信息時代提升檔案管理工作實效性的方法

任禾 欒天浩 孫祎龍 翟季

【摘要】本文就信息時代提升檔案管理工作實效性的問題進行研究，通過研究目前檔案管理工作中存在的問題，從而提出相關(guān)解決措施，以期能提升檔案管理工作的實效性，促進我國檔案管理工作水平穩(wěn)步提升。

【關(guān)鍵詞】信息時代;檔案管理工作;實效性;問題與措施

檔案是體現(xiàn)歷史及其發(fā)展歷程的重要見證。檔案具有特殊功能，是無形資產(chǎn)，是無價之寶，為此，檔案管理工作是功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。檔案管理工作對一個單位的發(fā)展有著重要的作用，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)逐步運用到檔案管理工作中，目前檔案管理工作涉及內(nèi)容更加廣泛，如電子文檔、音頻文件、視頻文件等，傳統(tǒng)的檔案管理模式以及方式方法已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理發(fā)展需求，在日常工作管理中存在較多的問題，因此，要積極面對這些問題，利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，有效提升檔案管理的實效性，從而提升檔案管理工作水平，為本單位、本行業(yè)各項事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)支撐。

一、信息時代的檔案管理

檔案管理承擔(dān)本單位歷史館藏、現(xiàn)階段文書、科研（其他）活動記錄的收集、整理、鑒定、保存、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的收集、整理以及歸檔等都需要人工完成，不可避免的會造成一些問題的存在。面對新時代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作人員要對信息技術(shù)有全面的認(rèn)識，并充分利用信息技術(shù)的先進性與便捷性，促進檔案管理事業(yè)的不斷進步。

信息化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用勢在必行且具有顯著的優(yōu)勢：第一，促進檔案管理更加規(guī)范化發(fā)展。將信息化技術(shù)有效融入日常管理工作中，不僅可以促進本部門加強管理制度與機制的完善，還符合國家檔案管理相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的導(dǎo)向。第二，有效提升檔案管理工作效率。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有效改變了傳統(tǒng)檔案管理工作中效率低下、資源浪費的情況，可以大量減少后期工作的投入，有效提升了工作效率與質(zhì)量，對于現(xiàn)代檔案管理發(fā)展有著重要的推動作用。第三，信息化技術(shù)的融入，有效簡化了檔案管理工作流程，使檔案管理工作更加便捷有效，為閱讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，極大提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性與工作效率，對于現(xiàn)代經(jīng)濟建設(shè)與事業(yè)的發(fā)展進步有著重要的作用與意義。

二、信息時代檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化存在困難。檔案管理工作對于標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化有著嚴(yán)格的要求。但是，就目前檔案管理工作而言，由于受傳統(tǒng)工作思維影響，在檔案管理過程中缺乏嚴(yán)格的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，主要體現(xiàn)為：國家檔案局對各項檔案信息化工作的要求、標(biāo)準(zhǔn)仍在不斷制訂、完善中，具體工作缺乏系統(tǒng)性的參照依據(jù)。需要的相關(guān)技術(shù)、硬件條件在大多數(shù)基層單位的檔案管理部門仍不具備。在后續(xù)工作中，無法有效進行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理，服務(wù)能力較差且共享性較差，這是阻礙現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展進步的重要因素之一。

（二）相關(guān)從業(yè)人員綜合素質(zhì)有待提升。信息時代對于現(xiàn)代檔案管理工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)，要求具有較高綜合素質(zhì)的管理人員對檔案進行全面信息化管理。但是，受傳統(tǒng)思維影響，對于檔案管理工作沒有足夠的重視，特別是企事業(yè)單位，檔案管理人員大部分不是專業(yè)出身或未經(jīng)過體統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)管理能力與素質(zhì)，雖然部分人員經(jīng)過多年的檔案管理工作，具備了一定的管理能力。但是對于信息化技術(shù)認(rèn)識不足，應(yīng)用能力較差，這些因素都導(dǎo)致檔案管理工作的實效性得不到提升，阻礙檔案管理工作的發(fā)展與服務(wù)質(zhì)量的提升。

三、信息時代提升檔案管理工作實效性的方法

（一）提升檔案管理的意識。只有具備良好的工作管理意識，才能有效提升工作效率與質(zhì)量。所以，信息時代，提升檔案管理工作實效性就必須提升檔案管理意識。首先，管理者與決策者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，對檔案管理工作有全新的認(rèn)識，認(rèn)識到檔案管理工作的真正價值，重視檔案管理工作。其次，注重提升檔案管理人員的管理意識，只有工作人員通過實踐工作，不斷總結(jié)與反思，才能有效提升信息化服務(wù)水平，提升檔案管理工作的實效性，促進本部門的發(fā)展與進步。

（二）創(chuàng)新管理工作模式。 信息時代，檔案管理工作要擯棄傳統(tǒng)的工作思維與工作模式，運用現(xiàn)代信息化技術(shù)有效創(chuàng)新管理工作模式，提升檔案管理工作的效率與實效性?？梢詮囊韵聨讉€方面進行創(chuàng)新：第一，根據(jù)現(xiàn)代檔案管理工作要求結(jié)合實際工作，不斷完善檔案管理制度，以此來約束從業(yè)人員的行為規(guī)范，同時，還要建立相應(yīng)的工作激勵機制，有效激發(fā)從業(yè)人員的工作積極性，促進其更好地參與到工作中。第二，加強檔案管理工作的信息化建設(shè)。要積極面對信息時代發(fā)展理念，摒棄傳統(tǒng)的管理模式，將信息化技術(shù)有效運用到管理工作中，建立與完善檔案管理信息平臺，實現(xiàn)信息化全面管理。第三，相關(guān)工作人員要注重自身能力的提升，通過不斷的學(xué)習(xí)提升自身工作能力與服務(wù)水平。尤其是企事業(yè)單位，要把檔案管理工作提到議事日程上來，重視檔案管理工作，注重檔案管理人員專業(yè)技能與信息化技術(shù)的培訓(xùn)工作，通過建立有效的培訓(xùn)體系，逐步提升工作人員的綜合素質(zhì)，更好地完成檔案管理工作。第四，檔案管理人員要創(chuàng)新工作思維，通過實踐探索，逐步建立符合實際的信息化管理模式，從而有效提升檔案管理工作的實效性。

（三）信息時代有效完善檔案管理工作制度。檔案管理工作涉及內(nèi)容較廣，管理工作較為全面，服務(wù)性較強，在信息時代背景下，需要建立完善的檔案管理工作制度，才能有效保證檔案管理工作科學(xué)有效地開展。同時，檔案管理工作還是一項動態(tài)的工作過程，在工作管理過程中需要及時對信息資源進行登記與檢查，如果出現(xiàn)信息變動，還需要及時進行更新補充，從而有效保證檔案信息資源的完整性與準(zhǔn)確性。此外，完善的檔案管理工作制度不僅可以有效規(guī)范管理人員的工作與行為，使檔案管理工作人員在日常工作中可以參照制度更好地完成工作，保證了檔案管理的完整性與連續(xù)性，避免在工作中出現(xiàn)重大失誤，同時，有效完善的檔案管理工作制度還是一種重要的監(jiān)督機制，有效監(jiān)督檔案管理工作，不僅可以提升檔案管理實效性，還可以提升工作人員的服務(wù)意識，促進各項事業(yè)有序發(fā)展。

（四）注重檔案管理人員的安全意識培養(yǎng)。檔案是國家的寶貴財富，各門類檔案分為不同的密級，為此，檔案管理工作具有較強的保密性，檔案信息的安全對國家、地方、單位有著重要意義。在檔案管理信息化建設(shè)中，由于信息技術(shù)的開放性與共享性，雖然有效提升了檔案管理的時效性與管理水平，同時也面臨著網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊，對檔案管理的安全性造成嚴(yán)重影響。因此，在進行檔案信息化建設(shè)的同時要加強檔案管理人員的安全意識教育，防止在檔案收集、整理、歸檔與使用等過程中，造成檔案信息的泄露，給國家、地方、單位帶來嚴(yán)重的安全隱患。這也是提升檔案管理工作實效性的一項重要因素，需要管理者高度重視，定期對管理人員開展安全意識培訓(xùn)工作，提升檔案管理的安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理對于一個單位的發(fā)展與進步有著重要的影響，基于信息時代，管理者要對信息化技術(shù)有全面的認(rèn)識，提升檔案管理意識，有效將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，創(chuàng)新管理模式，提升管理人員綜合素質(zhì)與安全意識，從而促進信息化檔案管理工作的全面開展與發(fā)展，有效提升工作效率、實效性以及工作質(zhì)量，更好地為各項事業(yè)的發(fā)展提供高效的服務(wù)。

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