提升機(jī)關(guān)檔案工作質(zhì)量的有效途徑

馬榮

[摘 要]檔案是歷史的真實(shí)記錄，是資政育人、存史留據(jù)的寶貴財(cái)富。機(jī)關(guān)檔案管理工作是黨和國(guó)家重要的基礎(chǔ)性工作之一，做好檔案工作是各級(jí)黨委政府、企事業(yè)單位的重要職責(zé)。面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，如何提升機(jī)關(guān)的檔案工作質(zhì)量，更好地服務(wù)中心工作，筆者根據(jù)30年的檔案工作經(jīng)歷，認(rèn)為加強(qiáng)“六化建設(shè)”，即檔案工作體制科學(xué)化、人員能力復(fù)合化、工作制度化、整理規(guī)范化、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、管理現(xiàn)代化是提升檔案工作質(zhì)量的有效途徑。

[關(guān)鍵詞]檔案工作 提升 途徑

中圖分類號(hào)：G279.27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案記錄反映的是黨和國(guó)家各項(xiàng)工作和人民群眾各方面的真實(shí)情況，是資政育人、存史留據(jù)的寶貴財(cái)富。它不僅為各項(xiàng)事業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供指導(dǎo)、借鑒，還是維護(hù)黨和國(guó)家以及人民群眾根本利益的重要依據(jù)和憑證，是黨和國(guó)家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作。做好檔案工作是各級(jí)黨委、政府和企事業(yè)單位的重要職責(zé)。當(dāng)前，檔案工作還存在一些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一些機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位對(duì)檔案工作不夠重視，檔案工作人員綜合素質(zhì)不高，檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案氛圍不濃厚，檔案的收集不齊全、不完整，整理不科學(xué)、不規(guī)范，管理的手段和方法簡(jiǎn)單、粗放，開發(fā)和綜合利用效果不夠理想。面對(duì)新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求，要做好機(jī)關(guān)的檔案工作，更好地服務(wù)中心工作，就要做好“六化建設(shè)”（工作體制科學(xué)化、人員能力復(fù)合化、檔案工作制度化、檔案整理規(guī)范化、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理現(xiàn)代化）。

一、工作體制科學(xué)化

檔案的基礎(chǔ)來源是檔案資源。一個(gè)機(jī)關(guān)不論大小，都配備有管理部門和業(yè)務(wù)部門，所謂“麻雀雖小，五臟俱全”。檔案產(chǎn)生于各個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，分散于各個(gè)部門，需要收集整理，而各個(gè)部門工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)程度深淺不一，檔案工作的能力水平又有差距，怎樣把這些散存在部門的材料齊全完整地收集起來，立卷歸檔、提供利用，就需要理順工作體制，建立一個(gè)科學(xué)合理，快速高效的工作隊(duì)伍。首先，應(yīng)該健全機(jī)構(gòu)，成立組織，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，研究制定檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)、任務(wù)、計(jì)劃，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員以及各部門專兼職人員各自的職責(zé)任務(wù)，只有理順了關(guān)系，明確了職責(zé)任務(wù)，才能各司其職，各負(fù)其責(zé)，做到檔案事業(yè)有人關(guān)心，檔案工作有人負(fù)責(zé)，檔案業(yè)務(wù)有人開展。其次，還要加強(qiáng)監(jiān)督、檢查，建立健全獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。實(shí)行目標(biāo)化管理，不定期進(jìn)行抽檢查，論功行賞，按過處罰，才能充分調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者的積極性、創(chuàng)造性。最后，要培養(yǎng)、穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，要在政治、工作、生活的各個(gè)方面關(guān)心愛護(hù)檔案工作人員，保障檔案業(yè)務(wù)工作開展的人、財(cái)、物需要，解決他們?cè)诠ぷ魃钪杏龅降睦щy，創(chuàng)造良好的職稱、職務(wù)晉升空間，使他們能夠心無雜念，安心工作，以實(shí)際行動(dòng)推動(dòng)檔案工作健康持續(xù)的發(fā)展。

二、人員能力復(fù)合化

檔案工作人員能力決定檔案工作水平，遍觀機(jī)關(guān)檔案工作人員，檔案專業(yè)科班畢業(yè)且從事檔案工作的人員為數(shù)不多，多半是沒有接受檔案專業(yè)理論系統(tǒng)教育的“半路出家”人員，他們專業(yè)理論知識(shí)系統(tǒng)性不強(qiáng)，能力素質(zhì)高低不一。

作為一門實(shí)踐性很強(qiáng)的檔案專門學(xué)科，需要檔案專業(yè)理論知識(shí)的指導(dǎo)，還要有極強(qiáng)的動(dòng)手實(shí)踐能力，要能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，所以，從事檔案管理工作的人員除了堅(jiān)守良好的職業(yè)道德，埋頭苦干、樂于奉獻(xiàn)以外，還要不斷學(xué)習(xí)，時(shí)時(shí)充電，既要學(xué)習(xí)檔案工作的新理論、新方法，又要學(xué)習(xí)、借鑒現(xiàn)代管理的新經(jīng)驗(yàn)、新成果，還要熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的復(fù)合型人才是搞好檔案工作的基礎(chǔ)條件和保障。

三、檔案工作制度化

制度不嚴(yán)、作風(fēng)不實(shí)是工作質(zhì)量不高的主要原因，必須高度重視機(jī)關(guān)的建章立制工作。依據(jù)檔案法律法規(guī)，按照簡(jiǎn)單實(shí)用、便于操作的原則，結(jié)合機(jī)關(guān)的性質(zhì)，全面系統(tǒng)地建立檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱、保密、利用、防火、鑒定、銷毀、管理等各項(xiàng)規(guī)章制度。強(qiáng)化制度的貫徹力、落實(shí)力，用制度來約束、規(guī)范、管理檔案工作中的行為。

四、檔案整理規(guī)范化

規(guī)范化整理是檔案檢索和提供利用的重要指標(biāo)。要依據(jù)國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔文件整理規(guī)則和上級(jí)行政主管部門給本機(jī)關(guān)審批下達(dá)的檔案分類大綱、歸檔范圍和保管期限表，科學(xué)分類，規(guī)范整理。

分類要科學(xué)。同一個(gè)年度的文件，應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件形成的數(shù)量等情況，按照文件形成的規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類。全宗內(nèi)檔案分類的一般方法有年度、機(jī)構(gòu)、問題、作者、地區(qū)、文件名稱幾種方法，在分類方法的結(jié)合應(yīng)用上，通常年度-保管期限分類法，適用于規(guī)模較小、文件材料形成數(shù)量少的單位；年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限分類法與年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）分類法適用于黨委、政府綜合性管理單位，多用于省直單位，市直單位采用的比較少。

整理要規(guī)范。檔案整理的程序環(huán)節(jié)是組件—分類—排列—編目—修整—裝訂—編頁—裝盒—排架，這是《規(guī)則》對(duì)已有檔案整理程序的具體規(guī)定。俗話說“巧媳婦難為無米之炊”，沒有歸檔文件材料，談何整理，因此，在這些環(huán)節(jié)前要加上 “收集、檢查”兩個(gè)環(huán)節(jié)。整理通常采用三步工作法，第一步是收集—檢查—組件—剔除金屬物—裝訂—編頁碼；第二步是蓋歸檔章—填寫歸檔章（全宗號(hào)、歸檔年度、類目、保管期限、頁數(shù)，還有一項(xiàng)“件號(hào)”在第三步工作法前填寫）—分類、分保管期限排列—編制件號(hào)；第三步是編目—裝盒（填寫盒面、盒脊、備考表）—上架。歸檔文件材料的整理可以是單位檔案人員自己整理，也可以是購(gòu)買社會(huì)組織服務(wù)，對(duì)于購(gòu)買社會(huì)服務(wù)整理檔案的單位，涉密文件必須是本機(jī)關(guān)檔案工作人員自己?jiǎn)为?dú)整理。

五、檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化

在現(xiàn)實(shí)工作中，要提供利用某個(gè)文件，常常聽到人們說“讓檔案室來做”，實(shí)際上就是需要檔案工作人員通過手段從檔案庫房或文件材料中查找出這個(gè)文件來應(yīng)用。故檔案室建設(shè)的內(nèi)容除了檔案庫房建設(shè)以外，還應(yīng)該包括從事檔案管理與服務(wù)的機(jī)構(gòu)、人員和辦公設(shè)備設(shè)施的建設(shè)。

檔案政策法規(guī)明確要求，檔案室建設(shè)必須標(biāo)準(zhǔn)化，要按照既便于工作，又要保持聯(lián)系的目標(biāo)，合理配置檔案業(yè)務(wù)工作室、庫房、閱檔室。檔案庫房的面積大于容納本機(jī)關(guān)形成的全部文書、會(huì)計(jì)、科技、實(shí)物等檔案的數(shù)量，還要有前瞻性考慮。綜合檔案室履行集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)形成的全部檔案的職責(zé)，要建立人防、物防、技防的安全防范體系，維護(hù)檔案的實(shí)體安全與信息安全。在實(shí)際工作中，要抓住加強(qiáng)檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)這個(gè)重點(diǎn)，圍繞影響檔案壽命的自然因素、環(huán)境因素、人為因素開展工作，使檔案庫房達(dá)到防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防輻射等的要求，同時(shí)，加強(qiáng)管理，建立完善的保密制度，積極開展自查和檢查，發(fā)現(xiàn)問題，堵塞漏洞，嚴(yán)防檔案的損毀和失密事件的發(fā)生。

在加強(qiáng)檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)上，還要完善開展業(yè)務(wù)工作必需的辦公器材，應(yīng)該配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、攝（錄）像機(jī)、影碟機(jī)、錄像編輯機(jī)、硬盤、檔案管理軟件、檔案裝具等辦公用具。

六、檔案管理現(xiàn)代化

堅(jiān)定管理思想現(xiàn)代化的理念。隨著社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化的快速發(fā)展，檔案的種類不斷增加，載體不斷豐富，數(shù)量越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要，檔案工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，解放思想，更新觀念，勇于創(chuàng)新，突破慣性思維的影響和束縛，不斷探索新的管理模式，創(chuàng)造新的管理手段，積極有效地應(yīng)對(duì)和解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問題。

實(shí)施管理方法現(xiàn)代化的行動(dòng)。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠增強(qiáng)檔案管理自動(dòng)化程度，提升工作效率，擴(kuò)大服務(wù)面，要把計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)與檔案有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)加技術(shù)。一是要加強(qiáng)對(duì)各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的落實(shí)，確保檔案信息化規(guī)范；二是要加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，建成以館藏檔案為主體的檔案全文數(shù)據(jù)庫；三是要促進(jìn)資源共享，按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和保密要求，把可公開的檔案信息及時(shí)予以開放，使檔案公共服務(wù)的范圍與覆蓋面增加，滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的檔案利用需求，讓檔案的作用惠及更多的人民群眾；四是發(fā)現(xiàn)、挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，編輯更多更有價(jià)值的信息，把“死檔案”變成“活信息”，為單位決策提供更多更好的參考和指導(dǎo)，為社會(huì)和人民群眾提供更多更好的服務(wù)。

七、結(jié)語

機(jī)關(guān)檔案工作是國(guó)家檔案工作的基礎(chǔ)和源泉，要推動(dòng)國(guó)家檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展和進(jìn)步，讓檔案的作用更好地服務(wù)于黨的建設(shè)和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，就必須抓好源頭工程，必須加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的建設(shè)。