規(guī)范職工培訓(xùn)檔案管理的幾點(diǎn)思考

遲浩然

摘要：規(guī)范的培訓(xùn)檔案管理是各單位培訓(xùn)工作開展的基石，和普通檔案管理不同，它更加側(cè)重于示范引導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)積累和增加歷練，對于落實(shí)因材施教的教育理念具有十分重要的作用。加強(qiáng)訓(xùn)檔案的現(xiàn)代化管理，加強(qiáng)培訓(xùn)檔案信息資源的開發(fā)，使檔案資源更好的為培訓(xùn)、教育研究所服務(wù)。

關(guān)鍵詞：職工培訓(xùn);培訓(xùn)檔案;管理;實(shí)踐落實(shí);探索創(chuàng)新

規(guī)范培訓(xùn)檔案的管理是針對培訓(xùn)管理而言的，它主要包含示范引導(dǎo)、服務(wù)聚心、平臺歷練三個(gè)主要內(nèi)容。是一種用示范加強(qiáng)理解、樹立權(quán)威，用服務(wù)凝聚人心、贏得支持，用實(shí)踐增長能力、加強(qiáng)探索的管理理念;是一個(gè)追求完美，追求卓越的當(dāng)家好掌柜必備的管理良方。

一、規(guī)范培訓(xùn)檔案管理的重要措施

1.1提升檔案管理人員素質(zhì)

培訓(xùn)部門必須指派專職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，尤其在人數(shù)較多的單位，工作任務(wù)集中時(shí)候，要及時(shí)抽調(diào)人員協(xié)助專職人員做好作，確保培訓(xùn)檔案管理規(guī)范有序。選用高素質(zhì)、責(zé)任心強(qiáng)的管理員，定期舉辦培訓(xùn)檔案管理培訓(xùn)班，提高站站務(wù)、促進(jìn)車間層面管理人員業(yè)務(wù)水平，指導(dǎo)管理人員格執(zhí)行保密制度、增強(qiáng)保密意識，防止培訓(xùn)檔案系統(tǒng)內(nèi)個(gè)人信息外泄，保檔案管理工作持續(xù)、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展。

1.2完善培訓(xùn)檔案管理制度

一是建議總公司頒布對培訓(xùn)檔案管理制度、征集培訓(xùn)檔案管理的實(shí)施意見和建議，對培訓(xùn)檔案管理的管理流程、管理方式方法等提出更進(jìn)一步的指導(dǎo)意見，從而規(guī)范各部門培訓(xùn)檔案管理工作。二是完善部門現(xiàn)有培訓(xùn)檔案管理辦法，針對新開發(fā)運(yùn)用的培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)和新形勢下對培訓(xùn)檔案管理過程中暴露出的薄弱環(huán)節(jié)，提出新的管理要求和有力舉措，提高培訓(xùn)檔案管理質(zhì)量。是在充分調(diào)研部門培訓(xùn)檔案管理作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，尋找問題癥結(jié)，指導(dǎo)制定培訓(xùn)檔案管理檢查制度。加大自查力度。持續(xù)不懈，久久為功，提高培訓(xùn)檔案管理水平。

1.3實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案信息化管理

在日前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛運(yùn)用的前提下，如何用高新技術(shù)手段提高培訓(xùn)檔案管理質(zhì)量、規(guī)范培訓(xùn)檔案管理流程是一個(gè)新的課題，今年我公司設(shè)立了職工教育檔案管理系收獲不少，一是減少持續(xù)投入。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、高拍儀拍攝手段等將培訓(xùn)原始資料以數(shù)據(jù)形式保存在系統(tǒng)內(nèi)，節(jié)約了檔案保存場地、避免了大量紙張的浪費(fèi)，且有利于長期保存。二是實(shí)現(xiàn)資源共享。在全局部署系統(tǒng)終端，實(shí)現(xiàn)全局培訓(xùn)檔案網(wǎng)絡(luò)化;與培訓(xùn)管理系統(tǒng)、培訓(xùn)臺帳報(bào)表報(bào)送系統(tǒng)、塊化教學(xué)考試管理系統(tǒng)對接。實(shí)現(xiàn)了“培訓(xùn)、局及時(shí)掌握培訓(xùn)紺織實(shí)施冬天;與公司人員信息庫系統(tǒng)對接，解決了各部門數(shù)據(jù)不對稱、不同步問題，實(shí)現(xiàn)了跨部門資源共享。

1.4推進(jìn)培訓(xùn)考試無紙化

目前培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)為培訓(xùn)部門培訓(xùn)檔案管理減少了大部分工作量，但是前期使用高拍儀將原始紙質(zhì)培訓(xùn)資料導(dǎo)人管理系統(tǒng)的工作量還是不少。為了實(shí)現(xiàn)不斷提高培訓(xùn)檔案管理效率，應(yīng)廣泛推廣應(yīng)用遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、在線考試、手機(jī)App培訓(xùn)平臺等現(xiàn)代化培訓(xùn)手段，形成以電子數(shù)據(jù)形式的各類培訓(xùn)考試資料，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，保存至培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)，從而真正實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案管理無紙化。

二、做好規(guī)范管理的氛圍營造

2.1轉(zhuǎn)變觀念，規(guī)范管理要入腦入心觀念的轉(zhuǎn)變是一個(gè)從質(zhì)變到量變的過程，應(yīng)當(dāng)遵循從上到下、從點(diǎn)到面的規(guī)律，科學(xué)合理地進(jìn)行教育引導(dǎo)。一是要做到“班長”帶頭?！耙话嗳恕币ＷコＷh，定期研究學(xué)習(xí)，并做好從黨委到干部，從骨干到學(xué)員的“滴灌”;二是不能過于急躁。不能想當(dāng)然地將原有的規(guī)定管理全部推翻，來一個(gè)“大清洗”。而要在原有框架上進(jìn)行裝修改造，要注意用文火把湯味燉濃，讓每個(gè)學(xué)員都聞香知味，使轉(zhuǎn)變過程趨于和諧;三是要注意調(diào)節(jié)力度。根據(jù)培訓(xùn)層次高低不同的特點(diǎn)，掌握好觀念轉(zhuǎn)變期間教育引導(dǎo)的“火候”。晉升培訓(xùn)學(xué)員部隊(duì)任職經(jīng)驗(yàn)豐富，認(rèn)識全面，大局觀強(qiáng)，只要將“理”點(diǎn)到就可。初級指揮任職培訓(xùn)學(xué)員和提干學(xué)員則要把“理”點(diǎn)透，有時(shí)根據(jù)原有工作環(huán)境的差異，還要進(jìn)行教育內(nèi)容和方法的研究。

2.2建章立制，規(guī)范管理要有法可依規(guī)范管理的運(yùn)行，如果沒有規(guī)章制度作為保證，就會成為無本之木、無源之水，禁不起實(shí)踐的雨打風(fēng)吹。在規(guī)章制度建立中，要把握三點(diǎn)：一要注重全面。在《培訓(xùn)檔案管理規(guī)范》中，不僅要對機(jī)關(guān)的管理職能的培訓(xùn)檔案管理有規(guī)范，對學(xué)員的職責(zé)任務(wù)有明確劃分，還要對價(jià)值觀、榮譽(yù)觀、培養(yǎng)目標(biāo)有定位;二要做好區(qū)分。要注意區(qū)分培訓(xùn)學(xué)員層次，根據(jù)各自特點(diǎn)，研究制定出相應(yīng)的規(guī)范;三要引入反饋“治療”環(huán)節(jié)。要把交流反饋視為重點(diǎn)，關(guān)注管理干部工作熱情與學(xué)員思想情緒上的變化，針對管理“用藥”期間的不同癥狀制定“規(guī)范處方”，對癥治療，確保管理“健康長壽”。

2.3宣傳教育，規(guī)范管理要有濃郁氛圍宣傳是教育的有效形式，用好宣傳手段，就能使規(guī)范管理在形式上“鋪天蓋地”，在實(shí)質(zhì)上“人人領(lǐng)會”。一要做好媒體宣傳。做到報(bào)紙有文，電臺有聲，電視有影。要能突出特色，亮出成績，讓規(guī)范管理產(chǎn)生“明星效應(yīng)”;二要做好網(wǎng)絡(luò)宣傳。用好任職培訓(xùn)的網(wǎng)頁，并把它作為規(guī)范管理向外推廣和對內(nèi)教育、傳達(dá)的有效平臺，作為資源共享的主要形式，搭建起規(guī)范管理的“隱形翅膀”;三要進(jìn)行教育。要搞好專題教育和經(jīng)常性教育，由于還是新的理念，教育中要特別注意從點(diǎn)到面，“集中力量打敵一部”，確保規(guī)范培訓(xùn)檔案管理理念的滲透有規(guī)律、更扎實(shí)。

三、著眼規(guī)范管理的長遠(yuǎn)發(fā)展

3.1實(shí)事求是，搞好調(diào)查研究

規(guī)范管理是生機(jī)盎然的樹苗，實(shí)事求是的調(diào)查是它賴以生存的土壤。一要堅(jiān)持民主，確保真實(shí)。對于晉升培訓(xùn)學(xué)員，要在培訓(xùn)伊始對培訓(xùn)檔案規(guī)范管理進(jìn)行介紹，贏得支持，在培訓(xùn)結(jié)束時(shí)，征詢意見。要階段性召開管理形勢分析會，用好黨委會、團(tuán)委會，聽大家的心里話;二要深入摸底，確?！霸丁?。要用好干部信箱、建言獻(xiàn)策網(wǎng)頁鏈接平臺，聽大家的悄悄話，防止因部分學(xué)員在思想上“躲貓貓”而造成調(diào)查“失真”;三要堅(jiān)持“復(fù)查”，把準(zhǔn)脈象。定期開展針對畢業(yè)學(xué)員的基層走訪調(diào)研或電話訪談，收集新情況、新問題、新做法、新經(jīng)驗(yàn)，摸準(zhǔn)基層脈搏。

3.2實(shí)踐探索，搞好修補(bǔ)完善

規(guī)范管理是一個(gè)茁壯成長的青年，只有不斷查缺補(bǔ)漏才能確保其全面發(fā)展。一要做好數(shù)據(jù)采集。注重運(yùn)用數(shù)理方法，分析調(diào)查情況，看多少人支持，多少人不適應(yīng)，哪一個(gè)意見提出的人次多，查找出主要矛盾;二要做好線性分析。畫出管理成效曲線圖，找出各階段成效最優(yōu)點(diǎn)，提取管理“公因式”，作為規(guī)范管理的長效機(jī)制;三要常抓常議。堅(jiān)持周匯報(bào)、月總結(jié)，發(fā)揮“模擬機(jī)關(guān)”檢查講評功能，組織干部討論分析。

3.3總結(jié)創(chuàng)新，著眼長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)范管理是一場管理變革的戰(zhàn)斗，要取得勝利，就要用創(chuàng)新的思維來“指揮”，用創(chuàng)新的行動來“開疆拓土”。一要注重理念創(chuàng)新。要根據(jù)各培訓(xùn)班次具體情況，創(chuàng)新管理理念;二要注重方法創(chuàng)新。各班次培訓(xùn)學(xué)員來自不同環(huán)境，培訓(xùn)檔案管理起來不能“一鍋煮”，要依據(jù)實(shí)際創(chuàng)新方法;三要注重實(shí)踐鍛煉平臺創(chuàng)新。實(shí)踐平臺是規(guī)范管理具體操作的重要環(huán)節(jié)，把握好這一個(gè)環(huán)節(jié)的創(chuàng)新，就能更好地利用好任職培訓(xùn)這一個(gè)資源集，更有利于我們集中“優(yōu)勢兵力”，對管理期間的一些矛盾“各個(gè)擊破”。

結(jié)束語

綜上所述，隨著培訓(xùn)方式的不斷轉(zhuǎn)型，培訓(xùn)檔案管理也應(yīng)不斷創(chuàng)新，在當(dāng)前時(shí)代背景下員工培訓(xùn)檔案管理的開發(fā)所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)都將不斷增加。