淺談商貿(mào)企業(yè)預付卡的內(nèi)部控制及財稅處理

林久生

摘 要：本文針對單用途預付卡發(fā)行和使用中存在的突出問題，從審批備案、資金管理、發(fā)行銷售環(huán)節(jié)的流程設計、內(nèi)部控制及銷售后的賬務處理、發(fā)票開具和稅務處理等方面進行了詳細論述，針對性、適用性及可操作性很強，對商貿(mào)企業(yè)加強預付卡的管理有很好的借鑒作用。

關鍵詞：預付卡;資金管理及內(nèi)部控制;會計及稅務處理

一、引言

單用途預付卡是由發(fā)卡單位發(fā)行的，只在本單位或加盟商戶購買商品或服務的一種預付卡，廣泛用于綜合商場、超市、餐飲、住宿、健身娛樂、美容理發(fā)和居民服務等行業(yè)。對于發(fā)卡企業(yè)緩解資金壓力、穩(wěn)定客源、促進銷售和快速擴大經(jīng)營規(guī)模起到非常積極的作用。同時也給廣大消費者帶來很多的優(yōu)惠和便利，總之預付卡的使用極大地促進了社會主義商品經(jīng)濟發(fā)展，但在發(fā)行和使用過程中還存在以下問題：（1）發(fā)行過量，并擠占挪用預付卡資金，財務風險大，造成購卡人不能及時足額使用，損害了廣大消費者的利益;（2）管理不善，內(nèi)控不嚴，賬目不清，預付卡資金不能及時足額入賬，存在貪污失盜的風險;（3）會計核算不符合國家財經(jīng)法規(guī)的要求，發(fā)票開具，稅務處理不符合稅法規(guī)定，存在稅收風險。針對上述問題，根據(jù)國家的政策法規(guī)結(jié)合自己多年的工作實踐做一下探討。

二、預付卡發(fā)行及資金管理

1.發(fā)卡企業(yè)首先應向其機構(gòu)所在地的商務部門備案。

2.發(fā)卡企業(yè)應確定一家商業(yè)銀行賬戶作為資金存管賬戶，預收資金全額存入該賬戶，專款專用。專項資金存管比例不低于上一季度預收資金余額的20%。

3.發(fā)卡企業(yè)單張預付卡的限額不得超過5000元。

4.發(fā)卡企業(yè)預收資金余額不得超過其上一年度營業(yè)收入的40%，超過后應暫停銷售預付卡。

5.發(fā)卡企業(yè)應對預付卡資金進行嚴格管理，預收資金只能用于企業(yè)的正常經(jīng)營活動，嚴禁挪用資金用于與企業(yè)經(jīng)營無關的業(yè)務，絕不能用于房地產(chǎn)、股權(quán)和證劵等投資，更不能用于借貸行為。

6.發(fā)卡企業(yè)應定期組織召開資金調(diào)度會或資金安全檢查，對預付卡資金的使用、結(jié)存情況進行綜合分析，發(fā)現(xiàn)異常情況，及時采取措施妥善處理，避免資金冗余或資金鏈斷裂。

7.發(fā)卡企業(yè)自身應加強對預付卡資金的風險管理，設定企業(yè)的風險容量和容限，定期進行風險評估，及時采取風險應對措施，絕對不能發(fā)生預付卡不能兌付的事情，增強企業(yè)信譽，維護社會公平和安定。

三、發(fā)卡流程及內(nèi)部控制

1.發(fā)卡企業(yè)應建立與發(fā)行單用途卡規(guī)模相適應的業(yè)務處理系統(tǒng)，確保預付卡的充值、銷售、刷卡使用、退還，充磁、修復等順利進行，確保預付卡系統(tǒng)安全平穩(wěn)運行。

2.根據(jù)不相容崗位相分離的原則，充卡人、售卡人、退卡人、收銀員、記賬員和系統(tǒng)維護人員應分別由專人負責，各負其責，互相制衡。

3.系統(tǒng)主管人員分別設定上述人員在購物卡系統(tǒng)的權(quán)限和業(yè)務范圍，相關人員只能在各自的權(quán)限和業(yè)務范圍內(nèi)開展工作。

4.發(fā)卡企業(yè)應安排專職會計負責預付卡充值業(yè)務，設有專門的充值密碼，企業(yè)財務總監(jiān)定期設定充值限額，充卡人員在限額以內(nèi)，根據(jù)銷售情況確定充值金額，確保預付卡金額既能滿足銷售需要，又不能庫存過大帶來安全隱患。

5.企業(yè)設專門的售卡人員，每人都有專門的售卡密碼，售卡人員根據(jù)預付卡銷售狀況提前從充卡會計領取備用卡，填寫預付卡領用單。見表1。

? 6.售卡人員在售卡時應填寫預付卡銷售明細表，并由顧客簽名確認，所收現(xiàn)金當天存入指定銀行，當班末了登記售卡明細賬并盤點，做到賬卡相符，賬款相符。明細表如下。

7.充卡會計每天登記充卡、發(fā)放、銷售臺賬，定期核對售卡人員銷售及庫存狀況，檢查售卡資金是否及時存入預付卡指定賬戶，賬卡金額是否相符，庫存額度是否恰當，據(jù)此編制記賬憑證，計入公司預付卡賬戶，并編制購物卡充值領用銷售及庫存報表。見下表3。

8.收銀會計每天核算預付卡消費使用狀況，編制記賬憑證，計入相關明細賬戶。

9.財務主管每月底核對系統(tǒng)充值金額是否與賬面記錄相符，銷售金額是否都進入公司指定賬戶，庫存金額是否正確，返利是否恰當，本企業(yè)及加盟商戶預付卡消費情況核算是否正確，有沒有舞弊行為，賬務處理是否符合國家規(guī)定，據(jù)此編制匯總記賬憑證，登記預付卡充值、銷售及庫存總賬。

10.財務總監(jiān)定期組織檢查預付卡的發(fā)卡流程及內(nèi)部控制是否得到有效執(zhí)行，并評估系統(tǒng)是否存在安全隱患，以便及時采取措施，確保預付卡的發(fā)行及資金安全。

四、會計及稅務處理

1.發(fā)卡企業(yè)

（1）發(fā)卡企業(yè)銷售預付卡時，給客戶開具編碼為“未發(fā)生銷售行為的不征稅項目”下設的601“預付卡銷售和充值”的增值稅普通發(fā)票。發(fā)卡企業(yè)進行以下賬務處理：

借：銀行存款（或現(xiàn)金）

貸：預收賬款-預付卡

返利時，

借：營業(yè)費用

貸：預收賬款-預付卡

（2）客戶持卡到發(fā)卡企業(yè)購物或接受服務時，發(fā)卡企業(yè)應根據(jù)銷售清單做以下財務處理：

借：預收賬款-預付卡

貸：主營業(yè)務收入

銷項稅額

借：主營業(yè)務成本

貸：庫存商品

銷項稅額按所購商品或接受服務的適用稅率分別計算，分類申報，不再給客戶開具發(fā)票。

（3）客戶持卡到加盟商戶購物時，應根據(jù)消費明細，做以下賬務處理：

借：預收賬款-預付卡

貸：其他應付款-xx商戶

（4）與加盟商戶結(jié)算款項并收取手續(xù)費時，應取得加盟商戶開具的在備注欄注明“收到預付卡結(jié)算款”的增值稅普通發(fā)票，發(fā)卡企業(yè)作為銷售預付卡收到資金不繳納增值稅的憑證，留存?zhèn)洳?，并做以下賬務處理：

借：其他應付款-xx商戶

貸：其他業(yè)務收入-手續(xù)費

貸：銷項稅額

貸：銀行存款 （或現(xiàn)金）

同時發(fā)卡企業(yè)應給加盟商戶開具6%的經(jīng)紀代理服務業(yè)增值稅專用或普通發(fā)票。

2.加盟商戶

（1）客戶持卡購買商品和服務時，加盟商戶不再開具發(fā)票，憑消費清單做以下賬務處理：

借：應收賬款-預付卡

貸：主營業(yè)務收入

貸：銷項稅額

借：主營業(yè)務成本

貸：庫存商品

（2）與發(fā)卡企業(yè)結(jié)算款項并支付手續(xù)費時，應向發(fā)卡企業(yè)開具增值稅普通發(fā)票，在備注欄寫上收到預付卡結(jié)算款，同時取得手續(xù)費的增值稅專用發(fā)票，并做以下賬務處理：

借：銀行存款（或現(xiàn)金）

借：營業(yè)費用

借：進項稅額

貸：應收賬款-預付卡

3.購卡企業(yè)

購卡企業(yè)只能在購卡時取得增值稅普通發(fā)票，在消費環(huán)節(jié)不允許再次取得發(fā)票，購卡企業(yè)可根據(jù)處置預付卡的不同情況進行如下處理：

（1）購卡贈送客戶，憑發(fā)票和客戶清單做以下處理：

借：管理費用-招待費

貸：銀行存款

（2）購卡作為促銷方式贈送給消費者，憑發(fā)票和買贈清單做營業(yè)費用處理：

借：營業(yè)費用-促銷費

貸：銀行存款

（3）購卡作為福利發(fā)放給員工，憑發(fā)票和員工名單做以下處理：

借：應付職工薪酬-福利費

貸：銀行存款

（4）購卡自己消費

企業(yè)為了方便業(yè)務，購買預付卡自己使用，這種情況在購卡環(huán)節(jié)不能憑借發(fā)票直接稅前扣除而應在消費環(huán)節(jié)根據(jù)其實際用途計入管理費用、營業(yè)費用、生產(chǎn)成本、制造費用等科目：

購入時：

借：預付賬款-預付卡 ? xxx元

貸：銀行存款 ? ? ? ? ? xxx元

消費時根據(jù)實際用途：

借：管理費用（營業(yè)費用、制造費用或生產(chǎn)成本）xxx元

貸：預付賬款-預付卡 ? ? ? ? xxx元

五、結(jié)論

本文全面詳細論述了預付卡的發(fā)行規(guī)定及資金管理、企業(yè)發(fā)行流程及各個環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，發(fā)卡企業(yè)、加盟商戶和購卡企業(yè)如何進行財務處理、發(fā)票開具、稅務處理等，對于企業(yè)規(guī)范預付卡管理，堵塞漏洞，規(guī)避資金風險及財務稅收風險起到很好的借鑒作用。

參考文獻：

[1]《單用途商業(yè)預付卡管理辦法（試行）》商務部.

[2]《國家稅務總局公告2016第53號》.

[3]崔純塏，張秀蓮.《預付卡稅前扣除要跳出兩個盲點》[N].中國稅務報，2017年8月11日.