省級(jí)高校文書檔案工作一體化建設(shè)研究

苗麗芹

【摘要】隨著文書和檔案工作的發(fā)展，進(jìn)行文書檔案工作一體化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然。本文簡(jiǎn)要介紹了省級(jí)高校文書檔案管理工作中存在的問題，重點(diǎn)闡述了省級(jí)高校文書檔案工作一體化建設(shè)的措施，希望能夠促進(jìn)省級(jí)高校的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】一體化建設(shè);省級(jí);高校文書檔案

對(duì)文書和檔案進(jìn)行一體化建設(shè)是高校管理工作中的重要內(nèi)容，能夠?yàn)楦咝５陌l(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，所以高校應(yīng)盡快解決文書和檔案管理中存在的問題，采取先進(jìn)的手段，有利于高校管理水平的提高。

一、省級(jí)高校文書檔案管理工作中存在的問題

文書檔案記錄了高校的歷史，完整介紹了高校的發(fā)展歷程，對(duì)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。但是目前省級(jí)高校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀不容樂觀，仍存在一些問題亟待解決：首先，有些高校將工作的重心放在學(xué)校建設(shè)和提高學(xué)生成績(jī)上，忽視了對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，管理意識(shí)淡薄，導(dǎo)致文書檔案的管理工作出現(xiàn)混亂的局面。一些高校沿用傳統(tǒng)的文書檔案管理措施，這些措施嚴(yán)重落后于高校的發(fā)展，已經(jīng)不能滿足高校的需要。其次，高校并未建立文書檔案管理制度，沒有規(guī)范工作人員的行為，致使工作人員在管理的過程中經(jīng)常玩忽職守，丟失了一些文書檔案。最后，高校為了節(jié)省人工成本的支出，使用不具備專業(yè)文書檔案管理知識(shí)的管理人員，這些管理人員的素質(zhì)較低，沒有掌握先進(jìn)的管理方法，對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)不足，按照自己的理解進(jìn)行工作，高校的文書檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)進(jìn)步，對(duì)高校的發(fā)展將會(huì)產(chǎn)生不利影響。

二、省級(jí)高校文書檔案工作一體化建設(shè)的措施

（一）提高高校重視程度。高校之所以忽視文書檔案工作一體化建設(shè)，是由于對(duì)一體化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不足，沒有體會(huì)到一體化帶來的好處。如今，文書檔案工作一體化建設(shè)已經(jīng)在社會(huì)范圍內(nèi)大面積推廣，許多企業(yè)都提高了重視程度。所以高校的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)轉(zhuǎn)變陳舊的思想觀念，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，摒棄將文書檔案進(jìn)行分別管理的管理模式，認(rèn)識(shí)到文書檔案工作一體化建設(shè)的重要性。高校應(yīng)將工作的重心轉(zhuǎn)移到文書檔案工作一體化之中，因?yàn)槲臅蜋n案具有很強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，所以進(jìn)行一體化建設(shè)的難度不是很大，而且進(jìn)行一體化建設(shè)能夠減少文書檔案丟失的現(xiàn)象，更好地為高校服務(wù)。在高校領(lǐng)導(dǎo)者樹立文書檔案工作一體化的理念之后，高校應(yīng)在全校范圍內(nèi)加大對(duì)一體化建設(shè)的宣傳力度，提高高校內(nèi)部成員對(duì)一體化建設(shè)的重視程度。文書檔案工作管理者是進(jìn)行一體化建設(shè)的基礎(chǔ)，所以學(xué)校的當(dāng)務(wù)之急就是召集文書檔案管理人員開設(shè)專題會(huì)議，講解一體化建設(shè)的好處，提高管理人員的重視程度，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的模式創(chuàng)新。

（二）制定詳細(xì)建設(shè)制度。為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化管理目標(biāo)，保證文書檔案管理工作一體化得到長(zhǎng)效發(fā)展，必須建立相應(yīng)的制度體系。制度是省級(jí)高校進(jìn)行文書檔案工作一體化建設(shè)的前提，沒有制度管理人員也就沒有了工作依據(jù)。所以針對(duì)這種情況，高校應(yīng)盡快制定文書檔案一體化建設(shè)的制度，加快高校的一體化建設(shè)步伐。高校應(yīng)召集高校內(nèi)部的全體黨員和文書檔案管理人員對(duì)制度的制定工作展開討論，應(yīng)積極聽取參會(huì)人員的發(fā)言，并在會(huì)后形成會(huì)議綱要，提取出其中富有建設(shè)性的意見加入到制度中，能夠確保制度具有民主化特點(diǎn)。省級(jí)高校在制定制度時(shí)不能盲目，應(yīng)根據(jù)本校的實(shí)際情況，結(jié)合一體化建設(shè)的要求進(jìn)行制定，高?？梢赃m當(dāng)借鑒其他高?；蛘咂髽I(yè)的優(yōu)秀制度，并將優(yōu)良制度中滿足高校需要的條例進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，促進(jìn)高校文書檔案一體化建設(shè)的科學(xué)化。因?yàn)槲臅鴻n案的管理人員沒有接觸過一體化建設(shè)，所以一體化建設(shè)制度中應(yīng)詳細(xì)劃分出具體的工作內(nèi)容，確定每一名管理人員的工作職責(zé)，不僅能夠?yàn)楣芾砣藛T更好地開展工作提供依據(jù)，而且能夠在文書檔案出現(xiàn)問題時(shí)第一時(shí)間找到承擔(dān)責(zé)任的負(fù)責(zé)人，防止出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況。

（三）加強(qiáng)管理人員素質(zhì)。文書管理人員和檔案管理人員雖然其工作性質(zhì)相似，但是仍有著一些不同，尤其是在進(jìn)行一體化建設(shè)之后，對(duì)于管理人員都提出了更高的要求，要求他們要具備從事文書和檔案兩方面的技能和相應(yīng)的知識(shí)。所以高校必須致力于提高管理人員的素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)文書檔案工作的一體化建設(shè)。高校應(yīng)加大資金投入，在高校內(nèi)部開設(shè)培訓(xùn)班，用于對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，講解文書和檔案的相關(guān)知識(shí)以及一體化建設(shè)的方法，能夠促使管理人員應(yīng)用到實(shí)際的工作之中。在培訓(xùn)過后，高校應(yīng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)情況進(jìn)行考核，檢查其知識(shí)掌握的程度，對(duì)連續(xù)兩次考核不合格的人員予以開除，能夠確保管理人員的素質(zhì)維持在較高的水平，有利于高校建立一支高素質(zhì)的文書檔案管理人才隊(duì)伍，促進(jìn)高校文書檔案管理工作的一體化建設(shè)。

三、結(jié)束語

綜上所述，通過提高高校重視程度、制定詳細(xì)建設(shè)制度、加強(qiáng)管理人員素質(zhì)等措施，能夠?qū)崿F(xiàn)省級(jí)高校文書檔案工作的一體化建設(shè)，將高校的歷史性資料保留下來，提高高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力，有利于為高校的其他活動(dòng)打下基礎(chǔ)。

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