湖北中煙工業(yè)檔案信息化建設(shè)紀(jì)實(shí)

杜欣 謝銘

【摘要】為適應(yīng)新形勢(shì)下國(guó)家和社會(huì)對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作的要求，同時(shí)為提高全公司檔案信息化管理水平，2018年根據(jù)湖北省檔案局《湖北省企業(yè)科技事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)辦法》的要求，中煙工業(yè)啟動(dòng)新的檔案系統(tǒng)研制與檔案整理、數(shù)字化工作。本次檔案信息化建設(shè)主要實(shí)現(xiàn)存量數(shù)字化、增量電子化、查詢網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】湖北中煙工業(yè);檔案信息化;建設(shè)

湖北中煙工業(yè)有限責(zé)任公司組隸屬國(guó)家煙草專賣局（中國(guó)煙草總公司）。湖北中煙工業(yè)有限責(zé)任公司前身為1916年創(chuàng)立的南洋兄弟煙草公司漢口分公司，至今已走過(guò)百年歷程。公司現(xiàn)下轄武漢卷煙廠、襄陽(yáng)卷煙廠、三峽卷煙廠、廣水卷煙廠、紅安卷煙廠、恩施卷煙廠6家卷煙生產(chǎn)廠，以及卷煙材料廠、新業(yè)薄片公司和紅金龍（集團(tuán)）有限公司等多家子公司。公司先后獲得“全國(guó)五一勞動(dòng)獎(jiǎng)狀”“全國(guó)質(zhì)量工作先進(jìn)單位”“全國(guó)內(nèi)部審計(jì)工作先進(jìn)單位”等多項(xiàng)殊榮。

多年來(lái)，湖北中煙各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案與檔案工作，堅(jiān)持在檔案業(yè)務(wù)方面持續(xù)投入，在公司專設(shè)了綜合檔案庫(kù)房與會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房，購(gòu)置了先進(jìn)的自動(dòng)密集架與智能庫(kù)房系統(tǒng)，為提高信息化管理水平提供夯實(shí)基礎(chǔ);湖北中煙工業(yè)檔案信息化建設(shè)主要分為以下幾個(gè)方面：

一、歷史檔案資源建設(shè)：存量數(shù)字化

（一）檔案調(diào)卷。每次調(diào)取的檔案需從檔案室確認(rèn)的清單中依次提取，提取時(shí)要對(duì)文件內(nèi)容、目錄、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，辦理好登記手續(xù)。

（二）目錄數(shù)據(jù)補(bǔ)充修改。未建立電子目錄的檔案需按照國(guó)家有關(guān)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及檔案綜合管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行補(bǔ)錄，建立完整的文件級(jí)目錄。

（三）原件拆件。將檔案原件拆開(kāi)、排序，保證檔案順序正確和完整，不得損壞原件。

（四）檔案掃描。檔案掃描應(yīng)保證掃描文件的完整性與清晰度，不得漏頁(yè);對(duì)損毀較為嚴(yán)重的紙張檔案，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行修裱后再進(jìn)行掃描。

（五）數(shù)據(jù)校驗(yàn)與掛接。在完成上述工作后需進(jìn)行詳細(xì)檢查，對(duì)漏掃數(shù)據(jù)，列出清單重新補(bǔ)掃，對(duì)未成功掛接數(shù)據(jù)排查原因并進(jìn)行修正，直至全部掛接成功。確保掃描數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、有效性

（六）還原裝訂與歸還。檢查檔案是否完整;檢查文件目錄和文件順序是否一致;檢查檔案裝訂是否規(guī)范，頁(yè)號(hào)是否連續(xù);檢查文件放置方向是否正確。按照拆件前的標(biāo)準(zhǔn)原樣裝訂，必須保證恢復(fù)拆件前的狀態(tài)，并裝盒，辦理歸還手續(xù)并歸還至檔案室。

二、實(shí)時(shí)文件資源建設(shè)：增量電子化

（一）協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)，主要包含公文擬稿和審批。協(xié)同辦公系統(tǒng)的功能主要包括日常事務(wù)管理、公文管理、新聞管理、流程審批、會(huì)議管理等功能模塊，該系統(tǒng)參照湖北中煙工業(yè)有限責(zé)任公司的辦公習(xí)慣和特點(diǎn)，大大提高了辦公效率，增強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理能力。企業(yè)對(duì)公文管理主要是指對(duì)收文、登記、印刷、交換、催辦、傳閱、擬稿、審核、發(fā)文、統(tǒng)計(jì)、歸檔等公文處理環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管理，公文管理是協(xié)同辦公系統(tǒng)中最重要的功能，主要目的是通過(guò)計(jì)算機(jī)和便利的網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)公文收發(fā)的自動(dòng)化管理，詳見(jiàn)“圖1”。

（二）檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要包含檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。為適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的要求，以提供檔案信息化管理水平為目的，以提高檔案利用率為前提，中煙公司購(gòu)置ES-OAIS數(shù)字檔案館系統(tǒng)，該檔案系統(tǒng)可以自定義檔案類型及表單，通過(guò)工作流引擎和即時(shí)消息服務(wù)對(duì)檔案的收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計(jì)和利用等進(jìn)行全過(guò)程信息化管理。該系統(tǒng)已經(jīng)與多家協(xié)同辦公系統(tǒng)廠商進(jìn)行了電子文件在線歸檔功能對(duì)接，成功實(shí)現(xiàn)了電子文件的在線歸檔。

（三）在線歸檔無(wú)縫對(duì)接。通過(guò)技術(shù)手段，在協(xié)同辦公系統(tǒng)中辦結(jié)完畢后，由管理員在辦公系統(tǒng)中對(duì)公文進(jìn)行保管期間和檔案分類的鑒定，鑒定完成后進(jìn)行歸檔操作，將著錄信息與電子文件歸檔到檔案管理系統(tǒng)，歸檔過(guò)程中通過(guò)電子簽章、MD5碼校驗(yàn)等技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)電子文件的四性驗(yàn)證，最后由檔案管理員鑒別歸檔到檔案系統(tǒng)預(yù)歸檔庫(kù)的電子文件是否符合公司“三合一”制度歸檔范圍，完成整個(gè)電子文件歸檔操作。電子文件在線歸檔的實(shí)現(xiàn)，將定期歸檔變?yōu)榧皶r(shí)歸檔、將被動(dòng)收集變?yōu)橹鲃?dòng)獲取、將人工審核變?yōu)闄C(jī)器輔助審核、將后期數(shù)字化變?yōu)榍捌陔娮踊跉w檔及時(shí)性、完整性、有效性、安全性方面、在檔案利用便捷性方面有極大提高，同時(shí)節(jié)省了后期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的費(fèi)用。

三、檔案資源建設(shè)：查詢網(wǎng)絡(luò)化

通過(guò)本次檔案信息化建設(shè)，湖北中煙基本實(shí)現(xiàn)了存量數(shù)字化、增量電子化的既定目標(biāo)，相比傳統(tǒng)查詢系統(tǒng)，東方飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)不僅可以通過(guò)著錄的條目信息進(jìn)行檢索，還能對(duì)檔案內(nèi)包含的具體內(nèi)容進(jìn)行全文檢索，通過(guò)一站式的檔案利用子系統(tǒng)，用戶可像使用百度一樣方便快捷查詢檔案信息。

接下來(lái)還需在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案資源建設(shè)（檔案資源開(kāi)發(fā)）、檔案信息化建設(shè)上持續(xù)投入，為下一步實(shí)現(xiàn)公司數(shù)字檔案室打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]黃艷麗.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容[J].黑龍江檔案，2014（03）.