提高高職院校實(shí)訓(xùn)物資管理有效性的幾點(diǎn)思考

孫云波

摘 要：高職院校因教學(xué)業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)實(shí)訓(xùn)物資需求量較大，而實(shí)訓(xùn)物資因價(jià)低、量大等特點(diǎn)管理難度大，但管理關(guān)注度不高，所以長(zhǎng)期處于資產(chǎn)管理邊緣化狀態(tài)。本文基于本校管理實(shí)踐，通過(guò)分析學(xué)院實(shí)訓(xùn)物資管理內(nèi)部控制審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和原因，從實(shí)訓(xùn)物資采購(gòu)管理、日常管理和處置管理等方面提出了加強(qiáng)有效管理的建議。

關(guān)鍵詞：實(shí)訓(xùn)物資;內(nèi)部控制審計(jì);采購(gòu)管理;日常管理;處置管理

高校的實(shí)訓(xùn)物資一般是指用于教學(xué)、科研等方面的不屬于固定資產(chǎn)的物資，包括材料、低值品和易耗品。由于種類(lèi)多、單價(jià)低、數(shù)量大、易損耗等原因，采購(gòu)、日常管理、處置等方面均有別于固定資產(chǎn)，管理難度也較大。目前，實(shí)訓(xùn)物資管理的制度依據(jù)主要是《高等學(xué)校材料、低值品、易耗品管理辦法》，相關(guān)的事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理辦法主要規(guī)范的是固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)的管理。 基于二八定律，高校資產(chǎn)內(nèi)部管理過(guò)程中也更注重固定資產(chǎn)的管理，對(duì)于實(shí)訓(xùn)物資的管理相對(duì)薄弱，而高職院校因?yàn)榕囵B(yǎng)的學(xué)生主要是技能型人才，日常教學(xué)、科研過(guò)程中實(shí)訓(xùn)物資的使用頻率、耗用量極大，因此如何對(duì)實(shí)訓(xùn)物資進(jìn)行有效管理更有現(xiàn)實(shí)意義。

一、審計(jì)項(xiàng)目基本情況介紹

上海電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院是一所創(chuàng)立于1960年的全日制普通高等職業(yè)院校，辦學(xué)主旨是培養(yǎng)電子信息、先進(jìn)制造業(yè)、生產(chǎn)性服務(wù)業(yè)和城市服務(wù)業(yè)高素質(zhì)技術(shù)技能型人才，90%以上的畢業(yè)生在上海電子信息制造業(yè)、軟件業(yè)、信息服務(wù)業(yè)和城市服務(wù)業(yè)等相關(guān)行業(yè)就業(yè)，學(xué)院的電子技術(shù)與工程學(xué)院、通信與信息工程學(xué)院、機(jī)械與能源工程學(xué)院、經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院、中德工程學(xué)院、設(shè)計(jì)與藝術(shù)學(xué)院、外語(yǔ)學(xué)院等7個(gè)專業(yè)學(xué)院共有33個(gè)專業(yè)，構(gòu)成了以電子信息大類(lèi)和制造大類(lèi)專業(yè)為主體，財(cái)經(jīng)大類(lèi)與藝術(shù)設(shè)計(jì)傳媒大類(lèi)專業(yè)共同發(fā)展的專業(yè)體系，與上海航天局、上海飛機(jī)制造有限公司、上海鐵路局、上海儀電（集團(tuán)）有限公司和寶鋼集團(tuán)等100多家中外知名企業(yè)建立了長(zhǎng)期合作關(guān)系。

近年來(lái)，一方面隨著技術(shù)更新?lián)Q代周期縮短，學(xué)院的專業(yè)群在不斷調(diào)整優(yōu)化;另一方面隨著社會(huì)對(duì)技術(shù)型人才需求的增加，學(xué)院的招生規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。因此實(shí)訓(xùn)物資的需求量不斷增加的同時(shí)，需求種類(lèi)也在一定程度上根據(jù)教學(xué)、科研實(shí)際不斷調(diào)整，管理壓力逐年增加。學(xué)院實(shí)訓(xùn)物資管理的采購(gòu)、管理職能部門(mén)是資產(chǎn)管理處，二級(jí)單位設(shè)立資產(chǎn)管理員崗位與之進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)接，負(fù)責(zé)本部門(mén)實(shí)訓(xùn)物資的采購(gòu)和管理，但學(xué)院資產(chǎn)管理的重點(diǎn)在于固定資產(chǎn)管理，已經(jīng)建立了相對(duì)完善的管理機(jī)制。但對(duì)于實(shí)訓(xùn)物資管理沒(méi)有相關(guān)制度規(guī)定，除采購(gòu)組織和鐵屑等少部分廢舊實(shí)訓(xùn)物資由資產(chǎn)管理處統(tǒng)一回收處置之外，沒(méi)有明確的管理要求，實(shí)行二級(jí)單位自行管理模式，整體管理風(fēng)險(xiǎn)較大。基于此，2018年學(xué)院對(duì)實(shí)訓(xùn)物資管理進(jìn)行了內(nèi)部控制審計(jì)，旨在通過(guò)對(duì)2016？017年采購(gòu)的實(shí)訓(xùn)物資管理情況的審計(jì)，了解實(shí)訓(xùn)物資管理的總體狀況，對(duì)其內(nèi)部控制設(shè)計(jì)有效性和執(zhí)行有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)。

此次審計(jì)的關(guān)注點(diǎn)在于實(shí)訓(xùn)物資采購(gòu)管理情況，重點(diǎn)關(guān)注實(shí)訓(xùn)物資是否實(shí)際到貨、采購(gòu)驗(yàn)收核對(duì)情況;二級(jí)單位實(shí)訓(xùn)物資日常管理情況，重點(diǎn)關(guān)注二級(jí)單位實(shí)訓(xùn)物資的臺(tái)賬管理情況、領(lǐng)用管理情況、倉(cāng)庫(kù)管理情況、實(shí)訓(xùn)物資盤(pán)點(diǎn)情況;實(shí)訓(xùn)物資處置情況，重點(diǎn)關(guān)注是否分類(lèi)處置、是否集中處置、處置程序是否規(guī)范。由于實(shí)訓(xùn)物資主要集中于有學(xué)生的二級(jí)教學(xué)單位，因此對(duì)此類(lèi)二級(jí)單位2016？017年采購(gòu)的800多萬(wàn)元實(shí)訓(xùn)物資以51.75%的抽樣比例，對(duì)單價(jià)100元以上、數(shù)量超過(guò)10個(gè)以上以及單價(jià)1000元以上的實(shí)訓(xùn)物資進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)，從而發(fā)現(xiàn)管理難點(diǎn)、薄弱點(diǎn)，為提高學(xué)院實(shí)訓(xùn)物資管理水平提出合理建議。

二、實(shí)訓(xùn)物資管理存在的主要問(wèn)題

在此次審計(jì)過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)當(dāng)前實(shí)訓(xùn)物資管理過(guò)程中在管理制度健全性，采購(gòu)管理、日常管理、處置管理有效性等方面存在問(wèn)題。

1.實(shí)訓(xùn)物資管理制度缺失

學(xué)院只制訂了學(xué)校層面的《低值物品管理規(guī)定》和實(shí)訓(xùn)材料采購(gòu)流程，沒(méi)有材料、易耗品的使用管理、盤(pán)點(diǎn)等管理制度，也沒(méi)有要求二級(jí)單位建立相應(yīng)的管理制度或流程，管理要求和標(biāo)準(zhǔn)的缺失導(dǎo)致二級(jí)實(shí)訓(xùn)物資管理水平參差不齊。

2.存在部分實(shí)訓(xùn)物資閑置現(xiàn)象

學(xué)院實(shí)訓(xùn)物資的采購(gòu)預(yù)算基本由使用人員根據(jù)已核定的教學(xué)計(jì)劃安排或項(xiàng)目（課題）預(yù)算確定，二級(jí)資產(chǎn)管理員管理重點(diǎn)在于同類(lèi)匯總，資產(chǎn)管理處管理重點(diǎn)在于根據(jù)申購(gòu)要求落實(shí)采購(gòu)，缺少對(duì)采購(gòu)預(yù)算合理性和必要性的實(shí)質(zhì)性審核，加之大部分實(shí)訓(xùn)物資領(lǐng)取后即由使用人員自行保管，二級(jí)單位也沒(méi)有實(shí)行規(guī)范的臺(tái)賬管理或定期盤(pán)點(diǎn)制度，因此部分實(shí)訓(xùn)物資被閑置，存在管理漏洞。

3.存在賬實(shí)不符現(xiàn)象

在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中我們發(fā)現(xiàn)由于學(xué)院的實(shí)訓(xùn)物資驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致存在部分實(shí)物與領(lǐng)料單上型號(hào)規(guī)格或數(shù)量不一致現(xiàn)象。在審計(jì)前，實(shí)際操作過(guò)程中，學(xué)院實(shí)訓(xùn)物資驗(yàn)收由使用部門(mén)組織，資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)根據(jù)申購(gòu)單開(kāi)具領(lǐng)料單進(jìn)行出入庫(kù)處理，不組織驗(yàn)收工作也不對(duì)二級(jí)單位驗(yàn)收過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督;二級(jí)單位沒(méi)有制訂驗(yàn)收流程，權(quán)責(zé)不清，驗(yàn)收流于形式，因此出現(xiàn)比如某二級(jí)單位的角磨機(jī)型號(hào)與實(shí)物不一致、材料數(shù)量與領(lǐng)料單登記數(shù)量不一致等問(wèn)題。

4.二級(jí)單位使用管理不到位

大部分被審計(jì)的二級(jí)單位只有簡(jiǎn)單的領(lǐng)用臺(tái)賬，基本信息包括實(shí)訓(xùn)物資名稱、領(lǐng)用日期和領(lǐng)用人簽名，沒(méi)有領(lǐng)用的實(shí)訓(xùn)物資規(guī)格、型號(hào)記錄或記錄不全，低值品、易耗品沒(méi)有歸還記錄，且各二級(jí)單位的領(lǐng)用臺(tái)賬格式不統(tǒng)一，比如有些二級(jí)單位直接以采購(gòu)申請(qǐng)單替代領(lǐng)用記錄單;沒(méi)有建立出、入、存的臺(tái)賬明細(xì)記錄;實(shí)訓(xùn)物資日常管理一般采用的是各年采購(gòu)的實(shí)訓(xùn)物資混放管理，導(dǎo)致無(wú)法盤(pán)點(diǎn)，也無(wú)法進(jìn)行庫(kù)存管理。比如某二級(jí)學(xué)院的銑刀有好幾種規(guī)格，價(jià)格也不同，因?yàn)闆](méi)有管理臺(tái)賬，實(shí)物明細(xì)賬只有品名而沒(méi)有規(guī)格型號(hào)，造成難以盤(pán)點(diǎn)。以上原因也間接造成重復(fù)購(gòu)置，庫(kù)存積壓的問(wèn)題。

5.沒(méi)有組織定期盤(pán)點(diǎn)

審計(jì)前，學(xué)院沒(méi)有制訂實(shí)訓(xùn)物資的定期盤(pán)點(diǎn)制度，也沒(méi)有要求開(kāi)展相應(yīng)的實(shí)物盤(pán)點(diǎn)工作，因此，二級(jí)單位也沒(méi)有進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，加之沒(méi)有實(shí)行臺(tái)賬管理，因此造成“家底不清”，出現(xiàn)存放地點(diǎn)不明，盤(pán)盈、盤(pán)虧原因不明等現(xiàn)象，也極易導(dǎo)致實(shí)訓(xùn)物資采購(gòu)預(yù)算不當(dāng)?shù)群蠊?/p>

6.存在處置難問(wèn)題

目前，廢舊實(shí)訓(xùn)物資的處置各高校均采取謹(jǐn)慎態(tài)度，原則上要求使用部門(mén)不能自行處置，而相關(guān)主管部門(mén)對(duì)實(shí)訓(xùn)物資處置問(wèn)題只做了原則性規(guī)定，比如《高等學(xué)校材料、低值品、易耗品管理辦法》第十五條規(guī)定“校、系庫(kù)房對(duì)使用單位無(wú)法利用的殘次、廢舊物品和包裝材料應(yīng)按具體情況組織回收，盡量整修使用，改制利用、變價(jià)出售和調(diào)劑處理”。高職院校囿于辦學(xué)規(guī)模，一般而言廢舊物資的處理量比不上本科院校，而且因?yàn)檗k學(xué)場(chǎng)地比較緊張，廢舊物資儲(chǔ)存面積有限，廢舊實(shí)訓(xùn)物資處置難度相對(duì)較大。比如學(xué)院待處置的固定資產(chǎn)存放倉(cāng)庫(kù)采取的就是租賃方式，廢舊實(shí)訓(xùn)物資根本沒(méi)有場(chǎng)地儲(chǔ)存，因此，實(shí)訓(xùn)物資只有少部分如廢棄金屬等因回收價(jià)值較高，由資產(chǎn)管理處按固定資產(chǎn)處置程序統(tǒng)一回收后處理，處置收入上繳國(guó)庫(kù)，而廢棄元器件、電線、數(shù)據(jù)線等應(yīng)回收價(jià)值低或回收成本等原因，不能及時(shí)處置，增加了倉(cāng)儲(chǔ)壓力，比如通信類(lèi)、電子類(lèi)專業(yè)每天會(huì)產(chǎn)生大量的廢棄元器件及線材，按學(xué)院現(xiàn)行制度規(guī)定無(wú)法及時(shí)處理，也沒(méi)有足夠倉(cāng)儲(chǔ)空間，處置難問(wèn)題長(zhǎng)期無(wú)法解決。

三、加強(qiáng)實(shí)訓(xùn)物資管理的措施建議

1.完善管理制度

在實(shí)行分類(lèi)管理的基礎(chǔ)上，學(xué)校層面應(yīng)該制訂相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理制度，以明確采購(gòu)、日常管理、處置等各環(huán)節(jié)的管理要求和職責(zé)權(quán)限;二級(jí)單位應(yīng)該根據(jù)本單位管理特點(diǎn)和實(shí)訓(xùn)物資特點(diǎn)制訂內(nèi)部采購(gòu)管理、日常管理、處置管理程序，明確使用人、資產(chǎn)管理人員、管理層的職責(zé)權(quán)限，提高二級(jí)單位實(shí)訓(xùn)物資管理水平，并向?qū)W校職能管理部門(mén)備案，避免產(chǎn)生條款內(nèi)容與上級(jí)或?qū)W校管理要求沖突的矛盾。

2.加強(qiáng)預(yù)算管理

存在實(shí)訓(xùn)物資閑置問(wèn)題的根源在于預(yù)算編制的不合理和預(yù)算審核的“走過(guò)場(chǎng)”。相對(duì)而言，實(shí)訓(xùn)物資采購(gòu)程序相對(duì)簡(jiǎn)單、預(yù)算執(zhí)行難度較小，實(shí)訓(xùn)物資尤其是材料、易耗品使用數(shù)量難以精確，所以往往會(huì)傾向于通過(guò)購(gòu)買(mǎi)實(shí)訓(xùn)物資提高預(yù)算執(zhí)行程度，因此，編制實(shí)訓(xùn)物資采購(gòu)預(yù)算的基礎(chǔ)應(yīng)該是教學(xué)課時(shí)、學(xué)生人數(shù)、前一期的盤(pán)點(diǎn)結(jié)余等因素，并綜合考慮使用壽命、損耗率等因素，避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

3.加強(qiáng)驗(yàn)收管理

完善實(shí)訓(xùn)物資的驗(yàn)收流程，明確采購(gòu)職能部門(mén)和二級(jí)單位的驗(yàn)收責(zé)任，如果驗(yàn)收由二級(jí)單位組織，則二級(jí)單位應(yīng)該在內(nèi)部驗(yàn)收流程中明確驗(yàn)收相關(guān)人員的組成及職責(zé)。領(lǐng)料單相關(guān)信息應(yīng)該根據(jù)實(shí)際驗(yàn)收結(jié)果出具。

4.加強(qiáng)日常使用管理

規(guī)范二級(jí)單位的實(shí)訓(xùn)物資臺(tái)賬管理，根據(jù)領(lǐng)料單信息記錄實(shí)訓(xùn)物資品名、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等要素，并詳細(xì)記錄出、入、存情況，同時(shí)做好領(lǐng)用記錄;同一品名、不同規(guī)格型號(hào)的實(shí)訓(xùn)物資應(yīng)該分別保管或以貼標(biāo)簽等方式予以區(qū)分;低值品等保管人、存放地點(diǎn)等信息變化應(yīng)該及時(shí)變更;采用三級(jí)管理模式的二級(jí)單位應(yīng)該對(duì)三級(jí)管理情況進(jìn)行監(jiān)管。

5.實(shí)行定期盤(pán)點(diǎn)

二級(jí)單位根據(jù)管理特點(diǎn)，可以采用階段性盤(pán)點(diǎn)或年末盤(pán)點(diǎn)方式，比如教學(xué)用實(shí)訓(xùn)物資可以采取每學(xué)期期末盤(pán)點(diǎn)一次的做法，比賽等訓(xùn)練用實(shí)訓(xùn)物資可以采取賽事結(jié)束盤(pán)點(diǎn)一次的做法等，但無(wú)論采用哪種實(shí)物盤(pán)點(diǎn)方法，都要注意編制或保存規(guī)范的原始（轉(zhuǎn)90頁(yè)）（接92頁(yè)）盤(pán)點(diǎn)記錄以備查，學(xué)校職能管理部門(mén)應(yīng)該以抽查方式進(jìn)行實(shí)物盤(pán)點(diǎn)，以加強(qiáng)監(jiān)督。

6.實(shí)行分類(lèi)處置管理

可以根據(jù)各專業(yè)的實(shí)訓(xùn)物資用途劃分自行處置物資和統(tǒng)一處置物資或根據(jù)金額劃分貴重物資和普通物資等，制定相關(guān)處置流程，明確實(shí)訓(xùn)物資的處置范圍、標(biāo)準(zhǔn)、程序和審批權(quán)限，比如用于畢業(yè)設(shè)計(jì)的相關(guān)實(shí)訓(xùn)物資組成的成品經(jīng)備案后可發(fā)放給學(xué)生，素坯等無(wú)法回收的實(shí)訓(xùn)物資可自行處置，二極管、線材等按照地方垃圾分類(lèi)管理辦法統(tǒng)一回收處理。

7.利用信息系統(tǒng)加強(qiáng)管理

利用實(shí)訓(xùn)物資管理平臺(tái)進(jìn)行線上臺(tái)賬管理，無(wú)疑可以大大減少管理工作量和管理難度，也可以充分利用大數(shù)據(jù)分析估算出各類(lèi)實(shí)訓(xùn)物資的損耗率或使用量以提高實(shí)訓(xùn)物資預(yù)算管理水平，但前期需要完成歷年清查、清理庫(kù)存的工作。

8.加強(qiáng)二級(jí)管理隊(duì)伍建設(shè)

與本科院校相比，高職院校管理規(guī)范化水平相對(duì)較低。近幾年高職院校擴(kuò)張較快，管理質(zhì)量要求越來(lái)越高，而管理隊(duì)伍素質(zhì)提升不可能一蹴而就，因此，職能管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建議除管理理論知識(shí)培訓(xùn)和現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)方式之外，建立定期二級(jí)資產(chǎn)管理人員交流、輪流檢查等機(jī)制，相互學(xué)習(xí)、借鑒。

由于實(shí)訓(xùn)物資特點(diǎn)和院校自身特點(diǎn)，高職院校實(shí)訓(xùn)物資管理中存在許多問(wèn)題，建立有效的管理制度或流程、強(qiáng)化分類(lèi)管理和有效監(jiān)督、加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)、借助信息系統(tǒng)輔助管理等措施，不失為提高實(shí)訓(xùn)物資管理水平的有益手段。筆者所在學(xué)院已經(jīng)或正在從上述幾方面改進(jìn)工作，管理規(guī)范化水平得到明顯提升。

參考文獻(xiàn)

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2.張慶龍.高校內(nèi)部控制建設(shè)實(shí)施操作指南.經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2018.

（責(zé)任編輯：蘭卡）