分析高職院校文書檔案收集歸檔工作的強(qiáng)化措施

李鵬宇

摘要：文書檔案收集歸檔工作一直以來都是高職院校檔案管理工作當(dāng)中非常重要的一部分，同時(shí)也是重點(diǎn)部分。本文針對(duì)高職院校文書檔案收集歸檔工作進(jìn)行分析，并且結(jié)合實(shí)際情況，提出有針對(duì)性的強(qiáng)化措施，為文書檔案收集歸檔工作水平提升提供有效保障。

關(guān)鍵詞：高職院校;文書檔案;收集歸檔;強(qiáng)化措施

高職院校在日常運(yùn)作和發(fā)展過程中，要想保證院校工作的有序開展，就必須要意識(shí)到文書檔案收集歸檔工作在實(shí)踐中的重要性。同時(shí)，該工作也是院校檔案管理中非常重要的一部分，不僅會(huì)直接影響到檔案收集的效率和質(zhì)量，而且還會(huì)影響到檔案的后期調(diào)取和利用。高職院校在檔案管理工作的具體落實(shí)過程中，是否可以保證檔案管理的水平、是否可以保證檔案收集歸檔工作的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性等，這些都決定了這些不同類型的檔案文件是否可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的利用。對(duì)高職院校而言，如果文書檔案收集歸檔工作在具體開展過程中的效果并不是很理想，那么不僅會(huì)直接影響到院校各項(xiàng)工作的開展，而且對(duì)高職院校的未來發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生一定的阻礙影響。

1.制定和落實(shí)高職院校文書檔案收集與歸檔I作制度

高職院校在日常運(yùn)作和發(fā)展過程中，檔案管理工作一直以來都是其中非常重要一部分。檔案管理工作在開展過程中，要意識(shí)到文書檔案收集歸檔工作在其中的重要性，文書檔案收集歸檔工作在具體開展過程中的水平、效率以及質(zhì)量，不僅會(huì)直接影響到整個(gè)檔案管理的水平，而且還會(huì)影響到高職院校各項(xiàng)工作的開展。所以在這種背景下，要結(jié)合實(shí)際情況，提出有針對(duì)性的強(qiáng)化才是，保證高職院校文書檔案收集歸檔工作可以在實(shí)踐中得到有效落實(shí)，并且保證實(shí)施效果。

首先，要與高職院校檔案管理裝進(jìn)行結(jié)合，構(gòu)建和落實(shí)符合院校實(shí)際要求的文書檔案收集歸檔管理制度。在針對(duì)該制度進(jìn)行構(gòu)建和具體應(yīng)用過程中，要適當(dāng)在其中增加一些法律法規(guī)，這樣可以保證該制度在實(shí)施過程中的有效性。在針對(duì)文書檔案進(jìn)行收集時(shí)，要結(jié)合實(shí)際情況，保證收集工作可以真正有效的落實(shí)到實(shí)處，體現(xiàn)在各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，只有這樣，才可以保證文書檔案在收集時(shí)的效率和質(zhì)量。在具體操作過程中，要制定和落實(shí)符合高職院校實(shí)際要求的文書檔案收集歸檔相關(guān)的制度和體系，這樣不僅可以保證該工作可以真正有效的落實(shí)到實(shí)處，而且還能夠嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)來進(jìn)行執(zhí)行。其次，為了保證高職院校文書檔案收集歸檔工作可以得到有效落實(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行法制建設(shè)。這樣做的根本目的是為了促使文書檔案的收集、歸檔等各項(xiàng)工作在開展時(shí)，可以有良好的環(huán)境和氛圍作為前提條件。與此同時(shí)，高職院校要在實(shí)踐中培養(yǎng)出一批優(yōu)秀的人才，同時(shí)還要保證文書檔案收集管理人員在日常工作過程中，具有強(qiáng)烈的法律意識(shí)，定期組織這些工作人員參與到一些專項(xiàng)的培訓(xùn)活動(dòng)中。這樣不僅可以促使管理工作人員在日常工作過程中，可以接觸和學(xué)習(xí)到一些最新的法律法規(guī)，而且還能夠?qū)ΜF(xiàn)有的制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化。通過這種方式，不僅可以將管理人員在日常工作過程中的職能作用充分發(fā)揮出來，而且還能夠保證文書檔案收集歸檔工作在正常開展過程中的有效性和針對(duì)性。

2.實(shí)現(xiàn)高職院校文書檔案收集歸檔工作的信息化建設(shè)

信息化時(shí)代的到來，對(duì)高職院校文書檔案收集歸檔工作的開展而言，既是一種機(jī)遇，同時(shí)也是一種挑戰(zhàn)。高職院校在日常運(yùn)作過程中，要想從根本上促使該項(xiàng)工作在具體開展過程中的效率和質(zhì)量得到有效提升，就必須要將其與信息化技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，促使其可以在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)。

首先，需要建立多個(gè)網(wǎng)站來進(jìn)行協(xié)同工作，同時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行統(tǒng)一，隨著當(dāng)前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展速度不斷加快，在高職院校當(dāng)中的圖書檔案的管理工作提供了較大的方便?；谶@種發(fā)展背景下，在高職院校內(nèi)部相關(guān)工作人員需要不斷對(duì)檔案管理工作系統(tǒng)加以完善，同時(shí)進(jìn)行更加深層次的信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化，充分保證檔案管理系統(tǒng)功能符合現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展形勢(shì)。在高職院校的檔案管理信息化建設(shè)工作當(dāng)中，學(xué)校需要依照自身的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)檔案管理工作手段進(jìn)行有效的革新，通過信息化查詢的方式，不斷豐富了檔案信息查詢當(dāng)中的內(nèi)容，同時(shí)還提高了高職院校當(dāng)中的信息化建設(shè)發(fā)展速度，學(xué)校方面可以以信息化建設(shè)作為學(xué)校圖書管理系統(tǒng)的發(fā)展基礎(chǔ)，嚴(yán)格依照國(guó)家檔案管理工作當(dāng)中的相關(guān)規(guī)定，制定出各種不同形式的模板，從而實(shí)現(xiàn)了學(xué)校內(nèi)部檔案管理工作的科學(xué)性和合理性。其次，還需要不斷提高高職院校當(dāng)中，檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，對(duì)高職院校當(dāng)中的圖書檔案進(jìn)行合理的歸檔，學(xué)校方面需要積極加入到檔案管理工作的信息化建設(shè)工作當(dāng)中，實(shí)施全過程跟蹤監(jiān)測(cè)，保證整個(gè)檔案管理工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

3.確定離職院校文書檔案鑒定的準(zhǔn)確性

文書檔案收集歸檔工作在具體開展過程中，要意識(shí)到其在檔案管理中的重要性，同時(shí)還要對(duì)該項(xiàng)工作在高職院校的作用和價(jià)值有正確的認(rèn)識(shí)和了解。高職院校在日常運(yùn)作過程中，要結(jié)合實(shí)際情況，采取有針對(duì)性措施，保證文書歸檔工作在開展過程中的有效性和針對(duì)性，同時(shí)還要保證這些文書檔案的準(zhǔn)確性。如果無法正文書檔案的準(zhǔn)確性，那么就意味著這些文書檔案已經(jīng)失去了可以保存的價(jià)值和意義。所以在具體操作過程中，為了方便后期的管理和利用，要采取有針對(duì)性的措施，保證文書檔案收集歸檔工作在具體開展過程中的準(zhǔn)確性和有效性。這樣不僅可以促使日常管理水平可以得到有效提升，而且還能夠保證文書檔案收集歸檔工作在具體開展過程中的效率和質(zhì)量可以得到有效提升。由此可以看出，文書檔案鑒定的準(zhǔn)確性和可靠性，具有非常重要的作用，同時(shí)還要保證文書檔案的完整性，這樣才能夠提高利用率。

4.結(jié)束語

眾所周知，高職院校在日常運(yùn)作和發(fā)展過程中，要提高對(duì)文書檔案收集歸檔工作的重視程度。該項(xiàng)工作的實(shí)施，不僅會(huì)直接影響到高職院校內(nèi)部檔案管理的效果，而且還會(huì)影響到高職院校各項(xiàng)工作的開展。所以對(duì)于高職院校而言，制定和落實(shí)符合實(shí)際要求的制度，同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)，這樣才能夠保證文書檔案收集歸檔工作可以在實(shí)踐中得到有效落實(shí)。