水利檔案規(guī)范化管理綜合評估在基層單位的效果分析

陳紀濤　王濤　周正倩　陳曉

【摘 要】本文給合實際，分析了評估工作對基層單位的檔案管理制度體系、隊伍建設、檔案收集整理、檔案保管條件、信息化建設等方面的效果。水利檔案規(guī)范化管理綜合評估的開展，提升了基層單位的檔案工作水平，同時指出了評估后仍然存在的問題，并提出了下一步的整改意見。

【關鍵詞】水利檔案;規(guī)范化管理;評估效果

中圖分類號： TV21;G271文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）32-0219-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.32.103

0 引言

水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估是水利部推出的一項重要舉措，旨在全面提高水利檔案工作水平，2013年水利部辦公廳發(fā)布了相應的評估辦法和標準等級。通過檔案規(guī)范管理綜合評估工作，各級單位的檔案工作全面得到了提升，為未來事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了堅實的基礎支撐。

1 基本情況

筆者所在單位按三級管理四級機構設置，下設基層局、水勘測局、水文站三級。自2013年開始著手準備迎接評估工作，經(jīng)過上下的共同努力，到2016年底25個全宗單位中有1個單位通過了特級評估、7個單位通過二級評估、17個單位通過了三級評估，通過率應達到100%。

局機關的檔案室于1980年成立，負責資料的收集、借閱工作，由收發(fā)人員兼管，1996年改為局檔案資料科，負責局機關部門、局直單位檔案資料收集、整理、歸檔、利用工作及下屬單位檔案工作業(yè)務指導、水文專業(yè)有償服務、圖書期刊等工作。下屬各單位的檔案室隨單位的成立而設。

2 評估前檔案工作情況

評估前，各級單位的檔案工作機構是存在的，也有專職或兼職的檔案人員。但上級對下級的管理、考核不同程度的存在薄弱環(huán)節(jié)，各級檔案工作處于一種自發(fā)的狀態(tài)，檔案工作人員的責任意識和工作能力參差不齊。有的思想認識不到位，以為從事檔案工作是被邊緣化，是不被重視的工作;有的檔案人員能力達不到崗位要求，不知道怎么整理檔案，不知道怎樣才能把工作干好，把檔案無序地、原始地擺放到庫房，不整理、不加工，只起到一個庫房保管員的作用。對檔案工作認識到位的檔案人員工作就做的比較好，反之做的就差一些。單位領導的重視程度也是檔案工作質(zhì)量，領導重視了，給檔案工作配備置人員素質(zhì)也高，檔案設施設備配置也到;位領導不重視，單位的檔案工作不就好開展。

為了確保在水利檔案規(guī)范化管理綜合評估過程中，所有單位都能通過，主管部門除了把文件傳達以外，還專門到各單位進行了摸底調(diào)研。發(fā)現(xiàn)有的單位檔案工作歷史欠帳很多，多年的檔案都沒有進行整理，檔案庫房和檔案設施很多都達不到規(guī)范管理的要求等。針對諸如此類的問題，主管部門制定了準備實施方案。對那些沒整理的檔案，各單位要抽調(diào)人員，倒排工期集中進行整理;針對設施設備不能滿足評估要求的，要及時列入部門預算爭取早日配置到位，同時主管部門強化對各單位的指導和督查檢查。

檔案評估的準備工作從保障體系、業(yè)務工作、開發(fā)利用與信息化等三方面共60項入手，各單位按照相應級別評估標準，進行了一系列的準備工作。在歷時兩年多的時間里，經(jīng)過各單位的不懈努力，全部達到了水利部綜合評估的要求。

3 評估后的效果

通過檔案規(guī)范化管理，各單位在檔案工作得到了全面提升。主要表現(xiàn)為：

（1）健全了檔案管理組織網(wǎng)絡。各單位均有了明確的分管領導，配備有專職和兼職檔案人員，普遍形成了主要領導負總責，分管領導認真抓，檔案人員具體做的管理格局，為檔案工作規(guī)范化管理提供了組織保障。

（2）建立完善了檔案管理規(guī)章制度。制度建設是保持檔案工作有序、可持續(xù)發(fā)展的基本保障。檔案評估工作開展以來，大部分單位按照水利檔案工作規(guī)范化管理綜合評估辦法的要求，結合單位實際建立和完善檔案收集、整理、歸檔、利用、庫房安全、統(tǒng)計等檔案管理制度，并把重要的制度上墻，做到了檔案工作有章可循，保證了工作的順利開展。

（3）檔案隊伍建設進一步加強。通過檔案工作規(guī)范化管理綜合評估工作的開展，鍛煉出了一批檔案工作業(yè)務骨干。各單位舉辦檔案業(yè)務知識培訓，加強了對干部職工尤其是檔案管理人員的業(yè)務培訓，同時采取靈活多樣的方式對本轄區(qū)的檔案人員進行業(yè)務指導，檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務技能都有了明顯的提高。建立了檔案人員QQ群，及時將檔案工作各階段的要求及整理方法，以及文字圖片表格等形式在群中共享給所有單位檔案人員，很大程度上減少了檔案整理過程中出現(xiàn)的一些不理解、操作不規(guī)范的問題。

（4）提升了檔案工作收集整理力度。檔案收集不完整的問題是檔案工作的一個共性問題，從年度歸檔數(shù)量來看，各單位加強了對文件材料的收集錄入，有針對性的采取措施，比如有的單位將領導黨課課件、請假申請等日常痕跡材料及測站實物檔案收集起來;有的單位要求下級單位按月在檔案管理QQ群中上報聲像文件材料，補充了聲像檔案收集難的短板;有的單位針對評估意見，集中人力對單位建立以來形成的文件資料進行了集中整理，實現(xiàn)了所有文件材料的全部建檔入庫。

（5）改善了檔案保管條件。各單位領導對檔案安全管理的重要性認識到位，嚴格按照規(guī)范要求設立了單獨的檔案室，檔案庫房硬件設施逐步完善，檔案裝具符合國家標準化規(guī)范化的要求。條件好的單位配備了檔案密集架，檔案保管條件進一步改善，比如有的單位為下屬單位統(tǒng)一配備了數(shù)字化設備、檔案裝具等設施，為檔案規(guī)范化管理提供了基礎保障。

（6）檔案信息化建設穩(wěn)步推進。各單位在保證紙質(zhì)文件材料歸檔的同時，不斷提高檔案信息化水平，多數(shù)單位配備了網(wǎng)絡或單機版的管理軟件，實現(xiàn)了檔案的條目級管理，部分單位實現(xiàn)了全文檢索，為各單位之間互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享打下了堅實基礎。

4 存在的問題

各單位評估通過后，是否還保持評估時的水平，對評估反饋的問題是否已經(jīng)整改到位，主管部門于2018年對各單位的檔案工作開展專項檢查，發(fā)現(xiàn)部分單位在檔案收集整理、信息化等方面不同程度的存在問題：

一是個別單位的責任主體存在不明確的情況。《檔案法》中明確規(guī)定文件材料歸檔應誰形成、誰整理，檔案檢查時一再強調(diào)責任主體問題，但有些單位仍存在部門形成文件材料，全部交給檔案人員整理。

二是存在檔案管理制度雖然健全，但落實不到位的情況，多數(shù)單位在檔案整理過程中不能與項目管理工作實現(xiàn)“四個同步”，個別單位在年度歸檔工作中雖列入了目標，但考核流于形式。檔案庫房溫濕度記錄不完善等情況。

三是存在文件材料積壓情況。部分單位不同程度的存在歷史文件，項目文件和其他材料未整理的現(xiàn)象。存在檔案收集不全、收集數(shù)量較少的情況。帳外文件、特載文件材料收集不全是各單位的共性問題，基層測站文件材料收集整理成為檔案管理的盲區(qū)。

四是檔案軟件應用能力、信息化程度有待提高。個別單位未配備檔案管理軟件，有的檔案員對檔案軟件操作不熟練、功能了解不全等情況，多數(shù)單位檔案數(shù)字化工作進展緩慢。

5 改進意見

在鞏固已有成果的同時，應針對工作中的薄弱環(huán)節(jié)大力抓好以下工作。

明確檔案誰形成、誰收集、誰整理的原則，確保責任主體明確。健全檔案規(guī)章制度，并嚴格將檔案管理的各項制度落實到實處，確保依規(guī)、依法管理檔案。加強檔案收集，特別是帳外文件、特載文件、測站文件的收集，要注意文件的歸檔價值，在確保室藏檔案完整、齊全的同時，優(yōu)化室藏結構。加強檔案安全管理，不斷改善基礎設施等檔案保管條件，及時對系統(tǒng)數(shù)字化的檔案進行備份，確保檔案實體和信息安全。穩(wěn)定檔案隊伍，人員變動時及時交接，嚴防檔案丟失，保證檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

檔案管理工作是一項長期艱巨嚴峻的工作，尤其新時期、新形勢對檔案工作提出了一些新要求，檔案人員不僅要有高度的責任心，要熟練掌握檔案知識，還要通過不斷學習，結合工作實際不斷摸索與改進，以適應新時代的新要求。各級應將歸檔情況的檢查將作為一項常態(tài)化工作列入年度工作內(nèi)容，用扎實的工作，為檔案管理工作向著更加規(guī)范化、更加快捷化的方向發(fā)展而努力。