高校工會檔案工作思考

周菊瓊

摘 要 高校工會檔案是高校各級工會組織在履職過程中形成的重要文字、聲像等原始工作記錄。隨著高校的改革發(fā)展，高校工會檔案的作用越來越突出，檔案管理工作也越來越受到重視，但在人員配備、檔案信息開發(fā)、信息化等方面還有待進一步完善。

關(guān)鍵詞 高等學校 工會工作 檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

高校工會是高校教職工代表大會的工作機構(gòu)，是高校黨委行政聯(lián)系教職工的紐帶和橋梁。高校工會的主要職責是籌備、服務教職工代表大會，組織教代會代表選舉，傳達貫徹教代會精神，監(jiān)督、檢查教代會決議的落實情況，收集和處理教職工代表的建議和訴求，征集、整理、交辦提案，維護教職工合法權(quán)益，組織開展師德師風建設，開展教職工技能競賽、扶貧助困活動、文體活動、調(diào)解校內(nèi)糾紛等。高校工會組織在構(gòu)建和諧校園、提高教職工凝聚力方面具有不可替代的作用。高校工會在履職過程中生成了豐富的資料，高校工會檔案就是高校工會在工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄，為工會進一步提升服務質(zhì)量提供了客觀、準確的參考資料。加強工會檔案工作，提高工會檔案管理質(zhì)量，是高校發(fā)展工會事業(yè)、提高民主治校水平的必然要求。

1高校工會檔案工作現(xiàn)狀及問題

高校工會檔案信息包括上級工會和學校下發(fā)的關(guān)于工會的文書，工會制定的規(guī)章制度、通知、文件、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、教代會資料、工會組織機構(gòu)資料、勞動競賽資料、工會組織的文體活動資料、先進工會組織及會員表彰文件、獲獎證書等，體現(xiàn)高校工會各個時期的工作重點和成績，反映高校民主治理及工會維權(quán)狀況，為工會工作總結(jié)經(jīng)驗、創(chuàng)新方法積累了寶貴材料。有關(guān)學校民主管理、民主監(jiān)督的材料以及與職工工資、津貼、職稱評聘相關(guān)的方案、規(guī)章制度是工會檔案的核心內(nèi)容。隨著高校的改革和發(fā)展，高校工會檔案的作用越來越突出，檔案管理工作也越來越受到重視，但還需要在人員配備、信息化等方面加以改進和完善。

1.1檔案工作隊伍建設難度大

首先，檔案員對工會檔案工作重要性認識不足。檔案員的認識水平?jīng)Q定工會檔案管理工作水平的高低。由于受編制限制，高校工會檔案員幾乎都是兼職，對工會檔案工作的重要性認識不足，工作動力不足，檔案管理工作成效不大。在個別高校，維護職工權(quán)利和福利等工作占據(jù)了檔案員的絕大部分時間，工會檔案管理成了工會工作的盲區(qū)，檔案材料流失嚴重。

其次，業(yè)務能力有待提高。由于是兼職管理檔案，相當一部分高校工會檔案員不熟悉現(xiàn)代檔案信息處理工具，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，也很少有時間和機會外出學習，進行檔案管理業(yè)務水平提升，檔案收集、整理能力有限，對檔案資源信息的開發(fā)利用能力有待提高。有的檔案員保密意識不強，不時泄露涉及個人隱私的檔案信息。

第三，人手嚴重不足。隨著高校工會工作范圍向困難幫扶、仲裁調(diào)解、婦女權(quán)益保障、醫(yī)療互助的拓展，重要資料越來越多，本來就很忙的工會檔案員更是力不從心。再加上經(jīng)費緊張，優(yōu)秀人才進不來，留不住，高校工會檔案管理隊伍素質(zhì)難以提質(zhì)上檔，影響了高校工會檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.2檔案管理數(shù)字化程度不高

檔案的一個重要功能就是備查，檔案資源如果沒有得到充分的開發(fā)利用，就失去了保存的價值。近年來，各行各業(yè)都在加快信息化步伐，但由于受基礎(chǔ)設施和技術(shù)應用方面的限制，高校工會檔案工作信息化程度還不夠高，跟不上時代的節(jié)奏，制約了檔案資料的收集整理和開發(fā)利用，檔案資料在指導工會工作方面的價值和作用不能充分發(fā)揮出來。再加上一些高校工會檔案員信息技術(shù)水平低，縱然有先進的設備也得不到充分利用。因為信息化程度低，高校工會日常工作中形成的信息資料大部分以紙質(zhì)形式存在，管理以手工為主，耗時費力，效率不高。造成信息流通不暢、利用價值低、資源共享困難等問題，難以滿足人們對高校工會檔案信息的需要。

2提高高校工會檔案工作效率策略探討

鑒于當前高校工會檔案工作存在的問題，高校應重視和加強工會檔案工作，按照檔案工作規(guī)律的要求，加強工會檔案工作隊伍建設和檔案信息化建設，實現(xiàn)從手工管理向數(shù)字管理、從存儲為主向開發(fā)利用為主的轉(zhuǎn)變，提高高校工會檔案工作效率，充分發(fā)揮高校工會檔案的信息價值和社會作用。

2.1學校重視

首先，將高校工會檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。高校工會檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，應該納入學校整體發(fā)展規(guī)劃之中，從人、財、物等方面予以傾斜，為工會檔案工作創(chuàng)造良好的條件，保證檔案信息收集、整理、開發(fā)工作的順利開展。特別是要根據(jù)需要足額配備并及時補充高素質(zhì)檔案員，在檔案管理基礎(chǔ)設施方面加大資金投入。

其次，加強對工會檔案員的教育培訓。學校要將檔案員培訓列入學校常規(guī)師資培訓計劃，創(chuàng)造條件，提供機會，采取各種措施加強工會檔案員教育培訓，特別要定期派送檔案員外出參加檔案數(shù)字化、檔案編研、檔案業(yè)務交流等培訓活動，更新知識，拓展技能，提升檔案員的職業(yè)道德修養(yǎng)和業(yè)務能力。

第三，嚴格考評。高校要高校要健全工會檔案工作的督查制度，擬定科學的考評指標體系，加強對工會檔案工作的監(jiān)督檢查和評估，及時了解管理情況，解決管理工作中存在的問題。對在工會檔案的收集、整理、保護、開發(fā)、研究工作中成績突出的人員，應認可他們在檔案工作中取得的成績，并予以表彰和獎勵，鼓勵他們再接再厲，為高校工會檔案事業(yè)做出更大貢獻。對玩忽職守造成檔案損壞、丟失的人員，涂改、偽造檔案的人員，應予以嚴懲，直至追究其刑事責任。同時，又要體現(xiàn)人文關(guān)懷，情感留人，事業(yè)留人。有條件的高校，多為工會檔案員評聘檔案系列專業(yè)技術(shù)職稱提供方便。

2.2個人努力

首先，提高對檔案工作重要性的認識。檔案員要強化對高校工會檔案工作重要性的意識，認識到工會檔案信息的特殊價值。重視檔案工作，愛崗敬業(yè)，勇于擔當，從收集、整理，到加工、開發(fā)，每一步都要全身心投入。同時，檔案員還要牢固樹立宣傳意識，充分利用工會檔案信息在教職工中廣泛開展宣傳教育活動，發(fā)揮檔案的文化教育功能。

其次，重視業(yè)務知識和工作經(jīng)驗的積累。檔案員要牢固樹立終身學習意識，業(yè)余時間應多學習檔案管理相關(guān)知識，使自己熟悉檔案材料的收集、分類、編號、裝訂等基本環(huán)節(jié)及其操作規(guī)程。如，材料的歸檔要符合《高等學校檔案管理辦法》、《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等相關(guān)文件的要求。同時，要在實踐中不斷積累檔案工作經(jīng)驗，探索檔案工作規(guī)律，不斷改進高校工會檔案工作方法。

第三，提高信息開發(fā)能力。檔案員要立足實際，對工會檔案進行開發(fā)利用，經(jīng)過認真反思，全面總結(jié)，從中發(fā)現(xiàn)有益的啟示，推動高校工會不斷提高管理質(zhì)量，充分發(fā)揮橋梁作用。定期檢查、總結(jié)檔案管理工作，不斷提高工會檔案管理水平。高校工會檔案員還要掌握一定的檔案保護技術(shù)，能夠及時修復破損、褪色、霉變的檔案，或進行掃描處理，加工成電子檔案。通過綜合加工，深度開發(fā)，形成高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，更好為學校教職工服務。

2.3技術(shù)支持

為了隨時反映工會組織和會員的變動情況，及時了解上級工會的大政方針，總結(jié)推廣基層工會的先進經(jīng)驗，提高工會檔案材料的共享程度，避免重復勞動，整體提高檔案管理工作效率，高校工會檔案管理急需提高信息化程度。

首先，加強檔案管理信息系統(tǒng)建設。學校工會檔案信息管理系統(tǒng)建設是檔案管理信息化建設的關(guān)鍵，是規(guī)范檔案信息管理、提高信息利用率的技術(shù)基礎(chǔ)。檔案信息管理系統(tǒng)的建成，將快速提高信息共享和獲取效率。工會工作進展、教代會資料、先進教職工事跡、文娛活動安排等文字、聲像資料隨時可以查詢、下載，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)信息共享，提高了信息的時效性。可以對教職工關(guān)心的重大議題進行討論，分析，暢通輿論渠道。各種表格可以在系統(tǒng)內(nèi)生成，各種文件實現(xiàn)電子傳遞，免掉了手工操作之苦，節(jié)約了勞動成本，提高了工作效率。實現(xiàn)信息化管理，不僅檔案材料的接收、存貯、查找等工作比較輕松，還可以提高檔案資料的再利用效率。需要注意的是，檔案管理信息系統(tǒng)建設要選購高性能的設備，使用標準的軟件，采用先進的信息技術(shù)，以免造成數(shù)據(jù)混亂，影響信息流通。涉密檔案的數(shù)字化要嚴格遵守保密規(guī)定。由于高校工會檔案信息系統(tǒng)建設牽涉面廣，內(nèi)容繁雜，需要多部門分工協(xié)作才能完成，因此，要從學校層面進行總體設計，分層實施，保證信息系統(tǒng)多層次、全方位發(fā)揮信息輸送、成果展示、人才培養(yǎng)的重要作用。

其次，普及電子檔案管理規(guī)范體系和技術(shù)方法。高校工會在工作中生成大量的電子材料，電子文件在歸檔、管理、查詢等方面有不同的特點，有獨立的規(guī)范體系和技術(shù)方法。電子檔案的管理要符合《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等文件的規(guī)定。這就要求工會檔案員具備一定的信息技術(shù)水平，才能保證高校工會檔案管理工作的正常開展。因此，工會要加大對檔案員的信息技術(shù)培訓，提高他們的軟件開發(fā)運用能力和檔案管理業(yè)務能力，激勵他們充分發(fā)揮能動性和創(chuàng)造性，為高校工會檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻更大力量。

總之，高校工會檔案工作是高校工會工作的重要組成部分，隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校工會檔案工作扮演著越來越重要的角色，不僅為高校工會工作提供重要信息資源，還肩負服務高?？茖W決策、民主管理提供準確、全面的信息支撐的重要任務。高校工會檔案員要提高對工會檔案工作重要性的認識，努力積累相關(guān)業(yè)務知識和工作經(jīng)驗，提高信息技術(shù)水平和檔案信息加工、運用能力，創(chuàng)造性搞好搞好檔案工作。高校要重視工會檔案管理工作，不斷完善管理制度，持續(xù)加強隊伍建設和信息化建設，加大資金投入，更新技術(shù)設備，加大檔案信息開發(fā)力度和研究成果運用力度，提高工會檔案工作質(zhì)量。進一步發(fā)揮高校工會凝聚人心，激發(fā)智慧的功能，調(diào)動教職工積極參與到高校改革發(fā)展事業(yè)中來。

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