利用智能提醒功能控制工程項目管理風(fēng)險

錢兵成

【摘?要】本文簡單介紹了通過在項目管理平臺軟件上增加智能提醒功能控制工程項目管理風(fēng)險的必要性及實現(xiàn)途徑。在項目進(jìn)展到某一個節(jié)點時，對各崗位人員應(yīng)進(jìn)行的工作或應(yīng)進(jìn)行的培訓(xùn)及時提醒，可以消除因員工能力不足、工作失誤導(dǎo)致的管理風(fēng)險，同時對員工的培訓(xùn)工作也更為便利。

【關(guān)鍵詞】智能提醒;工作提醒;自助培訓(xùn);管理風(fēng)險

Control project management risk with smart reminder

Qian Bing-cheng

（Shanghai Jiashi （Group） Co.， Ltd?Shanghai?201804）

【Abstract】This paper briefly introduces the necessity and implementation of controlling the risk of engineering project management by adding intelligent reminder function on the project management platform software. When the project progresses to a certain node， timely reminding of the work or training that should be carried out by each post personnel can eliminate the management risks caused by insufficient staff capacity and work errors， and at the same time， the training work for employees is more convenient.

【Key words】Smart reminder;Job reminder;Self-help training;Management risk

1. 前言

近年以來，公司的業(yè)務(wù)量不斷擴(kuò)大，項目管理各崗位都招聘了大量新員工。為幫助這些新員工盡快熟悉崗位工作，有必要對他們進(jìn)行一些必要的培訓(xùn)和引導(dǎo)工作。而智能化提醒這項功能的增加，在最大限度地減少因為新員工工作不熟悉而帶來項目管理風(fēng)險的同時，也可以最便捷及時對新員工給予合適的培訓(xùn)和指導(dǎo)。

2. 智能提醒功能應(yīng)實現(xiàn)的目標(biāo)

2.1?從導(dǎo)致項目管理風(fēng)險的因素進(jìn)行分析，認(rèn)為由于員工的工作能力不足帶來的項目管理風(fēng)險占主要因素，故平臺的研發(fā)人員應(yīng)從以下幾個方面進(jìn)行課題研發(fā)：

（1） 員工工作上存在疏忽和遺漏時，能及時得到提醒;

（2）員工工作技能有欠缺時，能及時得到培訓(xùn)。

2.2?為此，研發(fā)團(tuán)隊認(rèn)為本次研發(fā)課題應(yīng)達(dá)成以下目標(biāo)：

（1）利用項目管理智能提醒功能，對各崗位人員在特定時間需進(jìn)行的特定任務(wù)進(jìn)行提醒，以免遺漏該事項，造成工作上的失誤;

（2）利用項目管理智能提醒功能，對特定人員在特定時間需進(jìn)行的培訓(xùn)和指導(dǎo)及時提醒，以免因人員崗位技能的不足，導(dǎo)致工作出現(xiàn)偏差而影響項目正常進(jìn)展。

3. 指定功能的開發(fā)

3.1?通過對各崗位人員日常工作的梳理以及公司相關(guān)管理規(guī)定的熟悉和查閱，研發(fā)小組成員分析后認(rèn)為，智能提醒功能可以在如下兩個方面進(jìn)行指定功能的開發(fā)。

（1）提醒當(dāng)日應(yīng)完成的日常工作;

（2）提醒當(dāng)日應(yīng)進(jìn)行的自助培訓(xùn)或?qū)W習(xí);

3.2?通過對目標(biāo)進(jìn)行分析后，我們確定智能提醒功能，最終應(yīng)達(dá)到如下要求：

（1）應(yīng)對各崗位人員的日常工作進(jìn)行梳理，制定出崗位人員工作標(biāo)準(zhǔn)流程。崗位工作人員的流程與項目進(jìn)度計劃相關(guān)聯(lián)，在項目進(jìn)展到某一個節(jié)點，對各崗位人員應(yīng)進(jìn)行的工作進(jìn)行實時提醒，直到任務(wù)完成，才取消提醒。提醒功能同時發(fā)布到該崗位人員直接領(lǐng)導(dǎo)的ID，以起到督促作用，確保各崗位人員都能按時完成工作，并確保工作質(zhì)量。

（2）應(yīng)對各崗位人員應(yīng)掌握的知識內(nèi)容，進(jìn)行梳理，并制定相應(yīng)的培訓(xùn)課件。平臺上記錄下每個人工作完成的質(zhì)量情況，并進(jìn)行評定打分，當(dāng)工作質(zhì)量的分值低于某一個標(biāo)準(zhǔn)時，平臺觸發(fā)相應(yīng)工作內(nèi)容的培訓(xùn)指令。直到培訓(xùn)后考核成績合格后才取消提醒功能。

（3）根據(jù)國家、地方和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布的進(jìn)展情況，及時在平臺上定期發(fā)布新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范、新圖集的宣貫課件，當(dāng)有新的課件發(fā)布時，及時提醒相關(guān)崗位人員參加自助學(xué)習(xí)。并對學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考核，直到考核成績合格才取消提醒功能。

4. 功能實現(xiàn)方案

4.1?梳理崗位工作流程，流程與項目進(jìn)度計劃、崗位與特定人員關(guān)聯(lián)。

4.1.1?組建項目管理機(jī)構(gòu)，將崗位與特定人員關(guān)聯(lián)。以保證平臺通過識別崗位人員鎖定任務(wù)發(fā)送的目標(biāo)，并準(zhǔn)確發(fā)送任務(wù)提醒。

4.1.2?根據(jù)項目任務(wù)、合同目標(biāo)制定三級WBS工作分解流程，針對每一個流程梳理所有參與該項工作的崗位人員的工作任務(wù)。

（1）項目任務(wù)流程分解：如鋼筋綁扎這一分項工程，參與的崗位人員包含技術(shù)負(fù)責(zé)人、鋼筋翻樣、資料員、質(zhì)量員、施工員、預(yù)算員、項目經(jīng)理等，各崗位對應(yīng)的工作內(nèi)容分別為鋼筋施工方案交底、鋼筋翻樣料單提交、驗收資料（隱蔽驗收、檢驗批資料等）、自檢、任務(wù)單開具、資源計劃及組織、共同驗收、工序移交等等。

（2）合同目標(biāo)流程分解：如針對綠色施工目標(biāo)，在項目準(zhǔn)備工作階段，項目技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行綠色施工方案交底，崗位職責(zé)交底等等也納入三級WBS工作分解流程。確保將項目任務(wù)、合同目標(biāo)均納入智能提醒范圍以內(nèi)。

4.1.3?編制項目進(jìn)度計劃，進(jìn)度計劃的任務(wù)名稱與WBS流程關(guān)聯(lián)。當(dāng)實際進(jìn)度進(jìn)行到某一流程時，觸發(fā)平臺自動檢測掛接到流程的項目任務(wù)及合同目標(biāo)，并給特定人員發(fā)送工作任務(wù)提醒。

4.2?制定各項工作任務(wù)的評定標(biāo)準(zhǔn)，并進(jìn)行評分。

（1）根據(jù)制定的三級WBS工作分解流程，由公司工程監(jiān)管中心負(fù)責(zé)編制工作標(biāo)準(zhǔn)，及評分標(biāo)準(zhǔn)。

（2）針對不同的工作任務(wù)，制定評分標(biāo)準(zhǔn)側(cè)重點應(yīng)有所不同。資料內(nèi)業(yè)類工作的質(zhì)量評分標(biāo)準(zhǔn)，主要以對規(guī)范的掌握程度，資料流程的符合性進(jìn)行評分;施工組織、方案類的評分標(biāo)準(zhǔn)主要從方案內(nèi)容的規(guī)范性、經(jīng)濟(jì)性、科學(xué)性、安全性、合理性、先進(jìn)性等方面進(jìn)行評價;現(xiàn)場操作性的工作內(nèi)容，則主要從操作的規(guī)范性及任務(wù)最終的結(jié)果進(jìn)行評價。

4.3?員工技能培訓(xùn)的實施。

4.3.1?培訓(xùn)課件的組織。

（1）全公司范圍內(nèi)進(jìn)行需求調(diào)研后，再根據(jù)調(diào)研結(jié)果確定需要培訓(xùn)的內(nèi)容。后續(xù)根據(jù)新的風(fēng)險點進(jìn)行課件的補(bǔ)充和完善。

（2）由工程監(jiān)管中心根據(jù)需要的培訓(xùn)內(nèi)容，組織培訓(xùn)課件。

4.3.2?需培訓(xùn)員工的確定。

需培訓(xùn)員工主要從三個方面進(jìn)行確認(rèn)：

（1）新入職員工，由平臺自動根據(jù)入職員工的入職流程來進(jìn)行確認(rèn)，入職申請審批流程完成即由平臺發(fā)送入職培訓(xùn)的工作提醒，由新員工通過平臺自助進(jìn)行新員工入職培訓(xùn);

（2）轉(zhuǎn)崗、調(diào)崗員工，由平臺自動根據(jù)入職員工的入職流程來進(jìn)行確認(rèn)，轉(zhuǎn)崗、調(diào)崗指令審批流程完成即由平臺發(fā)送入職培訓(xùn)的工作提醒，由轉(zhuǎn)崗、調(diào)崗員工通過平臺自助進(jìn)行轉(zhuǎn)崗、調(diào)崗培訓(xùn);

（3）工作質(zhì)量不達(dá)標(biāo)員工，由平臺自動根據(jù)員工的工作質(zhì)量評分情況進(jìn)行判斷，當(dāng)某員工評分低于某一個分值時，由平臺向該特定員工發(fā)送重新培訓(xùn)的工作提醒。

4.3.3?培訓(xùn)成績的考核認(rèn)定。

（1）每項培訓(xùn)內(nèi)容，由課件的編寫或組織人員提供培訓(xùn)考核題庫。試題應(yīng)能全面反映培訓(xùn)的主要知識內(nèi)容，每次培訓(xùn)完成，由平臺從題庫中自動抽取試題。

（2）應(yīng)試人員在規(guī)定時間內(nèi)完成考試內(nèi)容，且成績合格則本次培訓(xùn)通過。

（3）每次培訓(xùn)完成后，培訓(xùn)考核不合格的員工只允許二次補(bǔ)考機(jī)會。首次考試60分合格;補(bǔ)考一次的員工，成績達(dá)到70分方才合格;補(bǔ)考二次的員工，成績達(dá)到80分方才合格。以免員工通過多次刷題，通過熟悉答案蒙混過關(guān)。確保員工通過培訓(xùn)，是真正撐握了知識點。

（4）員工培訓(xùn)考核合格后，平臺自動取消培訓(xùn)的工作提醒。

4.4?新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范、新技術(shù)培訓(xùn)。

4.4.1?國家和地方新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范、新圖集。

（1）新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范、新圖集的信息收集，由公司標(biāo)準(zhǔn)辦負(fù)責(zé)進(jìn)行信息收集。每一項國家和地方標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集的發(fā)布、更新，標(biāo)準(zhǔn)辦應(yīng)及時通過電子文檔下載、紙質(zhì)書籍購買等方式獲取資源。并根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集涉及的部門、人員，將相關(guān)資源進(jìn)行分享。

（2）根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對應(yīng)的部門，如質(zhì)量、技術(shù)、安全類等標(biāo)準(zhǔn)，分別由質(zhì)量、技術(shù)、安全部總監(jiān)組織編制培訓(xùn)文檔，并逐級進(jìn)行宣貫、培訓(xùn)。

4.4.2?“四新技術(shù)”。

由技術(shù)研發(fā)部門負(fù)責(zé)收集科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、適用的“四新技術(shù)”相關(guān)視頻、資料等素材，組織編制培訓(xùn)文檔，并逐級進(jìn)行宣貫。

4.4.3?需培訓(xùn)員工的確定。

新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范、新圖集、新技術(shù)的培訓(xùn)對象，應(yīng)適用于參與項目管理的所有員工。

4.4.4?需培訓(xùn)員工的確定。

新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范、新圖集、新技術(shù)的培訓(xùn)考核方式，參照員工技能考核。

4.5?智能提醒的方式。

特定人員在特定時間接收智能提醒的方式有兩種：

（1）特定人員打開管理平臺軟件后，跳出提醒框;

（2）特定人員在特定時間自動收到手機(jī)提醒短信。

此兩種方式，同時運行。以確保特定人員能及時接收到工作任務(wù)和培訓(xùn)的工作提醒。

5. 結(jié)束語

通過在項目管理平臺上“開發(fā)利用智能提醒功能控制項目管理風(fēng)險”這一功能模塊，我們通過在項目管理平臺中增加智能提醒功能，有效減少了因為員工工作能力欠缺導(dǎo)致的工作遺漏或疏忽，避免了此類項目管理風(fēng)險發(fā)生的機(jī)率。同時公司對員工工作技能、新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)、新規(guī)范的培訓(xùn)也變得更加及時和便利。