檔案數(shù)字化工作帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)

張芮

【摘要】我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，檔案作為不可再生的第一手信息資源，具有“取之不盡，用之不竭”的特點(diǎn)，數(shù)字化利用越多、效果越好，增值效果越大。但為工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了很多不利的因素。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化;優(yōu)勢(shì);劣勢(shì)

當(dāng)前為了適應(yīng)新時(shí)代的變化，提升工作效率，逐步使用數(shù)字化管理的方式，但這種數(shù)字化管理模式在為檔案工作帶來(lái)便利的同時(shí)，一些負(fù)面影響也隨之顯現(xiàn)出來(lái)。近期我單位將部分檔案資料進(jìn)行了檔案數(shù)字化加工處理，筆者從幾個(gè)方面對(duì)本次數(shù)字化加工中存在的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)進(jìn)行分析。

一、檔案實(shí)施數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益。過(guò)去的檔案管理模式是以增加辦公人員提高服務(wù)效率為首要手段，這樣做大幅度增加了公司管理成本。檔案數(shù)字化管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)處理將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為機(jī)器可讀檔案，既節(jié)省了檔案的存儲(chǔ)空間，又使查閱檔案變得極為快捷方便，從而避免了因重復(fù)復(fù)制檔案資料而造成的人員和紙張的浪費(fèi)，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，大大提高了工作效率。

（二）提高工作效率。檔案數(shù)字化管理使資料能及時(shí)歸檔，并快速提供利用。檔案的數(shù)字化管理使檔案信息能夠及時(shí)存檔并得到迅速利用。以我單位人事檔案為例，干部在任用、提拔時(shí)都需要準(zhǔn)確詳細(xì)的“三齡二歷一身份”等檔案信息，這時(shí)檔案數(shù)字化管理便可盡快提供詳細(xì)和即時(shí)的數(shù)據(jù)。另外，數(shù)字檔案使檔案材料的使用非常簡(jiǎn)單，可以節(jié)省大量的查找時(shí)間，讓利用者足不出戶即可實(shí)現(xiàn)查檔需求。此外，由于信息隨著時(shí)間的推移而流動(dòng)，數(shù)字檔案實(shí)際上已成為“無(wú)墻界檔案”，檔案也從文件實(shí)體的保管轉(zhuǎn)變?yōu)楸阌诓殚喌男畔⒖刂浦行摹?/p>

（三）提高對(duì)原始檔案的保護(hù)。將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件后，檔案的使用更加安全和方便。尤其是檔案材料的歷史悠久，數(shù)字處理無(wú)疑是更好的保護(hù)。此外，經(jīng)過(guò)數(shù)字加工處理后，也防止了一些文件的偽造和篡改。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理不僅可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，而且減少了對(duì)檔案原件的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，延長(zhǎng)了檔案的壽命，有效對(duì)檔案原件進(jìn)行保管和保護(hù)，確保了檔案實(shí)體安全。

二、檔案實(shí)施數(shù)字化管理的劣勢(shì)

（一）沒(méi)有充分挖掘檔案資料。檔案工作的生命力所在就是利用，但多數(shù)單位的檔案管理人員為兼職員，檔案人員專業(yè)知識(shí)水平低下，對(duì)數(shù)字化和電子化檔案管理認(rèn)識(shí)不透徹，在檔案數(shù)字化管理時(shí)，把它作為了一種存儲(chǔ)工具，并沒(méi)有發(fā)揮出檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。在后期的檔案利用時(shí)，還是采用原有傳統(tǒng)的方式去手工檢索，沒(méi)有真正體會(huì)到數(shù)字化檔案帶來(lái)的便捷，這使得檔案數(shù)字化管理受到較大的影響。此外，還有部分單位，將重點(diǎn)放在檔案管理上，對(duì)于檔案的利用價(jià)值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。

（二）檔案載體的存儲(chǔ)存在著一定的安全問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也是非常擔(dān)心的一個(gè)重要因素，由于計(jì)算機(jī)病毒和黑客入侵對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的危害較大，當(dāng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)安全問(wèn)題后，其存儲(chǔ)的檔案信息也會(huì)受到較大的影響，給數(shù)字化檔案的真實(shí)性和完整性產(chǎn)生了極大的威脅和安全隱患。此外，計(jì)算機(jī)軟件、硬件頻繁升級(jí)換代，為保證電子檔案繼續(xù)兼容和使用，就必須對(duì)電子檔案轉(zhuǎn)換，這個(gè)轉(zhuǎn)換過(guò)程中可能會(huì)造成檔案信息的丟失。

（三）數(shù)字化建設(shè)資金的不斷投入。加快檔案信息化建設(shè)，資金是制約的首要瓶頸。要做好檔案數(shù)字化，就必須投入電腦、復(fù)印機(jī)、平板和高速掃描儀、文檔一體化管理系統(tǒng)等一系列設(shè)施設(shè)備，這些都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入，而且信息系統(tǒng)的維護(hù)也是一筆不小的費(fèi)用。同時(shí)，由于電子產(chǎn)品的快速升級(jí)，壽命周期非常短，不可能一次投資受用終身，其在后期維修、維護(hù)、升級(jí)費(fèi)用也是很大的。

三、對(duì)檔案數(shù)字化劣勢(shì)的管理策略

（一）充分挖掘檔案的價(jià)值帶動(dòng)檔案資源的有效開(kāi)發(fā)利用。檔案開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的永恒主題。將“死檔案”轉(zhuǎn)化為“活信息”，是檔案工作中最有價(jià)值的工作。黨的十九大報(bào)告確立了“不忘初心、牢記使命”這一貫穿中國(guó)共產(chǎn)黨人奮斗歷程的重要主題。習(xí)近平總書(shū)記在十九大報(bào)告中用“為中國(guó)人民謀幸福，為中華民族謀復(fù)興”回答了什么是中國(guó)共產(chǎn)黨人的初心和使命。筆者認(rèn)為，作為檔案工作者，檔案安全保管是最基本職能，檔案的有效開(kāi)發(fā)利用是我們黨為人民謀幸福、為民族謀復(fù)興的體現(xiàn)形式之一。

（二）信息化環(huán)境下檔案信息安全的保障措施。一是各單位在整理歸檔文件時(shí)，要準(zhǔn)確科學(xué)劃分檔案保密和非密文件的界限，真正做到要“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”。二是在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，一定要配置符合國(guó)家涉密資質(zhì)的檔案管理信息系統(tǒng)，并與檔案信息技術(shù)外包服務(wù)提供商簽訂檔案信息安全保密協(xié)議。三是為確保檔案管理信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，將內(nèi)部辦公網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，嚴(yán)格按照保密管理要求，實(shí)行內(nèi)外網(wǎng)分開(kāi)辦公。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時(shí)代。在數(shù)字化背景下，檔案管理工作也要順應(yīng)潮流發(fā)生巨大改變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)新時(shí)代檔案發(fā)展的要求，對(duì)存在的弊端，要揚(yáng)長(zhǎng)避短、克服弊端，確保檔案數(shù)字化管理工作做好做實(shí)。

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