以顧客為導(dǎo)向的高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理問(wèn)題研究

施偉 蔡艷婧

[摘 要] 傳統(tǒng)的高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理都是以科研管理部門為主導(dǎo)，科研工作者常常是處于一個(gè)被管理的地位，產(chǎn)生了很多不必要的沖突和矛盾。文章以科研工作者為顧客，分析了當(dāng)前科研經(jīng)費(fèi)管理效率低下的原因，并提出以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的變革方案，提出成立科研項(xiàng)目服務(wù)中心組織形式變革的最新模式。

[關(guān)鍵詞] 高?？蒲薪?jīng)費(fèi) 顧客導(dǎo)向 技術(shù)變革

中圖分類號(hào)：G647.5 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、緒論

過(guò)去科層制的管理模式下，科研工作者是作為管理部門的管理對(duì)象而存在的，因此在科研經(jīng)費(fèi)的管理過(guò)程中，科研工作者缺乏與之相匹配的平等地位，造成了在實(shí)務(wù)工作中矛盾突出、效率低下、情緒不高的現(xiàn)狀。實(shí)際上有很多問(wèn)題不是出于管理部門的態(tài)度不好或者是服務(wù)水平不高，問(wèn)題的根本在于信息溝通不暢、服務(wù)精準(zhǔn)點(diǎn)把握不夠、專業(yè)服務(wù)不銜接。從客觀上解決以上問(wèn)題是需要從多方面入手的，不僅是原來(lái)所謂的提高服務(wù)水平、改善服務(wù)手段、簡(jiǎn)化流程、變革制度來(lái)解決的，因?yàn)閺谋举|(zhì)上講并沒有改變其不平等的地位。所以，只有當(dāng)科研工作者與其他管理部門之間有了平衡的能力，處于平等的地位，才能實(shí)現(xiàn)真正的服務(wù)到位與滿意度提高。

高校為了提高科研工作者的滿意度，提升服務(wù)水平，響應(yīng)“放管服”的整體要求，為科研發(fā)展與提升做了很多工作，不僅提高了部門的服務(wù)水平，同時(shí)還改進(jìn)了流程以及簡(jiǎn)化制度，以物流化財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)為典型的信息化改革手段，為廣大科研工作者帶來(lái)很多便利和時(shí)間上的節(jié)約。但是我們?nèi)匀豢梢园l(fā)現(xiàn)，物流化報(bào)銷系統(tǒng)的出現(xiàn)，并不完全是以解決科研工作者的需要來(lái)實(shí)現(xiàn)的，主要還是為了解決財(cái)務(wù)工作流程信息化、自動(dòng)化的問(wèn)題，同時(shí)仍然存在著財(cái)務(wù)的信息孤島問(wèn)題，并不能從根本上解決科研經(jīng)費(fèi)的全過(guò)程問(wèn)題。在空間上，管理部門仍然以科層管理模式分散在各個(gè)樓層，甚至包括各部門內(nèi)部的科室也分散在不同區(qū)域，作為科研工作者首先在空間上就得分清、理清自己的行動(dòng)軌跡，否則就如同無(wú)導(dǎo)航狀態(tài)的亂碰亂撞；從時(shí)間上講，基礎(chǔ)科室的人員基本在崗在位，但是，對(duì)于高層領(lǐng)導(dǎo)常常不能及時(shí)找到，就存在著時(shí)間上的一種錯(cuò)開，常常為了尋找一種交集而等待很長(zhǎng)時(shí)間。所以我們改變的不僅僅是制度和流程，更重要的是如何減少空間上的隔斷和時(shí)間上的錯(cuò)開。而我們?cè)诳紤]這些問(wèn)題的時(shí)候出發(fā)點(diǎn)究竟是什么？是從管理部門的角度考慮，還是從科研工作者的角度考慮？過(guò)去很多變革似乎是從科研工作者的角度來(lái)解決問(wèn)題的，但是我們會(huì)發(fā)現(xiàn)仍然是建立在科層體系的管理制度下，只不過(guò)做了一些形式上的變革而已，比如統(tǒng)一制服、統(tǒng)一標(biāo)語(yǔ)，即使在技術(shù)上做了一些變革但是我們?nèi)匀豢梢园l(fā)現(xiàn)只不過(guò)是原來(lái)手工做法的電子化。當(dāng)制度修訂和流程再造的時(shí)候，仍然可以發(fā)現(xiàn)出發(fā)點(diǎn)仍然是站在管理部門的角度來(lái)改變科研工作者的行為，而并不反思如何去改變自己。比如制定的規(guī)則沒有一個(gè)解釋說(shuō)明，甚至連一個(gè)簡(jiǎn)明的操作手冊(cè)常常都很困難，這些事情反映的仍然是以管理部門為主導(dǎo)的科研經(jīng)費(fèi)管理模式。因此如何改變當(dāng)前以管理部門為主導(dǎo)的模式，從本質(zhì)上講就是要扭轉(zhuǎn)科研管理工作者不對(duì)稱的信息地位和管理地位。

二、當(dāng)前高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理問(wèn)題分析

長(zhǎng)此以往，當(dāng)某些事情習(xí)以為常，就會(huì)覺得理所當(dāng)然。高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理體系也如此，作為傳統(tǒng)的科層體系具有分工明確、責(zé)任確定、內(nèi)部效率高的特點(diǎn)，但是當(dāng)面對(duì)不同的顧客、不同的科研項(xiàng)目、不同的流程卻呈現(xiàn)出低效率的狀態(tài)，究其原因有以下幾個(gè)方面。

（一）單一流程不適應(yīng)產(chǎn)品和服務(wù)多樣化需要

當(dāng)前科研經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道多樣、層次多樣、規(guī)則不同，導(dǎo)致了在提供對(duì)應(yīng)服務(wù)時(shí)，需要建立多樣化的服務(wù)流程和產(chǎn)品規(guī)格，也意味著傳統(tǒng)的單一或少量流程和提供產(chǎn)品規(guī)格不會(huì)適應(yīng)這種需求。比如縱向經(jīng)費(fèi)和橫向經(jīng)費(fèi)相比管理的內(nèi)容和要求是不一樣的；同樣的縱向經(jīng)費(fèi)，國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、市廳級(jí)項(xiàng)目的管理內(nèi)容和要求也是不一樣。因此，對(duì)于反復(fù)多樣的管理要求，如果完全按照硬性的規(guī)定和流程來(lái)進(jìn)行處理的話，必然會(huì)導(dǎo)致與科研工作者的需求之間發(fā)生沖突，因而需要一種柔性的管理。而柔性的管理常常又會(huì)被科層體系硬殼所束縛，實(shí)際上我們?cè)谇懊嫠v到的“放管服”的變革，就是要突破科層體系的硬性束縛，而課程體系是不可能改變這種硬性束縛去實(shí)現(xiàn)一個(gè)柔性管理。所以，當(dāng)科研工作者作為顧客需要不同種類的服務(wù)時(shí)候，傳統(tǒng)的管理體系是很難提供的，就可以想象為什么做一些形式上的改變并不能真正地提高滿意度和工作效率[1]。

（二）過(guò)細(xì)分工不能滿足業(yè)財(cái)融合需要

科層體系的高效率是建立在其明確的、細(xì)化的分工上，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)的高效率。這種分工針對(duì)的是標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)，而當(dāng)前的科研項(xiàng)目管理是不具備這個(gè)前提條件的。當(dāng)前的科研項(xiàng)目管理不僅僅是大類的差別，就是每一個(gè)具體的項(xiàng)目都有它特殊的要求，因此用一般的規(guī)則和流程去面對(duì)多樣管理內(nèi)容時(shí)，就需要科研工作者花費(fèi)大量的時(shí)間和精力在各個(gè)部門之間進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。由于這種業(yè)務(wù)和管理的脫節(jié)，導(dǎo)致了效率低下和矛盾沖突。加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)管理的業(yè)財(cái)融合是一個(gè)必然的趨勢(shì)，如何把握業(yè)務(wù)與經(jīng)費(fèi)管理之間的關(guān)系將是以后的研究改革的重點(diǎn)。

（三）信息技術(shù)落后不能滿足高節(jié)奏管理的需要

盡管現(xiàn)在進(jìn)入了信息社會(huì)，但是科研工作者在面臨科研經(jīng)費(fèi)問(wèn)題的時(shí)候發(fā)現(xiàn)自己很多時(shí)候仍然是手工狀態(tài)的做法，即使用Excel表也只是把紙質(zhì)的表在電腦上填一下而已，信息化的手段沒有能夠充分利用。比如科研經(jīng)費(fèi)的使用狀況，所有的數(shù)據(jù)全部在財(cái)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，科研工作者不能及時(shí)得到財(cái)務(wù)信息，至于已完成報(bào)銷的原始票據(jù)只有通過(guò)查檔案才能得到。這種信息技術(shù)的落后導(dǎo)致了大量的時(shí)間和精力在查找會(huì)計(jì)票據(jù)上，更不要談經(jīng)費(fèi)管理的其他文件信息化。所有經(jīng)費(fèi)管理的活動(dòng)必須通過(guò)人工傳遞的方式進(jìn)行，沒有通過(guò)信息流、物流、資金流實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程的現(xiàn)代化。所以整個(gè)管理過(guò)程中把大量的時(shí)間浪費(fèi)在人工傳遞及相互交接上，為了加強(qiáng)內(nèi)控，防止在交接過(guò)程中出現(xiàn)遺失問(wèn)題，處處留痕，導(dǎo)致了原本不高的效率更加低下。同時(shí)，為了追溯過(guò)去的信息，也需要花費(fèi)大量的時(shí)間去查找。

三、以顧客為導(dǎo)向的管理變革——以信息技術(shù)變革為核心

傳統(tǒng)意義上的改革幾乎都是以行政部門自身改革為導(dǎo)向，對(duì)機(jī)構(gòu)的設(shè)置重新進(jìn)行組合，對(duì)職能進(jìn)行優(yōu)化，究其本質(zhì)仍然建立在科層體系中的分工與協(xié)作，是以科研經(jīng)費(fèi)管理過(guò)程的內(nèi)部控制為基礎(chǔ)的變革，科研工作者的地位并沒有得到本質(zhì)上的改變。所以，我們提出一個(gè)新的視角就是以科研工作者作為內(nèi)部顧客為導(dǎo)向的管理變革，作為一個(gè)管理變革要涉及組織重構(gòu)?？茖芋w制的出現(xiàn)是與信息流、物流、資金流等信息與實(shí)物傳遞過(guò)程需要大量的人工為媒介有著密切的關(guān)系，因此出現(xiàn)了其特定意義的組織分工與協(xié)作模式，在信息化技術(shù)迅猛發(fā)展的情況下，信息流、資金流可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行可靠的傳遞與保存，物流也可以通過(guò)其他技術(shù)進(jìn)行有效傳遞，因而組織架構(gòu)建立的技術(shù)基礎(chǔ)已經(jīng)發(fā)生了重要的改變，不需要通過(guò)人工來(lái)進(jìn)行交接。

實(shí)際上高校已經(jīng)做了許多改革，比如物流報(bào)銷系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的人工排隊(duì)報(bào)銷的方式，單據(jù)的傳遞已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了局部的物流化，由于存在網(wǎng)銀，資金流的問(wèn)題得到了相應(yīng)的解決，已經(jīng)大幅度減少了科研工作者排隊(duì)報(bào)銷的時(shí)間。同時(shí)，物流化網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)還解決了信息流的傳遞問(wèn)題，可以在系統(tǒng)中查詢自己經(jīng)費(fèi)的使用情況和匯總報(bào)告，查詢票據(jù)報(bào)銷的物流信息，甚至網(wǎng)上銀行支付失敗信息也能查詢。某些高校增加了網(wǎng)上審批軟件，改變了傳統(tǒng)等待審批的狀況，采用手機(jī)APP進(jìn)行，有效解決了時(shí)空差所帶來(lái)的時(shí)間耗費(fèi)。以顧客為導(dǎo)向的體制改革需要充分利用信息化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)科研工作者的需求，充分發(fā)揮其主動(dòng)性[2]。從科研工作者申報(bào)科研項(xiàng)目開始，相關(guān)的管理部門就應(yīng)當(dāng)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)和服務(wù)支撐科研活動(dòng)的所有過(guò)程，下面按照科研項(xiàng)目運(yùn)行的一般過(guò)程來(lái)論述。

（一）科研項(xiàng)目申報(bào)書預(yù)算編制時(shí)

對(duì)于某一個(gè)具體項(xiàng)目的申報(bào)，按照申報(bào)文件所要求的預(yù)算總額進(jìn)行預(yù)算細(xì)目的分配，但是過(guò)去是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)性的過(guò)程，常常會(huì)導(dǎo)致在實(shí)際使用過(guò)程當(dāng)中某些經(jīng)費(fèi)細(xì)目不夠使用，而有些經(jīng)費(fèi)細(xì)目使用不了，這就需要對(duì)過(guò)去類似項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行了解。在現(xiàn)有的財(cái)務(wù)統(tǒng)息系統(tǒng)中，科研工作者可以查詢到過(guò)去項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況，可以依照比例，按照新項(xiàng)目的實(shí)際使用情況進(jìn)行編制。如果更為先進(jìn)的話，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立大數(shù)據(jù)分析軟件，對(duì)類似項(xiàng)目曾經(jīng)的使用狀況進(jìn)行一個(gè)數(shù)據(jù)分類比較，能夠提供出較為合理的經(jīng)費(fèi)比例安排。

（二）科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)到賬時(shí)

當(dāng)科研項(xiàng)目進(jìn)行申報(bào)之后，應(yīng)當(dāng)是在統(tǒng)一的科研項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)中留有相關(guān)的經(jīng)費(fèi)到賬信息，當(dāng)科研經(jīng)費(fèi)到賬之后能夠與以往申報(bào)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，同時(shí)進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)按照申報(bào)書設(shè)置預(yù)算，而不需要人工進(jìn)行查詢核對(duì)?？梢约皶r(shí)通知科研負(fù)責(zé)人按照預(yù)算要求使用經(jīng)費(fèi)，不需要再次向財(cái)務(wù)部門提供相關(guān)申報(bào)書及預(yù)算書。

（三）科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用過(guò)程

隨著電子發(fā)票的推廣普及和手機(jī)報(bào)賬系統(tǒng)的運(yùn)用，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷過(guò)程不再需要傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)原始憑證的傳遞，可以采取憑證影像系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)審批，審查審核過(guò)程中的原始資料，款項(xiàng)支付可以采用無(wú)現(xiàn)金支付手段。對(duì)于材料采購(gòu)和設(shè)備購(gòu)買的問(wèn)題，由于涉及較多的管理部門，采用網(wǎng)上申報(bào)批準(zhǔn)的方式，能夠高效實(shí)現(xiàn)流程順暢進(jìn)行[3]。

（四）科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)結(jié)題時(shí)

對(duì)于對(duì)科研經(jīng)費(fèi)事前、事中控制，經(jīng)費(fèi)使用過(guò)程嚴(yán)格遵循了合法性、合規(guī)性、合理性的原則，在最終經(jīng)費(fèi)結(jié)題時(shí)，科研工作者可以在財(cái)務(wù)系統(tǒng)上查詢到匯總數(shù)據(jù)，并且在科研管理系統(tǒng)提交相關(guān)表格，進(jìn)行電子簽名。

（五）科研項(xiàng)目后續(xù)審計(jì)等活動(dòng)時(shí)

過(guò)去科研項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)時(shí)，科研工作者需要復(fù)印大類原始憑證以及其他資料提供給審計(jì)單位。不僅耗費(fèi)了科研工作者的時(shí)間和精力，也影響到財(cái)務(wù)和其他部門正常的工作程序。當(dāng)采用完整信息系統(tǒng)之后，這些問(wèn)題將都不是問(wèn)題，需要的信息可以迅速?gòu)南到y(tǒng)中調(diào)出。

四、科研管理中心的設(shè)置與運(yùn)用

即使能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息處理與傳遞，但是由于科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的復(fù)雜性和多樣性，仍然需要在一般性的管理過(guò)程中增加人工管理的內(nèi)容，因?yàn)樵倬唧w的規(guī)則再簡(jiǎn)化的流程都無(wú)法應(yīng)對(duì)實(shí)際當(dāng)中出現(xiàn)的各種情況，因此建立起適應(yīng)新技術(shù)條件下的科研項(xiàng)目管理體系變得十分重要。在傳統(tǒng)模式下，管理部門在管理過(guò)程中的時(shí)間錯(cuò)位和空間分散是導(dǎo)致效率低下的一個(gè)重要原因，即使靠信息化技術(shù)彌補(bǔ)了絕大部分時(shí)間錯(cuò)位和空間分散的問(wèn)題，還有少部分問(wèn)題必須依靠人工進(jìn)行解決，因此仍然需要改變傳統(tǒng)的科層管理體系。我們可以將所有的科研管理部門集中起來(lái)成立一個(gè)科研管理中心，突破原有的部門之間的界限與隔閡，以流程管理為主線，以科研工作者為服務(wù)對(duì)象，集中高效率地解決科研管理工作。

（一）科研管理中心職能設(shè)置

科研管理中心必須以信息化建設(shè)為核心，突出信息化管理職能，圍繞著該職能進(jìn)行展開。以科研項(xiàng)目設(shè)立、執(zhí)行、經(jīng)費(fèi)使用、考核、結(jié)項(xiàng)的過(guò)程為主線展開相關(guān)活動(dòng)，實(shí)質(zhì)上就是將原來(lái)的科研項(xiàng)目部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門的職能集中化，轉(zhuǎn)變了原來(lái)以部門分設(shè)的形式，實(shí)現(xiàn)中心內(nèi)部崗位的分離與牽制。

（二）科研管理中心管理重點(diǎn)

科研管理中心主要是用來(lái)解決普遍性、一般性的問(wèn)題，通過(guò)信息化技術(shù)手段主動(dòng)與科研工作者進(jìn)行聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)其訴求及愿望，主動(dòng)解決科研工作當(dāng)中的問(wèn)題，通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)物流、信息流、資金流等融合。對(duì)于利用信息化系統(tǒng)不能解決的問(wèn)題必須采用人工解決，需要設(shè)立科研管理服務(wù)大廳，集中辦公統(tǒng)一解決科研項(xiàng)目管理過(guò)程當(dāng)中的問(wèn)題。從中可以發(fā)現(xiàn)，以信息化與人工相結(jié)合的管理模式，是當(dāng)前高校科研管理的一個(gè)較為快捷的轉(zhuǎn)變方式。科研經(jīng)費(fèi)的管理必須建立相應(yīng)的項(xiàng)目管理流程和模式，絕對(duì)不是孤立于其他管理部門而存在的。

（三）科研管理中心科研經(jīng)費(fèi)管理變革

科研經(jīng)費(fèi)的管理仍然是建立在分工與相互牽制的內(nèi)部控制制度之下，突破了原來(lái)以科室為職能分工的模式，突出以崗位相互牽制。可以預(yù)想到將來(lái)隨著票據(jù)電子化、網(wǎng)上審批自動(dòng)化、資金監(jiān)控全面化、區(qū)塊鏈技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)核算越來(lái)越趨向于自動(dòng)化，下一步的重點(diǎn)是加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理。通過(guò)財(cái)務(wù)管理的事先預(yù)測(cè)、事中控制、事后評(píng)估，有效增進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)使用績(jī)效，改變傳統(tǒng)的追求合法性、合規(guī)性的主要目標(biāo)。

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★基金項(xiàng)目：江蘇省社科應(yīng)用研究精品工程財(cái)經(jīng)發(fā)展專項(xiàng)課題（18SCB- 34）