淺談辦公室綜合管理工作

呂健

摘 要：辦公室做為多項(xiàng)職能的綜合管理辦事機(jī)構(gòu)，處于承上啟下、溝通內(nèi)外，綜合協(xié)調(diào)、督促檢查和服務(wù)保障的重要位置，不僅要在公司內(nèi)部履行參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)的職能，還要全面負(fù)責(zé)公司的勞資管理、文秘、后勤服務(wù)、合同管理等等工作，千頭萬(wàn)緒，紛繁復(fù)雜，辦公室工作的好壞直接影響公司工作的成效。

關(guān)鍵詞：公室；綜合事務(wù)；管理提升

1前言

講大局、講奉獻(xiàn)、堅(jiān)守崗位、履職盡責(zé)，為全面完成全年任務(wù)而努力奮斗。這是年初公司總經(jīng)理在全體職工大會(huì)上提出的工作要求。抓好各項(xiàng)工作推進(jìn)，從所處的內(nèi)外環(huán)境作出剖析，明確、嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，牢固樹(shù)立責(zé)任意識(shí)和危機(jī)意識(shí)，提高管理水平和整體實(shí)力，保障公司和諧穩(wěn)定健康持續(xù)發(fā)展。

2 辦公室綜合管理的重要性

辦公室是公司的窗口部門(mén)，代表公司的形象，具有舉足輕重的地位。它直接服務(wù)于公司領(lǐng)導(dǎo)班成員，起著協(xié)調(diào)各處室、承上啟下的重要作用，是上傳下達(dá)、下情上達(dá)的樞紐。全面負(fù)責(zé)管理公司辦文、辦會(huì)、辦事、辦公、勞資管理、合同管理的綜合機(jī)構(gòu)。工作千頭萬(wàn)緒，紛繁復(fù)雜，事事來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，任何一個(gè)小的疏漏，都有可能造成大的失誤，稍有不慎就可能影響公司整體或全局。充分認(rèn)識(shí)辦公室綜合管理工作的重要性，對(duì)確保各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)正確決策，提高辦事效率，推動(dòng)公司發(fā)展，具有十分重要的意義。

3 辦公室現(xiàn)狀

由于公司是多經(jīng)性質(zhì)，存在一定的人員安置職能，其中工傷及長(zhǎng)期病重等特殊情況人員就占總?cè)藬?shù)的15%，還有一部分人員是由于各種原因無(wú)法從事生產(chǎn)崗位而調(diào)入，且由于是老廠，職工思想比較守舊，工作積極性不高，部分職工存在混日子的思想，職工在年齡和綜合素質(zhì)方面都不盡人意。辦公室現(xiàn)有行政管理人員6人，其中50歲以上為2人，占人員比例的33%，部門(mén)平均年齡42.8歲，原始學(xué)歷大專(zhuān)以上僅2人。且勞資管理人員剛剛退休，按照公司統(tǒng)一安排暫無(wú)法補(bǔ)給人員，要求內(nèi)部進(jìn)行協(xié)凋?，F(xiàn)有人員滿足不了辦公室崗位職責(zé)的需求，所以要從部門(mén)的內(nèi)外環(huán)境做出剖析，尋找解決問(wèn)題的方法。

4 辦公室存在的問(wèn)題

4.1職工綜合素質(zhì)和思想覺(jué)悟有待提高

辦公室管理工作是否井然有序開(kāi)展，直接取決于職工隊(duì)伍的素質(zhì)和能力，即與職工的素質(zhì)能力密切相關(guān)。辦公室管理人員存在工作責(zé)任心不強(qiáng)和綜合素質(zhì)較低的問(wèn)題。存在學(xué)習(xí)主動(dòng)性差的情況，部分人員對(duì)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)不熱衷，對(duì)自身要求不高，做事比較拖踏，滿足現(xiàn)狀等現(xiàn)象。業(yè)務(wù)水平和管理執(zhí)行能力有待提高，制約著工作的協(xié)調(diào)與執(zhí)行，阻礙了辦公室管理工作的健康發(fā)展。且辦公室工作瑣碎復(fù)雜，經(jīng)常費(fèi)力不討好，比較容易受到領(lǐng)導(dǎo)和同事的不滿，非常容易得罪人，沒(méi)有其他處室同事的工作崗位性質(zhì)單一，致使辦公室管理人員不愿意多管事、多干事并產(chǎn)生不良緒。

4.2 協(xié)調(diào)組織能力效率偏低

雖然公司重視制度管理，目前與工作相關(guān)的各項(xiàng)管理制度均已建立，但執(zhí)行時(shí)間較長(zhǎng)，部分制度已不能滿足現(xiàn)在工作的需要，且在實(shí)際的管理工作中，常常會(huì)遇到制度的落實(shí)與具體事務(wù)之間存在沖突的情況。辦公室管理人員無(wú)法科學(xué)高效地協(xié)調(diào)好工作中出現(xiàn)的具體問(wèn)題和沖突，且往往需要通過(guò)多種較復(fù)雜的程序才能解決問(wèn)題，致使辦事效率低下。總之，辦公室在組織協(xié)凋方面的表現(xiàn)差強(qiáng)人意，需要從制度和具體的行為上不斷調(diào)整。

5 提升辦公室管理的幾點(diǎn)建議

5.1職責(zé)梳理清晰，效率提升，確保履職到位

辦公室管理工作有很強(qiáng)的實(shí)效性和針對(duì)性，往往在實(shí)際操作中，尤其是現(xiàn)在人員不足、崗位不清晰的情況下，經(jīng)常發(fā)生部分崗位工作界線不清晰，容易造成崗位之間形成重疊或銜接空白現(xiàn)象，最終導(dǎo)致某項(xiàng)工作無(wú)人完成或反復(fù)處理，從而導(dǎo)致人力資源浪費(fèi)和管理混亂。嚴(yán)重時(shí)將引起無(wú)處追責(zé)問(wèn)題，造成職工失去工作積極性，出現(xiàn)工作推諉扯皮影響工作按期完成，大大降低工作效率。且由于辦公室存在大量領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作，崗位職權(quán)交錯(cuò)設(shè)置模糊，將使工作分配混亂。所以職工要明確職工的具體崗位職責(zé)，才能權(quán)責(zé)分明，更好地保證工作質(zhì)量。為明確各崗位需要、完成的工作內(nèi)容以及應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任范圍，辦公室組織重新疏理并精細(xì)化崗位職責(zé)，理順崗位配合關(guān)系，更好地提高工作效率和工作質(zhì)量，進(jìn)而提高其針對(duì)性、實(shí)效性和效率水平。

5.2 樹(shù)立規(guī)矩意識(shí)，規(guī)范制度管理

深化運(yùn)用扎緊制度“籠子”。工作要落實(shí)，制度是保證。第一是為做好管理提升的制度保障，進(jìn)一步強(qiáng)化規(guī)矩意識(shí)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。在公司領(lǐng)導(dǎo)的密切指導(dǎo)下，陸續(xù)修訂了《總經(jīng)理工作會(huì)議議事規(guī)則》、《督辦管理制度》、《房屋租賃管理辦法》和《合同管理辦法》等規(guī)章制度，確保工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化地運(yùn)作，從而提高工作質(zhì)量與效能。第二是繼續(xù)加大制度執(zhí)行力度，認(rèn)真落實(shí)合同簽約資質(zhì)審查，合同申報(bào)、合同簽約進(jìn)度跟蹤等工作，從源頭堵住不完善合同的發(fā)生，使經(jīng)營(yíng)管理工作穩(wěn)中有升，形成提高經(jīng)營(yíng)管理的長(zhǎng)效機(jī)制。第三是要經(jīng)常進(jìn)行監(jiān)督檢查制度的落實(shí)情況，嚴(yán)肅查處違反制度的事和人，必須做到令行禁止，違者必究，使制度成為職工自覺(jué)遵守的行為準(zhǔn)則。

5.3 加強(qiáng)職工思想作風(fēng)建設(shè)

鑒于辦公室的綜合管理職能，辦公室管理人員必須具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和水平，同時(shí)也要有過(guò)硬的工作作風(fēng)和政策理論素養(yǎng)，所以加強(qiáng)辦公室思想作風(fēng)建設(shè)首當(dāng)其沖。首先，要提高職工業(yè)務(wù)政策理論水平。在日常工作中無(wú)論對(duì)上請(qǐng)示報(bào)告、對(duì)下行文，還是合同管理及日常事務(wù)處理，都要堅(jiān)持政策的剛性，每位管理人員都要遵守和學(xué)習(xí)單位管理制度和上級(jí)文件要求，確保行文處事要單位核心價(jià)值觀、黨的方針路線和單位制度流程相符。同時(shí)牢固樹(shù)立為全局服務(wù)理念，增強(qiáng)抓落實(shí)的責(zé)任和效率意識(shí)，做到不論內(nèi)外來(lái)訪或日常事務(wù)處理，都要做到謙遜、熱情、認(rèn)真，不許發(fā)生門(mén)難進(jìn)、臉難看、事難辦現(xiàn)象，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓群眾滿意。

5.4 加強(qiáng)綜合協(xié)凋能力

辦公室綜合管理要服務(wù)大局，發(fā)揮綜合協(xié)凋職能，確保政令暢通、上傳下達(dá)的重要管理部門(mén)。辦公室每天面臨著各種突發(fā)或繁雜的工作，必須加強(qiáng)辦公室的綜合協(xié)凋能力，要求辦公室工作人員掌握公關(guān)技能，學(xué)習(xí)掌握協(xié)凋的藝術(shù)和解決各方面矛盾的方法，處理好與各級(jí)別、各部門(mén)之間的問(wèn)題，通過(guò)辦公室的居中協(xié)凋，保證領(lǐng)導(dǎo)的決策和批示落實(shí)到位，推動(dòng)全局性活動(dòng)有效實(shí)施，促進(jìn)重大突發(fā)事件的妥善解決保證領(lǐng)導(dǎo)決策實(shí)施到位。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公室綜合事務(wù)工作管理水平的高低，是衡量公司全面發(fā)展的重要指標(biāo)。因此，必須制定崗位職責(zé)規(guī)約范，完善各項(xiàng)規(guī)章制度和工作監(jiān)督體系，使職工明確職能權(quán)限，強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)，做到自我束、自我控制，發(fā)揮自己主觀能動(dòng)性的管理方式，積極協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作，進(jìn)一步增加部門(mén)凝聚力，提升辦公室綜合管理的整體水平。要凝心聚力，砥礪前行，號(hào)召動(dòng)員大家講大局、講奉獻(xiàn)、堅(jiān)守崗位、履職盡責(zé)，為公司的和諧穩(wěn)定和健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]淺談辦公室工作的量化管理-《辦公室業(yè)務(wù)》