文書(shū)檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐路徑思考

王海鷗

【摘要】對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提升文書(shū)檔案利用效率和利用質(zhì)量，是現(xiàn)階段各個(gè)檔案歸口管理部門(mén)需要思考的問(wèn)題。本文立足于檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，闡述文書(shū)檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐路徑。希望通過(guò)本研究，能夠推動(dòng)單位檔案歸口管理部門(mén)創(chuàng)新管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案高效率管理和高效率利用。

【關(guān)鍵詞】規(guī)范化;信息技術(shù);文書(shū)檔案;人才

一、文書(shū)檔案規(guī)范化管理的基本理論

（一）文書(shū)檔案的概念和特點(diǎn)。文書(shū)檔案是指單位在行政工作或?qū)I(yè)工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種原始記錄的集合體。各個(gè)單位工作性質(zhì)不同，其日常工作產(chǎn)生的文書(shū)檔案有所不同。文書(shū)檔案的種類(lèi)具有多樣性，不僅包括文字資料，還包括聲像、圖像以及影像等。從文書(shū)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容來(lái)看，文書(shū)檔案具有以下幾個(gè)層面的特點(diǎn)：第一，原始記錄的分散性。單位各個(gè)工作部門(mén)在行政工作和專(zhuān)業(yè)工作中均會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，各種信息資源分散于各個(gè)單位內(nèi)部，最終流動(dòng)至檔案歸口管理部門(mén)，由檔案歸口管理部門(mén)進(jìn)行匯總、分類(lèi)并編錄，最終形成文書(shū)檔案。第二，成套性。文書(shū)檔案成套性明顯，單位通常圍繞某一個(gè)工作、一個(gè)項(xiàng)目或者一類(lèi)專(zhuān)業(yè)材料來(lái)建立文書(shū)檔案。文書(shū)檔案內(nèi)部信息資源具有關(guān)聯(lián)性，體現(xiàn)了單位某一時(shí)期的工作成果，也體現(xiàn)了工作人員的履職成果。第三，利用率高，價(jià)值明顯。文書(shū)檔案作為一種信息資源憑證，能夠?yàn)閱挝粩M定決策或者制定發(fā)展規(guī)劃提供文字依據(jù)。單位決策人員以文書(shū)檔案中的內(nèi)容為依據(jù)制定決策或者制定發(fā)展規(guī)劃，能夠增強(qiáng)決策和規(guī)劃的科學(xué)性，推動(dòng)單位走向可持續(xù)發(fā)展道路。

（二）文書(shū)檔案規(guī)范化管理的必要性。文書(shū)檔案涉及內(nèi)容面廣，數(shù)量眾多。檔案歸口管理部門(mén)工作人員對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，并不是簡(jiǎn)單地對(duì)信息資源進(jìn)行整理。伴隨大量電子文件的產(chǎn)生，工作人員不僅需要整理紙質(zhì)類(lèi)文書(shū)檔案，還需要整理電子類(lèi)文書(shū)檔案，工作量隨之增加。為了減輕檔案歸口管理部門(mén)工作人員的工作壓力，最直接、最有效的路徑就是對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，減少檔案管理的中間環(huán)節(jié)，提升文書(shū)檔案后期利用效率。工作人員對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，能夠?yàn)闄n案需求主體提供更為便捷的服務(wù)，提升單位整體運(yùn)行效能，使單位創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。除此之外，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可以防止文件的丟失，確保文書(shū)檔案的整體性。文書(shū)檔案管理實(shí)踐中，部分單位存在文書(shū)檔案關(guān)鍵部分丟失的現(xiàn)象，給單位造成了不可估量的損失。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象，在于單位忽視了對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，工作人員在歸檔和整理過(guò)程中存在疏忽。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，則能夠顯著降低該類(lèi)事件發(fā)生的概率，充分展現(xiàn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平。

二、文書(shū)檔案規(guī)范化管理過(guò)程中需要注意的問(wèn)題

（一）管理體制層面。電子文書(shū)檔案的大量產(chǎn)生，意味著檔案歸口管理部門(mén)不僅要在計(jì)算機(jī)終端對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，也需要在線(xiàn)下對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理。從提升檔案歸口管理部門(mén)工作效率，保證文書(shū)檔案規(guī)范性的角度出發(fā)，單位需要建立“雙軌制”的檔案管理機(jī)制。所謂“雙軌制”的檔案管理機(jī)制，就是指線(xiàn)上和線(xiàn)下應(yīng)當(dāng)采納兩種不同的管理流程和管理模式，為工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理提供指引。一方面，單位制定線(xiàn)上管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)充分立足于本單位檔案管理實(shí)踐工作，積極聽(tīng)取工作人員的意見(jiàn)，結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的操作流程。另一方面，單位制定線(xiàn)下管理機(jī)制則可以在既有的管理體制上進(jìn)行修改。在工作人員早已適應(yīng)現(xiàn)有體制的情況下，大幅度對(duì)線(xiàn)下管理流程和管理職責(zé)進(jìn)行變動(dòng)，反而適得其反。為此，單位只需要根據(jù)以往文書(shū)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)既有的管理體制進(jìn)行修改即可。建立“雙軌制”的文書(shū)檔案管理機(jī)制，能夠厘清各個(gè)工作人員以及各個(gè)工作部門(mén)的管理流程，防止文書(shū)檔案管理工作出現(xiàn)無(wú)序化的現(xiàn)象。

（二）人才建設(shè)問(wèn)題。文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致性的工作，對(duì)工作人員工作能力要求較高。單位建設(shè)一支具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)運(yùn)用能力的高素質(zhì)人才，是確保文書(shū)檔案規(guī)范化管理的前提要件。為此，單位可以從以下幾個(gè)層面加強(qiáng)人才建設(shè)。首先，單位要重視培訓(xùn)工作，增加在培訓(xùn)領(lǐng)域的資金投入，優(yōu)化培訓(xùn)方式。為了防止培訓(xùn)工作流于形式，確保培訓(xùn)工作的效果，單位要加強(qiáng)在管理實(shí)踐和技能實(shí)踐領(lǐng)域的培訓(xùn)工作，通過(guò)案例講解和現(xiàn)場(chǎng)模擬方式，提升工作人員實(shí)踐工作能力。其次，單位要重視人才交流，拓寬工作人員視野。單位可以加強(qiáng)與檔案館、圖書(shū)館等專(zhuān)業(yè)管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，派遣工作人員到相關(guān)單位“取經(jīng)學(xué)習(xí)”，增強(qiáng)工作人員的創(chuàng)新意識(shí)和開(kāi)放意識(shí)，推動(dòng)文書(shū)檔案管理創(chuàng)新。再次，單位要注重信息化建設(shè)，打造一支熟練掌握和運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才隊(duì)伍。單位在引入信息化軟硬件設(shè)施后，要及時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員運(yùn)用軟硬件設(shè)施的能力，防止文書(shū)檔案管理工作脫節(jié)。最后，單位要鼓勵(lì)工作人員進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新和方法創(chuàng)新，鼓勵(lì)工作人員承接國(guó)家相關(guān)課題研究，對(duì)于取得一定成果的工作人員給予相關(guān)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，營(yíng)造具有人文關(guān)懷的工作環(huán)境。

（三）資金投入問(wèn)題。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性和復(fù)雜性的系統(tǒng)工作。單位相關(guān)負(fù)責(zé)人要重視資金投入問(wèn)題，加大在文書(shū)檔案管理領(lǐng)域的資金投入，及時(shí)購(gòu)置并更新計(jì)算機(jī)、高速掃描儀、打印裝訂一體機(jī)以及檔案管理系統(tǒng)等軟硬件設(shè)備，優(yōu)化檔案歸口管理部門(mén)工作人員的工作環(huán)境，確保工作人員能夠高效率辦公。除此之外，單位要緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，及時(shí)引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)、云共享技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)以及數(shù)字水印技術(shù)等新型信息技術(shù)，推動(dòng)文書(shū)檔案管理邁向更高的層次，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、文書(shū)檔案規(guī)范化管理的路徑

（一）建立健全集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。為了減少檔案中間管理環(huán)節(jié)，提升文書(shū)檔案管理工作效率，單位要建立健全集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。一方面，在計(jì)算機(jī)管理終端，單位應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的全范圍覆蓋，集中對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理。各個(gè)業(yè)務(wù)承辦部門(mén)將需要?dú)w檔的相關(guān)電子文件上傳至檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員接收電子文件后，對(duì)電子文件進(jìn)行篩選并進(jìn)行歸檔。同時(shí)，檔案管理人員對(duì)電子文書(shū)檔案進(jìn)行著錄后，將檢索目錄上傳至檔案管理系統(tǒng)，便于相關(guān)部門(mén)和相關(guān)人員進(jìn)行檢索查閱。另一方面，在線(xiàn)下管理終端，單位要明晰管理職責(zé)，將文件資料移送的職責(zé)歸入業(yè)務(wù)部門(mén)，提升檔案管理專(zhuān)業(yè)化水平，各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)并主動(dòng)將相關(guān)文件移動(dòng)檔案歸口管理部門(mén)。對(duì)于超時(shí)移送和移動(dòng)過(guò)程中丟失文件資料的，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)人員負(fù)責(zé)，明確責(zé)任落實(shí)主體?？偠灾?，建立健全集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，能夠加強(qiáng)各個(gè)工作部門(mén)之間的協(xié)調(diào)，防止文書(shū)檔案丟失。

（二）加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的安全管理。近些年來(lái)，部分單位出現(xiàn)文書(shū)檔案失真問(wèn)題，文書(shū)檔案被相關(guān)人員竊取并修改，給單位造成了損失。文書(shū)檔案的真實(shí)性是文書(shū)檔案存在價(jià)值的基礎(chǔ)，缺乏真實(shí)性的文書(shū)檔案，其價(jià)值為零。為此，單位加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的安全管理，是文書(shū)檔案規(guī)范化管理的題中應(yīng)有之義。一方面，在計(jì)算機(jī)管理終端，單位要及時(shí)修復(fù)計(jì)算機(jī)漏洞，利用數(shù)字水印技術(shù)、數(shù)字秘鑰技術(shù)以及區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行加密處理。另一方面，在線(xiàn)下終端，單位要注意檔案室的保管環(huán)境，防止檔案發(fā)生損害，對(duì)涉密的檔案進(jìn)行集中化加密。

四、結(jié)束語(yǔ)

人類(lèi)生產(chǎn)力不斷提升，推動(dòng)了科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，同樣，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展則會(huì)推動(dòng)人類(lèi)生產(chǎn)模式的轉(zhuǎn)變。近些年來(lái)，辦公電子化已經(jīng)成為我國(guó)行業(yè)創(chuàng)新、社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)前進(jìn)的有力保障。在辦公電子化背景下，辦公文件表現(xiàn)形式愈發(fā)多樣化，電子形式的辦公文件逐漸增多，數(shù)字化的文書(shū)檔案也隨之增加，檔案歸口管理部門(mén)工作人員的工作量和工作壓力劇增。傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制難以適應(yīng)辦公室工作環(huán)境的變化，不利于提升文書(shū)檔案管理效率。單位要實(shí)現(xiàn)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，首先要做好檔案管理工作，積極探索檔案管理新方法，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化和科學(xué)化管理。未來(lái)隨著理論的完善和技術(shù)的進(jìn)步，會(huì)有更先進(jìn)的管理方法和信息化手段來(lái)提升文書(shū)檔案管理工作的準(zhǔn)確性和效率。

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