大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

文/山東先河悅新機(jī)電股份有限公司 李立群

檔案管理作為信息管理的一部分，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，接受、整合和處理的信息越來越多，管理的方式和方法同樣也需要與時(shí)俱進(jìn)，并不僅僅局限于以前的記錄，整理、擺放的方面，還需要在企業(yè)需要的時(shí)候迅速出現(xiàn)，為企業(yè)的決策和方向提供借鑒和依據(jù)。

一、大數(shù)據(jù)的概念

隨著云時(shí)代的到來，我們對(duì)于大數(shù)據(jù)有了一個(gè)更清晰的認(rèn)識(shí)。大數(shù)據(jù)的概念顧名思義就是“大”，一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)集，也有人叫作巨型資料。用來形容企業(yè)或者一家公司所創(chuàng)造的大量的、無法統(tǒng)計(jì)的非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，半結(jié)構(gòu)化的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)也涵蓋其中。這些數(shù)據(jù)在整理利用的過程中，會(huì)造成企業(yè)大量的金錢損失，也會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。所以在大數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌下，人們得以分工明確，通過分配到多臺(tái)電腦進(jìn)行整理分化，然后重新整合，變成能夠?yàn)槿祟愔苯邮褂没蛘咧苯硬樵兊降挠杏觅Y料。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代在企業(yè)檔案管理中的作用

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理簡(jiǎn)單化。企業(yè)面對(duì)龐大的檔案資源，難以進(jìn)行整理、歸納，可以依托大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類化整理。這樣的好處顯而易見，沒有紙質(zhì)檔案的年限設(shè)置，不需要進(jìn)行保養(yǎng)，并且所占據(jù)的空間很小，一個(gè)小小的U盤就可以輕松儲(chǔ)存，這樣就讓檔案資料在實(shí)際生活中的價(jià)值展現(xiàn)出來。從而提升本身的價(jià)值，也方便了企業(yè)的運(yùn)用。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)文化的提升。正是有了檔案的管理和儲(chǔ)存，企業(yè)的文化才能越來越好，公司也才能做大做強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于企業(yè)檔案管理可以說是不可多得的福音，精簡(jiǎn)儲(chǔ)存空間，傳播企業(yè)文化，節(jié)約整理時(shí)間，為企業(yè)文化的沉淀創(chuàng)造了良好的條件。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理的趨勢(shì)

（一）發(fā)掘價(jià)值，充分利用。企業(yè)檔案資料一直都有著開發(fā)和利用的價(jià)值，因?yàn)槲覀儾荒芄懒科渲刑N(yùn)含的價(jià)值。那么在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們也就可以將企業(yè)檔案中隱藏的價(jià)值開發(fā)出來，充分利用這些資源和知識(shí)，從而達(dá)到檔案資料的最大價(jià)值化。這個(gè)過程中，要深刻認(rèn)識(shí)到這些檔案資料的價(jià)值，培養(yǎng)企業(yè)員工對(duì)檔案開發(fā)的意識(shí)，配備優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，利用大數(shù)據(jù)的獨(dú)特性，發(fā)掘這些資源中的價(jià)值，并歸納整理分類，方便以后的查找和補(bǔ)充。

（二）聚集收納，有備無患。檔案資源這些流動(dòng)的資源就是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)，在大數(shù)據(jù)背景下，各式數(shù)據(jù)洪流的沖刷下，必須加強(qiáng)企業(yè)檔案的專業(yè)的秩序化的管理，不斷地補(bǔ)充、豐富企業(yè)的檔案儲(chǔ)存，不僅僅是對(duì)大量資源的收納和聚集，也要對(duì)其進(jìn)行分類化管理。這個(gè)時(shí)代，數(shù)據(jù)的種類繁多，涉及的領(lǐng)域?qū)拸V，所以說除了企業(yè)檔案管理有關(guān)部門有意識(shí)的收集，還要培養(yǎng)員工收集數(shù)據(jù)的意識(shí)。

（三）完善管理，發(fā)動(dòng)全員。大型企業(yè)的檔案不是一朝一夕就能建設(shè)完成的，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時(shí)代，新媒體自媒體的傳播中，不管是個(gè)人、企業(yè)、集團(tuán)甚至是國(guó)家，都沒有辦法將自己獨(dú)立于數(shù)據(jù)信息之外，因?yàn)槊總€(gè)人擁有不同的數(shù)據(jù)、不同的資源，而且很多情況下，這些數(shù)據(jù)資源并不相同。這就為企業(yè)檔案的管理提出了一個(gè)新的條件，那就是抱團(tuán)取暖。企業(yè)可以通過合作，或者是宣傳的方面，來讓全體的員工參與進(jìn)來，讓企業(yè)的每個(gè)部門和個(gè)人，都為企業(yè)檔案資源的補(bǔ)充貢獻(xiàn)一分力量，從而達(dá)到對(duì)企業(yè)檔案的優(yōu)化和補(bǔ)充。

（四）瞭望5G，助力騰飛。5G的建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入發(fā)展的快車道，相信在不久的將來，5G必定能普遍化、平民化。那么企業(yè)的檔案管理理念如果能夠搭載5G的順風(fēng)車，無疑會(huì)在未來占盡先機(jī)，創(chuàng)造不可估量的價(jià)值。5G的到來將有實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)的可能，事實(shí)上各大行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)企業(yè)在運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的過程中，所保留的都是獨(dú)一無二的資料，也可以說是公司的商業(yè)機(jī)密。那么在大數(shù)據(jù)的時(shí)代，5G的風(fēng)暴卷集就會(huì)有可能造成資料的共享。要知道，企業(yè)的檔案資料是隨時(shí)錄入進(jìn)去的，不會(huì)憑空的增加，而大數(shù)據(jù)更加注重資料的時(shí)效性和完整性。那么為了提升檔案管理的效率。資料的儲(chǔ)存和收集后的分類是一個(gè)繁重的任務(wù)。這種情況下，我們可以利用5G的高輸出、高下載、高運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)特性，運(yùn)用計(jì)算機(jī)來處理這些龐大而繁瑣的數(shù)據(jù)。

（五）定位檔案，深化理念。檔案放置在檔案室里也好，躺在U盤里也罷，還是躲在數(shù)據(jù)云端也罷，都是一潭死水。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)必須革新檔案管理的理念，化資源為財(cái)富，將檔案變得生動(dòng)起來，只有它產(chǎn)生價(jià)值，企業(yè)和員工才會(huì)更加深入地開發(fā)這些檔案資源的潛力。

四、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)的檔案管理也不是死氣沉沉，它也擁有豐富多彩的格調(diào)。企業(yè)也應(yīng)該在這個(gè)得天獨(dú)厚的環(huán)境中，將檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)深入地結(jié)合起來，來促進(jìn)企業(yè)檔案的豐富、有效的管理、高效的分析、知識(shí)的呈遞，將檔案的作用最大化。同時(shí)，也能革新和豐富企業(yè)的文化。