案卷級檔案側脊智能化打印技術創(chuàng)新

李玉珂 安聰娥

【摘要】本文詳細介紹了卷盒側脊打印模板的生成過程及注意事項，指出該創(chuàng)新提升工作效率精準率、適應性、推廣性強的優(yōu)點。創(chuàng)新了案卷級檔案整理卷盒側脊打印工作的新模式。

【關鍵詞】Excel;Word郵件合并;側脊

2000年，國家檔案局為適應信息化發(fā)展，以“細化收集、簡化整理”為宗旨，發(fā)布了文書檔案改卷為件的整理規(guī)則。而科技類、財會類等門類檔案不在改革范圍，仍采用案卷級檔案整理方法。案卷裝盒中，為節(jié)省檔案盒數(shù)量及庫房空間，往往根據(jù)案卷內(nèi)容厚度決定采用不同規(guī)格卷盒、一盒裝“不等”卷等靈活整理方法。盡管此舉可節(jié)省一定成本，但筆者實踐中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有檔案管理軟件側脊打印，僅支持一卷一盒模式，難以滿足工作中不同規(guī)格卷盒及“不等卷”數(shù)量標簽打印的實際需求。不少單位則采用將標簽內(nèi)容逐條粘貼、逐條裁剪的方式，不僅浪費大量時間、人力、物力，且難以避免人工操作的失誤。

因此，筆者基于簡化整理的宗旨，以提高工作效率與準確率為目標，探索了基于辦公軟件集成應用的智能化打印模式，即通過Excel與檔案管理系統(tǒng)間的關聯(lián)，批量導入檔案目錄信息，即標簽內(nèi)容;再利用Word郵件合并功能實現(xiàn)標簽內(nèi)容數(shù)據(jù)與標簽模板間的智能關聯(lián)，最后通過合并新文檔形成批量化的統(tǒng)一規(guī)格的標簽。此次探索創(chuàng)新無需設計專門相關軟件，無需使用編程語言等專業(yè)操作，便可實現(xiàn)卷盒側脊標簽打印的智能化、批量化打印模式。

一、側脊智能化打印實現(xiàn)步驟

（一）批量導入，形成數(shù)據(jù)源。批量導入標簽內(nèi)容，是指借助現(xiàn)有檔案管理軟件與Excel間的關聯(lián)，將案卷目錄內(nèi)容信息批量導出，形成Excel表格形式的數(shù)據(jù)源。以基建檔案為例，導出的內(nèi)容包括序號、檔號、案卷題名、責任者、起止日期、頁數(shù)、保管期限、盒號，包含了卷盒側脊打印的所有信息。為適應當前一盒多裝的工作模式，需要對數(shù)據(jù)源進行必要的信息處理，主要處理手段是借助Excel強大的數(shù)據(jù)處理功能，依據(jù)“盒號”列的不同，通過數(shù)據(jù)篩選功能，將數(shù)據(jù)源拆分成不同卷盒標準下一盒一卷、一盒兩卷、多卷等不同的分表格，以便后續(xù)與相應模板實現(xiàn)數(shù)據(jù)間的智能掛接，批量形成統(tǒng)一規(guī)格的側脊標簽，減輕后續(xù)裁剪標簽的工作量。同時，為美觀度考慮，可將檔號前半部分通過數(shù)據(jù)分列，選擇合適的分割方法。

（二）標簽模板制作。標簽模板制作是智能化標簽打印的另一項基礎性工作。主要工作內(nèi)容是依據(jù)裝盒過程中，卷盒規(guī)格以及盒內(nèi)卷數(shù)量分別設計不同的標簽模板。模板制作應注意：一是適應計算機“思維習慣”，將頁面紙張方向設置成橫向，頁邊距均設置為0，形成橫向排布的A4紙張布局。二是根據(jù)卷盒規(guī)格，設計與大盒、中盒、小盒寬度、長度相適應的橫向排布模板，并根據(jù)卷盒中所裝案卷數(shù)量，拆分檔號、案卷題名單元格，形成相對應的模板。在實際應用中，各單位可根據(jù)歷史習慣或美觀需求，選擇將檔號或案卷題名框分割框線顯示與否。三是同一卷盒規(guī)格下，盒內(nèi)卷數(shù)的調(diào)整只影響檔號、案卷題名項單元格數(shù)量，模板的寬度不變，高度變化，如小盒模板行高2.69cm，中盒模板行高3.6cm，大盒模板行高4.5cm。四是整張A4紙頁面布局中，大盒標簽制作，一張紙放置3個標簽;中盒標簽制作，一張紙放置4個標簽;小盒標簽制作，一張紙放置5個標簽。最大限度利用紙張。

（三）數(shù)據(jù)模板智能關聯(lián)。數(shù)據(jù)源與標簽模板間關聯(lián)是實現(xiàn)卷盒標簽智能化打印技術的關鍵部分，主要借助word郵件合并功能實現(xiàn)。以中盒裝兩卷為例：一是數(shù)據(jù)源選擇。在word引用功能中點擊郵件，打開數(shù)據(jù)源中被拆分的相應表格。二是插入合并域。在模板相應區(qū)域選擇插入合并域。對應選擇數(shù)據(jù)源中相應表頭名稱插入。三是插入next域。此處應注意兩方面內(nèi)容：一方面，一個標簽內(nèi)next域插入位置在盒號后，且模板內(nèi)保管期限、盒號以及檔號中年度項是完全一致的，因此，盒內(nèi)第二卷僅需要將檔號后半段以及案卷題名插入表頭名稱即可。另一方面，A4模板標簽間next域插入位置，在第二個標簽保管期限前。如“圖1”所示。四是合并新文檔。A4模板所有標簽插入完畢，選擇合并新文檔，一次性將所有標簽內(nèi)容生成完畢。

二、智能化打印的現(xiàn)實意義

（一）工作效率與精準率提升。實踐工作中，科技類、財會類等案卷級檔案側脊的標注是一項重復性較高的工作，且實踐工作中手工操作居多，工作效率低，準確率難以保證。筆者利用Excel與word功能，僅需提前將數(shù)據(jù)源整理、側脊模板制作、模板內(nèi)容利用插入域選項填滿，即可通過郵件合并功能實現(xiàn)卷盒側脊的智能批量打印，一次性生成，既減少了手工粘貼的錯誤率，提升了工作效率，也為后期標簽內(nèi)容的批量裁剪奠定基礎，極大減少重復工作。

（二）穩(wěn)定性高，可適應性強。利用郵件合并功能實現(xiàn)卷盒側脊智能打印，無需設定專門編程語言及相關應用程序，無需考慮系統(tǒng)Bug及穩(wěn)定性問題，僅需安裝office或WPS應用程序即可實現(xiàn)，相應對工作人員計算機操作能力要求也較低，能熟練操作Excel數(shù)據(jù)篩選、分列、word郵件合并功能的操作使用，即可快速適應這一操作模式，簡單易學。

（三）花費少，可推廣度高。利用Excel、word集成應用，無需編程，可根據(jù)需求隨時調(diào)整，也無需花費專門費用購買相關軟件，僅需了解業(yè)務管理流程間相互關系，即可輕松構建快速、低成本、無風險的智能化打印模式。同時，卷盒側脊打印適用于當前以案卷為單位的檔案整理模式，工作人員可根據(jù)卷盒大小在word中設置對應比例的模板格式。即此種集成應用的打印方法適用于當前所有以案卷為單位的整理模式，可復制、推廣度較高。

【參考文獻】

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