煤炭企業(yè)檔案管理數字化建設研究

陳麗霞

【摘要】本文論述了煤炭企業(yè)檔案管理數字化帶來的優(yōu)勢及存在的不足，通過分析煤炭企業(yè)檔案數字化管理現狀，提出完善煤炭企業(yè)數字檔案管理工作的具體對策。

【關鍵詞】煤炭企業(yè);檔案管理;數字化建設

隨著信息化時代的來臨，徹底改變了人們的生活，給人們的衣、食、住、行帶來極大的便利。對于工作也是如此，數字化信息革命顛覆了以往傳統(tǒng)企業(yè)的認知，正在以全新的改革迎接新時代的到來，其中，無紙化辦公則是現代企業(yè)實現數字化辦公的重要標志之一。但是，諸如煤炭企業(yè)一樣的傳統(tǒng)重工企業(yè)，深受守舊觀念的影響，想要實現全面數字化辦公需要一定的時間，尤其在檔案管理方面，傳統(tǒng)的人工管理和紙質化檔案留存浪費了大量人力物力，且不便于資料查閱，因此，數字化企業(yè)檔案管理改革勢在必行，數字化給企業(yè)工作人員帶來了極大的便利性，更適合企業(yè)的長遠發(fā)展，盡管數字化管理會存在安全方面的風險，但相信在所有工作人員的共同努力下，數字化檔案管理措施會逐步完善，為企業(yè)帶來更多的經濟收益。

一、煤炭企業(yè)檔案管理數字化帶來的優(yōu)勢

（一）煤炭企業(yè)檔案管理數字化是現代企業(yè)發(fā)展的基本要求。數字化檔案管理，即通過計算機網絡將企業(yè)檔案進行統(tǒng)一化管理，以數字的形式進行電腦存儲，幫助企業(yè)人員快速瀏覽、查閱，同時還能達到資源共享的目的，方便多人同時查看，提高工作效率。因此，企業(yè)必須改變傳統(tǒng)的紙質檔案的管理模式，降低管理成本，用數字化檔案管理來適應當今企業(yè)的科技化發(fā)展潮流。

（二）煤炭企業(yè)檔案管理數字化有利于提高企業(yè)經濟效益。傳統(tǒng)的紙質檔案管理不僅浪費了大量的人力、物力，同時還占據了企業(yè)一定的地方空間，同時，紙質化檔案留存也存在一定的風險，需要防止紙質老化、泛黃，還要隨時防火、防潮，工作量大，增加了勞動成本。此外，紙質檔案不方便查閱，降低了工作效率。而使用數字化檔案管理，可以規(guī)避以上風險，并且節(jié)約了勞動成本，給企業(yè)節(jié)省了檔案存儲空間，緩解了企業(yè)的經濟負擔，從而提高了企業(yè)的經濟效益。

（三）煤炭企業(yè)檔案管理數字化有利于提高工作人員效率。傳統(tǒng)紙質檔案管理工作程序較為復雜，由于全是人工進行紙質記錄，容易出現人為失誤且不容易修改，在面臨檔案管理人員工作調動期間，也會因為交接的不完整性給企業(yè)帶來數據整理失誤，同時，也會出現信息傳遞時間上的差異性與滯后性，導致檔案管理不便。因此，利用數字化進行企業(yè)檔案管理，既提高了工作人員的效率，又有利于信息變更的及時性與完整性，提高了檔案信息的精確度。

（四）煤炭企業(yè)檔案管理數字化有利于延伸檔案資料的信息內容。傳統(tǒng)的紙質檔案管理在實際查閱中，只能查閱到單一的信息資料，與其有關聯(lián)的信息資料難以查閱，影響了工作人員的判斷力與精準度。而數字化企業(yè)檔案管理，不僅可以精確查找到所需資料，還能延伸查閱到與其相關的資料，增加了信息的準確性，從而使查閱人員更加客觀、公正去看待問題、解決問題。

二、煤炭企業(yè)檔案管理數字化的缺點

盡管數字化檔案管理全面優(yōu)于紙質檔案管理，提高了工作效率，方便查閱瀏覽資料，為企業(yè)增加了經濟效益，節(jié)約了勞動生產成本，但檔案管理數字化也存在一定的缺點與不足，需要工作人員逐一防范與規(guī)避風險，數字化檔案管理主要有以下不足之處：

（一）數字化檔案管理存在一定的信息安全風險。盡管數字化檔案管理給瀏覽者帶來查閱資料的便利性，同時也方便了工作人員對檔案信息的及時更新，但正由于相關人員可以隨時對信息進行變更，造成數據的正確性存在一定風險，因此，企業(yè)也要加強對數字化檔案的管理工作，設置相應檔案管理權限，防止不法人員隨意篡改檔案信息，保證檔案信息的正確性。

（二）數字檔案管理易受載體影響，存在信息讀取失敗的風險。眾所周知，計算機網絡存在一定的安全風險，隨時會面臨黑客的攻擊，盡管如今的網絡防護功能已逐步得到完善，但還是要有一定的風險意識，加強對企業(yè)網絡的防護管理，避免不必要的經濟損失。此外，計算機軟件及硬件設備也會出現故障或數據讀取失敗的可能，因此，數字檔案最好在規(guī)定時間內做出備份，以防止數據丟失。

三、煤炭企業(yè)檔案數字化管理現狀

（一）煤炭企業(yè)領導對數字化管理重視程度不夠。受老舊思想觀念的影響，煤炭企業(yè)領導仍然存在對數字化檔案管理建設重視程度不足的情況，依然采用老式計算機進行檔案管理，老式計算機反映慢，容易死機，存在硬件損壞，軟件數據丟失的風險，并不適合數字檔案的長期管理。另外，煤炭企業(yè)領導的注意力大都在企業(yè)的經濟效益上，并沒有注意到企業(yè)檔案管理的重要性。

（二）煤炭企業(yè)數字化檔案管理硬件設備不足。煤炭企業(yè)領導對數字檔案管理不重視，直接導致數字化硬件設備不足。尤其是在經濟效益不好的企業(yè)，為節(jié)省費用，降低成本，企業(yè)將開支投入到其他必備項目上，對計算機等硬件設備睜一只眼閉一只眼，致使計算機運轉速度慢，降低了工作人員的工作效率，增加了檔案管理的工作負擔，反而不利于企業(yè)的正常運營，阻礙了企業(yè)人員的工作積極性。

（三）煤炭企業(yè)數字化缺乏完善的管理制度。在很多煤炭企業(yè)，各個部門沒有設定相應的部門檔案管理人員，為節(jié)省勞動成本，往往是多個部門共用一個檔案管理人員，導致檔案管理工作人員缺乏工作的專業(yè)性，對自己的工作職責不夠明確，對檔案數據的合理性缺乏準確的判斷，不利于檔案管理工作的順利開展。

（四）煤炭企業(yè)數字檔案管理人員專業(yè)素質有待提高。很多煤炭企業(yè)，由于缺乏對數字檔案管理工作的重視，導致在檔案管理人員的要求上普遍偏低，沒有具備專業(yè)的技能，這不僅會影響工作效率，還會導致檔案數據的不準確，進而影響到企業(yè)的經濟效益。

四、完善煤炭企業(yè)數字檔案管理工作的對策

（一）煤炭企業(yè)要加大對數字檔案管理的資金投入。為保證企業(yè)工作效率，煤炭企業(yè)首先要加大對數字檔案管理資金的投入，將一些老舊設備盡快淘汰，防止因硬件設備的損壞造成檔案數據的丟失，為企業(yè)造成經濟損失。

（二）制定完善的數字檔案管理制度。俗語說“無規(guī)矩不成方圓”，要想完善數字檔案建設管理工作，必須要制定相應的制度規(guī)章，以確保數字檔案工作的順利開展以及檔案數據的準確性。不僅要嚴格對檔案進行整理分類，還要規(guī)定檔案的存儲方式和存儲路徑，并設置相應的資料查看與更改權限，防止不法分子有機可乘，確保檔案數據的精準度，同時建立數字檔案的備份制度，防止數據丟失。

（三）加強對數字檔案管理人員的技術培訓。數字檔案管理是一項非常重要的工作，因此要求數字檔案管理人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，以提高企業(yè)檔案管理效率，促進企業(yè)長遠發(fā)展。此外，檔案管理工作人員還應具備先進的檔案管理理念，與時俱進的先進思想，創(chuàng)新務實的工作精神，在工作中求突破，不斷積極進取，確保檔案數據的準確性，避免檔案數據的失誤，以提高自身工作技能。此外，企業(yè)領導也應加強對企業(yè)檔案管理人員的培訓工作，合理制定培訓計劃，把外部先進的檔案管理工作經驗引進到企業(yè)當中來，不斷完善數字檔案管理工作，為企業(yè)經濟效益作出貢獻。

五、總結

數字化檔案管理是企業(yè)中不可缺少的一部分，是企業(yè)多年來工作經驗的總結，也是見證企業(yè)輝煌、記載企業(yè)歷史的重要部分。通過建立數字化企業(yè)檔案，可以方便、快捷查閱到企業(yè)資料，幫助企業(yè)領導進行精確的數據分析并作出果斷的抉擇。盡管在數字化檔案管理工作中出現諸多有待改進的地方，相信隨著企業(yè)檔案工作人員的共同努力以及時代科技的進步，所有問題都會迎刃而解，以促使企業(yè)更長遠地發(fā)展。

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