試析高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新

吳嶸

摘要：自2008年9月起我國教育部明確將“學(xué)生類”檔案歸納在高校檔案工作之中。普遍意義上來講高校學(xué)生檔案是用來記錄學(xué)生在校期間的真實個人經(jīng)歷，其中包括學(xué)習(xí)、生活、所得獎勵、所受處罰等。學(xué)生個人檔案也是學(xué)生就業(yè)的重要依據(jù)之一，所以高校學(xué)生檔案管理工作尤為重要，基于此，本文主要就現(xiàn)階段對高校學(xué)生檔案管理工作進行創(chuàng)新以期適應(yīng)當(dāng)前教育需要的模式進行分析。

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)生檔案;檔案創(chuàng)新管理

高校學(xué)生檔案詳細記載了本校學(xué)生的個人信息，其內(nèi)容真實有保障難以造假，是大學(xué)生參與就業(yè)最為原始的材料。將來，在大學(xué)生進入工作后學(xué)生檔案也會成為工作調(diào)度、定級轉(zhuǎn)正等重要依據(jù)，因而在當(dāng)前的大學(xué)生檔案管理工作中也應(yīng)當(dāng)及時創(chuàng)新學(xué)生檔案管理工作，不僅要適應(yīng)教育現(xiàn)狀還要保護學(xué)生的個人利益。

1.高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1學(xué)校檔案意識淡薄，對檔案管理重視度較弱

我國并沒有專門關(guān)于高校學(xué)生檔案管理的規(guī)定性文件，所以導(dǎo)致各大高校對學(xué)生檔案管理不夠重視，很多學(xué)校并不設(shè)置專門的學(xué)生檔案管理部門，而是將學(xué)生檔案工作下派到各個學(xué)院行政部門管理松散，很容易使學(xué)生檔案出現(xiàn)問題，尤其是檔案歸檔問題。而且一旦出現(xiàn)問題，相關(guān)負責(zé)人就責(zé)任由誰來負的問題也會推來推去，降低效率。此外，對學(xué)生檔案管理工作的不重視，又使學(xué)生檔案的真實性大大降低，導(dǎo)致學(xué)生檔案的有效價值得不到很好的發(fā)揮，影響學(xué)生的個人利益，進而引起學(xué)生與學(xué)校的矛盾。

1.2學(xué)生檔案管理模式老套，技術(shù)陳舊

大多數(shù)高校目前還停留在建校時期實行的紙質(zhì)檔案模式，管理模式十分老套，沒有新意，技術(shù)陳舊，管理方式落后。隨著高校招生的不斷擴張，高校學(xué)生數(shù)量不斷增加，高校學(xué)生檔案漸漸呈現(xiàn)出更新速度快使用次數(shù)多，流動性大等特點，這種快節(jié)奏的社會需求落后的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)了。紙質(zhì)檔案的弊端凸顯致使部分高校開始使用計算機輔助學(xué)生檔案管理，但是也僅限于查詢學(xué)生基本信息和簡單檢索查詢事務(wù)，并不能充分發(fā)揮計算機管理效能，距離形成無紙化電子學(xué)生檔案還有很長路要走。

1.3學(xué)生檔案材料不完整，信息量不足

高校學(xué)生檔案材料主要是由學(xué)生個人填寫基本信息，而招聘單位希望了解的個人素質(zhì)及能力如身心健康、誠信、創(chuàng)新等材料很少，需要老師進行填寫評語時，老師為了省去麻煩可能對學(xué)生評語都是一樣的而且對學(xué)生身體素質(zhì)發(fā)展?fàn)顩r等客觀分析性評價材料也較少。除此之外，高校中各個學(xué)院的黨團組織、導(dǎo)員、班干部為學(xué)生檔案所提供的鑒定也僅僅是一句“同意”，“情況屬實”等非常簡單的評語，并沒有給予很多客觀的評價。更有甚者。出于學(xué)生畢業(yè)就業(yè)，高校就業(yè)率等多方面考慮，對于學(xué)生在校期間所受處分、檢查等材料在將畢業(yè)時進行“撤銷”使學(xué)生檔案的真實性降低導(dǎo)致學(xué)生檔案材料不完整，信息量不足。

2.學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1提高高校檔案意識，設(shè)置檔案管理專業(yè)隊伍

首先，從國家方面來看，我國應(yīng)當(dāng)制定關(guān)于高校學(xué)生檔案管理的規(guī)定文件使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，督促高校做好學(xué)生檔案管理工作及完善違反標(biāo)準(zhǔn)的后果。其次要從高校校領(lǐng)導(dǎo)層面上增強學(xué)校的檔案意識，從思想上更加注重學(xué)生檔案的管理工作^[1]。最好在高校內(nèi)設(shè)置專門的學(xué)生檔案管理部門，成立專業(yè)的學(xué)生檔案管理工作隊伍，將目前還分散在各個學(xué)院或校內(nèi)其他部門的檔案工作全部收回，并由新成立的專職人員管理部門進行管理，形成專業(yè)的學(xué)生檔案管理工作模式，可以極大解決歸檔不及時的問題，保證學(xué)生檔案完整。確立學(xué)生檔案管理工作的負責(zé)人，如果學(xué)生檔案出現(xiàn)問題，更加便于及時找到問題所在并解決，降低損害學(xué)生利益的可能性，也方便于問責(zé)。

2.2推進學(xué)生檔案信息化，數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化管理模式

針對高校學(xué)生檔案管理模式老舊等問題應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展予以創(chuàng)新。應(yīng)當(dāng)充分利用電子計算機，加快高校學(xué)生檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、建設(shè)，使高校學(xué)生檔案管理自動化進程加快。目前為止高校網(wǎng)上招生已經(jīng)普及全國所有大學(xué)，很多高校也逐漸地形成了紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的學(xué)生檔案管理模式。高校應(yīng)當(dāng)盡快完善學(xué)生檔案管理及對檔案管理功能的開發(fā)。對大學(xué)生大學(xué)的學(xué)習(xí)和生活進行網(wǎng)上記錄，遵循學(xué)生檔案和學(xué)生檔案管理工作的原則，通過電子信息系統(tǒng)進行操作和更加科學(xué)的管理。建成網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)生檔案管理體系，有次序地進行學(xué)生檔案分類歸檔，建成后，系統(tǒng)會自動生成學(xué)生檔案的內(nèi)容。這樣，搜索學(xué)生檔案信息更加方便，不僅減輕了學(xué)生檔案管理人員的工作壓力，而且提高了學(xué)生檔案利用率^[2]。管理模式形成后，不僅能夠有效的通過信息系統(tǒng)進行查詢;同時也可以對紙質(zhì)檔案進行跟蹤核實，從而形成全面且規(guī)范的檔案管理模式，以確保檔案內(nèi)容的可信度與完整度。

2.3促進學(xué)生檔案更加更全面，更好的實現(xiàn)其價值

學(xué)生檔案的主要用途是為招聘單位提供選拔人才的依據(jù)，所以學(xué)生檔案的真實性必須是有根據(jù)、有保障的。高校學(xué)生檔案是大學(xué)生學(xué)習(xí)和生活經(jīng)歷的一個重要部分，它應(yīng)當(dāng)是全面記錄學(xué)生成長歷程的^[3]。隨著社會的迅速發(fā)展，社會對人才的需求也產(chǎn)生很大變化，招聘單位對畢業(yè)生也需要更多的了解，學(xué)生的個人記錄如誠信、創(chuàng)新潛能、情商、心理等之前沒有出現(xiàn)在檔案中的材料已經(jīng)成為當(dāng)前用人單位所看重的部分。這些材料也應(yīng)當(dāng)被加入學(xué)生檔案中，能夠更加說明學(xué)生就業(yè)檔案材料的真實性，所以高校學(xué)生檔案管理工作要與社會的變化相適應(yīng)，要不斷改進創(chuàng)新學(xué)生檔案管理工作，并且根據(jù)現(xiàn)實需求使歸檔范圍擴大，盡量使學(xué)生檔案能夠更全面、更真實。

總結(jié)：

綜上，隨著近年來大學(xué)生的數(shù)量不斷上升，對高校的學(xué)生檔案管理工作來說也加大了一定的難度，但從本質(zhì)上來講這也是對學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新度不夠所導(dǎo)致的，因而傳統(tǒng)的是檔案管理工作已經(jīng)不在適應(yīng)當(dāng)下的教育現(xiàn)狀。結(jié)合新時期的發(fā)展以及信息技術(shù)手段的進步，在新的教育模式下，就需要搞笑的檔案管理人員進一步發(fā)揮創(chuàng)新精神，進而更好的服務(wù)于學(xué)校的教育改革與學(xué)生的管理需要，實現(xiàn)高校管理工作的實際價值。

參考文獻：

[1]? 王麗麗. 淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J]. 科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2017（16）：293-293.

[2]? 秦方凌. 高校大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新研究與服務(wù)大學(xué)生就業(yè)的探索[J]. 人力資源管理，2017（1）：230-230.

[3]? 劉曉艷. 淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017（12）：158-158.

（作者單位：哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院）