淺析中小企業(yè)成本管理存在的問題及對(duì)策

梁靜

摘要：為了適應(yīng)國內(nèi)客戶的需求變化和尋求新的利潤增長點(diǎn)，SJ公司開展新的復(fù)印機(jī)設(shè)備租賃業(yè)務(wù)。但是，新業(yè)務(wù)中的成本管理問題突出，嚴(yán)重影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。與傳統(tǒng)復(fù)印機(jī)銷售業(yè)務(wù)不同，在新的復(fù)印機(jī)租賃業(yè)務(wù)中，不同時(shí)期不同設(shè)備的成本并不相同，人工成本管控方法、成本數(shù)據(jù)信息也有很大不同，傳統(tǒng)銷售業(yè)務(wù)中的成本核算方式和控制方法不再適用，由此引發(fā)經(jīng)營決策、定價(jià)決策、預(yù)算和績(jī)效考核缺乏標(biāo)準(zhǔn)等一系列問題，具體表現(xiàn)在成本核算不規(guī)范、成本管理失控、成本考核落后等方面。為解決新業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的這些問題，SJ公司摒棄過去粗獷的成本管理，構(gòu)建新的成本控制系統(tǒng)，建立成本中心，確定基礎(chǔ)核算模式，解決成本核算規(guī)范化問題;以目標(biāo)成本為核心，實(shí)現(xiàn)設(shè)備全生命周期的過程成本控制，解決成本管控有效性問題;實(shí)施績(jī)效工資與目標(biāo)成本考評(píng)掛鉤，推動(dòng)成本責(zé)任落實(shí)，將成本分析結(jié)果和相關(guān)人員收入密切關(guān)聯(lián)，獎(jiǎng)罰分明，解決成本考核問題。最終提升相關(guān)責(zé)任人的成本意識(shí)，達(dá)到提升企業(yè)整體效益的目的。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);成本管理;問題;對(duì)策

北京SJ公司是一家經(jīng)營佳能、京瓷等復(fù)印機(jī)辦公設(shè)備及耗材配件的傳統(tǒng)渠道經(jīng)銷商。隨著產(chǎn)品同質(zhì)化嚴(yán)重，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，從產(chǎn)品中獲取利潤越來越艱難，利潤率越來越低，SJ公司根據(jù)自身優(yōu)勢(shì)（市場(chǎng)份額、行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)水平等），結(jié)合國內(nèi)客戶需求變化，于2015年開展復(fù)印機(jī)設(shè)備的租賃業(yè)務(wù)，以期帶來新的利潤增長點(diǎn)。但是，在新的租賃業(yè)務(wù)中公司仍然采用傳統(tǒng)銷售業(yè)務(wù)的成本核算方式、控制方法，致使在新的租賃業(yè)務(wù)中不同時(shí)期不同設(shè)備成本相同，人工成本管控失效，成本數(shù)據(jù)信息嚴(yán)重失真。探其原因主要是成本核算不規(guī)范，理念守舊，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不夠重視，由此引發(fā)了經(jīng)營決策、定價(jià)決策、預(yù)算和績(jī)效考核缺乏標(biāo)準(zhǔn)等一系列問題。由此得出，中小型企業(yè)在業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型過程中，成本核算規(guī)范性、管理理念、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理和成本信息系統(tǒng)的缺陷，成為管理會(huì)計(jì)方法和工具有效應(yīng)用的制約因素，以致造成管理會(huì)計(jì)方法和工具難以推廣。為解決存在的問題，公司于2018年著手構(gòu)建了新的成本控制系統(tǒng)，通過規(guī)范基礎(chǔ)核算、對(duì)租賃設(shè)備生命周期各項(xiàng)成本費(fèi)用的分解，設(shè)定出目標(biāo)成本，以使發(fā)生的各項(xiàng)成本清晰控制標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)聯(lián)到每一個(gè)相關(guān)利益人員，促使每一個(gè)利益相關(guān)人主動(dòng)關(guān)注成本控制，實(shí)現(xiàn)整體效益的提升。

一、SJ公司成本的主要構(gòu)成

SJ公司為客戶提供租賃設(shè)備并負(fù)責(zé)整個(gè)租賃期間除紙張以外的所有耗用，如日常設(shè)備的保養(yǎng)維護(hù)，墨粉、硒鼓等耗材的補(bǔ)充，配件的更換修理等;客戶按期支付設(shè)備租賃費(fèi)用（包含基本的印張數(shù)量）和超印量費(fèi)用。租賃業(yè)務(wù)的成本主要由復(fù)印機(jī)設(shè)備成本和維修保養(yǎng)的服務(wù)成本構(gòu)成。設(shè)備成本包括復(fù)印機(jī)設(shè)備折舊及其保險(xiǎn)費(fèi);維修保養(yǎng)的服務(wù)成本包括復(fù)印機(jī)設(shè)備消耗的各項(xiàng)耗材（如墨粉、硒鼓）、維修保養(yǎng)更換的零配件和直接人員（維修工程師、調(diào)度員等）的薪酬費(fèi)用。其中，復(fù)印機(jī)設(shè)備折舊成本、消耗的各項(xiàng)耗材成本和維修保養(yǎng)更換的零配件成本均與型號(hào)設(shè)備的原廠標(biāo)準(zhǔn)一致，而保險(xiǎn)費(fèi)成本則以租賃期間的保險(xiǎn)公司實(shí)際價(jià)格為準(zhǔn)，維修保養(yǎng)直接人員的薪酬費(fèi)用與其完成指定操作所耗用的定額工時(shí)和薪酬標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)。

二、成本管理的重要性

成本管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中對(duì)成本進(jìn)行規(guī)劃、核算、分析、控制、考核等一系列科學(xué)管理行為的總稱。是企業(yè)日常經(jīng)營管理的一項(xiàng)中心工作，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有著重要的意義。

（一）成本管理有利于規(guī)范化發(fā)展

整體上來看，我國中小企業(yè)在財(cái)務(wù)管理方面重成本控制輕基礎(chǔ)核算。規(guī)范的成本核算是成本控制的基礎(chǔ)，實(shí)踐中，大多數(shù)的中小企業(yè)基礎(chǔ)核算是相當(dāng)不規(guī)范的，導(dǎo)致整體財(cái)務(wù)管理存在著諸多不規(guī)范行為。比如，權(quán)責(zé)發(fā)生制的運(yùn)用，費(fèi)用界限的區(qū)分、費(fèi)用的歸集與分配、費(fèi)用記錄的及時(shí)性等方面存在著較大的隨意性。但是中小企業(yè)主對(duì)成本控制是非常重視的，那么從成本控制方面入手可以倒逼基礎(chǔ)核算的規(guī)范，從而較好的推動(dòng)企業(yè)綜合財(cái)務(wù)能力的提升、改善，有利于中小企業(yè)的發(fā)展向規(guī)范化發(fā)展過渡。

（二）成本管理有利于提升競(jìng)爭(zhēng)力

企業(yè)是否具有核心競(jìng)爭(zhēng)力是其生存和發(fā)展的關(guān)鍵條件。中小企業(yè)往往資源有限，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中處于相對(duì)劣勢(shì)，為了獲取訂單通常采取降價(jià)策略，勢(shì)必要求企業(yè)降低成本，倒逼企業(yè)不斷加強(qiáng)成本管理，從成本管理中獲取利潤，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造條件，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中，取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

三、成本管理存在的問題

（一）成本核算不規(guī)范

設(shè)備租賃成本和服務(wù)成本未能分別核算。成本是產(chǎn)品定價(jià)的重要依據(jù)，如果不能準(zhǔn)確核算出設(shè)備的租賃成本和租賃期間的服務(wù)成本，就無法提供定價(jià)決策或調(diào)整價(jià)格的依據(jù)，從而導(dǎo)致決策錯(cuò)誤。復(fù)印機(jī)租賃給到客戶，客戶按照發(fā)生的印張數(shù)量支付費(fèi)用。客戶印量的頻率、印量的多少、設(shè)備性能的不同和技術(shù)能力，決定了單張成本的高低和人工維護(hù)的頻次。

設(shè)備的租賃成本主要上是租賃期間的設(shè)備折舊和保險(xiǎn)費(fèi)，服務(wù)成本主要是實(shí)際發(fā)生的各項(xiàng)消耗成本。由于不能準(zhǔn)確地核算清楚不同款型設(shè)備的單位成本，那么在銷售報(bào)價(jià)時(shí)就會(huì)或者參考同行報(bào)價(jià)，或者按照自己粗估的成本加利潤報(bào)價(jià)，這樣就無法做出有針對(duì)性的定價(jià)策略。該報(bào)價(jià)是虧損還是盈利，只有等到設(shè)備的生命周期結(jié)束，才能有一個(gè)結(jié)果評(píng)判，而設(shè)備的生命周期一般都在3～5年，嚴(yán)重影響到?jīng)Q策的時(shí)效性。

（二）成本管理缺乏目標(biāo)

復(fù)印機(jī)的生命周期一般大約在5年，租賃期通常多為3～5年。為了滿足客戶的個(gè)性化需求，公司提供了多種品牌多個(gè)型號(hào)供客戶選擇。過多的產(chǎn)品線導(dǎo)致耗材、配件的管理混亂，分散了采購力量，導(dǎo)致采購成本增加。同時(shí)，過多的產(chǎn)品線對(duì)技術(shù)能力的要求也是巨大的挑戰(zhàn)，需要配備不同的維修保養(yǎng)工程師，增加了人力成本。

復(fù)印機(jī)的租賃成本，從整體上來看是前低后高。同一設(shè)備在不同時(shí)間段成本消耗有很大的不同，由于缺乏基于設(shè)備全生命周期的成本控制，不能在各個(gè)時(shí)間階段確立成本目標(biāo)，即使在某些點(diǎn)上實(shí)施了控制管理（比方耗材的領(lǐng)料管理），但是由于缺乏整體性，最終導(dǎo)致整體成本控制失效。

（三）考核制度比較落后

完善的成本考核制度是對(duì)成本控制的有效支撐，通過成本績(jī)效考核，能夠提高相關(guān)人員成本管控的積極性，提高成本控制工作的效率。在SJ公司復(fù)印機(jī)租賃業(yè)務(wù)中，產(chǎn)品成本的高低主要與產(chǎn)品部采購人員和技術(shù)服務(wù)部的維修保養(yǎng)工程師有著直接關(guān)系?？?jī)效考核設(shè)計(jì)的不合理，導(dǎo)致成本失控。例如，當(dāng)前維修保養(yǎng)工程師采用服務(wù)工時(shí)的多少來計(jì)算獎(jiǎng)金，工時(shí)越多，意味著消耗的成本越高，反而獎(jiǎng)金越多，嚴(yán)重不合理。維修保養(yǎng)工程師缺乏提前預(yù)防問題產(chǎn)生，或問題產(chǎn)生后徹底解決的動(dòng)力。

四、完善成本管理的對(duì)策建議

（一）規(guī)范成本核算

1. 確立成本中心

成本中心是指有權(quán)對(duì)成本和費(fèi)用承擔(dān)控制、考核責(zé)任的中心，是對(duì)成本費(fèi)用進(jìn)行歸集、分配的最小組織單元?？梢哉f，凡是有成本、費(fèi)用發(fā)生并能夠?qū)Τ杀举M(fèi)用的發(fā)生實(shí)施控制的任何單位或個(gè)人都可以成為成本中心。成本中心的目標(biāo)或以最低的耗費(fèi)完成既定的產(chǎn)量，或在預(yù)算既定的前提下增加產(chǎn)出。通過建立成本中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)成本中心的業(yè)績(jī)進(jìn)行考核，提高每一個(gè)責(zé)任者的成本控制意識(shí)，以達(dá)到成本管理的目的。

在復(fù)印機(jī)租賃業(yè)務(wù)中，有權(quán)發(fā)生并控制成本的主要組織單元有2個(gè)：產(chǎn)品部門和技術(shù)服務(wù)部門，進(jìn)一步細(xì)分到人員則是產(chǎn)品采購人員和維修保養(yǎng)工程師。產(chǎn)品采購人員負(fù)責(zé)產(chǎn)品的采購，直接影響租賃設(shè)備的初期成本和租賃期間耗材、零配件的采購單價(jià)。維修保養(yǎng)工程師負(fù)責(zé)產(chǎn)品的配送安裝、維修保養(yǎng)，其維修能力、責(zé)任心、保養(yǎng)頻率的高低直接影響到相關(guān)耗材、零配件的消耗數(shù)量，從而決定耗材、零配件的使用成本及人力成本。

在復(fù)印機(jī)租賃業(yè)務(wù)中，有權(quán)發(fā)生并控制成本的主要組織單元有2個(gè)：產(chǎn)品部門和技術(shù)服務(wù)部門，進(jìn)一步細(xì)分到人員則是產(chǎn)品采購人員和維修保養(yǎng)工程師。產(chǎn)品采購人員負(fù)責(zé)產(chǎn)品的采購，直接影響租賃設(shè)備的初期成本和租賃期間耗材、零配件的采購單價(jià)。維修保養(yǎng)工程師負(fù)責(zé)產(chǎn)品的配送安裝、維修保養(yǎng)，其維修能力、責(zé)任心、保養(yǎng)頻率的高低直接影響到相關(guān)耗材、零配件的消耗數(shù)量，從而決定耗材、零配件的使用成本及人力成本。

2. 確定成本核算模式

SJ公司提供的租賃業(yè)務(wù)成本構(gòu)成主要是以初期投入的設(shè)備成本和后期發(fā)生的維修保養(yǎng)服務(wù)成本為主。設(shè)備成本是在初期一次投入，通過每個(gè)租期計(jì)算折舊核算;維修保養(yǎng)的服務(wù)成本是在每個(gè)租期根據(jù)實(shí)際耗用的成本核算。

每一租期業(yè)務(wù)成本

=當(dāng)期折舊+當(dāng)期保險(xiǎn)費(fèi)攤銷+當(dāng)期發(fā)生的耗材、零配件成本+當(dāng)期人力成本

=×當(dāng)期實(shí)際印量++當(dāng)期發(fā)生的耗材、零配件成本+當(dāng)期人力成本

注：設(shè)備折舊按照工作量法計(jì)算折舊，保險(xiǎn)費(fèi)按照保險(xiǎn)期間平均攤銷

從計(jì)算公式中可以看出，成本管控的關(guān)鍵在于，一方面需要優(yōu)化產(chǎn)品，在滿足多數(shù)客戶需求的情況下，盡可能減少產(chǎn)品線的復(fù)雜度，選擇最大可能使實(shí)際印量接近設(shè)計(jì)印量的產(chǎn)品，以使單位印量負(fù)擔(dān)的固定成本最小化;另一方面，加強(qiáng)維修保養(yǎng)能力的提升，減少故障發(fā)生概率，使零配件的更換次數(shù)最小化。為達(dá)到這樣的管控目標(biāo)，SJ公司從產(chǎn)品規(guī)劃，目標(biāo)成本設(shè)定，預(yù)算管控、目標(biāo)成本考核等方面，對(duì)租賃業(yè)務(wù)成本從事前、事中、事后進(jìn)行全方位的管控。

（二）實(shí)施成本管控

1. 優(yōu)化產(chǎn)品線，構(gòu)建成本單耗基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，制定目標(biāo)成本

SJ公司結(jié)合客戶的主要需求，將產(chǎn)品范圍設(shè)定為2個(gè)品牌，8-10款型號(hào)，以滿足不同客戶的不同場(chǎng)景需求。優(yōu)化后的產(chǎn)品線采購規(guī)模得以提升，成本優(yōu)勢(shì)明顯;維修保養(yǎng)工程師的技能聚焦在少數(shù)產(chǎn)品后，技術(shù)能力更強(qiáng)，很多問題能夠做到提前預(yù)防，降低了消耗成本和人力成本;成本單耗定額標(biāo)準(zhǔn)的制定變得簡(jiǎn)單。

復(fù)印機(jī)在正常的使用過程中，需要更換補(bǔ)充的零配件少則10多項(xiàng)，多則幾十項(xiàng)。為此SJ公司成立單耗定額基礎(chǔ)數(shù)據(jù)測(cè)試小組，通過對(duì)企業(yè)歷史數(shù)據(jù)、廠商數(shù)據(jù)、行業(yè)數(shù)據(jù)及維修工程師技術(shù)分析，構(gòu)建出每一款型號(hào)產(chǎn)品的單位消耗基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。

第一步，統(tǒng)計(jì)自開展租賃業(yè)務(wù)以來每臺(tái)設(shè)備的采購成本，實(shí)際印量，耗材、零配件的實(shí)際耗用量，實(shí)際發(fā)生的人工工時(shí)。第二步，由財(cái)務(wù)人員結(jié)合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，具體核算出各成本項(xiàng)目。并詳細(xì)規(guī)范各項(xiàng)目的定義內(nèi)容，確保所有租賃設(shè)備的核算數(shù)據(jù)口徑一致。第三步，整理設(shè)備生產(chǎn)廠商提供的設(shè)備全生命周期設(shè)計(jì)印量、耗材和配件消耗量。根據(jù)各型號(hào)設(shè)備單耗定額數(shù)據(jù)庫，結(jié)合過往實(shí)際數(shù)據(jù)，制定出該型號(hào)設(shè)備目標(biāo)成本總額單耗目標(biāo)。

2. 以目標(biāo)成本為中心，實(shí)施成本控制

SJ公司以目標(biāo)成本為核心，實(shí)現(xiàn)設(shè)備全生命周期的過程成本控制，以達(dá)到目標(biāo)成本的事前預(yù)測(cè)和設(shè)定、事中監(jiān)控和滾動(dòng)預(yù)測(cè)以及事后的分析改進(jìn)。

（1）成本控制。成本控制的關(guān)鍵是選取適用于企業(yè)的成本控制方法，它決定著成本控制的效果。為了做好成本管理的控制環(huán)節(jié)，SJ公司建立了目標(biāo)成本的滾動(dòng)預(yù)測(cè)管理。每月末，由財(cái)務(wù)人員統(tǒng)計(jì)出每臺(tái)設(shè)備的單耗目標(biāo)成本和實(shí)際成本，發(fā)送至相關(guān)部門及人員。通過滾動(dòng)預(yù)測(cè)，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)后續(xù)服務(wù)過程中目標(biāo)成本的偏差，從而制定相應(yīng)的改正措施。

（2）成本分析。在實(shí)現(xiàn)精細(xì)化地成本計(jì)算后，成本變動(dòng)的責(zé)任主體就能夠區(qū)分得更加清楚。目標(biāo)成本差異包括用量差異和價(jià)格差異。正常成本中，產(chǎn)品的價(jià)格差異由產(chǎn)品采購人員進(jìn)行分析;維修保養(yǎng)的頻率、消耗的耗材、零配件的數(shù)量由技術(shù)服務(wù)部門維修保養(yǎng)工程師進(jìn)行分析。另外，SJ公司為了在行業(yè)中保持競(jìng)爭(zhēng)力，每個(gè)月要進(jìn)行2個(gè)方面的數(shù)據(jù)分析：同一型號(hào)不同責(zé)任人的目標(biāo)成本和實(shí)際成本分析，目的主要是確定先進(jìn)對(duì)標(biāo)，為后續(xù)目標(biāo)成本的持續(xù)優(yōu)化提供依據(jù);不同型號(hào)相同責(zé)任人的目標(biāo)成本和實(shí)際成本分析，不同的機(jī)型決定了不同的產(chǎn)能，目的主要是用來優(yōu)化產(chǎn)品，選出最佳性價(jià)比的租賃產(chǎn)品。

（三）建立以目標(biāo)成本為中心的績(jī)效考核制度

SJ公司的目標(biāo)成本考核是以成本中心為單位進(jìn)行的。通過建立成本考核指標(biāo)與相關(guān)利益人緊密相聯(lián)的機(jī)制，加強(qiáng)實(shí)施績(jī)效工資與目標(biāo)成本考評(píng)掛鉤，推動(dòng)成本責(zé)任落實(shí)。成本分析的結(jié)果和每個(gè)相關(guān)人員的收入密切相關(guān)，獎(jiǎng)罰分明。比方對(duì)于維修保養(yǎng)工程師，過去存在按照上門服務(wù)次數(shù)計(jì)算績(jī)效的弊端（上門次數(shù)越多，成本越大，反而績(jī)效獎(jiǎng)越多），現(xiàn)在改為按照創(chuàng)造的價(jià)值（即節(jié)約的消耗）進(jìn)行考核計(jì)算績(jī)效。這樣可以充分調(diào)動(dòng)大家參與成本管理的積極性，實(shí)現(xiàn)降本增效。

五、結(jié)語

當(dāng)前辦公設(shè)備租賃行業(yè)正面臨發(fā)展轉(zhuǎn)型的過程，產(chǎn)品同質(zhì)化嚴(yán)重，競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。從產(chǎn)品中獲取利潤越來越艱難，更多的應(yīng)專注于從管理中獲取利潤。中小企業(yè)必須摒棄過去粗獷的成本管理，規(guī)范財(cái)務(wù)核算、實(shí)現(xiàn)全過程的精細(xì)化成本控制，提升相關(guān)責(zé)任人的成本意識(shí)，才能推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)更大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

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（作者單位：北京圣豪辦公設(shè)備有限公司）