項(xiàng)目負(fù)責(zé)制下科研項(xiàng)目檔案管理研究

文/山西省醫(yī)藥與生命科學(xué)研究院 車興

由于缺乏有效的前端控制措施和規(guī)范的文檔管理機(jī)制，在項(xiàng)目研制各階段仍有部分文檔不能按時(shí)歸檔，影響了項(xiàng)目研究的順利進(jìn)行。為了保證科研工作的順利進(jìn)行，建立科研項(xiàng)目文檔一體化管理模式，是提升項(xiàng)目管理工作質(zhì)量的有效措施。科研項(xiàng)目檔案管理工作會(huì)受到多方面因素的影響，為了更加有效地提升科研檔案管理的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)從眾多影響因素分析，并建立起項(xiàng)目負(fù)責(zé)制下的科研項(xiàng)目檔案管理，保證檔案管理的水平與質(zhì)量。

一、科研項(xiàng)目檔案管理常見問題

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)于科研單位來說，其日常工作的重點(diǎn)是進(jìn)行科研項(xiàng)目的研究，因此對(duì)于檔案的概念不夠清楚，缺乏檔案管理意識(shí)，而且認(rèn)識(shí)不到檔案管理的價(jià)值及作用，認(rèn)為在科研項(xiàng)目的開展過程中對(duì)于研究資料沒有必要進(jìn)行檔案式保存，甚至?xí)X得檔案的收集與整理非常麻煩，僅僅進(jìn)行成果匯報(bào)就可以了。由于這種意識(shí)的影響及思想支配，導(dǎo)致很多科研項(xiàng)目檔案在進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，只記錄了研究過程中的聲像、照片等資料，但對(duì)于細(xì)致的項(xiàng)目資料卻沒有進(jìn)行很好的保存，例如記錄了數(shù)碼光盤，卻缺少紙質(zhì)的數(shù)據(jù)資料、照片等，而且歸檔人員還認(rèn)為只要有電子版即可，不需要紙質(zhì)檔案的保存，這也導(dǎo)致后續(xù)科研項(xiàng)目進(jìn)行重新分析時(shí)缺乏有效的檔案資料進(jìn)行支持，難以達(dá)到理想的科研效果。由于檔案意識(shí)不足導(dǎo)致檔案管理水平低下，大大影響了科研項(xiàng)目的發(fā)展。

（二）檔案資料收集不全?？蒲许?xiàng)目檔案管理主要就是對(duì)科研的相關(guān)資料進(jìn)行收集與歸檔，而目前檔案管理中最大的問題之一還是檔案資料收集不全。造成檔案資料收集不全的原因是多樣的，科研人員以及檔案管理人員的檔案管理意識(shí)和資料收集能力不強(qiáng)，或者檔案收集中未能夠重視紙質(zhì)文件、錄像文件等資料的收集等，都會(huì)導(dǎo)致檔案資料收集不全。目前檔案資料收集不全的問題主要也表現(xiàn)在這兩方面：一是檔案意識(shí)的缺乏，導(dǎo)致科研項(xiàng)目相關(guān)人員在進(jìn)行科研檔案整理時(shí)，忽略了很多檔案內(nèi)容，比如科研過程中的過程性影像、錄音、原稿等資料。另外雖然目前信息化正廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，檔案管理中電子檔案記錄也十分重要，但不可忽略科研項(xiàng)目中紙質(zhì)資料的重要性，為了保證檔案資料的有效性以及準(zhǔn)確性，應(yīng)當(dāng)將科研項(xiàng)目的原稿資料整理好，做好檔案的收錄工作，另外要注意原稿遺失只能提供復(fù)印稿的也要由相關(guān)單位進(jìn)行審核后蓋章做出說明，避免影響后續(xù)檔案管理工作。

（三）檔案管理人員水平。檔案管理人員的工作水平以及責(zé)任意識(shí)是影響檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵內(nèi)容之一，現(xiàn)階段檔案管理人員存在水平參差不齊的問題。檔案管理人員往往是具備相關(guān)從業(yè)資格的人員，但由于科研項(xiàng)目的重要性和特殊性，在進(jìn)行科研項(xiàng)目管理中很多檔案管理人員的水平可能不足以完成科研檔案歸檔工作?？蒲袡n案的歸檔并不是單純地將資料匯集在一起存放，而應(yīng)當(dāng)對(duì)形成的檔案進(jìn)行收集、鑒定、分類、編目等，部分檔案管理人員的專業(yè)水平不夠往往容易導(dǎo)致上述環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，出現(xiàn)檔案管理方面的問題。

（四）科研與檔案管理不協(xié)調(diào)。除了檔案管理人員的工作能力外，科研人員與檔案管理人員之間不協(xié)調(diào)也是影響檔案管理質(zhì)量的主要問題。科研人員工作側(cè)重點(diǎn)在于科學(xué)研究，而檔案管理人員則需要根據(jù)相關(guān)規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理，而在實(shí)際工作中雙方很有可能爆發(fā)矛盾，這在科研項(xiàng)目檔案管理中比較常見，科研人員無法按照檔案管理的相關(guān)要求提供完整、有序的資料，認(rèn)為科研資料檔案的細(xì)枝末節(jié)并不需要?dú)w入檔案，或者原稿遺失等情況都可能造成雙方工作上的矛盾，影響工作質(zhì)量。

二、項(xiàng)目負(fù)責(zé)制下的科研項(xiàng)目檔案管理

（一）以科研項(xiàng)目為中心。在項(xiàng)目責(zé)任制下開展科研項(xiàng)目檔案管理需要以科研項(xiàng)目作為工作中心。整個(gè)科研項(xiàng)目檔案管理工作圍繞著科研項(xiàng)目的要求和內(nèi)容開展，保證檔案管理的優(yōu)質(zhì)性。檔案管理人員在開展檔案管理活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)保持著對(duì)科研項(xiàng)目認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，分析科研項(xiàng)目各個(gè)階段以及不同檔案記錄形式下的科研相關(guān)內(nèi)容。在進(jìn)行科研項(xiàng)目歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)注意根據(jù)研究項(xiàng)目的不同類型進(jìn)行分類處理，重視科研檔案中細(xì)節(jié)性內(nèi)容，將影像資料、錄音資料、文字資料與電子信息記錄等進(jìn)行有效的整理。

（二）確立責(zé)任人制度。責(zé)任人制度是在項(xiàng)目負(fù)責(zé)制下科研項(xiàng)目檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容之一，項(xiàng)目責(zé)任制的關(guān)鍵點(diǎn)在于成立對(duì)應(yīng)的責(zé)任人制度。為了保證科研項(xiàng)目管理的可靠性，責(zé)任人設(shè)立也應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)科研項(xiàng)目組的主體地位，早期的科研項(xiàng)目是以單位作為主體的，而責(zé)任人制度的建立能夠強(qiáng)調(diào)科研項(xiàng)目主持人的地位，保證科研項(xiàng)目的順利實(shí)行。在實(shí)行責(zé)任人制度中應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行責(zé)任人制度，項(xiàng)目責(zé)任人在批準(zhǔn)計(jì)劃任務(wù)以及預(yù)算范圍內(nèi)享有自主權(quán)，并且對(duì)于科研項(xiàng)目承擔(dān)其法律責(zé)任。

（三）合同制管理模式。合同管理模式是保證項(xiàng)目負(fù)責(zé)制的關(guān)鍵，合同管理的建立能夠幫助參與本次科研項(xiàng)目的各個(gè)人員之間形成良好的互動(dòng)關(guān)系，雙方的工作、責(zé)任、義務(wù)等都按照合同進(jìn)行，并且合同將作為各方行為規(guī)范的法律依據(jù)，保證了科研項(xiàng)目的可靠性。應(yīng)用合同制管理中應(yīng)當(dāng)注意合同雙方的權(quán)、責(zé)、利統(tǒng)一性，提高管理的質(zhì)量。

（四）重視對(duì)檔案管理問題的解決。在上述分析中得知，科研項(xiàng)目的檔案管理中，存在檔案意識(shí)不足、檔案資料收集不全、檔案管理人員水平低下、科研與檔案管理不協(xié)調(diào)的問題，對(duì)此，科研單位應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到解決這些問題的重要性，首先應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到科研項(xiàng)目檔案管理的重要性，并且注重在進(jìn)行科研項(xiàng)目研究過程中的檔案資料收集，同時(shí)不斷提升檔案管理人員的專業(yè)水平，確保其能夠勝任檔案管理工作，并促進(jìn)科研與檔案管理的協(xié)調(diào)性、一致性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的不斷提升，以更好地服務(wù)于科研項(xiàng)目的管理與發(fā)展。此外，基于項(xiàng)目負(fù)責(zé)制的科研項(xiàng)目檔案管理，應(yīng)當(dāng)更加注重實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)制，同時(shí)解決檔案管理問題，以更好地滿足科研項(xiàng)目的要求。

三、結(jié)束語

項(xiàng)目負(fù)責(zé)制下的科研項(xiàng)目管理工作有利于提升科研項(xiàng)目管理的質(zhì)量，通過責(zé)任的明確以及責(zé)任人的設(shè)立等，能夠幫助提升相關(guān)人員對(duì)科研項(xiàng)目的重視程度，優(yōu)化檔案管理的相關(guān)流程以及操作，進(jìn)而提升管理的整體質(zhì)量。