新時(shí)期做好醫(yī)院文書(shū)檔案管理之我見(jiàn)

趙曼

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)醫(yī)院管理提出了更高要求，高效做好醫(yī)院文書(shū)檔案管理，發(fā)揮其憑證參考和宣傳作用，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院檔案規(guī)范管理，提升醫(yī)院服務(wù)水平具有積極作用。本文闡述了醫(yī)院文書(shū)檔案的作用，分析了醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際提出解決問(wèn)題的對(duì)策建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;醫(yī)院;管理

醫(yī)院文書(shū)檔案是醫(yī)院在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的資料。常見(jiàn)的醫(yī)院文書(shū)資料包含了請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等，類別繁多，綜合性較強(qiáng)，管理較復(fù)雜。隨著人民群眾對(duì)醫(yī)療水平的需求提升，國(guó)家醫(yī)療體制改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院文書(shū)檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，新時(shí)期下高效做好醫(yī)院文書(shū)檔案管理成為必然。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案的重要作用

1.醫(yī)院管理的查考憑據(jù)。醫(yī)院文書(shū)檔案是對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，包括各種規(guī)章制度，各種行政事務(wù)的處理過(guò)程、結(jié)果及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，是醫(yī)院工作查考的憑據(jù)。通過(guò)文書(shū)檔案資料的查考，可以更好地熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、處理各種問(wèn)題，從而有效地推動(dòng)各項(xiàng)工作地開(kāi)展。

2.領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。醫(yī)院文書(shū)檔案記錄了醫(yī)院管理活動(dòng)中的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等，包含了大量的醫(yī)療、管理等信息，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參考，對(duì)制定計(jì)劃、總結(jié)情況、推廣先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)等都是重要的參考資料，充分利用文書(shū)檔案資料，對(duì)促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作開(kāi)展具有重要作用。

3.宣傳教育的生動(dòng)素材。醫(yī)院文書(shū)檔案較詳實(shí)地記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程，具有歷史性、直觀性等特點(diǎn)，是宣傳教育的生動(dòng)素材。利用醫(yī)院文書(shū)檔案舉辦各種展覽活動(dòng)、編寫(xiě)醫(yī)院發(fā)展史等，充分介紹宣傳醫(yī)院的發(fā)展歷程，增強(qiáng)廣大醫(yī)療工作者和人民群眾對(duì)醫(yī)院的認(rèn)識(shí)。

二、醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

文書(shū)檔案在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要作用，做好文書(shū)檔案管理具有重要意義。但由于思想上不重視，加之財(cái)力、人力不足、管理不規(guī)范等原因，醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在諸多問(wèn)題。

1.思想意識(shí)較薄弱，重視程度不足。由于檔案工作在醫(yī)院活動(dòng)中通常不直接產(chǎn)生效益，且文書(shū)檔案瑣碎、工作量大，通常無(wú)法在短期內(nèi)產(chǎn)生顯著業(yè)績(jī)等原因，存在對(duì)文書(shū)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足是普遍情況，加之缺乏有效的考核激勵(lì)機(jī)制，對(duì)文書(shū)檔案工作未引起足夠重視。由此導(dǎo)致醫(yī)院在管理活動(dòng)中自上而下的人員檔案意識(shí)薄弱。文書(shū)檔案工作人員認(rèn)為自身所處邊緣地位，崗位工作業(yè)績(jī)不受重視，主動(dòng)自我學(xué)習(xí)和主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)薄弱，未認(rèn)識(shí)到做好文書(shū)檔案工作對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重要意義，工作主動(dòng)性不夠，嚴(yán)重制約了文書(shū)檔案工作的有效開(kāi)展。

2.規(guī)章制度不健全，存在諸多不規(guī)范。一是受醫(yī)院的發(fā)展階段和規(guī)模、領(lǐng)導(dǎo)重視程度等諸多因素影響，存在文書(shū)檔案管理規(guī)章制度不完善等情形，有的甚至完全沒(méi)有制定相關(guān)文書(shū)檔案管理制度，文書(shū)檔案管理存在較多主觀性和隨意性，缺乏科學(xué)決策和高效管理的制度依據(jù)。二是未建立完善的文書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)，沒(méi)有明確的崗位職責(zé)分工，也未建立有效的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，無(wú)法為文書(shū)檔案工作的開(kāi)展提供組織保障。三是激勵(lì)約束機(jī)制不健全。文書(shū)檔案工作一般不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，在醫(yī)院整體考核中占比較低甚至未納入醫(yī)院的整體考核，由于缺乏激勵(lì)約束機(jī)制，無(wú)法調(diào)動(dòng)文書(shū)檔案工作人員的主動(dòng)性和積極性。四是未實(shí)行公文前端介入。文書(shū)是檔案的來(lái)源，公文質(zhì)量的高低影響文書(shū)檔案質(zhì)量的好壞，在公文的辦理過(guò)程中只關(guān)注公文的處理而忽視了存檔的要求，存在格式不規(guī)范、公文日期和文號(hào)缺失或錯(cuò)誤等情況，嚴(yán)重影響后續(xù)文件歸檔質(zhì)量。

3.流程環(huán)節(jié)不規(guī)范，管理水平相對(duì)較低。文書(shū)檔案各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)缺乏操作規(guī)范，收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等各環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展缺乏依據(jù)和操作指南，無(wú)法為高質(zhì)量開(kāi)展文書(shū)檔案工作提供制度保障。未對(duì)文書(shū)檔案的移交做明確規(guī)定，相關(guān)文書(shū)檔案形成部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案收集移交業(yè)務(wù)不了解，或出于部門(mén)自身工作繁雜，對(duì)文書(shū)檔案工作重視不夠等，文書(shū)檔案移交不及時(shí)、收集不齊全情況常有。文書(shū)檔案移交過(guò)程中常存在移交手續(xù)不完善等情況，造成推諉扯皮、管理混亂等情況。由于重視程度不夠或?qū)I(yè)水平不足，文書(shū)檔案的整理存在分類不科學(xué)、錄入不仔細(xì)、排放無(wú)規(guī)則等情形，嚴(yán)重制約了文書(shū)檔案的有效利用。

4.工作經(jīng)費(fèi)較緊缺，軟硬件環(huán)境落后。由于對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不足，醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度不夠，無(wú)法為檔案工作的開(kāi)展提供有效的經(jīng)費(fèi)支持，檔案工作的環(huán)境相對(duì)落后。有的醫(yī)院沒(méi)有設(shè)單獨(dú)的檔案室，僅設(shè)檔案柜;有的醫(yī)院沒(méi)有設(shè)單獨(dú)的文書(shū)檔案室;有的檔案室被當(dāng)作了雜物室，檔案保管設(shè)備缺失或老化，未達(dá)到檔案室“九防”要求，這些都容易造成文書(shū)檔案的損壞，不利于文書(shū)檔案的安全保管。文書(shū)檔案管理信息化程度低，無(wú)OA辦公系統(tǒng)或OA系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)文件的實(shí)時(shí)歸檔功能，檔案管理信息化水平低下，嚴(yán)重制約了信息化時(shí)代文書(shū)檔案的高效管理和利用，無(wú)法充分發(fā)揮文書(shū)檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的參考憑證和決策參謀作用。

5.檔案專業(yè)水平不足，人員素質(zhì)待提升。雖然近年設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)校逐步增加，但檔案專業(yè)生源仍然相對(duì)較少。領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠，認(rèn)為檔案工不需要太高專業(yè)度等原因，目前很多檔案從業(yè)人員都非檔案專業(yè)科班出身，檔案理論知識(shí)相對(duì)欠缺。通常醫(yī)院未對(duì)文書(shū)檔案從業(yè)人員進(jìn)行崗位知識(shí)培訓(xùn)，且由于人手短缺文書(shū)檔案從業(yè)人員常常身兼數(shù)職，對(duì)文書(shū)檔案管理業(yè)務(wù)鉆研不夠，投入時(shí)間和精力不足，業(yè)務(wù)水平有待提升。

三、高效做好醫(yī)院文書(shū)檔案管理的對(duì)策建議

1.提高重視，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。高效做好文書(shū)檔案工作需要醫(yī)院的重視和領(lǐng)導(dǎo)的支持，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識(shí)到做好文書(shū)檔案工作，既是對(duì)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程的記錄，也能夠通過(guò)豐富的文書(shū)檔案資料為領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院發(fā)展提供參考。要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)在文書(shū)檔案管理工作中的帶頭引領(lǐng)作用，為文書(shū)檔案工作的開(kāi)展?fàn)I造良好的環(huán)境和氛圍，調(diào)動(dòng)從業(yè)人員做好文書(shū)檔案工作的積極性。要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案工作的宣傳，意識(shí)到這既是對(duì)文書(shū)檔案工作本身的宣傳，也能起到激勵(lì)鼓舞作用。文書(shū)檔案管理部門(mén)要明確自身職責(zé)和任務(wù)，結(jié)合實(shí)際，廣泛而深入地開(kāi)展宣傳工作。一是要及時(shí)做好國(guó)家及上級(jí)管理部門(mén)文書(shū)檔案政策規(guī)定的傳達(dá)，確保各項(xiàng)政策的有效貫徹落實(shí);二是要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，宣傳文書(shū)檔案對(duì)于醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的意義，使從業(yè)人員認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作的重要性。

2.完善制度，規(guī)范文書(shū)檔案管理。建立健全文書(shū)檔案管理規(guī)章制度，促進(jìn)規(guī)范管理，是做好文書(shū)檔案工作的核心，是促進(jìn)文書(shū)檔案工作可持續(xù)發(fā)展的保障。一是要完善文書(shū)檔案管理制度，根據(jù)國(guó)家及上級(jí)單位檔案、文書(shū)檔案相關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定科學(xué)可行的文書(shū)檔案管理規(guī)章制度并不斷完善，確保文書(shū)檔案工作開(kāi)展有章可循。二是要完善配套考核激勵(lì)制度。制定文書(shū)檔案工作考核管理目標(biāo)，明確責(zé)任部門(mén)，并層層分解目標(biāo)，切實(shí)將工作目標(biāo)任務(wù)壓實(shí)到部門(mén)和個(gè)人。明確考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于目標(biāo)未達(dá)成的將嚴(yán)格扣分，將考核結(jié)果和個(gè)人薪資、評(píng)先評(píng)優(yōu)、職級(jí)調(diào)整等掛鉤，切實(shí)發(fā)揮激勵(lì)約束作用。三是完善公文前端質(zhì)量管控制度。在完善文書(shū)檔案管理制度的同時(shí)，完善公文質(zhì)量規(guī)定，在文件形成時(shí)嚴(yán)格按照公文質(zhì)量要求嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對(duì)公文質(zhì)量逐一檢查，文件標(biāo)題是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整、發(fā)文號(hào)、發(fā)文會(huì)簽單是否完整真實(shí)等，確保形成的文件要素齊全、內(nèi)容完整。

3.規(guī)范流程環(huán)節(jié)，提高檔案管理質(zhì)量。在完善文書(shū)檔案管理制度基礎(chǔ)上，規(guī)范文書(shū)檔案管理各流程環(huán)節(jié)，促進(jìn)管理質(zhì)量提升。一是要強(qiáng)化文書(shū)檔案的收集管理。做好收集工作是后續(xù)檔案整理和開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)和前提，要明確文書(shū)檔案形成部門(mén)的工作職責(zé)，建立文書(shū)檔案收集工作機(jī)制，定期將文書(shū)檔案進(jìn)行收集，明確收集移交手續(xù)要求，減少推諉扯皮情形，確保各項(xiàng)移交資料有據(jù)可查。二是科學(xué)做好文書(shū)檔案的分類整理。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定文書(shū)檔案分類細(xì)則，分類應(yīng)具有一致性和連續(xù)性，應(yīng)體現(xiàn)其科學(xué)合理性，避免完全根據(jù)主觀經(jīng)驗(yàn)分類情形，對(duì)于不應(yīng)歸檔的應(yīng)予以剔除，合理劃分保管期限。三是加強(qiáng)文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用。在做好文書(shū)檔案的保管同時(shí)，要逐漸加強(qiáng)其開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮其決策參考作用，體現(xiàn)其價(jià)值。要做好文書(shū)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，提升網(wǎng)絡(luò)化利用，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案資源共享，推動(dòng)醫(yī)院文書(shū)檔案工作發(fā)展。

4.加大投入，建設(shè)良好軟硬件環(huán)境。檔案工作的有效開(kāi)展需要領(lǐng)導(dǎo)支持，需要經(jīng)費(fèi)保障，檔案工作人員要積極爭(zhēng)取，并致力于推動(dòng)檔案工作的高效開(kāi)展。按照檔案保管“九防”要求，完善檔案庫(kù)房及相關(guān)設(shè)施建設(shè)，并將檔案庫(kù)房等硬件設(shè)施情況納入醫(yī)院考核指標(biāo)。加強(qiáng)信息化建設(shè)。利用新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，不斷創(chuàng)新文書(shū)檔案現(xiàn)代化信息化管理模式，拓展文書(shū)檔案利用服務(wù)方式和渠道，充分發(fā)揮文書(shū)檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升從業(yè)人員素養(yǎng)。新時(shí)期下，醫(yī)院管理的新要求也對(duì)文書(shū)檔案工作人員提出了新的挑戰(zhàn)，做好醫(yī)院文書(shū)檔案工作，充分發(fā)揮文書(shū)檔案的價(jià)值作用，需要專業(yè)的高素質(zhì)人才支撐。醫(yī)院既要選好人，也需培養(yǎng)和用好人。一是嚴(yán)把人員入口關(guān)，要認(rèn)真分析文書(shū)檔案工作對(duì)人員的素質(zhì)要求，堅(jiān)持人崗匹配原則，選聘具有專業(yè)背景和經(jīng)驗(yàn)豐富的文書(shū)檔案從業(yè)人員，更好地促進(jìn)文書(shū)檔案工作的開(kāi)展。二是加強(qiáng)崗位人員培訓(xùn)，定期組織文書(shū)檔案工作人員對(duì)檔案及文書(shū)檔案文件學(xué)習(xí)，并通過(guò)交流會(huì)、專題會(huì)等方式交流文書(shū)檔案工作中存在的問(wèn)題，組織從業(yè)人員到檔案工作先進(jìn)單位交流學(xué)習(xí)，通過(guò)理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐積累，促進(jìn)文書(shū)檔案管理水平提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，做好醫(yī)院文書(shū)檔案對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平提升，提高醫(yī)療服務(wù)水平具有重要作用。當(dāng)前醫(yī)院文書(shū)檔案管理受主客觀諸多條件限制，還存在許多問(wèn)題，需要從加大經(jīng)費(fèi)支持、完善管理規(guī)章制度、提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)等諸多方面努力，進(jìn)一步夯實(shí)基礎(chǔ)，強(qiáng)化管理，促進(jìn)管理水平提升，為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展提供保障。

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