企業(yè)電子招投標(biāo)中的檔案管理

張婷婷

[摘 要]企業(yè)電子招投標(biāo)是一種高效的、新型的招投標(biāo)形式。電子招投標(biāo)工作的開(kāi)展要求企業(yè)做好電子檔案管理工作。企業(yè)電子招投標(biāo)中的檔案管理流程劃分為檔案的生成、檔案的搜集、檔案的更新、檔案的分類(lèi)、檔案的使用五大流程。企業(yè)在電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)的檔案管理中應(yīng)遵循合作原則、效率原則、求真原則、創(chuàng)新原則和安全原則。為了滿(mǎn)足電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)的需求，企業(yè)應(yīng)積極開(kāi)發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)、推動(dòng)電子檔案安全管理、確立電子檔案管理新機(jī)制。

[關(guān)鍵詞]電子招投標(biāo) 檔案 管理 安全

中圖分類(lèi)號(hào)：F284；G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

電子招投標(biāo)具有效率優(yōu)勢(shì)和低碳優(yōu)勢(shì)，是一種信息化的招投標(biāo)方式，當(dāng)前已經(jīng)得到普遍采用。企業(yè)在電子招投標(biāo)中應(yīng)加強(qiáng)檔案管理，以應(yīng)對(duì)信息化招投標(biāo)趨勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)更好地開(kāi)展招投標(biāo)業(yè)務(wù)。文章主要就企業(yè)電子招投標(biāo)中的檔案管理工作進(jìn)行探析，以期有助于企業(yè)提升電子招投標(biāo)中檔案管理水平。

一、企業(yè)電子招投標(biāo)中檔案管理概述

電子招投標(biāo)是招投標(biāo)工作的電子化和信息化，本質(zhì)上與傳統(tǒng)的招投標(biāo)工作并無(wú)不同，但是電子招投標(biāo)具有明顯的優(yōu)勢(shì)。檔案管理是電子招投標(biāo)工作的重要組成部分，直接關(guān)系到電子招投標(biāo)工作的成效和得失，必須予以高度重視。和傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，電子招投標(biāo)中的檔案管理主要針對(duì)電子檔案，這就要求招投標(biāo)人員和檔案管理人員對(duì)電子招投標(biāo)的流程、要求和技巧有深刻的理解和掌握[1]。

電子招投標(biāo)中的檔案管理工作具有如下特點(diǎn)。一是電子化。電子招投標(biāo)中的各類(lèi)檔案都需要電子化。有的檔案本身就是電子檔案，有的檔案則由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化而來(lái)。電子化是電子招投標(biāo)中檔案管理工作的基本特征。二是信息化。電子招投標(biāo)中的檔案管理工作需要以信息化的思路進(jìn)行，這就要求招投標(biāo)人員和檔案管理人員具備信息化的思維和技能。各類(lèi)電子檔案在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)、生成、變更、搜集、歸類(lèi)所依賴(lài)的路徑主要是信息化路徑。三是合規(guī)。電子招投標(biāo)中的檔案管理工作必須符合法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得違反檔案管理基本制度。

二、企業(yè)電子招投標(biāo)中檔案管理的流程

電子檔案中的檔案管理必須標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，其核心在于明確檔案管理的流程。電子招投標(biāo)中的檔案管理主要有如下幾大流程。

一是檔案的生成。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料。這些檔案資料有的是紙質(zhì)檔案，有的是電子檔案，包括合同文書(shū)、榮譽(yù)資質(zhì)、業(yè)務(wù)記錄等等。企業(yè)檔案生成后，檔案管理人員應(yīng)按照檔案信息化管理的要求將各類(lèi)檔案電子化和信息化，作為備用，隨時(shí)滿(mǎn)足電子招投標(biāo)工作的檔案管理需求[2]。

二是檔案的搜集。電子招投標(biāo)需要一些特定的檔案，這些檔案需要招投標(biāo)人員和檔案管理人員搜集整理，并分門(mén)別類(lèi)地保存、備份。此外，招投標(biāo)人員和檔案管理人員也應(yīng)該有意識(shí)地、積極主動(dòng)地搜集整理各類(lèi)檔案，以備不時(shí)之需。

三是檔案的更新。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中會(huì)出現(xiàn)企業(yè)情況的變化，例如：企業(yè)的營(yíng)業(yè)狀況、盈利情況、用工管理、榮譽(yù)資質(zhì)等出現(xiàn)了一定的變化，這就要求招投標(biāo)人員和檔案管理人員能夠定期更新檔案。招投標(biāo)人員和檔案管理人員應(yīng)具備更新的意識(shí)觀(guān)念和業(yè)務(wù)技能，能夠在思想上保持定期更新檔案的緊迫性，在行動(dòng)上具備定期更新檔案的習(xí)慣。

四是檔案的分類(lèi)。檔案的分類(lèi)工作有助于檔案檢索、調(diào)取和使用，能夠極大地提高檔案管理效率。良好的檔案分類(lèi)也能夠有效地促進(jìn)電子招投標(biāo)工作[3]。招投標(biāo)人員和檔案管理人員應(yīng)做好檔案的分類(lèi)工作，即按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和原則將檔案分門(mén)別類(lèi)地存檔，并形成一套行之有效的檔案檢索方案。

五是檔案的使用。電子招投標(biāo)中用到的企業(yè)檔案是多種多樣的，其中有的檔案是經(jīng)常性、重復(fù)性使用的，有的檔案則是一次性使用的。這就要求招投標(biāo)人員和檔案管理人員能夠準(zhǔn)確識(shí)別檔案，將最具有關(guān)聯(lián)性、最為準(zhǔn)確的檔案運(yùn)用到電子招投標(biāo)工作中來(lái)。一些無(wú)關(guān)、無(wú)用的檔案則應(yīng)另冊(cè)處理，以避免信息干擾。

三、企業(yè)電子招投標(biāo)中檔案管理的原則

企業(yè)電子招投標(biāo)中檔案管理工作必須遵循一定的原則，以促進(jìn)檔案在電子招投標(biāo)中的充分利用。

一是合作原則。大型企業(yè)的各部門(mén)都會(huì)在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成一些檔案，其中某些檔案是電子招投標(biāo)工作中的關(guān)鍵檔案、重要檔案。企業(yè)各部門(mén)應(yīng)緊密合作，共同做好檔案的搜集、歸類(lèi)、匯總等管理工作，并及時(shí)將檔案匯總給檔案管理部門(mén)。

二是效率原則。電子化、信息化的最大優(yōu)勢(shì)就是效率，效率的提升也會(huì)給企業(yè)管理工作形成新的壓力，企業(yè)必須高效運(yùn)轉(zhuǎn)，才能滿(mǎn)足電子招投標(biāo)工作的需要。為了滿(mǎn)足電子招投標(biāo)工作的需求，檔案管理工作必須及時(shí)高效，檔案管理人員需要及時(shí)高效地做好檔案管理工作，在檔案管理工作中不得有任何拖延[4]。

三是求真原則。電子招投標(biāo)中電子檔案的運(yùn)用導(dǎo)致了電子招投標(biāo)中出現(xiàn)一些造假行為，如PS各類(lèi)證照、偽造印章等，利益的驅(qū)動(dòng)促使這些現(xiàn)象在電子招投標(biāo)工作中時(shí)有發(fā)生。很顯然此類(lèi)行為是違反招投標(biāo)法以及其他相關(guān)法律法規(guī)的，嚴(yán)重者會(huì)構(gòu)成刑事犯罪。招投標(biāo)人員和檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹各項(xiàng)法律法規(guī)的要求，求真務(wù)實(shí)，做好檔案管理工作，對(duì)于每一份檔案都必須追本溯源，確保完整性、真實(shí)性，凡是虛假的、存疑的檔案一律需要剔除。

四是創(chuàng)新原則。電子招投標(biāo)中的檔案管理工作必須創(chuàng)新性地開(kāi)展，必須探索檔案管理工作新機(jī)制，開(kāi)發(fā)檔案管理工作新技巧，進(jìn)而形成檔案管理新思路。招投標(biāo)人員和檔案管理人員需要對(duì)電子招投標(biāo)工作進(jìn)行探索，結(jié)合電子招投標(biāo)中檔案管理工作的疑點(diǎn)、熱點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，追求檔案管理工作的創(chuàng)新。

五是安全原則。企業(yè)檔案關(guān)乎信息安全，這是因?yàn)槠髽I(yè)檔案中含有大量的商業(yè)機(jī)密，這些涉密信息一旦泄露，會(huì)對(duì)企業(yè)的利益、聲譽(yù)造成巨大的損害。由于電子檔案能夠在網(wǎng)絡(luò)上快速、廣泛地傳播，因此企業(yè)電子檔案的泄露必然會(huì)造成更大的損害。此外，黑客等違法分子也會(huì)積極窺探企業(yè)檔案，其能夠利用一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)批量下載企業(yè)檔案并從中牟利。在電子招投標(biāo)工作中實(shí)施檔案的電子化和信息化時(shí)，必須充分意識(shí)到信息安全、檔案安全的重要性，招投標(biāo)人員和檔案管理人員必須遵章守紀(jì)，依法依規(guī)地保護(hù)企業(yè)檔案，盡最大努力避免企業(yè)檔案被泄露[5]。

四、加強(qiáng)企業(yè)電子招投標(biāo)中檔案管理的策略

一是開(kāi)發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)。為了適應(yīng)電子招投標(biāo)的需要，企業(yè)應(yīng)積極開(kāi)發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，以滿(mǎn)足檔案電子化、信息化管理的需要。由于每一個(gè)企業(yè)都有著不同的運(yùn)營(yíng)模式、商業(yè)模式，因此電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也要體現(xiàn)出相應(yīng)的差異性、特殊性。企業(yè)在電子檔案管理開(kāi)發(fā)中尤其要結(jié)合電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)的需求，設(shè)計(jì)出能夠滿(mǎn)足電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)需求的新型檔案管理系統(tǒng)，探索檔案管理系統(tǒng)和電子招投標(biāo)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接；應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)出簡(jiǎn)便、實(shí)用的檔案信息檢索模塊，使招投標(biāo)人員和檔案管理人員能夠便捷、迅速地獲取所需檔案和信息。

二是加強(qiáng)電子檔案安全管理。為了更好地保護(hù)企業(yè)商業(yè)機(jī)密，企業(yè)在電子檔案管理中應(yīng)加強(qiáng)安全管理，防止電子檔案泄露或遭到窺探。企業(yè)電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)必然會(huì)涉及電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)、調(diào)取和利用，因此，企業(yè)應(yīng)積極采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認(rèn)證等技術(shù)手段，保障電子檔案安全，防止非授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)，同時(shí)還要建立訪(fǎng)問(wèn)溯源機(jī)制，使訪(fǎng)問(wèn)記錄得到良好的留存。為了避免電子檔案毀損、滅失風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案安全管理還需要做好災(zāi)備工作。

三是確立電子檔案管理新機(jī)制。針對(duì)電子檔案的特點(diǎn)以及招投標(biāo)業(yè)務(wù)的需求，企業(yè)應(yīng)不斷摸索電子檔案管理新思路，形成一整套滿(mǎn)足實(shí)踐需求的電子檔案管理新機(jī)制。當(dāng)前急需確立電子檔案的匯編整理機(jī)制、歸集匯總機(jī)制、檢索調(diào)閱機(jī)制、安全保障機(jī)制、責(zé)任追究機(jī)制等，使電子檔案管理機(jī)制更為明確、具體、完整。

五、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)的開(kāi)展必然要求檔案管理機(jī)制改進(jìn)、調(diào)整和升級(jí)。企業(yè)在電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)中應(yīng)形成與電子招投標(biāo)業(yè)務(wù)需求相適應(yīng)的檔案管理工作新思路、新方法和新機(jī)制，在促進(jìn)電子檔案管理水平提升和電子檔案價(jià)值發(fā)揮的同時(shí)，保障電子檔案安全，防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

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