探析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理對(duì)策

岳彩軍

【摘要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)著社會(huì)活動(dòng)、國(guó)家公共事務(wù)相關(guān)任務(wù)和服務(wù)工作，在工作中會(huì)有諸多的檔案資料產(chǎn)生，同時(shí)大部分資料是機(jī)密性檔案資料，加強(qiáng)檔案管理工作越來(lái)越重要。隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)，促進(jìn)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理的順利開(kāi)展，增強(qiáng)了檔案管理的實(shí)效性和高效性，可以顯著提高檔案資料管理效率。對(duì)此，本文著重探討了加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化管理的策略，以供參考。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案工作;信息化管理

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位每天所產(chǎn)生的檔案資料越來(lái)越多，內(nèi)容也日益復(fù)雜和多樣，加大了檔案管理人員的工作難度。特別是在信息化背景下，需要檔案管理人員第一時(shí)間將各種新技術(shù)掌握到，熟練操作先進(jìn)的設(shè)備，有效提高檔案管理的工作效率。如此才可以順利收集、整理、存儲(chǔ)、歸檔和利用檔案的工作，更好地為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、完善檔案信息化管理制度

要以制度為切入點(diǎn)，規(guī)范和約束檔案管理工作，將完善的檔案信息化管理制度構(gòu)建起來(lái)，有效保障單位檔案信息化管理的順利開(kāi)展。在搜集檔案信息上，要對(duì)收集的方式和手段予以創(chuàng)新，確保信息搜集的規(guī)范化，要結(jié)合重點(diǎn)搜集和廣泛搜集，把檔案資料的形成規(guī)律掌握到，并要展開(kāi)統(tǒng)一集中性的檔案管理，以便于更好地查找檔案信息。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)單位發(fā)展?fàn)顩r和目標(biāo)進(jìn)行分析，基于此，把行之有效的檔案信息化管理計(jì)劃制定出來(lái)，使統(tǒng)一性的網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式形成，確保檔案管理更加全面。同時(shí)還要和國(guó)家的相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及自身的發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部檔案管理體系予以制定，統(tǒng)一規(guī)范檔案的格式、內(nèi)容、目錄以及數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源等，使電子信息的數(shù)據(jù)共享順利實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)檔案資料利用率的提高。

二、實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息安全工作極為關(guān)鍵。所以，需要對(duì)網(wǎng)上信息加密系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范使用，并把相應(yīng)的安全信息等級(jí)和權(quán)限設(shè)計(jì)出來(lái)。第二，應(yīng)立足于規(guī)范化管理，全面提升自身的信息化水平。技術(shù)中心每天產(chǎn)生的信息資料十分繁多。檔案管理人員應(yīng)對(duì)不同部門每年移交的資料進(jìn)行準(zhǔn)確的分類并整理，把一套合理科學(xué)的電子檔案管理制度構(gòu)建起來(lái)，并立足于信息的來(lái)源將其數(shù)據(jù)化，積極建立格式標(biāo)準(zhǔn)。檔案的保存方式為雙套制，這樣不僅可以有效節(jié)約人力物力，同時(shí)也防止了重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象的出現(xiàn)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化管理建設(shè)。

三、不斷提高檔案管理資源的網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息是一種極為重要的資源，在將檔案信息化管理力度加大的同時(shí)必須開(kāi)發(fā)管理檔案資源。只要所有的檔案信息資源存在問(wèn)題，就很難使檔案信息化管理的安全性和準(zhǔn)確性得到保障。第一，應(yīng)把檔案目錄信息資源建設(shè)管理力度加大，必要的時(shí)候應(yīng)對(duì)行政事業(yè)單位各部門中的分散信息進(jìn)行匯總。第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息在采用數(shù)據(jù)化手段進(jìn)行處理后，可以將各種存儲(chǔ)檔案實(shí)體逐漸變?yōu)樾畔⒃?，所有的?shù)據(jù)對(duì)象都應(yīng)結(jié)合技術(shù)措施，有效提升數(shù)據(jù)對(duì)象的準(zhǔn)確性和完整性。第三，在信息化管理平臺(tái)中存儲(chǔ)的檔案信息，還需要立足于平臺(tái)設(shè)置規(guī)則展開(kāi)處理，竭盡全力向檔案信息使用者呈現(xiàn)最簡(jiǎn)版本的平臺(tái)，促進(jìn)工效的提升。

四、構(gòu)建完善的檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)

機(jī)關(guān)檔案管理工作涵蓋了較為廣泛的內(nèi)容，同時(shí)檔案資料的機(jī)密性和價(jià)值性很高，加強(qiáng)檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)力度意義極為重大。為了和時(shí)代的發(fā)展保持同步，應(yīng)將完善的檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)構(gòu)建起來(lái)，借助數(shù)字化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，運(yùn)用更完全、穩(wěn)定的檔案信息處理平臺(tái)展開(kāi)管理工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息具有很高的機(jī)密性，為了確保檔案信息更加安全，必須第一時(shí)間更新和升級(jí)檔案信息化系統(tǒng)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)存在的漏洞，防止檔案信息被窺探、泄露。除此之外，為了使檔案信息更為安全，應(yīng)合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，確保技術(shù)操作更加專業(yè)，把機(jī)關(guān)檔案信息管理系統(tǒng)安全維護(hù)工作放在首要位置。同時(shí)，如果想有效控制檔案信息資源的安全性，應(yīng)對(duì)單位檔案信息的安全密鑰進(jìn)行設(shè)置，運(yùn)用數(shù)字加密技術(shù)控制和規(guī)范整個(gè)檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性，這已成為現(xiàn)階段檔案管理工作急需完善的重要工作。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理信息化工作具有系統(tǒng)性，同時(shí)需要長(zhǎng)時(shí)間的堅(jiān)持，想要完善當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，突破傳統(tǒng)的檔案管理現(xiàn)狀，就應(yīng)正確分析和處理機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案面臨的問(wèn)題，同時(shí)加強(qiáng)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，保持資金充足性和技術(shù)的先進(jìn)性，這樣便能把機(jī)關(guān)檔案的信息化管理建設(shè)工作做好。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，要想促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展，加強(qiáng)檔案信息化管理工作的意義極為重大。

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