高校數(shù)字化檔案安全管理體系探究

晏榛 楊曉蓉

摘 要：經(jīng)濟的發(fā)展促進(jìn)了信息化社會的到來，面對龐大的數(shù)據(jù)資源，傳統(tǒng)存儲媒介已經(jīng)無法滿足數(shù)據(jù)存儲的需求。高校作為信息聚集中心，新時代如何做好檔案管理，提升檔案管理效率，是眾多高校面臨的重要問題。隨著信息化社會的不斷深入發(fā)展，檔案數(shù)字化管理也成高校檔案存儲的一種趨勢。檔案數(shù)字化管理提升了高校管理便捷性，但是也對信息安全提出了更高的要求。本文對高校數(shù)字化檔案管理目前存在的問題進(jìn)行了分析，包括人為、設(shè)備原因以及外因?qū)е碌奈ｋU，同時提出了高校數(shù)字化檔案安全管理體系構(gòu)建的策略建議，包括加強安全管理意識、建立安全管理體系、建立殺毒軟件防護(hù)機制，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。全方位構(gòu)建高校數(shù)字化檔案安全管理體系。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;管理;安全

高校檔案管理工作既是現(xiàn)實管理需要，也是高校歷史發(fā)展的記錄。包含著職工工作和學(xué)生生活的全面信息記錄。如今，信息時代數(shù)字化圖書館建設(shè)大大提升了高校圖書館的效率和便捷性，然而數(shù)字化管理對硬件設(shè)備和軟件安全防衛(wèi)也提出了更高的要求，同時也包括各種病毒的侵害。信息數(shù)字化是高校檔案管理的趨勢，然而在推行過程中仍然面臨諸多問題。因此，面對這些問題，要加強安全管理理念，完善安全管理體系，積極建立高校數(shù)字化檔案安全防護(hù)體系。同時不斷提高硬件和軟件質(zhì)量，多方面提升高校檔案管理效率。

一、高校數(shù)字化檔案安全管理存在的問題

高校數(shù)字化檔案安全管理是運用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、掃描以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)來實現(xiàn)無紙化信息存儲的過程。隨著計算機技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)的不斷發(fā)展，高校數(shù)字化檔案安全管理實際上也是將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理技術(shù)相結(jié)合，通過電腦網(wǎng)絡(luò)連接，計算機管理，從而形成檔案信息庫。

1.人為失誤造成的安全隱患。在數(shù)字化檔案管理操作過程中，因不專業(yè)或操作失誤帶來的安全隱患時有發(fā)生。誤刪或者未備份導(dǎo)致文件丟失，一些管理人員安全意識不強，檔案管理密碼設(shè)置過于簡單，對密碼保護(hù)不力，導(dǎo)致密碼泄露檔案被復(fù)制進(jìn)而傳播泄露。一些管理人員將存有檔案信息的未進(jìn)行格式化或者安全處理的文件，隨意借給他人使用，導(dǎo)致資源外泄。信息化時代一個突出的特點就是信息的共享，而高校數(shù)字化檔案管理通過共享的校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案管理，這也使得信息共享時代的弊端充分暴露，一旦某一個環(huán)節(jié)遭到破壞或攻擊，都能給整個數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全造成嚴(yán)重威脅。

高校數(shù)字化檔案安全管理面臨的另一個危險，則是電子檔案原件真實性問題。雖然電子文件替代紙質(zhì)文件成為趨勢，然而電子文件屬于虛擬數(shù)據(jù)，刪除和修改的危險程度也很高，而且電子文件不同于紙質(zhì)文件的另一個危險性在于，電子文件的刪改不會留下任何痕跡，同時，一些需要確認(rèn)的文件無法在電子文檔上標(biāo)注。

2.來自硬件設(shè)備的危險。隨著無紙化辦公的不斷發(fā)展，高校數(shù)字化檔案安全管理對于網(wǎng)絡(luò)的依賴性更高，這就要求必須保證電腦硬件設(shè)備的良好運行。而電腦由多個零部件組成，一些部件的故障會影響到電子文件的存儲，或者導(dǎo)致檢索的不順暢。同時，由于操作者電腦網(wǎng)絡(luò)水平不同，對硬件維護(hù)程度也不同，因此，來自硬件設(shè)備損壞造成的電子信息丟失，也是高校數(shù)字化檔案安全管理體系面臨的一個問題。

目前高校數(shù)字化檔案管理過程中的數(shù)據(jù)和信息收集、轉(zhuǎn)換以及保存都需要借助各種硬件設(shè)備。而在信息流轉(zhuǎn)過程中，數(shù)字信息對硬件的依賴性也更高。不論是硬盤、計算機故障，還是其他硬件存儲和信息處理硬件設(shè)備的損壞，都會對信息造成流失和刪改的危險，信息未能及時保存所造成的數(shù)據(jù)丟失也是經(jīng)常發(fā)生的事情。

目前很多高校建立了部門局域網(wǎng)，信息化體系也初具規(guī)模，然而，大多數(shù)數(shù)字化檔案在管理過程中仍然沒有完全實現(xiàn)現(xiàn)代化，計算機管理技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中仍然屬于少數(shù)，不夠普及。管理模式仍然停留在手動狀態(tài)。信息化時代最大的特點就是軟件更新速度更快，然而一些高校的數(shù)字化檔案安全管理體系軟件技術(shù)更新速度慢，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案數(shù)字化管理需求。一些檔案年代太久，同時受到硬件條件的限制，無法讀取到全面的信息。一些過時軟件不進(jìn)行及時升級更換，對于大量需要遷移轉(zhuǎn)錄的數(shù)據(jù)也面臨更大的技術(shù)難題。

3.網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害。信息泛濫時代，人們獲取信息的途徑更多便捷多元，但是信息的真實性也對人們信息的有效采集和利用造成了很大困擾?；ヂ?lián)網(wǎng)普及帶給人們便利的同時，垃圾軟件和虛假信息也泛濫成災(zāi)，一些信息難以辨別真?zhèn)?，甚至對人們的觀念造成誤導(dǎo)。而高校數(shù)字化檔案安全管理體系所面臨的問題，就是網(wǎng)絡(luò)病毒及虛假信息的泛濫，例如，垃圾郵件的辨別，不僅阻礙了正常郵件的運行和提取，還造成人力和存儲空間的浪費，尤其當(dāng)垃圾郵件附帶病毒的時候，會對整個計算機系統(tǒng)造成破壞，病毒對網(wǎng)絡(luò)的侵襲，具有高破壞性、高傳染性，有時候還具有潛伏性，管理程序后臺一旦被網(wǎng)絡(luò)病毒侵襲，攻擊速度很快，將會危害數(shù)字檔案的存取。

二、高校數(shù)字化檔案安全管理體系構(gòu)建策略

高校數(shù)字化檔案安全管理體系的構(gòu)建，首先，要解決安全問題，而安全問題的引發(fā)原因則包括人為和技術(shù)兩方面的原因。技術(shù)的升級涉及到資金和技術(shù)成果應(yīng)用問題，因此，運用技術(shù)手段建立安全管理體系不是一蹴而就的事情。其次，人為操作和專業(yè)化因素可以從很大程度上構(gòu)建安全管理體系，而技術(shù)的升級也有賴于安全管理意識的提升。國家的法律法規(guī)對于高校數(shù)字化檔案安全管理體系的構(gòu)建也是重要的保障，因此，高校數(shù)字化檔案安全管理體系的構(gòu)建，要從人才、技術(shù)、硬件以及法律保障等方面全方位加強。

1.提升安全管理意識。高校數(shù)字化檔案安全管理體系的構(gòu)建，首先要提升管理人員的安全管理意識。而安全管理意識提升，一方面要進(jìn)行宣傳教育，另一方面要積極加強專業(yè)人才培養(yǎng)，進(jìn)行歸檔工作指導(dǎo)、學(xué)習(xí)國家相關(guān)制度法規(guī)，進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)體系建設(shè)，積極組織關(guān)于數(shù)字化檔案安全管理的活動和論壇，都是從根本上解決問題的有效途徑，可見，要想徹底解決高校數(shù)字化檔案安全管理問題，要先解決人的意識問題，高校數(shù)字化檔案安全管理體系的建設(shè)不僅僅是管理人員單方面的職責(zé)，而是所有檔案工作人員共同努力的結(jié)果，檔案信息的泄露可能發(fā)生在任何人身上，因此安保意識尤為重要，同時，對于檔案的及時整理歸檔，也會有效防范檔案的流失和損壞，借閱出去的檔案要及時收回，對出借的檔案要建立損壞賠償機制，對丟失和泄密行為要嚴(yán)加懲處。查閱流程要細(xì)化，按照規(guī)章制度和流程進(jìn)行查閱。同時要加強預(yù)防措施，才能真正建立安全管理體系。

2.建立安全管理體系。高校數(shù)字化檔案管理要嚴(yán)格把控檔案資源的進(jìn)出，保證信息的真實性和完整性。除了對管理人員進(jìn)行嚴(yán)格管理和要求之外，要對檔案借閱人員進(jìn)行身份核實，對檔案管理人員進(jìn)行工作監(jiān)督管理，制定明確的獎懲考核條例，建立事前事后評價機制。在檔案管理過程中，要建立起一套系統(tǒng)的、可供執(zhí)行的制度條例，對管理錄入流程進(jìn)行規(guī)范，對檔案管理的安全等級有足夠的了解，對各項風(fēng)險有積極的防范和補救措施，進(jìn)行預(yù)案設(shè)計，對于管理人員的操作權(quán)限要加強監(jiān)督。確保流程規(guī)范，條例清晰，監(jiān)管到位。

3.提供安全性的技術(shù)保障。對互聯(lián)網(wǎng)的依賴性也使得高校數(shù)字化檔案安全管理面臨更多的風(fēng)險因素。各種網(wǎng)絡(luò)犯罪，資源爭奪，使得病毒軟件日益猖獗，且預(yù)防難度較大，對高校數(shù)字化檔案安全管理造成嚴(yán)重威脅。首先，要加強部門網(wǎng)絡(luò)病毒軟件的防御工作，包括使用信息加密、數(shù)字簽名、生物識別等技術(shù)，對重要信息進(jìn)行加密，在傳輸過程中保證信息的完整性和準(zhǔn)確性，并對所有存儲信息進(jìn)行定時全面的病毒掃描，從信息的源頭和傳輸過程中加強安全保障。其次，加強高校防火墻設(shè)置，將內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)形成隔離，能夠有效抵御入侵者。要高度重視防火墻的安全防護(hù)作用，過濾和屏蔽一切非信任IP網(wǎng)址的訪問，使用專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員來對防火墻進(jìn)行安全設(shè)置，在日常工作中也要加強維護(hù)，定時進(jìn)行入侵檢測。

4.加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是保證高校數(shù)字化檔案安全體系建設(shè)的物質(zhì)保障，也是構(gòu)建信息安全的基礎(chǔ)。高校要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大投入力度，加快建設(shè)檔案信息安全體系，校內(nèi)安全體系和管理系統(tǒng)要隨著社會的變化而不斷更新。一方面，適應(yīng)信息存儲需要;另一方面，為構(gòu)建安全便捷的高校檔案存儲做出努力。高校數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建，是建立在內(nèi)外環(huán)境雙重保障的基礎(chǔ)之上，因此，不僅要建立安全的部門網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，同時也要加強管理室、檔案室防火、防電和防盜措施，推動更多的高校實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、安全化、便捷化，加強高校數(shù)字化檔案管理規(guī)范建設(shè)與管理。同時，也應(yīng)該意識到硬件設(shè)備的建設(shè)不僅包括電腦等設(shè)備，還包括電子檔案存儲的內(nèi)部和外部環(huán)境，比如，電子閱覽室的防火、防電工作，硬盤防潮工作等，都要積極關(guān)注。

三、結(jié)束語

高校數(shù)字化檔案安全管理體系建設(shè)作為學(xué)校數(shù)字化圖書館建設(shè)的重要組成部分，關(guān)系到檔案信息的有效存儲和提取，對于推動存儲信息便捷化、規(guī)范化有著重要作用。必須立足于當(dāng)下檔案信息特點和實際需求，制定安全體系構(gòu)建方案，以及數(shù)字化檔案管理方案，同時借助科技進(jìn)步不斷提升安全體系的可靠性、長久性和便捷性。高校數(shù)字化檔案安全管理體系的建設(shè)，不僅滿足了借閱者和高校內(nèi)部信息管理的需要，更是高校核心競爭力的體現(xiàn)，隨著社會信息化不斷深入發(fā)展，數(shù)字化檔案安全體系建立成為未來的趨勢，對于管理效率的提升和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)化都具有積極意義。高校檔案工作也是學(xué)校歷史的見證，對學(xué)校未來建設(shè)有著重要的指導(dǎo)作用。因此，建立安全體系就顯得尤為重要，信息載體多樣性為高校數(shù)字化檔案安全體系構(gòu)建提供了便利，但也增加了風(fēng)險因素，高校檔案唯一性特點決定了檔案安全管理體系建設(shè)的重要性。而加大安全防范意識、提升管理人員專業(yè)性，積極維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，進(jìn)行存儲軟件的更新，都是高校數(shù)字化檔案安全建設(shè)的具體措施。

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