淺談檔案文件的電子化及管理

/航天材料及工藝研究所

紙質(zhì)載體檔案工作需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，且工作效率較低、易錯(cuò)率高，極大地限制了檔案工作的效率。如何實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)載體檔案的電子化及電子化管理，使之更加準(zhǔn)確、完整、高效、安全，并充分發(fā)揮檔案在實(shí)際工作中的作用，是當(dāng)前檔案工作人員需要研究的問題。

在企業(yè)或事業(yè)單位中，提高檔案工作效率的有效解決辦法之一就是實(shí)現(xiàn)檔案文件的電子化和電子化管理。檔案文件的電子化不同于檔案電子化管理，檔案的電子化管理是指檔案人員利用計(jì)算機(jī)硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)管理手段，對(duì)現(xiàn)有的檔案文件進(jìn)行計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的過程，包括檔案的著錄、搜尋、借閱、整理等，將大幅提升檔案文件管理的效率。而檔案文件的電子化分為2個(gè)層次：一是現(xiàn)有的紙質(zhì)文件電子化，指將已有的紙質(zhì)文件逐頁(yè)進(jìn)行掃描，進(jìn)而上傳至檔案管理系統(tǒng)，工藝員可以在檔案管理系統(tǒng)中通過一定的流程直接查看文件，節(jié)省了到檔案部門查詢的時(shí)間，同時(shí)也有助于檔案文件的保存。二是目前還未實(shí)施的文件，由相關(guān)部門明確電子圖紙、質(zhì)量檔案、工藝規(guī)程等的格式要求、簽署要求、歸檔格式、數(shù)據(jù)包要求。設(shè)計(jì)人員按照以上要求產(chǎn)生相應(yīng)的電子文件，通過檔案人員上傳至檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案文件的電子化和電子化管理，不僅方便員工隨時(shí)查看信息，還可以有效節(jié)省查詢時(shí)間與人力，避免機(jī)構(gòu)臃腫。

一、存在的問題

1.電子化管理辦法不健全

雖然目前企業(yè)單位都在推廣檔案管理的信息化、檔案文件的電子化，但形式和進(jìn)度各不相同，還沒有出臺(tái)統(tǒng)一的管理辦法或歸檔要求，為檔案文件的電子化提供有力的指導(dǎo)。另外，還有部分文件由于特殊原因而無(wú)法直接錄入到計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，導(dǎo)致該項(xiàng)工作只能人工完成，但該項(xiàng)工作并沒有相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，因此有必要建立標(biāo)準(zhǔn)的專業(yè)系統(tǒng)，確保檔案文件電子化及電子化管理的全面發(fā)展。

2.檔案機(jī)構(gòu)不完善

檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)該具有雙重職能：一方面為行政管理職能，對(duì)企業(yè)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)；另一方面是檔案管理職能，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行整理、保管、提供利用。有的單位對(duì)檔案管理不重視，檔案管理工作的專職人員較少，或者由其他人員來(lái)兼職管理，分配工作不均勻，從而導(dǎo)致當(dāng)任務(wù)緊急時(shí)，檔案部門的混亂和管理的無(wú)序化。

3.專業(yè)人才欠缺

檔案具有綜合性強(qiáng)、內(nèi)容繁雜等特點(diǎn)，因此專業(yè)的檔案管理人員應(yīng)精通檔案專業(yè)知識(shí)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在選拔專業(yè)人才時(shí)，首先應(yīng)從人員學(xué)歷、專業(yè)、年齡等方面做好選擇。檔案工作同樣需要傳承，如某單位由于檔案部門對(duì)檔案管理工作十分精通的老師傅退休，導(dǎo)致內(nèi)部的文件整理、歸檔的不規(guī)范，驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)不合格現(xiàn)象。

二、如何有效提高檔案文件的電子化進(jìn)程

1.建立企業(yè)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

目前，各單位應(yīng)用的軟件不盡相同，沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，仍依靠經(jīng)驗(yàn)或個(gè)人喜好進(jìn)行整理，不便于管理。因此，處理好檔案文件電子化應(yīng)采用相同的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，推進(jìn)檔案文件的電子化管理，才能使檔案工作有序健康的推進(jìn)。

2.完善檔案文件電子化的工作機(jī)構(gòu)

開展資料文件電子化工作，必須設(shè)立相應(yīng)機(jī)構(gòu)，并且要有專業(yè)人才、專職電子化檔案文件，而不是由企業(yè)的其他人員兼職。檔案需要傳承，傳統(tǒng)的檔案是手工管理，效率低下，同時(shí)知曉的人員往往限定在少數(shù)范圍內(nèi)，工作交接不到位，限制了檔案工作管理的發(fā)展，因此設(shè)立相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)是提高檔案文件電子化的基礎(chǔ)。

3.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案人員專業(yè)技能

檔案管理人員應(yīng)定期開展培訓(xùn)，了解檔案文件電子化最新動(dòng)向，吸收知識(shí)并掌握有效的現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，以提升專業(yè)技能，同時(shí)單位也應(yīng)重視檔案人員的流動(dòng)和檔案人才的培養(yǎng)，只有形成人才結(jié)構(gòu)的最優(yōu)化，才能使檔案工作機(jī)構(gòu)健康發(fā)展。

三、優(yōu)化對(duì)策

1.提高工作效率

檔案文件的電子化能夠減少傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的核對(duì)及查找時(shí)間，檔案文件如果存放的位置發(fā)生變化或由于檔案人員的疏忽沒有放在相應(yīng)位置，下一次在查找該文件時(shí)就會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間。而檔案文件的電子化只需提交相應(yīng)的流程，再進(jìn)行相關(guān)的批準(zhǔn)，就可以在計(jì)算機(jī)上直接查看文件，既縮短了查找的時(shí)間，又提高了工作效率。

2.降低成本

某單位一年的曬藍(lán)圖紙費(fèi)用約為15萬(wàn)元，且每年遞增，如何才能有效減少曬藍(lán)圖紙的費(fèi)用為該單位解決的重點(diǎn)工程。該單位將新產(chǎn)生的檔案逐步實(shí)現(xiàn)電子化，首先嘗試將新產(chǎn)生的部分檔案文件電子化，并觀察電子化效果，最終使曬藍(lán)圖紙的費(fèi)用下降到了13萬(wàn)元。曬藍(lán)圖紙費(fèi)用的首次下降，是由于新的檔案文件直接使用了電子化辦公手段，該單位目前正在全力推行電子化辦公，逐步減少曬藍(lán)圖紙的數(shù)量，有效地降低了成本。

不僅如此，檔案文件數(shù)量較多，需要相應(yīng)的存放空間，而檔案室必須符合溫濕度的要求，同時(shí)也需要大量的檔案人員進(jìn)行借閱、整理、替換等工作，需要投入大量經(jīng)費(fèi)，這些成本不可避免。檔案文件的電子化只需要相應(yīng)的硬盤存儲(chǔ)空間，既有助于減少相關(guān)方面經(jīng)費(fèi)的支出，還可以避免檔案部門人員配置的臃腫。

3.避免出現(xiàn)泄密問題

以軍事檔案為例，檔案涉密文件較多，是我國(guó)重要的戰(zhàn)略文件。因此，保密是一切工作的重中之重。曬藍(lán)圖紙便于攜帶，容易造成泄密，而電子文件首先限定在局域網(wǎng)中才能查看，與外部的互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了物理隔離，單位人員查看文件時(shí)必須先提交相應(yīng)流程，在經(jīng)過主管人員批準(zhǔn)后方可查看，且只有查看功能，沒有下載和打印的功能。如果想要打印相應(yīng)的文件，也需要提交相應(yīng)的工作流程，方可到專門的打印室去打印。因此，檔案文件的電子化在很大程度上對(duì)于保密工作有一定的提高。

4.其他優(yōu)勢(shì)

檔案文件的借閱有一定期限，到期必須歸還；一些生產(chǎn)單位現(xiàn)場(chǎng)使用的檔案，容易出現(xiàn)污損、或者磨損，不利于檔案文件的保存。而檔案文件的電子化在這些方面有著巨大優(yōu)勢(shì)，查看的文件到了規(guī)定的查看期限，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)收回查看文件的權(quán)限；同時(shí)，電子文件不會(huì)出現(xiàn)磨損，有助于檔案文件的保存。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，未來(lái)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用會(huì)在檔案行業(yè)發(fā)揮更加重要的作用，檔案文件的存在方式也不能僅僅局限于紙質(zhì)載體，檔案管理的信息化、檔案文件的電子化不僅有助于檔案的科學(xué)管理，更符合現(xiàn)代提倡的降本增效的原則。雖然目前受限于國(guó)內(nèi)尚沒有統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)科學(xué)指導(dǎo)檔案文件的電子化工作，而各單位都在轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的工作方式和觀念，增強(qiáng)了對(duì)檔案文件電子的認(rèn)識(shí)，并加大了在相關(guān)方面的投入?，F(xiàn)階段我國(guó)范圍內(nèi)的檔案管理的信息化、檔案文件的電子化雖然還存在一定的問題，但是檔案管理的信息化、檔案文件電子化的趨勢(shì)已不可阻擋。