基于內(nèi)控體系建設(shè)下科研事業(yè)單位網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)研究

溫希軍 任娟 許承云 秦榮艷 黎霞

[摘 要]本文主要介紹了在內(nèi)控體系建設(shè)環(huán)境下的科研事業(yè)單位網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)的實(shí)施背景、特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，探討了實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)過程中需要關(guān)注的一些重點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)，在規(guī)范科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理行為、完善內(nèi)控體系管理手段的同時(shí)，將有效提高科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷審批效率和經(jīng)費(fèi)使用效率。

[關(guān)鍵詞]科研事業(yè)單位;內(nèi)控體系;網(wǎng)上報(bào)銷

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.031

[中圖分類號(hào)]F592.6[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）18-00-02

1? ? ?科研事業(yè)單位網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)實(shí)施背景

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，國家對(duì)科研事業(yè)單位的支持力度逐年增加，各類科研經(jīng)費(fèi)大幅增長，財(cái)政部對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的管理要求越來越高。為滿足國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的要求，近年來，財(cái)政部相繼發(fā)文要求行政事業(yè)單位全面推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)范行政事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動(dòng)，對(duì)健全內(nèi)部控制體系，強(qiáng)化權(quán)力制衡，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)做出了更嚴(yán)格的要求?？蒲惺聵I(yè)單位屬于事業(yè)單位，但科研事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)管理卻不同于一般事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)管理。一般事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)主要是為維持單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及完成日常工作任務(wù)由財(cái)政劃撥的經(jīng)費(fèi)，內(nèi)部控制只需要對(duì)這部分經(jīng)費(fèi)和資產(chǎn)進(jìn)行管理即可。而科研事業(yè)單位除了維持自身正常運(yùn)轉(zhuǎn)外，還需要承擔(dān)一些國家、地方科研任務(wù)，同時(shí)正常開展科研項(xiàng)目申報(bào)與執(zhí)行等工作，經(jīng)費(fèi)管理主要包括兩部分，即一般行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)和科研經(jīng)費(fèi)管理。

行政事業(yè)管理、科研管理、預(yù)算管理、政府采購管理、資產(chǎn)管理等是實(shí)施科研事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。健全的內(nèi)部控制體系，不但可以通過完善國有資產(chǎn)管理，有效保護(hù)國有資產(chǎn)安全完整，防范財(cái)產(chǎn)流失、惡意破壞、貪污腐敗等情況，還能規(guī)范經(jīng)費(fèi)使用程序，提高資產(chǎn)使用效率。目前，大部分科研事業(yè)單位仍然按照人工干預(yù)的方法對(duì)各類重要業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，如經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中的支出規(guī)則和預(yù)算制度無法強(qiáng)制遵守等，從而造成經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行率低下，影響單位科研項(xiàng)目的執(zhí)行效果。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，單位信息化建設(shè)不斷向前深入推進(jìn)，已無法適應(yīng)當(dāng)前工作需要，效率低下的傳統(tǒng)報(bào)銷模式被規(guī)范、高效的網(wǎng)上報(bào)銷模式替代已成為必然趨勢(shì)?？蒲惺聵I(yè)單位使用網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)，不僅可以大幅提升科研事業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作效率，還能有效完善內(nèi)部控制體系建設(shè)，更加符合科研事業(yè)單位信息化與內(nèi)部控制體系建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2? ? ?網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)概述

網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)，是從規(guī)范單位財(cái)務(wù)行為、提高資金使用效率入手，報(bào)銷人網(wǎng)上填報(bào)報(bào)銷單據(jù)、財(cái)務(wù)人員網(wǎng)上預(yù)審單據(jù)、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批、財(cái)務(wù)人員最終審核無誤后，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證，完成整個(gè)報(bào)銷流程。網(wǎng)上報(bào)銷實(shí)現(xiàn)了報(bào)賬信息共享，通過網(wǎng)上動(dòng)態(tài)監(jiān)管，縮短了報(bào)銷周期、提升了財(cái)務(wù)報(bào)銷效率、提高了財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程有機(jī)融合。和傳統(tǒng)報(bào)銷模式不同，網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)允許報(bào)銷人在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)提交報(bào)銷申請(qǐng)，審批人在網(wǎng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)審批操作，原始憑證由財(cái)務(wù)人員審核無誤后，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證。

3? ? ?內(nèi)控體系下網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)

以網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)為載體，加強(qiáng)內(nèi)部控制體系建設(shè)、內(nèi)控制度化、制度流程化、流程信息化，這是內(nèi)部控制落到實(shí)處的重要舉措。網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)與內(nèi)控體系相互交融，與傳統(tǒng)報(bào)銷方式相比，有如下特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)。

3.1? ?固化內(nèi)控流程，降低內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)

2012年11月29日，財(cái)政部頒布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，自2014年1月1日起開始正式執(zhí)行，執(zhí)行該規(guī)范對(duì)科研事業(yè)單位內(nèi)部管理提出了更高要求。傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，由于報(bào)銷人或?qū)徟藢?duì)報(bào)銷流程不熟悉或工作疏漏，造成報(bào)銷手續(xù)不規(guī)范、報(bào)銷票據(jù)不全或者越級(jí)審批等問題出現(xiàn)。實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)后，通過預(yù)設(shè)報(bào)銷制度、內(nèi)控制度，固化內(nèi)控流程和審批權(quán)限，使報(bào)銷審批流程更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)與可控，避免越級(jí)審批、報(bào)銷手續(xù)或報(bào)銷票據(jù)不全、不規(guī)范等問題。

3.2? ?報(bào)銷程序透明化，提高工作效率和工作質(zhì)量

網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)將報(bào)銷人、審批人、財(cái)務(wù)人員三者有效協(xié)調(diào)起來，報(bào)銷人不用拿報(bào)銷單據(jù)先找財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)的完整性與規(guī)范性，再逐級(jí)找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，整個(gè)報(bào)銷流程可以在網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)中操作，報(bào)銷人網(wǎng)上提交報(bào)銷票據(jù)，財(cái)務(wù)人員在線審核，領(lǐng)導(dǎo)在線審批。報(bào)銷人、審批人、財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)查看報(bào)銷進(jìn)程，從而大大提高了報(bào)銷程序的透明度，極大提高了報(bào)銷人、財(cái)務(wù)人員的工作效率與工作質(zhì)量。

3.3? ?精細(xì)化預(yù)算管理，為項(xiàng)目管理與決策提供科學(xué)支持

網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)可以通過程序?qū)㈩A(yù)算、報(bào)銷、數(shù)據(jù)分析三大功能相結(jié)合，通過經(jīng)費(fèi)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)管、經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)度預(yù)警等方式，從報(bào)銷和借款發(fā)起環(huán)節(jié)開始預(yù)算控制，沒有相關(guān)科目預(yù)算或科目預(yù)算不足則無法提交報(bào)銷經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)。此外，科研事業(yè)單位項(xiàng)目主持人、單位領(lǐng)導(dǎo)以及財(cái)務(wù)人員可以隨時(shí)查看項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度情況，了解項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度與項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度是否相匹配，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)問題，科學(xué)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。

4? ? ?網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)實(shí)施重點(diǎn)

4.1? ?做好宣傳與培訓(xùn)工作

網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)能否有效投入使用，與網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)的宣傳與服務(wù)是否到位密切相關(guān)。網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)培訓(xùn)主要包括兩個(gè)方面，一方面，針對(duì)報(bào)銷人、審批人進(jìn)行集中培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)其對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)準(zhǔn)確操作;另一方面，對(duì)財(cái)務(wù)管理人員本身進(jìn)行綜合培訓(xùn)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)實(shí)際操作技能的學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，以便能更好地服務(wù)于報(bào)銷人。

4.2? ?設(shè)置科學(xué)、有效的流程與報(bào)銷、共享參數(shù)

設(shè)定科學(xué)、流暢、易懂的操作流程，可以讓用戶更快熟悉系統(tǒng)，掌握系統(tǒng)的操作方法。設(shè)定一套有效、簡單的用戶輸入?yún)?shù)與輸入內(nèi)容，在降低用戶操作難度的同時(shí)，能夠使用戶快捷有效操作。此外，做好單位各個(gè)信息系統(tǒng)間內(nèi)部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享，可以減少用戶重復(fù)輸入、降低輸入錯(cuò)誤、提高系統(tǒng)效率。易于理解的流程、簡單明確的輸入?yún)?shù)與系統(tǒng)間基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享，能夠讓用戶快速掌握一個(gè)系統(tǒng)，是網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)全面實(shí)施的關(guān)鍵因素，必須作為系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施的重點(diǎn)加以特別關(guān)注。

4.3? ?保障單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性

目前，隨著網(wǎng)絡(luò)管理部門對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全要求的不斷加強(qiáng)，維護(hù)單位網(wǎng)絡(luò)安全的難度不斷增大。財(cái)務(wù)系統(tǒng)是單位信息化建設(shè)體系中安全性要求較高的信息管理系統(tǒng)，一方面要保障財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與信息安全，另一方面還要保障財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的資金安全。因此，單位應(yīng)積極構(gòu)建穩(wěn)定、可靠的網(wǎng)絡(luò)安全軟、硬環(huán)境，同時(shí)嚴(yán)格在單位物理隔離的局域網(wǎng)，即內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下運(yùn)行財(cái)務(wù)軟件，以防止財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)被非法入侵、盜取、篡改與毀壞。此外，網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)對(duì)單位內(nèi)部控制和內(nèi)部審核也提出了更高的要求，需要單位制定科學(xué)規(guī)范的網(wǎng)上報(bào)銷制度與流程，根據(jù)部門、職位與職責(zé)，設(shè)置不同的角色，設(shè)定不同層級(jí)的權(quán)限，同時(shí)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理人員與數(shù)據(jù)庫管理人員的安全保障意識(shí)，從而更好地保障單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性。

4.4? ?解決非同一局域網(wǎng)用戶使用網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)方式問題

單位財(cái)務(wù)系統(tǒng)不排除一些用戶不在同一單位局域網(wǎng)內(nèi)使用單位網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)的情況，比如，一個(gè)單位有下屬幾個(gè)子單位，擁有各自相互分離的辦公場(chǎng)所與局域網(wǎng)絡(luò)。此外，一些用戶有在單位外使用網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)的需求，比如，出差或加班等情況。為營造良好的網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)使用環(huán)境，保障網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)的安全性，單位應(yīng)建立安全的VPN通道，允許用戶在單位外通過安全的VPN方式，安裝VPN插件，利用授權(quán)的賬號(hào)與密碼進(jìn)行連接訪問網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)，以解決與網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)處于不同局域網(wǎng)的用戶使用問題。

5? ? ?結(jié) 語

隨著行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范的試行，各科研事業(yè)單位制定了較為嚴(yán)格的財(cái)務(wù)報(bào)銷審批制度與流程，經(jīng)費(fèi)管理的分級(jí)授權(quán)和簽字制度使報(bào)銷人“簽字難、報(bào)銷難”的問題突出。為改善這種情況，越來越多的行政事業(yè)單位開始使用網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)，打破了時(shí)間與地點(diǎn)限制，實(shí)現(xiàn)了由耗費(fèi)時(shí)間、精力等待簽字的傳統(tǒng)手工報(bào)銷轉(zhuǎn)為不受時(shí)間、地點(diǎn)受限的網(wǎng)上報(bào)銷管理模式。雖然網(wǎng)上報(bào)銷管理系統(tǒng)在提高單位財(cái)務(wù)報(bào)銷審批效率和規(guī)范單位財(cái)務(wù)管理等方面取得了明顯實(shí)效，但存在一些消極影響，比如，由于報(bào)銷人都不是專業(yè)的財(cái)務(wù)人員，在申請(qǐng)報(bào)銷時(shí)會(huì)出現(xiàn)很多報(bào)銷單據(jù)或信息不規(guī)范的情況，一方面加大了財(cái)務(wù)人員審核的工作量，另一方面，缺少傳統(tǒng)面對(duì)面的溝通與示范，操作方面的電話、網(wǎng)上解答增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，這些問題都需在實(shí)踐過程中得到解決。

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