高等學(xué)校檔案管理辦法對(duì)高校檔案工作的影響研究

沈?qū)W軍

摘要：自2008年我國(guó)頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》己過(guò)去近10年的時(shí)間，該《管理辦法》特色鮮明，緊跟教育事業(yè)發(fā)展的節(jié)奏，一經(jīng)頒布實(shí)施，確實(shí)為高校的管理工作帶來(lái)了指導(dǎo)意義的作用。眾所周知，高校的穩(wěn)健發(fā)展離不開(kāi)檔案管理辦法奠定的基礎(chǔ)，檔案管理辦法對(duì)檔案工作從領(lǐng)導(dǎo)體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置到工作隊(duì)伍以及工作的內(nèi)容都做出了明確的劃分。本文將就《管理辦法》在實(shí)際工作中對(duì)高等學(xué)校在檔案管理上的影響作出簡(jiǎn)要的分析。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；檔案管理；辦法；檔案工作

引言：

高校日常所展開(kāi)的一系列活動(dòng)，例如學(xué)校的招生、教研以及管理活動(dòng)等，大部分都具有記錄保存的意義，既能作為學(xué)校從創(chuàng)辦以來(lái)的寶貴資料進(jìn)行收集，也能面向社會(huì)大眾傳達(dá)高校自身在教育領(lǐng)域的理念。因此，高校持久穩(wěn)定的發(fā)展，離不開(kāi)依照《管理辦法》為基礎(chǔ)文件的指導(dǎo)。

一、《管理辦法》對(duì)高校檔案管理工作的意義

對(duì)于高校而言，教學(xué)記錄、科研記錄以及學(xué)生在校的信息記錄都是非常寶貴的信息資源，做好了針對(duì)高校培養(yǎng)人才的各項(xiàng)記錄工作，有助于學(xué)校在教育領(lǐng)域中更深入的摸索、探究教學(xué)的模式與方法，也能向社會(huì)大眾交付一份人才培養(yǎng)情況的答卷?！豆芾磙k法》的實(shí)施對(duì)高校的整體意義在于可以為高校梳理以學(xué)生為主體的日?；顒?dòng)的工作要點(diǎn)，也能將學(xué)生、教師、學(xué)院的日常工作及活動(dòng)進(jìn)行收集整理，為學(xué)校提供不斷改進(jìn)活動(dòng)、提高學(xué)生生活學(xué)習(xí)質(zhì)量的有力憑證。

二、適用于《管理辦法》的學(xué)校類型增加

2008年新頒布實(shí)施的《管理辦法》適應(yīng)的對(duì)象已經(jīng)有所擴(kuò)張，各類高校、成人院校等都被納入了《管理辦法》針對(duì)的對(duì)象范圍中，這標(biāo)志著，將扭轉(zhuǎn)我國(guó)各大小院校長(zhǎng)期以來(lái)在檔案信息管理上的不統(tǒng)一、不協(xié)調(diào)的尷尬局面，也有助于在未來(lái)更先進(jìn)的信息化時(shí)代中，為全國(guó)的院校提高一個(gè)資訊共享、信息互通的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，有助于不同院校之間的相互學(xué)習(xí)、借鑒工作，加快各個(gè)院校在教育領(lǐng)域的進(jìn)步，從而提高我國(guó)整體的教育質(zhì)量水平，為更多的求學(xué)者開(kāi)墾更廣闊的天空。

三、高校設(shè)館步伐加快

在以前，高校想要建立屬于自己的檔案館并非易事，除了需要通過(guò)主管部門(mén)的審批同意后，還必須到高校所屬于地的檔案行政管理部門(mén)進(jìn)行備案，針對(duì)高校自身，也要求學(xué)校具備相應(yīng)的條件，例如，申請(qǐng)?jiān)O(shè)館的高校應(yīng)該有50年以上的建校史；全日制學(xué)生在校人數(shù)必須達(dá)到5000人以上；高校校內(nèi)的檔案室與管理設(shè)備必須達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與要求等，由此可見(jiàn)，在《高等學(xué)校檔案管理辦法》正式實(shí)施前，一所高校想要擁有屬于自己的檔案館，要求是相當(dāng)嚴(yán)格的。而新頒發(fā)的《管理辦法》對(duì)設(shè)館條件進(jìn)行了放寬，例如，現(xiàn)行的《管理辦法》要求：“滿足以下條件的高校即可建設(shè)檔案館：1、建校歷史在50年以上；2、全日制在校學(xué)生規(guī)模在1萬(wàn)人以上；3、己集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷以上。”這意味著國(guó)家對(duì)于高校信息資源整合管理的重視，加快了各大小高校建檔的步伐，對(duì)我國(guó)全國(guó)各地的高校檔案管理部門(mén)建設(shè)工作起到了積極推動(dòng)的作用。

四、豐富了高校檔案管理內(nèi)容

《高等學(xué)校檔案管理辦法》在原先的基礎(chǔ)上，新增了對(duì)于高校檔案的定義標(biāo)準(zhǔn)，新《管理辦法》認(rèn)為凡是有助于學(xué)校建設(shè)的活動(dòng)，例如招生，教研，外派學(xué)習(xí)等一系列具有紀(jì)念價(jià)值意義的活動(dòng)都應(yīng)該被納入其中，這表明《管理辦法》將管理主體回歸到了學(xué)生本身，而這一規(guī)定也更加科學(xué)合理，體現(xiàn)了對(duì)高校檔案管理工作本質(zhì)與邏輯的尊重。

此外，高校與其他學(xué)校聯(lián)合創(chuàng)辦的活動(dòng)，如學(xué)術(shù)交流，學(xué)生校際活動(dòng)，外教的聘用以及留學(xué)生的安排等都將被《管理辦法》納入文件管理的范疇，相比于舊版《管理辦法》，更加體現(xiàn)了新版《管理辦法》與時(shí)俱進(jìn)的特性，說(shuō)明頒布《管理辦法》的相關(guān)部門(mén)縝密地考慮到了高校自身在社會(huì)環(huán)境下前進(jìn)的節(jié)奏，為高校在未來(lái)的快速發(fā)展中提供了強(qiáng)大的指導(dǎo)依據(jù)與平穩(wěn)發(fā)展的法規(guī)保障。

五、對(duì)管理檔案工作人員的綜合素質(zhì)提出高要求

隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，各大高校目前的信息管理工作也越來(lái)越現(xiàn)代化，對(duì)于管理工作人員的要求，也從簡(jiǎn)單的檔案整理、收集工作過(guò)渡到了較為復(fù)雜的、具有一定學(xué)術(shù)研究的管理工作。在《管理辦法》中，明確提出了相應(yīng)檔案應(yīng)由專業(yè)人員管理這一要求，檔案管理工作人員需要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、精通現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用，除了上述幾點(diǎn)要求，高校檔案工作人員還需根據(jù)實(shí)際工作來(lái)分析現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，并提升解決問(wèn)題的個(gè)人能力，不斷的適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)，以滿足當(dāng)代高校與現(xiàn)代化管理檔案的需求。

六、獎(jiǎng)懲有度管理有序

有了能夠更全面的規(guī)范管理工作人員的工作完成情況，《管理辦法》也對(duì)獎(jiǎng)懲制度提出了更為細(xì)致的方向。《管理辦法》中指出，任何勇于在檔案的保護(hù)與管理過(guò)程中同違反法律范行為作抗?fàn)幍膫€(gè)人或單位以及在日常管理工作中貢獻(xiàn)突出的個(gè)人或單位，高校應(yīng)當(dāng)給予表彰與獎(jiǎng)勵(lì)。而這一規(guī)定體現(xiàn)出了我國(guó)檔案管理相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理工作人員的工作給予了高度的認(rèn)可與尊重，也盡最大限度保障了工作人員在職業(yè)道路上的權(quán)益。

明確了獎(jiǎng)罰制度，能夠鼓勵(lì)工作人員積極、主動(dòng)地承擔(dān)責(zé)任，勇于創(chuàng)新管理技術(shù)，為高校在檔案工作上的工作細(xì)節(jié)作出了更為詳細(xì)的指示，也讓試圖挑戰(zhàn)權(quán)威、企圖破壞利用高校檔案資料的不法分子望而卻步，保障了高校檔案材料的完整、統(tǒng)一與規(guī)范化管理。

七、結(jié)束語(yǔ)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布與實(shí)施，不僅僅讓高校的檔案管理工作有據(jù)可依，也彰顯了我國(guó)對(duì)高校學(xué)生、學(xué)術(shù)等資料的重視程度，表明了對(duì)高校資料加大力度進(jìn)行整理保護(hù)的決心。因此，高校應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)與貫徹落實(shí)好《管理辦法》，應(yīng)當(dāng)做好《管理辦法》的宣傳與學(xué)習(xí)，不斷地推動(dòng)學(xué)校內(nèi)部管理工作逐漸從傳統(tǒng)方式過(guò)渡到現(xiàn)代化方式。盡管《高等學(xué)校檔案管理辦法》推行至今反響很好，對(duì)高校的檔案管理一直產(chǎn)生著積極正面的影響，但是萬(wàn)物無(wú)十全十美，《管理辦法》還有許多問(wèn)題需要我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)與探究，同樣的，我們始終相信相關(guān)部門(mén)一定會(huì)不斷地完善《管理辦法》等制度，從而更好的為高校以及社會(huì)服務(wù)。