淺談信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)管理帶來(lái)的提升

江好

摘要：在全球經(jīng)濟(jì)一體化的大背景下，信息化管理已經(jīng)成為企業(yè)提升管理效能，促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的必要模式。本文結(jié)合當(dāng)前國(guó)內(nèi)外業(yè)內(nèi)單位對(duì)信息化的建設(shè)情況，及企業(yè)近年來(lái)對(duì)信息化建設(shè)的各項(xiàng)舉措，從提升管理的必要性出發(fā)，提出了信息化建設(shè)的原則及實(shí)施方案，并介紹了企業(yè)通過(guò)信息化建設(shè)對(duì)日常管理帶來(lái)的提升。

關(guān)鍵詞：信息化 協(xié)同工作 管理提升

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的日益發(fā)展，信息化成了當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢(shì)，是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)變革的重要力量。企業(yè)開展信息化作為有效提高生產(chǎn)力的先進(jìn)方式，不僅是國(guó)家部委的要求，更是建筑企業(yè)適應(yīng)當(dāng)前激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障，是夯實(shí)管理基礎(chǔ)、提升管理水平、提高決策質(zhì)量、增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力的必然選擇。十二局一公司作為世界500強(qiáng)企業(yè)中國(guó)鐵建的子公司，隨著企業(yè)的不斷壯大發(fā)展，逐步形成目前以創(chuàng)新的經(jīng)營(yíng)理念、高新技術(shù)手段、現(xiàn)代管理模式為導(dǎo)向，面向全國(guó)乃至海外，年施工能力過(guò)百億的施工企業(yè)，在中國(guó)鐵建更多地承攬海外工程的同時(shí)，無(wú)論是從提升企業(yè)管理效能還是同國(guó)際接軌的角度，都要求企業(yè)建立起一個(gè)涵蓋全業(yè)務(wù)的綜合協(xié)同工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)、管理、決策三位一體的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，為企業(yè)整體發(fā)展提供戰(zhàn)略支撐平臺(tái)。

1 信息化建設(shè)環(huán)境分析

1.1 市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需要 當(dāng)前建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，企業(yè)進(jìn)入微利時(shí)代，成本競(jìng)爭(zhēng)的壓力越來(lái)越大，迫切需要集約化經(jīng)營(yíng)和精細(xì)化管理。同時(shí)，隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，涉及領(lǐng)域不斷多元化，對(duì)我們的管理方式提出了新的更高的要求。目前，救火式的管理、疲于奔命的管理不能與現(xiàn)實(shí)適應(yīng)。我們必須建立與之適應(yīng)的管理手段，而信息化則可以促進(jìn)管理精細(xì)化、資源利用高效化，是企業(yè)科學(xué)管理的有力支撐。

1.2 行業(yè)內(nèi)企業(yè)發(fā)展的要求 當(dāng)前，國(guó)內(nèi)外的建筑同行，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)逐漸趨于統(tǒng)一。眾多企業(yè)，都把信息化作為轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、實(shí)現(xiàn)跨越發(fā)展的重要驅(qū)動(dòng)力，作為做強(qiáng)做優(yōu)的重要保障措施，大力發(fā)揮信息化在實(shí)施轉(zhuǎn)型升級(jí)、跨國(guó)經(jīng)營(yíng)、精益管理、資源優(yōu)化等方面的關(guān)鍵作用，推動(dòng)企業(yè)突破發(fā)展瓶頸，奪取企業(yè)發(fā)展新高點(diǎn)。

美國(guó)的施工企業(yè)，80%以上都在使用各類管理軟件。日本的大成建設(shè)、鹿島建設(shè)，信息系統(tǒng)覆蓋率達(dá)到了95%。國(guó)內(nèi)的中國(guó)中鐵、中交、中水、中建、中冶、葛洲壩集團(tuán)等同行，都在大力推進(jìn)信息化建設(shè)，并都取得了一定的效果。

2 信息化建設(shè)現(xiàn)狀

公司的信息化建設(shè)數(shù)年來(lái)先后推廣應(yīng)用了多項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)公司文檔管理、業(yè)務(wù)流程規(guī)范管理等方面起了重要的作用。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，特別是國(guó)家有關(guān)部委對(duì)央企要求的不斷提高，各項(xiàng)行業(yè)規(guī)章的不斷完善，以往的辦公系統(tǒng)已經(jīng)不再滿足企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需求。特別是數(shù)據(jù)共享及數(shù)據(jù)分析上，舊系統(tǒng)均獨(dú)立開發(fā)互不溝通，導(dǎo)致關(guān)聯(lián)性較差，存在大量的重復(fù)建設(shè)、數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，在給操作帶來(lái)了不便的同時(shí)，更加重了員工的工作量，在信息化建設(shè)的推行過(guò)程中引起了不小的阻力和排斥。因此，如何更進(jìn)一步建立起一套功能完善滿足日常業(yè)務(wù)需求，且簡(jiǎn)單易用的系統(tǒng)，構(gòu)筑有效的信息化監(jiān)管體系，最終達(dá)到為企業(yè)降本增效的目標(biāo)，成了企業(yè)信息化建設(shè)當(dāng)前所面臨的首要問(wèn)題。

3 信息化建設(shè)情況解析

結(jié)合當(dāng)前國(guó)內(nèi)形勢(shì)及企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大的同時(shí)，本著最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)綜合管理水平的提高，增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，逐漸摸索出了一套企業(yè)信息化建設(shè)的實(shí)施方案。

3.1 從需求入手建設(shè)工作平臺(tái) 公司的信息化建設(shè)始終貫徹從企業(yè)自身實(shí)際出發(fā)，從管理需求入手的原則，協(xié)同軟件公司定制了一套全業(yè)務(wù)綜合協(xié)同辦公平臺(tái)，并預(yù)留各業(yè)務(wù)模塊接口后逐項(xiàng)開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)功能全覆蓋。對(duì)系統(tǒng)要求可以實(shí)現(xiàn)以下功能：①實(shí)現(xiàn)信息共享，加強(qiáng)溝通協(xié)作；②建立誠(chéng)信檔案庫(kù)，抵制不良合作商；③實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)電子化，并開發(fā)移動(dòng)客戶端，提高工作效率；④提供大數(shù)據(jù)決策分析功能，提高企業(yè)效率。

3.2 平臺(tái)建設(shè)開發(fā)的原則 從公司實(shí)際業(yè)務(wù)入手，結(jié)合信息化建設(shè)以往使用舊系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，提出了下列建設(shè)原則：

①先建框架，獨(dú)立開發(fā)。針對(duì)全業(yè)務(wù)平臺(tái)的全面性，先期要求將平臺(tái)主體結(jié)構(gòu)搭建，并預(yù)留多個(gè)系統(tǒng)接口，為后續(xù)系統(tǒng)的整合提供基礎(chǔ)。其他各項(xiàng)平臺(tái)內(nèi)的子系統(tǒng)，在框架建立后，再根據(jù)實(shí)際情況獨(dú)立開發(fā)，互不影響，但數(shù)據(jù)庫(kù)共享，避免后期的重復(fù)建設(shè)。

②試點(diǎn)先行，分級(jí)管理。為了避免下級(jí)單位對(duì)系統(tǒng)的抵觸，盡可能將完善系統(tǒng)后再進(jìn)行推廣，這需要系統(tǒng)先期部署一個(gè)小范圍，以便今后應(yīng)用擴(kuò)散的方便性、可復(fù)制性，優(yōu)先完成一個(gè)試點(diǎn)單位的部署，以便獲得成熟經(jīng)驗(yàn)、能夠良好把握應(yīng)用的人力資源積累、規(guī)避已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題，節(jié)約時(shí)間成本，最后著手進(jìn)行橫向推廣到全公司。在系統(tǒng)全面推廣后，再進(jìn)行分級(jí)授權(quán)，分級(jí)管理，以便在系統(tǒng)框架內(nèi)各級(jí)定制專屬的信息化管理模式，增強(qiáng)系統(tǒng)實(shí)用性。

3.3 全業(yè)務(wù)綜合協(xié)同工作平臺(tái)的應(yīng)用情況 經(jīng)過(guò)多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體員工大力支持，全業(yè)務(wù)綜合協(xié)同工作平臺(tái)已經(jīng)在公司數(shù)個(gè)領(lǐng)域開展推廣應(yīng)用。公司為后臺(tái)導(dǎo)入了上千條人員信息，并建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬯P(guān)系，同時(shí)制作了平臺(tái)操作手冊(cè)及視頻，并針對(duì)經(jīng)營(yíng)管理、勞務(wù)管理、公文流轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)舉行了數(shù)次培訓(xùn)。此外為了倒逼員工參與系統(tǒng)平臺(tái)應(yīng)用，公司不僅下發(fā)多份通知且關(guān)停了以往的各類公文流轉(zhuǎn)渠道，并下發(fā)正式公文確保信息化推進(jìn)有法可依。

此外，在保證該平臺(tái)各系統(tǒng)良好運(yùn)行的前提下，不斷開發(fā)新業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并加入平臺(tái)統(tǒng)一集成，進(jìn)一步對(duì)系統(tǒng)中存在的未達(dá)到管理目標(biāo)要求和業(yè)務(wù)流程的地方進(jìn)行優(yōu)化，使之趨于成熟和完善。同時(shí)，為了解決平臺(tái)的兼容性問(wèn)題，開發(fā)了平臺(tái)兼容性維護(hù)軟件，并實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)修復(fù)功能，大大提高了平臺(tái)的通用性。

3.4 信息化建設(shè)中易出現(xiàn)的問(wèn)題 國(guó)有企業(yè)管理模式的制約，導(dǎo)致各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化了解程度不夠，對(duì)推進(jìn)信息化的重要性、緊迫性認(rèn)識(shí)較低，往往將其當(dāng)成是應(yīng)付差事對(duì)待，信息化執(zhí)行能力大打折扣；信息化工作機(jī)構(gòu)不順暢，尚未建立規(guī)模適度、上下對(duì)應(yīng)、責(zé)權(quán)對(duì)等的信息化部門；信息化工作受重視程度不夠，缺乏培訓(xùn)與激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致信息化專業(yè)人員數(shù)量短缺、結(jié)構(gòu)不合理、技能不精。這些問(wèn)題往往給信息化建設(shè)帶來(lái)諸多不便，嚴(yán)重影響了信息化建設(shè)進(jìn)度，導(dǎo)致信息化建設(shè)浮于表面，未能真正服務(wù)于企業(yè)，造成資源浪費(fèi)。

4 信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)管理帶來(lái)的提升

企業(yè)信息化建設(shè)實(shí)質(zhì)上是將企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)過(guò)程數(shù)字化，通過(guò)各種信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)加工生產(chǎn)新的信息資源，提供給各層次的人們洞悉、觀察各類動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)中的一切信息，以作出有利于生產(chǎn)要素組合優(yōu)化的決策，使企業(yè)資源合理配置，以使企業(yè)能適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，求得最大的經(jīng)濟(jì)效益。

4.1 平臺(tái)推廣提升管理時(shí)效性 ①業(yè)務(wù)辦理效率提升，辦理的即時(shí)性大大提高，特別是移動(dòng)辦公功能的實(shí)現(xiàn)，解決了以往由于出差，無(wú)法收發(fā)文件的難題，同時(shí)也節(jié)省了紙張，更加節(jié)能環(huán)保。②文件和工作都被自動(dòng)有序地及時(shí)流轉(zhuǎn)，已辦工作、待辦工作清晰明了，流程記錄清晰，責(zé)任分工明確，也減少了工作量，降低了發(fā)生工作漏辦的風(fēng)險(xiǎn)。③信息發(fā)布平臺(tái)加強(qiáng)了內(nèi)部信息的有效共享。

4.2 加強(qiáng)溝通和融合 平臺(tái)加強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門的信息流通和業(yè)務(wù)融合，杜絕“信息孤島”現(xiàn)象，提升了企業(yè)管理工作效率。

4.3 促進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化 規(guī)范了企業(yè)管理流程，將各業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化，使企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理從“自由駕駛”轉(zhuǎn)變成了“軌道交通”，從而推動(dòng)了管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

4.4 為企業(yè)項(xiàng)目集中管控創(chuàng)造便利 對(duì)于公司領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門來(lái)說(shuō)，平臺(tái)的投入使用做到了足不出戶就可以實(shí)時(shí)查詢到某項(xiàng)目、某業(yè)務(wù)模塊的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理從報(bào)表式的被動(dòng)管理向?qū)崟r(shí)監(jiān)控式的主動(dòng)管理轉(zhuǎn)變，從而起到“防范腐敗、防范弄虛作假”的目的。

4.5 實(shí)現(xiàn)了文檔管理信息化 平臺(tái)的文檔管理在保存各類業(yè)務(wù)文件、報(bào)表的同時(shí)，還將各類優(yōu)秀的施工工法不斷積累，且能即時(shí)管理、更新每個(gè)部門的工作資料，不但避免了查找紙質(zhì)文件的繁雜性，減少工作量的同時(shí)還給企業(yè)最大限度地降低人員離職時(shí)所帶來(lái)的人事成本。

5 結(jié)束語(yǔ)

信息化建設(shè)，是企業(yè)精細(xì)化管理重要組成部分，是提高管理水平和集中管控能力，實(shí)現(xiàn)管理提升，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、快速、健康發(fā)展的重要途徑。只有統(tǒng)一思想，下定決心，堅(jiān)定信念，大力推進(jìn)信息化建設(shè)，才能破解發(fā)展難題，創(chuàng)新發(fā)展模式，迎來(lái)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的新局面。

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