淺談機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理問題與策略

侯愛忠

【摘要】近年來，我國經(jīng)濟(jì)與科技不斷發(fā)展，這期間出現(xiàn)了一些遺留問題沒有得到解決，檔案管理工作也重新面臨著新的困難與考驗(yàn)，如何將過去的傳統(tǒng)檔案管理模式打破，發(fā)展信息化檔案管理，是目前的重要課題，值得研究探索。從事機(jī)關(guān)單位綜合檔案管理工作的人員都清楚，檔案工作雖然繁瑣復(fù)雜，但卻不可替代。筆者就檔案管理現(xiàn)狀與未來發(fā)展方向進(jìn)行闡述，分析目前存在的幾個(gè)主要問題，并提出了幾點(diǎn)解決方案，供同業(yè)人士參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位;綜合檔案管理;問題與策略

從概念上分析，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作，主要包含了單位用于服務(wù)的一系列文件與資料素材，也是單位歷年來積累形成的各種資源與文件，其中比較多的主要是經(jīng)營檔案與人力資源檔案。隨著大環(huán)境的沖擊與影響，事業(yè)單位的檔案管理工作須進(jìn)一步創(chuàng)新與完善，新的管理體系也需要全面開展與提升，在加強(qiáng)檔案管理工作的同時(shí)，也要?jiǎng)?chuàng)新管理體系，完善新的管理體系，對(duì)一些未曾出現(xiàn)的困難與挑戰(zhàn)防患于未然，這對(duì)檔案管理工作的快速發(fā)展有著承上啟下的作用。

一、目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的局勢

綜合檔案包含的范圍比較廣泛，因此這份工作也是非?，嵥榕c復(fù)雜的，當(dāng)然，它在單位中的地位舉足輕重，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)發(fā)展的重要基石，當(dāng)前在綜合檔案管理工作的過程中仍然存著一些問題，筆者將其分為以下幾點(diǎn)：

（一）我國很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際的管理過程中，并沒有規(guī)范與統(tǒng)一的要求限制。通常會(huì)在遇到的實(shí)際問題與困難時(shí)再因地制宜，這其中，有一小部分單位在管理中沒有制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫?，目?biāo)不明確，思路不清晰，這也就嚴(yán)重影響到了檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新，許多瑣碎問題層出不窮，使管理人員應(yīng)接不暇，這個(gè)問題目前值得高度重視并及時(shí)處理。

（二）目前來看，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理工作中的方式過于陳舊。沒有隨著社會(huì)的發(fā)展推陳出新，信息化技術(shù)也沒有得到合理的運(yùn)用與推廣，在一定程度上導(dǎo)致了工作中出現(xiàn)疏漏、偏差、遺失或不規(guī)范等等一系列的問題，這不但對(duì)檔案工作的進(jìn)展造成困擾，還會(huì)影響到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的社會(huì)形象。

（三）有的事業(yè)單位檔案管理目標(biāo)不夠明確，因此導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作受到影響。目標(biāo)不明確也是檔案管理工作的重要問題，作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理部門，首先應(yīng)制定一個(gè)明確規(guī)范的目標(biāo)，管理人員也要理解這項(xiàng)工作的責(zé)任與意義，當(dāng)前是信息化的新時(shí)代，檔案管理工作更應(yīng)該注重創(chuàng)新理念，而不是一味墨守成規(guī)，不思進(jìn)取。

（四）一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門的重視度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因此產(chǎn)生了一系列的連鎖反應(yīng)。在人員調(diào)配的時(shí)候沒有注重專業(yè)性與綜合素養(yǎng)，從而導(dǎo)致了檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，長此以往，也就產(chǎn)生了檔案管理工作效率過低，程度混亂不清的負(fù)面影響，更甚者，會(huì)出現(xiàn)癱瘓的狀態(tài)，這個(gè)問題應(yīng)高度警覺。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)策略

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化水平。當(dāng)今是信息大爆炸的時(shí)代，信息化技術(shù)也被應(yīng)用到了各行各業(yè)中，因此，在檔案管理工作的過程中，要重視信息化技術(shù)的融入，并加強(qiáng)工作人員對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)知與熟練掌握，方便在檔案管理工作中充分運(yùn)用信息化技術(shù)，不但可以提高工作效率，還可以減少工作中的錯(cuò)誤率與疏漏現(xiàn)象。具體可以體現(xiàn)在管理人員充分利用電腦開展工作，檔案內(nèi)部可以得到及時(shí)的更新，將檔案管理整理成電子數(shù)據(jù)，改善之前的舊模式，并做到縮減檔案管理工作的保存空間與成本。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新思維。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)高度重視檔案工作，這也是比較關(guān)鍵的一個(gè)因素，領(lǐng)導(dǎo)們的重視會(huì)直接影響到工作人員的積極性與熱情，反之，則會(huì)導(dǎo)致工作人員對(duì)其失去興趣與激情，從而影響到檔案管理工作的進(jìn)展。

（三）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的綜合培訓(xùn)。以上講到，一些機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)偏低，對(duì)單位的發(fā)展造成了阻礙，所以，事業(yè)單位若想加強(qiáng)管理工作的效率，就要定期對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)與教育：一方面加強(qiáng)提升其專業(yè)技能，另一方面，對(duì)職業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)，綜合提升道德素養(yǎng)。

三、結(jié)束語

通過以上分析論述可知，綜合檔案管理工作在事業(yè)單位中有著非常重要的意義，通過分析得知，目前檔案管理工作中存在著諸多的問題并未得到解決，作為檔案管理工作人員，我們必須加強(qiáng)完善檔案管理工作的體系與制度，不斷探索與實(shí)踐，打破之前的傳統(tǒng)管理模式，合理利用信息化管理模式，進(jìn)一步提升管理水平與效率，當(dāng)前這項(xiàng)工作無疑是繁瑣復(fù)雜的綜合性工作，工作人員不但具備過硬的專業(yè)知識(shí)，還要有足夠的耐心與服務(wù)熱情去面對(duì)未知的諸多問題，為提升檔案工作打好基礎(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作模式做出努力。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]王晶.淺析事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2016（04）.