分析檔案信息化與紙質(zhì)照片檔案數(shù)字化

解薇

摘 要：伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化屬于檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程的必然趨勢(shì)，檔案管理工作的信息化建設(shè)重點(diǎn)就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，而紙質(zhì)形式的檔案信息、照片信息等都能夠基于數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，最終成為數(shù)字檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;紙質(zhì)照片;檔案數(shù)字化;掃描;數(shù)碼

實(shí)際上，信息技術(shù)的不斷發(fā)展讓其在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中被廣泛應(yīng)用，更在檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用，讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化，其中紙質(zhì)形式的檔案內(nèi)容也被轉(zhuǎn)換成了數(shù)字化形式，這個(gè)過(guò)程中基于相關(guān)設(shè)備的實(shí)際應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化和紙質(zhì)照片信息的數(shù)字化，存儲(chǔ)、使用與管理都變得更為便捷。

1 檔案信息化和檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容

1.1 檔案信息化

檔案信息化實(shí)際上就是基于檔案管理部門的組織與規(guī)劃，在檔案信息管理工作當(dāng)中應(yīng)用信息技術(shù)手段，對(duì)檔案信息實(shí)施針對(duì)性的處置、管理工作。而檔案信息化涉及到的技術(shù)有：

1）OA技術(shù)。辦公自動(dòng)化屬于檔案信息化當(dāng)中的基礎(chǔ)技術(shù)，電子文化信息的形成、傳輸以及加工處理都需要使用辦公自動(dòng)化技術(shù)，簡(jiǎn)單而言，就是電子文件是辦公自動(dòng)化的必然產(chǎn)物。2）數(shù)字化。數(shù)字化技術(shù)屬于檔案信息化的基礎(chǔ)，紙質(zhì)形式的檔案、照片、音頻、影像等檔案內(nèi)容，都能夠基于數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與管理。

1.2 檔案的信息化建設(shè)

檔案的信息化建設(shè)在國(guó)家檔案工作發(fā)展中是非常關(guān)鍵的組成部分，其內(nèi)容包含對(duì)硬件、軟件以及網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，還有信息資源、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、應(yīng)用體系和人才團(tuán)隊(duì)方面的建設(shè)等，而現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)的工作重點(diǎn)就是檔案數(shù)字化。

2 紙質(zhì)檔案、照片檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換

數(shù)字化就是要基于計(jì)算機(jī)技術(shù)把模擬信號(hào)轉(zhuǎn)變成為數(shù)字信號(hào)的過(guò)程，紙質(zhì)、照片檔案的數(shù)字化就是要使用數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備對(duì)其實(shí)施數(shù)字化的轉(zhuǎn)換加工，把其變成能夠存儲(chǔ)在磁帶、光盤、硬盤等載體中的信息形式，同時(shí)還能夠被計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別。

2.1 掃描

1）技術(shù)指標(biāo)。當(dāng)前已經(jīng)存在的掃描儀器有很多種，比如手持式、平板式、立體式、拍照式、大幅面、膠片與透明介質(zhì)的掃描儀。而掃描儀的技術(shù)指標(biāo)有這幾項(xiàng)內(nèi)容：光學(xué)分辨率，色深度、灰度級(jí)、幅面和掃描的速度。通常光學(xué)分辨率越高，掃描出來(lái)的圖像就越清晰，可是生成的數(shù)字圖像也會(huì)隨之變大，存儲(chǔ)空間需要更大。色深度表示的是掃描顏色的二進(jìn)制數(shù)字指數(shù)的位數(shù)，比如24位色深度，色深度越高其能夠描述出來(lái)的顏色就越加豐富，掃描出來(lái)的數(shù)字、彩色圖形和原稿色彩更加接近。在對(duì)彩色圖像的原稿進(jìn)行掃描的時(shí)候，一般要使用色深度36位以上的儀器，這樣獲得的圖形效果會(huì)更好?；叶燃?jí)就是表示灰度圖像層次數(shù)字指數(shù)的位數(shù)，灰度級(jí)越高圖像層次就越加豐富。幅面一般就是掃描儀每次能夠掃描的最大尺寸，針對(duì)平板式掃描儀而言，負(fù)面大小和掃描儀的稿臺(tái)尺寸是相同的，而有的掃描儀幅面寬度和掃描儀寬度是一樣的。掃描儀的幅面越大，其銷售價(jià)格也更高。在掃描過(guò)程中，需要遵照掃描對(duì)象對(duì)掃描儀的幅面進(jìn)行選擇。比如，掃描文件通常是A4幅面的掃描儀，掃描圖紙要盡量使用幅面較寬的掃描儀。在掃描過(guò)程當(dāng)中，掃描速度的單位是頁(yè)/分鐘，當(dāng)前掃描儀的速度最高可達(dá)15頁(yè)-20頁(yè)/分鐘。2）安裝流程。在對(duì)掃描儀實(shí)施安裝的時(shí)候，要先將數(shù)據(jù)線連接好，之后連接電源線，并且在計(jì)算機(jī)中安裝掃描儀的驅(qū)動(dòng)程序，同時(shí)要安裝掃描儀對(duì)應(yīng)的掃描軟件。之后要對(duì)掃描儀實(shí)施參數(shù)設(shè)置，通常在對(duì)比較清晰的白紙黑字文件進(jìn)行掃描的時(shí)候，掃描的模式要使用黑白二值的圖像模式，而如果要掃描的是黑白照片或者文字不夠清晰的文件內(nèi)容，需要及時(shí)對(duì)掃描儀的灰度圖像模式進(jìn)行調(diào)整，當(dāng)要掃描的是彩色照片、帶章文件的時(shí)候，需要把掃描模式調(diào)整成彩色圖像的模式。

而在對(duì)掃描儀的分辨率進(jìn)行設(shè)置的時(shí)候，首先要明白分辨率就是單位長(zhǎng)度中圖像所包含的點(diǎn)數(shù)或者是像素?cái)?shù)，通常都是用DPI來(lái)表示的。不同形式的紙章、尺寸其掃描分辨率也是不同的，閱讀文字圖像的分辨率比較低，一般為≥100DPI，而OCR文字圖像的分辨率比較高，一般為≥300DPI，照片圖像的分辨率一般不會(huì)低于300DPI。而通常數(shù)碼沖印店中用來(lái)沖洗的分辨率是300像素/英寸。

在對(duì)圖像文件格式進(jìn)行掃描或者壓縮的時(shí)候，通常有這樣幾種文件格式：TIFF、JPEG、JPEG2000。TIFF的文件擴(kuò)展名是TIF，支持黑白二值的圖像壓縮格式，而其中的無(wú)所壓縮就是圖像信息在壓縮處理過(guò)程中不會(huì)產(chǎn)生損失，一個(gè)TIFF文件當(dāng)中是多層或者多幅圖像的。JPEG格式支持彩色的圖像，圖像壓縮比能夠進(jìn)行選擇，質(zhì)量不會(huì)產(chǎn)生明顯變化。JPEG2000同時(shí)支持有損、無(wú)損壓縮，圖像質(zhì)量會(huì)遜色于JPEG，但是圖像質(zhì)量更為良好。

2.2 數(shù)碼攝影

數(shù)碼攝影就是使用數(shù)碼相機(jī)對(duì)紙質(zhì)、照片檔案進(jìn)行拍攝，這個(gè)時(shí)候要盡量使用光學(xué)分辨率比較高、可調(diào)整焦距的廣角鏡頭的數(shù)碼相機(jī)對(duì)紙質(zhì)、照片檔案進(jìn)行拍攝，之后導(dǎo)入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中進(jìn)行存儲(chǔ)，以備檔案管理工作中的使用所需。

2.3 對(duì)掃描圖像的處理

在對(duì)掃描圖像進(jìn)行處理的時(shí)候，可以使用圖像處理的軟件（當(dāng)前較為通用的處理軟件依然是Photoshop），對(duì)掃描所得到的數(shù)字圖形實(shí)施處理，將檔案內(nèi)容中出現(xiàn)的污斑、陰影等進(jìn)行有效去除，并且能夠讓那些由于擴(kuò)散而變模糊的字跡重新恢復(fù)清晰。

2.4 圖像信息的查詢檢索

1）文件名。針對(duì)多頁(yè)掃描文件所形成的數(shù)字圖像而言，可以使用TIFF、PDF、CEB、DOC文件格式進(jìn)行設(shè)置，這樣能夠把多個(gè)數(shù)字圖形都當(dāng)成單獨(dú)的TIFF、PDF、CEB、DOC格式文件進(jìn)行管理。實(shí)際上最為有效的圖像文件命名方式應(yīng)該是“題名+檔案號(hào)”，這樣為掃描圖像進(jìn)行命名，有助于后期基于文件名對(duì)這些數(shù)字圖形形式的文件進(jìn)行查詢檢索和使用。2）圖像數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索。建立數(shù)字圖像的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)目錄，對(duì)紙質(zhì)、照片檔案進(jìn)行掃描和存儲(chǔ)，并且把目錄和圖像進(jìn)行有效關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中要包含編輯、處理、查詢檢索、顯示與打印數(shù)字圖像的功能，同時(shí)一定要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行及時(shí)維護(hù)。查詢檢索的過(guò)程中，可憑用戶數(shù)字檔案信息的說(shuō)明、時(shí)間與分類等多個(gè)條件、條件組合等來(lái)實(shí)施，為檔案管理工作帶來(lái)更多的便利。

2.5 光學(xué)字符的識(shí)別

基于現(xiàn)代的光學(xué)字符識(shí)別軟件，把文字圖像轉(zhuǎn)變成為文本文件或者是RTF等文件格式。OCR軟件對(duì)于純中文、純英文的印刷體文字有非常高的識(shí)別率，但是對(duì)中英文混排的印刷體文字卻無(wú)法實(shí)現(xiàn)完整識(shí)別，對(duì)于手寫體的漢字其識(shí)別率更為不良。這是由于光學(xué)字符的識(shí)別軟件無(wú)法實(shí)現(xiàn)100%識(shí)別，數(shù)字檔案卻要求100%的精準(zhǔn)，因此檔案部門一般只能夠提供數(shù)字檔案信息的圖像文件和光學(xué)字符的識(shí)別軟件，并不只是為相關(guān)人員提供能夠數(shù)字檔案的文字文件。施工人員在獲得數(shù)字檔案文字的同時(shí)，需要自認(rèn)對(duì)文字進(jìn)行識(shí)別與校對(duì)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中，其在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中得以廣泛應(yīng)用，其讓檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化，更逐漸實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化，在讓紙質(zhì)的檔案內(nèi)容與照片信息都逐漸實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，確保了檔案信息的完整性，更為檔案管理工作帶來(lái)了更多便利，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的無(wú)紙化，推動(dòng)了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

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