高校管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)問題研究

陳煥娣 段姝 常青

【摘要】 ?管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)是單位有效開展管理會(huì)計(jì)活動(dòng)的技術(shù)保障。目前國內(nèi)外通行的管理會(huì)計(jì)理論和工具，均是建立在營利性組織環(huán)境下的理論框架和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，非營利性組織的管理會(huì)計(jì)研究很少，且零散不成體系。文章具體以江蘇省S高校的管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)活動(dòng)為樣本進(jìn)行案例分析，以期對(duì)高校乃至非營利組織的相關(guān)工作提供有益的參考。

【關(guān)鍵詞】 ? 非營利組織;管理會(huì)計(jì);全面預(yù)算管理;信息化

【中圖分類號(hào)】 ?F272 ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 ?A ?【文章編號(hào)】 ?1002-5812（2019）18-0108-03

管理會(huì)計(jì)信息化是單位信息化規(guī)劃的重要組成部分，通過收集、加工、儲(chǔ)存和披露信息為經(jīng)營決策提供支持。管理會(huì)計(jì)信息化，實(shí)際上就是面向管理會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)信息化，是財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的必然趨勢。目前已有的管理會(huì)計(jì)信息化理論及文獻(xiàn)主要是基于營利性組織基礎(chǔ)上得出的研究結(jié)論和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，而關(guān)于非營利性組織活動(dòng)情境下的管理會(huì)計(jì)相關(guān)研究很少，且零散不成體系。因此，有必要對(duì)非營利組織的管理會(huì)計(jì)工具和方法進(jìn)行探討。本文以江蘇省內(nèi)S高校為案例，深入分析總結(jié)高校管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的可行路徑。

一、S高校簡介

S高校是江蘇省省屬公立全日制普通本科院校，是一所教學(xué)研究型公辦大學(xué)。該校與區(qū)域經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)充分結(jié)合，為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展培養(yǎng)應(yīng)用型本科人才。S高校非常重視校園信息化建設(shè)，2009年7月成立信息化辦公室，是學(xué)校直屬單位，辦公室主任由校長兼任，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)推進(jìn)學(xué)校信息化建設(shè)，具體承擔(dān)數(shù)字化校園總體規(guī)劃與建設(shè)、校園網(wǎng)規(guī)劃設(shè)計(jì)與建設(shè)、教學(xué)資源網(wǎng)規(guī)劃與建設(shè)、多媒體教學(xué)管理和服務(wù)、校園一卡通管理和服務(wù)。信息化辦公室現(xiàn)有專職工作人員28名，其中副高級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)9人，碩士及以上學(xué)位12人，中共黨員13人。在二級(jí)學(xué)院和部門中也建立了一支信息員隊(duì)伍，共33人。

二、S高校管理會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)情況

理論上，全面預(yù)算管理是高校最重要的管理職能，也是最主要的管理會(huì)計(jì)工具。本文對(duì)S高校全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)過程進(jìn)行了介紹，然后運(yùn)用相關(guān)管理理論探索高校管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)的可行路徑。

（一）全面預(yù)算管理信息新系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容

S高校原來同時(shí)并行的有三個(gè)信息系統(tǒng)：網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡稱OA系統(tǒng)）。原有的預(yù)算信息化集成狀況雖然實(shí)現(xiàn)了預(yù)算管理過程中的申報(bào)、網(wǎng)上報(bào)銷、預(yù)算控制的信息化管理，但也存在明顯的局限：一是財(cái)務(wù)系統(tǒng)承擔(dān)了較多的預(yù)算管理職能，橫向的系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交互存在孤島，沒有完全形成通路。二是OA系統(tǒng)僅支持預(yù)算申報(bào)的流程審批，不支持預(yù)算申報(bào)數(shù)據(jù)的處理。三是網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)沒有網(wǎng)上報(bào)銷節(jié)點(diǎn)，難以實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制。目前的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)只是在財(cái)務(wù)系統(tǒng)制作憑證時(shí)才進(jìn)行預(yù)算控制。四是預(yù)算涉及多方面數(shù)據(jù)，用戶需要多系統(tǒng)切換操作，影響預(yù)算管理效率。

為了打破信息孤島，提升管理效率，建立預(yù)算管理全過程一體化的信息系統(tǒng)，在S高校領(lǐng)導(dǎo)的支持下，由S高校財(cái)務(wù)部門牽頭，借助國內(nèi)專業(yè)的管理控制系統(tǒng)軟件公司的技術(shù)力量和豐富的高校管理控制系統(tǒng)的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，聯(lián)合開發(fā)形成了系統(tǒng)交互集成方案。將原有OA系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)統(tǒng)一整合到預(yù)算系統(tǒng)中，用戶不需要頻繁切換系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)查看與操作。具體如下頁圖所示。

系統(tǒng)集成后，預(yù)算編制、執(zhí)行控制以及預(yù)算分析各模塊功能具體如下：

（1）預(yù)算編制模塊。主要功能是立項(xiàng)、申報(bào)、審核和下達(dá)。原預(yù)算申報(bào)均在OA系統(tǒng)中提交流程審批，但不支持申報(bào)數(shù)據(jù)的匯總、分析等處理。在新的集成方案中，在預(yù)算系統(tǒng)中統(tǒng)一建立項(xiàng)目庫，歸口項(xiàng)目立項(xiàng)的維護(hù)與審批。

（2）預(yù)算執(zhí)行控制模塊。目前的財(cái)務(wù)系統(tǒng)是把預(yù)算控制放在制作憑證的節(jié)點(diǎn)，通過預(yù)算系統(tǒng)網(wǎng)報(bào)模塊轉(zhuǎn)變了預(yù)算控制模式。也就是控制系統(tǒng)由財(cái)務(wù)系統(tǒng)控制轉(zhuǎn)為預(yù)算系統(tǒng)控制，控制節(jié)點(diǎn)從會(huì)計(jì)入賬提前到經(jīng)費(fèi)網(wǎng)上報(bào)銷的環(huán)節(jié)。

（3）預(yù)算分析模塊。通過預(yù)算與財(cái)務(wù)兩大系統(tǒng)進(jìn)行分析數(shù)據(jù)交互，對(duì)于分析層用戶，不再需要到多個(gè)系統(tǒng)中查找預(yù)算數(shù)據(jù)，也不再需要通過手工統(tǒng)計(jì)制作大量的預(yù)算分析報(bào)表。決策層可以在預(yù)算系統(tǒng)中直接看到預(yù)算執(zhí)行情況。對(duì)于操作使用層用戶，可以及時(shí)了解自身經(jīng)費(fèi)的明細(xì)使用情況，按照預(yù)算分類控制的要求使用預(yù)算。

（二）全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的推進(jìn)過程

S高校推進(jìn)此項(xiàng)工作采取的方法是“先易后難，穩(wěn)步推進(jìn)”，從實(shí)踐中最受關(guān)注的“簽字難，報(bào)銷難”切入，開發(fā)運(yùn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷網(wǎng)上審批系統(tǒng)。這一切入點(diǎn)也使得行動(dòng)者更加謹(jǐn)慎思考，扎實(shí)調(diào)研，詳細(xì)論證。同時(shí)從報(bào)銷人最頭疼的報(bào)銷問題來考慮，此項(xiàng)工作更容易得到響應(yīng)和配合，這也是后續(xù)方案得以實(shí)施、開展并取得顯著成效的原因。流程審批系統(tǒng)是財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷審批的應(yīng)用方式，以O(shè)A流程軟件為平臺(tái)，嵌入學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度和報(bào)銷審批權(quán)限要求，不僅可以提高學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷審批的效率，而且也使學(xué)校各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度得到真正執(zhí)行，規(guī)范了學(xué)校財(cái)務(wù)管理。在具體方案設(shè)計(jì)過程中，首先財(cái)務(wù)處根據(jù)學(xué)校各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)大類的審批流程，制定了審批系統(tǒng)的總體框架及各模塊。然后通過召開主要職能部門協(xié)調(diào)會(huì)，安排各部門在系統(tǒng)中提交子模塊的報(bào)銷流程圖和表單。財(cái)務(wù)處根據(jù)報(bào)銷流程框架來審核完善審批流程和表單，并根據(jù)學(xué)校內(nèi)部控制制度將內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)責(zé)任人的審批權(quán)限嵌入到審批流程中。在具體推行方案實(shí)踐應(yīng)用過程中，財(cái)務(wù)處聯(lián)合信息化辦公室，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷審批系統(tǒng)的線上宣傳以及線下培訓(xùn)。同時(shí)為每一個(gè)教學(xué)單位或者行政部門培養(yǎng)一兩名財(cái)務(wù)報(bào)賬員，方便教職工及時(shí)了解和學(xué)習(xí)報(bào)銷審批系統(tǒng)。經(jīng)過五個(gè)月的試運(yùn)行，審批系統(tǒng)運(yùn)行效果良好，節(jié)省了報(bào)銷人的時(shí)間和精力，提高了財(cái)務(wù)工作效率，財(cái)務(wù)人員也有更多的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)提升。

三、高校管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)的思考

（一）高校管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)路徑問題

通過調(diào)研訪談和典型案例總結(jié)，目前高校管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)路徑主要有以下兩種：第一種是“自上而下”，通過智慧校園建設(shè)推動(dòng)管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)路徑。“智慧校園”建設(shè)也是近幾年在各大高校普遍推行的一項(xiàng)重要的系統(tǒng)建設(shè)工程。主要是想通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、建立底層共享數(shù)據(jù)庫，通過智能設(shè)備、智能手機(jī)的應(yīng)用將教學(xué)、科研、學(xué)生活動(dòng)、后勤保障等都集成到統(tǒng)一的平臺(tái)系統(tǒng)上運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、管理服務(wù)智能化的一種系統(tǒng)建設(shè)模式。該建設(shè)模式的優(yōu)點(diǎn)在于：（1）通過頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。（2）專注于平臺(tái)建設(shè)，專注于解決人員身份識(shí)別問題，實(shí)現(xiàn)“一站式登錄”。（3）標(biāo)準(zhǔn)化接口，將各主流業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)對(duì)接到平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少數(shù)據(jù)交換成本。（4）數(shù)據(jù)一致性加強(qiáng)，對(duì)內(nèi)支持決策能力加強(qiáng)、服務(wù)水平提高，對(duì)外數(shù)據(jù)報(bào)送口徑差異縮小。（5）梳理規(guī)范了業(yè)務(wù)流程問題，數(shù)據(jù)交換便捷快速，解決了“信息孤島”問題，從而使管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)更為高效。當(dāng)然這種“自上而下”的建設(shè)模式也有缺點(diǎn)：（1）建設(shè)阻力較大。高校屬于松散性科層組織，通過頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)設(shè)計(jì)遭受的阻力會(huì)較大。（2）驅(qū)動(dòng)力不足。往往負(fù)責(zé)建設(shè)智慧校園平臺(tái)的都是高校的信息技術(shù)部門，作為非傳統(tǒng)的核心部門，信息技術(shù)部門在推動(dòng)平臺(tái)建設(shè)的過程中驅(qū)動(dòng)力明顯不足。（3）平臺(tái)數(shù)據(jù)接口脆弱。出于商務(wù)原因，各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)的軟件供應(yīng)商在數(shù)據(jù)推送接口上的維護(hù)力度不強(qiáng)，一旦自身系統(tǒng)升級(jí)或調(diào)整，則數(shù)據(jù)推送接口往往會(huì)出故障。同時(shí)由于驅(qū)動(dòng)力不足等原因，解決效率往往較低。基于以上缺點(diǎn)，目前“自上而下”智慧校園模式下的管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)展緩慢。

第二種是“自下而上”，通過“財(cái)務(wù)一體化”建設(shè)促進(jìn)智慧校園融合。首先，以預(yù)算系統(tǒng)及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)這兩個(gè)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)為核心，將財(cái)務(wù)的外圍業(yè)務(wù)系統(tǒng)如工資酬金系統(tǒng)、學(xué)生收費(fèi)及資助系統(tǒng)、國庫支付等資金系統(tǒng)、網(wǎng)上預(yù)約及查詢系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等自動(dòng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)一鍵觸發(fā)，自動(dòng)生成預(yù)算或收支憑證。其次，在保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)精準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，按照人員、物資、事項(xiàng)等幾個(gè)維度擴(kuò)展財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)庫字段，通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)向各職能部門開放端口。各基層業(yè)務(wù)單位（院系）及個(gè)人是原始數(shù)據(jù)的搜集者、提供者、錄入者，而各職能部門則成為數(shù)據(jù)的使用者、加工者和管理者。任一環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的變動(dòng)將會(huì)同步觸發(fā)財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，從而保證業(yè)務(wù)信息流與資金信息流的同步，這可以促進(jìn)各業(yè)務(wù)單位對(duì)內(nèi)對(duì)外提供數(shù)據(jù)的高度一致，有效消除“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。通過推動(dòng)以財(cái)務(wù)系統(tǒng)為半核心的外延式管理模式建設(shè)，夯實(shí)信息技術(shù)基礎(chǔ)，建立基于財(cái)務(wù)系統(tǒng)的共享數(shù)據(jù)中心，推動(dòng)各信息孤島圍繞財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)整合成管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息的高度一致，構(gòu)建管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。該建設(shè)路徑的優(yōu)點(diǎn)在于：（1）有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門擁有最準(zhǔn)確的“人”的信息庫，如工資庫、學(xué)生收費(fèi)庫等，但信息字段范圍廣度不夠，進(jìn)而使得由這些“人”進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、產(chǎn)生的“物”以及效果評(píng)價(jià)等相分離。在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及到的各主流信息庫中，建立財(cái)務(wù)共享數(shù)據(jù)中心，全面評(píng)價(jià)“人”的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)（包括教學(xué)、科研），夯實(shí)基礎(chǔ)。（2）驅(qū)動(dòng)力強(qiáng)。以預(yù)算為抓手，通過無預(yù)算不執(zhí)行、預(yù)算執(zhí)行規(guī)范性等倒逼各系統(tǒng)數(shù)據(jù)接入“財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享中心”。用資金杠桿來撬動(dòng)管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)。（3）數(shù)據(jù)穩(wěn)定性高。由于所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)最終的報(bào)銷都要求獲得相應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，出于師生員工報(bào)銷需求的壓力，系統(tǒng)穩(wěn)定性要求很高。（4）與智慧校園系統(tǒng)結(jié)合密切。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)作為智慧校園的重要組成部分，與智慧校園系統(tǒng)建設(shè)結(jié)合緊密，能夠相互促進(jìn)。

S高校采用的是“自下而上”的方式，通過“財(cái)務(wù)一體化”倒逼機(jī)制建設(shè)管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。

（二）高校管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)施保障問題

“自下而上”的管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)路徑是有效的，但是如果沒有高校決策層的重視和推動(dòng)，在人員和財(cái)力上提供保障，單憑財(cái)務(wù)部門一己之力是無法實(shí)現(xiàn)的。具體原因如下：（1）高校建設(shè)的傳統(tǒng)思維模式障礙。高校的主要任務(wù)是培養(yǎng)人才、科學(xué)研究和文化傳承等，信息系統(tǒng)的建設(shè)也以教學(xué)、科研、學(xué)生等為主，財(cái)務(wù)信息建設(shè)能否和三大系統(tǒng)聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，需要領(lǐng)導(dǎo)層面改變思維模式，重視財(cái)務(wù)信息一體化。（2）財(cái)務(wù)人員信息技能水平落后不足以支撐“財(cái)務(wù)一體化”建設(shè)。目前高校財(cái)務(wù)隊(duì)伍以財(cái)務(wù)專業(yè)人員為主，既懂財(cái)務(wù)又懂技術(shù)的復(fù)合型人才稀缺，對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)是個(gè)很大的考驗(yàn)。高校的管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)不僅有一把手校長主抓此項(xiàng)工作的組織保障，還有各層級(jí)信息系統(tǒng)應(yīng)用輔導(dǎo)員的人力資源保障，更重要的是有強(qiáng)大的財(cái)務(wù)保障可以使其借助專業(yè)的外部技術(shù)開發(fā)力量去實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)。

（三）高校管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制的耦合問題

內(nèi)部控制要實(shí)際落地，而不能成為“墻上制度”和“書本制度”。從S高?？?，主要的實(shí)現(xiàn)工具是信息化。將內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)嵌入到信息系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)中，既規(guī)范了業(yè)務(wù)流程活動(dòng)，又使內(nèi)部控制得以實(shí)現(xiàn)。反過來講，如果信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)沒有建立在內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上，也就是內(nèi)部控制和管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是“兩張皮”，那這樣的信息系統(tǒng)也會(huì)流于形式。當(dāng)然，管理信息水平先進(jìn)并不意味著內(nèi)部控制能得到改善和提高，省內(nèi)不少高校在信息化建設(shè)方面投入巨大，但是收效甚微，部門之間依然習(xí)慣紙質(zhì)辦公和審批，系統(tǒng)使用率很低，讓教職工對(duì)信息化建設(shè)產(chǎn)生了“反而是負(fù)擔(dān)”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。從理論上講，管理信息系統(tǒng)與內(nèi)部控制是企業(yè)中的兩個(gè)重要的子系統(tǒng)，前者為后者提供信息和載體，后者向前者注入內(nèi)容和功能。信息技術(shù)的選擇必須適應(yīng)內(nèi)部控制的需要，信息技術(shù)水平又會(huì)反過來影響內(nèi)部控制的效率甚至內(nèi)部控制本身。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)外部環(huán)境變化和企業(yè)發(fā)展過程中的重要事件適時(shí)選擇適當(dāng)?shù)男畔⒒?，以確保內(nèi)部控制與信息化時(shí)間及程度的匹配性均衡。內(nèi)部控制信息化決策中的冒進(jìn)或守舊均不可取。當(dāng)內(nèi)部控制與信息化的時(shí)間及程度達(dá)成匹配性均衡時(shí)，信息化能改進(jìn)內(nèi)部控制效率，進(jìn)而更好地達(dá)到內(nèi)部控制目標(biāo)。反之，就是勞民傷財(cái)，并有可能導(dǎo)致更大的風(fēng)險(xiǎn)。S高校的內(nèi)部控制運(yùn)行良好，信息化運(yùn)行的效率說明S高校內(nèi)部控制和信息化的耦合度高。

（四）高校管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的內(nèi)部文化環(huán)境問題

內(nèi)部控制包括內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)管理、控制活動(dòng)、信息與溝通和監(jiān)督五要素。高校文化作為內(nèi)部控制環(huán)境的重要組成部分，對(duì)內(nèi)部控制五要素有不可忽視的影響作用。高校文化奠定了控制環(huán)境的主體基調(diào)，管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)從某種意義上就是內(nèi)部控制體系的信息化，所以在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)要充分考慮組織文化因素，如果不考慮組織文化因素，高校管理會(huì)計(jì)信息化建設(shè)就會(huì)事倍功半，因此，高校要充分重視文化建設(shè)和信息化建設(shè)的充分結(jié)合。Z

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