到計(jì)算機(jī)之前進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，保證檔案的正確性，避免出現(xiàn)檔案的錯(cuò)漏問題。

3.3 加大人才培養(yǎng)力度

無論在任何領(lǐng)域、任何工作中人才都是一類非常寶貴的資源，對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)也不例外，需要有一定數(shù)量和質(zhì)量的人才為基礎(chǔ)，檔案管理人員不但要對(duì)本職工作知之甚詳，還應(yīng)具備較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，可以靈活使用計(jì)算機(jī)來開展相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。要求事業(yè)單位能夠切實(shí)加大人才培育力度，將檔案數(shù)字化建設(shè)及管理所需的先進(jìn)知識(shí)和技術(shù)傳授給相關(guān)工作人員，使之能夠出色的完成崗位工作，推進(jìn)檔案信息化管理的早日落實(shí)。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高他們的道德水平，增強(qiáng)他們的奉獻(xiàn)精神，促使其以飽滿的熱情和積極的心態(tài)迎接實(shí)踐工作中的各類挑戰(zhàn)，心甘情愿的歸于平凡，踏踏實(shí)實(shí)的做好檔案歸檔、保管、利用等工作，為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

4 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)非常必要和緊迫的工作，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)是時(shí)代和社會(huì)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作提出的最新要求，可以達(dá)成事業(yè)單位創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)的根本目標(biāo)，促使事業(yè)單位的發(fā)展勢(shì)頭更加迅猛。本文對(duì)于當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行了充分的剖析，指出要想解決相關(guān)問題就要加強(qiáng)檔案管理制度的完善，積極運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，還要加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度。相信這些舉措的落實(shí)，必然會(huì)大幅推進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，檔案管理工作的有效性也將得以充分彰顯出來。

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