推進基層房產(chǎn)檔案管理的思考

摘 要：本文將通過對基層房產(chǎn)檔案管理的作用進行介紹，同時分析如今基層房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)存問題，進而提出推進基層房產(chǎn)檔案管理工作的合理化建議，以期為有關(guān)人員提供可靠參考。

關(guān)鍵詞：基層房產(chǎn)檔案;檔案管理;房產(chǎn);管理制度

所謂房產(chǎn)檔案，即房屋產(chǎn)權(quán)、土地使用狀況以及房屋自然情況等有關(guān)資料的一種統(tǒng)稱。房產(chǎn)檔案在房屋的動遷、房產(chǎn)的交易以及發(fā)放房產(chǎn)證等各種活動中十分重要，主要是將憑證提供給這些活動，以便使相關(guān)工作得以順利開展。所以，有關(guān)部門應(yīng)當對推進基層房產(chǎn)檔案管理的工作予以高度重視。

1 基層房產(chǎn)檔案管理的作用

1.1 對法律責任加以明確

我國司法機關(guān)在判斷房產(chǎn)問題引發(fā)的經(jīng)濟行為、糾紛時，房產(chǎn)檔案是其采用的唯一憑證[1]。因此，檔案管理部門如果能夠?qū)n案展開有效、嚴密地保存，不僅能夠及時防止房產(chǎn)中的非法交易，更能夠有效避免執(zhí)行不力、違法現(xiàn)象的出現(xiàn)，進而將法律憑證提供給相應(yīng)的處理行為。

1.2 是產(chǎn)權(quán)登記、管理的關(guān)鍵核心

如今，我國房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬出現(xiàn)了越來越多的頻繁變更以及多變性，在此過程中，房產(chǎn)檔案資料屬于針對房產(chǎn)最為精準、原始的信息來源，可以將基礎(chǔ)幫助提供給各種出現(xiàn)的新變化，進而避免出現(xiàn)隱瞞、欺詐等違法現(xiàn)象。

1.3 政府調(diào)控市場的主要憑證

在社會主義市場經(jīng)濟環(huán)境里，政府部門會參與到市場調(diào)控過程中，以便確保房產(chǎn)行業(yè)能夠穩(wěn)定、健康地發(fā)展，這與大規(guī)模數(shù)據(jù)作為憑證是離不開的，而房產(chǎn)檔案更是各項有關(guān)信息唯一系統(tǒng)而又全面的重要來源。對于政府有關(guān)部門而言，其借助這些原始的房產(chǎn)檔案信息資料，可以從基礎(chǔ)層面對市場進行把握，并展開全面分析，進而展開精準預判，這為有關(guān)政策的完善和補充提供了極大的便利。

2 如今基層房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)存問題

2.1 檔案的利用、服務(wù)形式不完善

目前部分基層房產(chǎn)檔案管理部門在開展日常工作時，僅將重點放在了對檔案的采集和整理層面，依舊處于對原始檔案資料的查找范圍中，屬于一類被動工作狀態(tài)。除此之外，這些部門沒有足夠的開發(fā)、編研能力，加之領(lǐng)導層對房產(chǎn)檔案的后續(xù)開發(fā)、利用并不重視，使得工作人員難以進一步分析房產(chǎn)檔案的利用效果，這與當前房產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展是極不相符的。

2.2 缺少法治理念，沒有歸檔思維

一些房產(chǎn)檔案管理部門內(nèi)部依舊存在職責不明、管理混亂等現(xiàn)象，管理制度不完善，且落實不到位，甚至一些管理人員不能妥善管理各個檔案，更不會對其進行有效利用，有時還會丟失檔案。當前較為常見的現(xiàn)象包括：房產(chǎn)的分幅平面圖缺失，有關(guān)軟盤、統(tǒng)計報表以及影像資料等未及時歸檔。

2.3 檔案管理形式單一，延續(xù)性差

部分房產(chǎn)檔案管理工作人員在日常工作中，僅進行收集、保存以及利用檔案等工作，卻沒有開展白蟻防治、房產(chǎn)拆遷、鑒定安全、預售以及繳交物業(yè)用房等工作。

3 推進基層房產(chǎn)檔案管理工作的合理化建議

3.1 構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)

伴隨互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)水平的持續(xù)提升，我國已經(jīng)進入了信息化時代，各種先進的信息化技術(shù)逐漸被應(yīng)用于社會的各個領(lǐng)域當中，從而使各行各業(yè)的工作得以被有效優(yōu)化。在房產(chǎn)檔案管理工作中也逐漸引入了信息化技術(shù)，它能夠有效提升各項工作的工作質(zhì)量以及效率[2]。然而，信息化技術(shù)能否在房產(chǎn)檔案管理工作中充分發(fā)揮出自身的功能，主要取決于有關(guān)人員對其的重視以及應(yīng)用程度。

因此，身為檔案管理人員，應(yīng)當具備與時俱進的精神，充分意識到信息化技術(shù)對于自身工作的重要程度，從而主動學習并掌握相關(guān)知識和技術(shù)。在此過程中，管理人員需要意識到，傳統(tǒng)的管理模式已難以與當前的社會發(fā)展相適應(yīng)，因此應(yīng)當不斷進行自我提升，全面學習相關(guān)知識、技術(shù)，不斷進行自我提升;而房產(chǎn)檔案管理部門也應(yīng)當積極引進時下最先進的信息化檔案管理系統(tǒng)。除此之外，管理部門還應(yīng)當對各項工作加以規(guī)范，確保工作人員能夠嚴格遵循相關(guān)制度、規(guī)范等采集并分析各種檔案信息，借助信息化系統(tǒng)的便捷性，構(gòu)建有關(guān)房產(chǎn)的大數(shù)據(jù)庫，主動、合理地預估房產(chǎn)市場發(fā)展規(guī)律，結(jié)合實際情況針對性地進行決策。

3.2 打造專業(yè)的檔案管理隊伍

人才對于任何行業(yè)而言，都是確保其長遠、穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵驅(qū)動力。因此，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當對人才隊伍的建設(shè)予以高度重視，并且合理擴大選聘范圍，與相應(yīng)高校展開合作，積極引進基礎(chǔ)理論知識扎實、管理技能突出、工作素養(yǎng)較高的綜合型人才，并且以之為核心打造專業(yè)的檔案管理隊伍。在此過程中，管理部門應(yīng)當將面試場所放在正規(guī)高校當中，以便確保應(yīng)聘人員在校期間接受了專業(yè)化的培養(yǎng)和訓練。這主要是因為這些應(yīng)聘人員除了能夠熟悉房產(chǎn)相關(guān)的各項法律法規(guī)、政策方針，還能夠充分掌握房產(chǎn)檔案管理、登記的專業(yè)化流程、知識，并且可以熟悉相關(guān)軟件、系統(tǒng)的操作流程，主動對數(shù)據(jù)信息展開分析。這些綜合型人才的加入，除了可以使部門管理檔案的整體質(zhì)量得以全面提升，更能夠促進房產(chǎn)檔案管理部門健康、長遠地發(fā)展。

在科學技術(shù)不斷發(fā)展的新時期，電子檔案在檔案管理工作中逐漸流行，這就要求有關(guān)人員應(yīng)當充分掌握先進的計算機技術(shù)。在此過程中，管理部門應(yīng)當定期組織有關(guān)人員參加檔案管理相關(guān)的培訓、學習活動，及時更新其知識庫，使其學習并且掌握各種先進的管理知識和技術(shù);同時督促這些人員不斷進行自我提升，促使其主動學習，以便使其業(yè)務(wù)素養(yǎng)和水平得到全面提升。另外，管理部門還應(yīng)當逐步完善自身的考評體系以及獎懲制度，對管理人員展開定期業(yè)務(wù)能力考核以及不定期的抽查，在提升其主觀能動性的同時展開全面考評，并將考評結(jié)果及時反饋回來，使其明確自身優(yōu)缺點，為后續(xù)工作的開展做好準備。與此同時，對于考評結(jié)果優(yōu)異的管理人員，部門應(yīng)當予以其合理的獎賞，使其能夠更加努力地投入到工作中;對于考評結(jié)果不合格的人員，應(yīng)組織其進行重新學習，若后續(xù)考評依然不合格，應(yīng)及時對其予以辭退，避免其對整體工作產(chǎn)生不良影響。

3.3 豐富檔案資料的收集形式

收集房產(chǎn)檔案資料屬于管理檔案的第一環(huán)節(jié)，其對于整體檔案管理工作的質(zhì)量優(yōu)劣性更有著直接的決定性影響。因此，對此項工作加以強化，是整體管理工作的主要需求。另外，僅僅依靠登記接收部門的檔案移交收集到的檔案是遠遠不夠的，管理人員應(yīng)當參與到整個流程當中。在收集紙質(zhì)檔案時，管理人員應(yīng)當做好歸類、整理、編碼以及錄入等工作，并進行重新審核，確保環(huán)節(jié)沒有紕漏;在收集影像資料時，應(yīng)當及時錄入電子檔案并且編碼，同時對紙質(zhì)檔案進行掃描、貼條形碼歸檔，隨后創(chuàng)建影像和電子數(shù)據(jù)庫。

4 結(jié)論

總之，在我國整體社會經(jīng)濟高速發(fā)展進程中，房地產(chǎn)行業(yè)占據(jù)十分重要的地位，民眾需求量以及重視程度也在日益提升。對于廣大民眾而言，房產(chǎn)檔案與其自身利益息息相關(guān)，因此，確保房產(chǎn)檔案管理水準的有效提升意義深遠。這就要求有關(guān)部門正視當前存在的問題以及相關(guān)工作的意義，制定合理的提升計劃。

參考文獻

[1]高磊.關(guān)于對加強房地產(chǎn)交易中心檔案管理工作的思考[J].卷宗，2017（24）.

[2]黃玉玲.關(guān)于提升房產(chǎn)檔案管理水平的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：105-105.

作者簡介

羅小云（1979-），湖南寧鄉(xiāng)人，漢，本科，研究方向：檔案類。