ERP系統(tǒng)使用提高事業(yè)單位管理效率初探

夏維　姚金玲　趙長?！∷螘札垺≈鞎躁?/p>

【摘 要】ERP是一個(gè)龐大、復(fù)雜的管理系統(tǒng)，已被廣泛的運(yùn)用到現(xiàn)代企業(yè)信息化管理中，本文通過分析比較企業(yè)和事業(yè)單位在日常管理上的差異，得出結(jié)論并提出改進(jìn)的措施，與此同時(shí)ERP系統(tǒng)也存在一定的短板和缺陷，為了穩(wěn)固提高管理效率，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身?xiàng)l件，研究出合理的措施消除短板，彌補(bǔ)缺陷，使ERP系統(tǒng)能夠高效的體現(xiàn)其“管理工具”的本質(zhì)，提高事業(yè)單位的核心競爭力和應(yīng)變能力。

【關(guān)鍵詞】科研事業(yè)單位；ERP；管理效率

ERP系統(tǒng)建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，是企事業(yè)單位在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石，它是把一切資源整合集成管理，形成完整性的規(guī)劃和控制系統(tǒng)[1]。為了提高科研事業(yè)單位的創(chuàng)新能力，國家不斷加大對科研事業(yè)的投入力度，因此需要提高對科研單位的管理要求，通過對比企業(yè)和科研事業(yè)單位管理方面的異同，參照企業(yè)的管理方法，實(shí)施ERP系統(tǒng)管理模式。

1 分析對比企業(yè)和事業(yè)單位在管理方面的異同

企業(yè)的經(jīng)營流程猶如生態(tài)食物鏈一樣環(huán)環(huán)相扣缺一不可，從原輔材料的供應(yīng)到生產(chǎn)制造再到銷售和客戶。相對于企業(yè)流程的繁復(fù)，科研事業(yè)單位的運(yùn)營流程較為簡潔，主要是和政府及其他企事業(yè)科研單位的協(xié)作[2]。

企業(yè)為了提高應(yīng)變能力、管理效率，需要高效管理整個(gè)供應(yīng)鏈上涉及到的所有步驟?？蒲惺聵I(yè)單位因?yàn)槭艿娇蒲姓吆秃贤厥庑缘氖`，使科研管理擁有了更多的強(qiáng)制性而缺乏變通的可能性，同時(shí)科學(xué)研究項(xiàng)目存在很高的不確定性因素，因此在某些方便又具有任意性。

企業(yè)通常是由高層決策，統(tǒng)一計(jì)劃領(lǐng)導(dǎo)，然后任務(wù)層層分解下達(dá)，同時(shí)進(jìn)行資源的配置。而科研事業(yè)單位往往在相對寬松的環(huán)境下，以固有的運(yùn)營機(jī)制為基礎(chǔ)，在既定的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃下，調(diào)整分配內(nèi)部資源。

科研事業(yè)單位把順利完成科研項(xiàng)目作為唯一的目標(biāo)。顧名思義，企業(yè)是將實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化作為管理目標(biāo)。

企業(yè)可以精準(zhǔn)計(jì)算和量化在生產(chǎn)過程中所需要的物料和產(chǎn)能，而科學(xué)研究具有很大的不確定性，屬于人的創(chuàng)造性行為，在科學(xué)研究項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的物資需求和科研人員的專業(yè)能力都很難精確地計(jì)算和給出量化的數(shù)據(jù)[3]。

企業(yè)的生產(chǎn)工藝是一個(gè)循環(huán)往復(fù)的過程，既定產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售都有固定的模式和周期，具有相對穩(wěn)定的資源規(guī)劃和配置控制?？蒲惺聵I(yè)單位的主業(yè)就是一個(gè)個(gè)科研項(xiàng)目，不同的科研項(xiàng)目具有各自的生產(chǎn)周期，所需要的物資經(jīng)費(fèi)也各有不同，因此很難把握物資的規(guī)劃分配和控制，基本無規(guī)律可循。

2 使用ERP系統(tǒng)提高科研事業(yè)單位管理效率的方法

如何使科研事業(yè)單位運(yùn)用ERP系統(tǒng)提高管理效率，徹底脫離傳統(tǒng)的管理方法，應(yīng)當(dāng)注意以下幾方面的問題。

2.1 制定明確的購買和使用計(jì)劃

首先，對不同類型的ERP系統(tǒng)做充分的市場調(diào)研，大概了解各自的優(yōu)缺點(diǎn)，然后根據(jù)單位自身的實(shí)際條件和運(yùn)營情況，購置最符合本單位未來發(fā)展規(guī)劃的型號。其次，根據(jù)購買到的ERP系統(tǒng)類型結(jié)合自身發(fā)展制定詳實(shí)的使用目標(biāo)和計(jì)劃，保證遵循計(jì)劃步驟實(shí)施ERP系統(tǒng)，在使用過程中應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，必要時(shí)通過信息反饋來調(diào)整使用計(jì)劃[4]。

2.2 提高硬件基礎(chǔ)的配置

為了給ERP系統(tǒng)提供優(yōu)良的運(yùn)行環(huán)境，保證ERP系統(tǒng)高速高質(zhì)的實(shí)施。首先，要全面了解掌握單位目前的信息化程度，淘汰落后的電腦等相關(guān)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，清除老舊過時(shí)、運(yùn)行效率低的軟件系統(tǒng)，進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)配置等[5]。顯而易見，以上事務(wù)均需要大量的資金作支持，所以，對實(shí)施ERP系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、技術(shù)可行性分析很有必要，把契合成本效益作為單位各項(xiàng)決策的實(shí)施原則。

2.3 搭建符合自身發(fā)展的業(yè)務(wù)流程

為了使單位的ERP系統(tǒng)符合所處行業(yè)目前的信息化管理系統(tǒng)，更好的服務(wù)于各項(xiàng)科研活動，通過構(gòu)建流程改良平臺，發(fā)現(xiàn)運(yùn)行效率低的流程將其改建，妨礙運(yùn)行的就廢止，效率一般的再優(yōu)化，最后搭建一套完整的業(yè)務(wù)流程[6]。除此之外，在必要的情況下，購買ERP系統(tǒng)后，可依據(jù)單位自身的發(fā)展情況進(jìn)行再開發(fā)，即根據(jù)自身運(yùn)營環(huán)境改寫ERP系統(tǒng)的部分模塊。

2.4 提高全體員工對ERP系統(tǒng)的認(rèn)識

首先，單位從上到下應(yīng)當(dāng)對ERP系統(tǒng)有一個(gè)全面、系統(tǒng)的認(rèn)識，尤其是高管層更應(yīng)有深刻的認(rèn)知，了解ERP系統(tǒng)運(yùn)行的核心內(nèi)容；其次，應(yīng)該在整個(gè)系統(tǒng)中廣泛宣講ERP系統(tǒng)的主旨思想，使員工對ERP系統(tǒng)有全面的了解，引導(dǎo)其清楚在整個(gè)ERP系統(tǒng)中自身所承擔(dān)的責(zé)任，目標(biāo)更加明確的參與到完善ERP系統(tǒng)搭建中，眾志成城，使ERP系統(tǒng)高效的實(shí)施運(yùn)行；再次，為了保證ERP系統(tǒng)運(yùn)行的精準(zhǔn)度，需要對相應(yīng)的工作人員進(jìn)行運(yùn)營前的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，減少他們工作失誤率，為ERP系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)的數(shù)據(jù)輸入工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[7]；最后，假如個(gè)別部門因?yàn)槭褂肊RP系統(tǒng)成為部門重要改革或者內(nèi)部人員因?yàn)檎J(rèn)知不夠，思想技術(shù)落后不能完成ERP系統(tǒng)的操縱和執(zhí)掌工作，單位高層決策部門應(yīng)該考慮從外部引入具有專業(yè)性的信息化人才，為了使其對單位的文化和業(yè)務(wù)流程有一定程度的了解，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行簡單快速的培訓(xùn)。

2.5 強(qiáng)化維護(hù)，做好應(yīng)急準(zhǔn)備

只有安全、穩(wěn)健的運(yùn)行環(huán)境才能良好的保證ERP系統(tǒng)高效工作。相應(yīng)的操作人員應(yīng)時(shí)刻做好相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作，系統(tǒng)管理工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對系統(tǒng)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、無效數(shù)據(jù)和垃圾數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的處理，同時(shí)對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，保障系統(tǒng)健全、穩(wěn)定的運(yùn)行。

3 事業(yè)單位高效運(yùn)行ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵因素

科研事業(yè)單位順應(yīng)潮流實(shí)現(xiàn)信息化管理的途徑是使用ERP系統(tǒng)，保證其高效運(yùn)行關(guān)鍵應(yīng)當(dāng)落實(shí)好以下兩個(gè)方面。

3.1 制定合理的ERP系統(tǒng)運(yùn)行計(jì)劃

ERP整體的運(yùn)行規(guī)劃不能只依靠信息中心的一己之力，更不能采用缺少調(diào)查的主觀判斷，它必須與科研事業(yè)單位的未來發(fā)展戰(zhàn)略高度結(jié)合，因此出臺制定合理的ERP系統(tǒng)運(yùn)行計(jì)劃需要成立一個(gè)專門的工作部門，保證信息中心和其他業(yè)務(wù)部門的相關(guān)人員同時(shí)參與[8]。大部分單位可能會出現(xiàn)由于缺乏相關(guān)人才資源而聘請外部專業(yè)公司咨詢規(guī)劃，由于外部公司對單位的文化和業(yè)務(wù)流程了解欠缺，給出的方案與實(shí)際相差甚遠(yuǎn)，因此在做ERP系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)，實(shí)施單位要作為主體聘請外部公司或者專業(yè)人員提供支持。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和自身業(yè)務(wù)的快速變化，單位應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)優(yōu)化和改善ERP系統(tǒng)，不能有一勞永逸的思想，一個(gè)運(yùn)行規(guī)劃使用周期過長是不可取的，當(dāng)前最佳的ERP整體規(guī)劃時(shí)間為三到五年[9]。

3.2 優(yōu)化管理ERP系統(tǒng)的運(yùn)行周期

任何系統(tǒng)的運(yùn)行關(guān)鍵在于過程管理，實(shí)施ERP系統(tǒng)亦如此，多數(shù)單位因諸多因素導(dǎo)致系統(tǒng)實(shí)施周期過長而遭遇困擾，這種情況引發(fā)軟件商和使用方關(guān)系緊張，進(jìn)而影響到ERP系統(tǒng)的實(shí)施過程，嚴(yán)重者形成惡性循環(huán)。當(dāng)雙方出現(xiàn)意見不同時(shí)，要以合作共贏的態(tài)度，為了統(tǒng)一的目標(biāo)——ERP系統(tǒng)高效運(yùn)行，共同商討解決問題的辦法，化解危機(jī)。同時(shí)，為了更好的掌控整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度，要挑選具備優(yōu)秀協(xié)調(diào)和組織能力的人員擔(dān)任項(xiàng)目管理者[10]。能否成功實(shí)施ERP系統(tǒng)取決與于兩方面：購買的軟件和單位的管理能力。假如產(chǎn)品有漏洞，功能存在缺陷，則企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)作難度系數(shù)增加不少，同樣地，若單位的基礎(chǔ)管理薄弱，又缺少創(chuàng)新能力，ERP系統(tǒng)實(shí)施會寸步難行。

總之，科研事業(yè)單位管理擁有復(fù)雜的背景環(huán)境和形態(tài)各異的自身因素，不能把高效管理簡單的寄希望于“系統(tǒng)化”的變革，想要使用ERP系統(tǒng)提高單位的管理效率，首先要夯實(shí)管理基礎(chǔ)、整合優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，其次創(chuàng)新改革管理制度、加大力度培養(yǎng)信息化人才，構(gòu)建出符合自身發(fā)展的ERP系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)劃和周期，更快更好地實(shí)現(xiàn)科研事業(yè)單位資源集成化管理。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙文杰.ERP系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中的應(yīng)用[J].科技向?qū)В?011（12）.

[2]張桂新.ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題和對策分析[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2011（06）.

[3]梁奎，郭順生.基于SPC的EPR質(zhì)量管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)[J].機(jī)械研究與應(yīng)用，2011（03）.

[4]王欣.ERP實(shí)施能力評價(jià)體系設(shè)計(jì)與研究[A].第六屆（2011）中國管理學(xué)年會—信息管理分會場論文集[C].2011.

[5]方開紅.一種安全可靠的ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電腦開發(fā)與應(yīng)用，2012（10）.

[6]吳建苗.動態(tài)企業(yè)建模技術(shù)實(shí)現(xiàn)及其在ERP中的應(yīng)用[J].浙江大學(xué)學(xué)報(bào)（理學(xué)版）；2000（04）.

[7]黃嫚麗，藍(lán)海林.談ERP的實(shí)施與企業(yè)戰(zhàn)略的匹配[J].經(jīng)濟(jì)師，2003（02）.

[8]李燕，劉魯.基于知識管理的ERP系統(tǒng)[J].合肥工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2004（03）.

[9]常靜.我國企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)管理的風(fēng)險(xiǎn)與防范[J].陜西經(jīng)貿(mào)學(xué)院學(xué)報(bào)，2001（03）.

[10]蔡海鵬.ERP實(shí)施要素及內(nèi)涵[J].中國制造業(yè)信息化，2006（15）.

[責(zé)任編輯：王偉平]