高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化的難點及應(yīng)對之策

羅曉哲

摘要：現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，高校內(nèi)部學(xué)生檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。隨著各項檔案管理法律法規(guī)的推行，學(xué)生檔案管理工作逐漸成為了高校檔案管理工作中的重點，并且成為了一項新的檔案類別?！皩W(xué)生類”檔案對于學(xué)生的學(xué)習(xí)和成長活動情況進(jìn)行了記錄，實現(xiàn)“學(xué)生類”檔案數(shù)字化管理，可以有效地提高檔案管理成效。

關(guān)鍵詞：高等院校 “學(xué)生類”檔案 檔案數(shù)字化 難點

1 概述

隨著高校教學(xué)管理水平的不斷提高，在新時期相關(guān)高校檔案管理法律法規(guī)的推行形勢下，學(xué)校的“學(xué)生類”檔案管理工作逐漸成為了當(dāng)前高校檔案管理工作的重點。“學(xué)生類”成為了新的檔案管理類別，并且受到了高校檔案管理者的重視?！皩W(xué)生類”檔案可以對于學(xué)生的在校學(xué)習(xí)情況進(jìn)行記錄，并且保證了學(xué)生檔案的完整性，提高了學(xué)生人事檔案的真實性。與此同時，在進(jìn)行相關(guān)檔案查詢工作時，“學(xué)生類”也提供了完善的在校期間信息，滿足了多種活動的檔案查閱需求。在高校開展檔案管理工作中，“學(xué)生類”檔案管理工作是新的實踐研究方向。在高校檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展不斷完善的形勢下，“學(xué)生類”檔案管理也要與時俱進(jìn)地進(jìn)行改進(jìn)，積極地引入數(shù)字化建設(shè)。通過構(gòu)建一套科學(xué)、完善、高效的檔案管理系統(tǒng)，對于“學(xué)生類”檔案進(jìn)行科學(xué)地管理與利用，是新時期“學(xué)生類”檔案管理工作的研究重點。本文分析了當(dāng)前高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的難點，并提出了相應(yīng)的對策，以期提高我國高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)成果。

2 當(dāng)前高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的難點

2.1 檔案管理不規(guī)范 根據(jù)我國《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，高校在開展檔案管理工作中，需要對于具有價值的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的保存，包括了學(xué)生的入學(xué)信息、體檢信息、獎懲信息、學(xué)籍信息、中學(xué)信息、畢業(yè)生登記信息、團(tuán)組織信息、黨組織信息等都要進(jìn)行歸檔。但是，現(xiàn)階段大多數(shù)高校在對“學(xué)生類”檔案管理上，管理缺乏一個有效的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)檔案管理工作不夠規(guī)范，經(jīng)常會存在檔案缺失的問題。與此同時，部分高校缺乏對“學(xué)生類”檔案管理工作的有效支持，這一系列的問題都不利于“學(xué)生類”檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行。

2.2 管理結(jié)構(gòu)不完善 很多高校對于“學(xué)生類”檔案管理上，與傳統(tǒng)檔案采用同樣的管理方式，并且管理上存在很多的不規(guī)范現(xiàn)象。對于一些學(xué)校來說，其“學(xué)生類”檔案管理交由學(xué)校統(tǒng)一管理，而另一些學(xué)校則采用分類管理的模式，并且不同學(xué)院的學(xué)生由不同學(xué)院分管。與此同時，在管理過程中，管理流程難以適應(yīng)“學(xué)生類”檔案內(nèi)容的復(fù)雜性，經(jīng)常會存在管理過程中信息不完全的問題，整體管理結(jié)構(gòu)與流程不夠完善。

2.3 管理監(jiān)督的缺失 我國相關(guān)高校的檔案管理規(guī)范，對于“學(xué)生類”檔案管理提出明確的需求，并且將“學(xué)生類”檔案的內(nèi)容進(jìn)行了統(tǒng)一的確定與劃分。但是，對于檔案管理過程中信息真實性的監(jiān)管來說，卻帶來了一定的難度。學(xué)生入學(xué)時一些信息是由學(xué)生自行進(jìn)行填寫，部分學(xué)生對于檔案信息沒有足夠的認(rèn)識，在填表時不認(rèn)真，相關(guān)信息質(zhì)量不足，并且準(zhǔn)確性也難以得到保證。與此同時，部分學(xué)生在檔案信息填寫的過程中弄虛作假，對于自己的身份和學(xué)校進(jìn)行虛構(gòu)，使得“學(xué)生類”檔案信息存在一定的誤差。管理和監(jiān)督方面的難度較高，是現(xiàn)階段“學(xué)生類”檔案管理工作中一個重點的問題。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高 “學(xué)生類”檔案管理工作開展的過程中，數(shù)字化建設(shè)需要依靠高素質(zhì)的管理人員來進(jìn)行推動?！皩W(xué)生類”檔案管理工作相對于傳統(tǒng)檔案管理工作來說，其管理內(nèi)容更加復(fù)雜，并且相關(guān)管理需求和指標(biāo)更多。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，部分學(xué)校的從業(yè)人員缺乏足夠的專業(yè)素質(zhì)，并且內(nèi)部人員流動較為頻繁，管理員的計算機(jī)操作能力有所不足，難以與數(shù)字化建設(shè)的需求相適應(yīng)。很多學(xué)校的“學(xué)生類”檔案管理人員，大多數(shù)都是由其他行政管理人員進(jìn)行兼職，其本身沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)工作，并且對檔案管理工作的認(rèn)識也有很大的不足。人員素質(zhì)水平的限制，是制約現(xiàn)階段“學(xué)生類”檔案管理數(shù)字化建設(shè)的一個重點問題。

2.5 相關(guān)投入不足 相對于高校開展其他類別管理工作來說，檔案管理工作的投入占整體投入成本中很少的一部分。檔案管理工作短時間內(nèi)，難以給高校帶來相對顯著和直接的利益。與此同時，高校管理者對檔案管理工作認(rèn)識不足，并且認(rèn)為“學(xué)生類”檔案管理工作與以往其他類別檔案管理工作區(qū)別較少，數(shù)字化建設(shè)意義不大。管理者重視程度的不足，導(dǎo)致了相關(guān)經(jīng)費投入的不足，從而影響了相關(guān)軟硬件設(shè)施的建設(shè)，抑制了“學(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)。

3 如何應(yīng)對高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的難點

3.1 加強(qiáng)管理 在開展檔案工作中，必須要對于相關(guān)檔案管理的部門進(jìn)行統(tǒng)一，并且構(gòu)建規(guī)范化的檔案管理流程，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。為了保證整個“學(xué)生類”檔案管理工作的準(zhǔn)確性和可靠性，就必須將數(shù)字化建設(shè)納入工作的重點，并且從制度上與組織結(jié)構(gòu)上對數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行支持。在檔案管理組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)上，要針對于“學(xué)生類”檔案的管理成立專門的檔案管理小組，并且指派專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。通過對于高?！皩W(xué)生類”檔案管理組織結(jié)構(gòu)與管理流程的科學(xué)構(gòu)建，將普通檔案管理與“學(xué)生類”檔案管理進(jìn)行區(qū)分，從而實現(xiàn)對檔案管理行為的約束與控制，提高后續(xù)工作開展的效果。在進(jìn)行學(xué)生招錄以及檔案信息錄入時，要對于學(xué)生的各項基礎(chǔ)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的錄入，并且在學(xué)生就讀期間，組織輔導(dǎo)員對于學(xué)生的錄入檔案進(jìn)行真實性檢查，保證錄入的檔案具有真實性和準(zhǔn)確性。在數(shù)字化建設(shè)上，要積極地引用先進(jìn)的技術(shù)平臺，將“學(xué)生類”檔案信息進(jìn)行合理的運用，提高檔案信息的利用效率。在學(xué)生畢業(yè)之后，高校的“學(xué)生類”檔案管理部門在進(jìn)行轉(zhuǎn)檔時，也要做好數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)交?！皩W(xué)生類”檔案管理工作要想真正的實現(xiàn)數(shù)字化的應(yīng)用，就必須對現(xiàn)有工作中的不足進(jìn)行改進(jìn)，轉(zhuǎn)變管理模式和管理流程，重視數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。

3.2 加強(qiáng)宣傳 “學(xué)生類”檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)性的工作，并且其開展過程中有著諸多困難。在開展數(shù)字化建設(shè)的工作中，我們要注重營造一個良好的工作氛圍，并且通過不同渠道來宣傳當(dāng)前“學(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要性與緊迫性，并且提高學(xué)生對于自身檔案的關(guān)注和認(rèn)識，了解檔案的意義。通過開展有效的宣傳工作，也可以提高校領(lǐng)導(dǎo)對“學(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)工作的認(rèn)識，進(jìn)而為“學(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)工作的開展提供完善的執(zhí)行環(huán)境和經(jīng)費支撐，為相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施和軟硬件設(shè)施的建設(shè)提供支持。通過開展有效地宣傳工作，也可以讓高校內(nèi)部的教職工認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并且積極地協(xié)助日?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的開展，促進(jìn)各項檔案管理工作的落實。

3.3 加強(qiáng)培養(yǎng) “學(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的開展，不僅需要外界環(huán)境的支持，其更需要高水平的管理人才來進(jìn)行推動。針對于當(dāng)前相關(guān)檔案管理人員素質(zhì)不足的問題，我們要加強(qiáng)相關(guān)培養(yǎng)和培訓(xùn)工作，積極地組織管理人員參與檔案管理與信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)。與此同時，檔案管理人員也要加強(qiáng)對“學(xué)生類”檔案管理范圍、內(nèi)容以及相關(guān)流程的學(xué)習(xí)。針對于檔案管理工作中需要經(jīng)常運用的一些常見辦公軟件，例如WORD、EXCEL、管理系統(tǒng)等都要進(jìn)行積極地學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并且結(jié)合相關(guān)考核與績效管理，讓檔案管理工作人員的工作積極性和學(xué)習(xí)積極性得到保證，充分的發(fā)揮人才的主動性，來提高“學(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的落實效果。

4 結(jié)束語

總而言之，高校開展檔案管理工作中，數(shù)字化建設(shè)一直是其中的重點內(nèi)容，也是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢。在進(jìn)行“學(xué)生類”檔案管理工作中，我們要認(rèn)識到“學(xué)生類”檔案的重要性，并且明確“學(xué)生類”檔案的內(nèi)容和管理范圍，積極、嚴(yán)格地遵守相關(guān)法律法規(guī)，充分地利用現(xiàn)有學(xué)校內(nèi)部資源，規(guī)范化地開展相關(guān)管理工作，加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)，從而有效地解決當(dāng)前高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的一些難點。

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